PDF化した電子契約書は有効？メリット・デメリットや注意点を解説

PDF化した電子契約書も捺印した本人が特定できれば法的に有効で、紙の契約書よりもコストをカットできるメリットがあります。しかし簡単に書き換えられてしまうため注意が必要です。この記事では、PDF化した電子契約書に関する注意点や、リスク回避の対策などを解説します。

目次

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1. PDF化した電子契約書は有効か
2. PDF化した電子契約書のメリット
3. PDF化した電子契約書のデメリット
4. 電子署名を使って改ざんリスクを回避
5. PDF化した電子契約書に関する注意点
6. 契約書をPDF化する方法
7. まとめ

PDF化した電子契約書は有効か

書類の電子化が進む中、電子契約書でのやり取りを行う企業は増えています。スキャンしたPDF形式の契約書も、捺印した人を特定できるなら法的に有効です。電子契約では、電子署名によって契約が成立します。

契約を電子化することで、契約までの時間を短縮できるだけでなく、紙の契約書を印刷・保管するコストの削減にも繋がります。ただし、簡単に書き換えられるなどのデメリットもあるため、注意点を把握した上で電子化を進めることが重要です。

PDF化した電子契約書のメリット

電子契約書を採用することで、コスト削減や契約業務の迅速化など、多数のメリットがあります。ここでは、PDF化した電子契約書のメリットを解説します。

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コストを削減できる

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、印刷や郵送に関わるコストを効果的に削減できる利点があります。従来の紙ベースの契約書には用紙・インク・印刷・郵送のコストがかかるだけでなく、取引先に届くまでの時間も必要でした。

しかし、電子契約書ではメールや電子契約システムを通じて瞬時に送信されるため、郵送コストや時間を大幅に削減できます。また、デジタルストレージに保存されるため、物理的な保管スペースも不要です。

さらに、紙の使用量を削減することで環境への負荷も軽減できます。PDF化した電子契約書は、コスト削減と環境への配慮を両立させる効果的な手段と言えるでしょう。

契約業務を迅速化できる

PDF化した電子契約書は、契約業務の迅速化にも効果的です。従来の手続きでは、紙への署名や捺印・郵送・返送に時間がかかりましたが、電子契約の導入により、契約完了までのプロセスを大幅に簡略化できます。

また、複数の取引先へ同時に送信することもでき、作業時間が短縮されます。さらに、遠隔地での取引も円滑に行えるため、わざわざ従業員が契約業務のために移動する必要もなくなります。

このように、PDF化した電子契約書は煩雑な手続きを省き、契約業務にかかる時間を削減できるため、社内の生産性アップにも繋がります。

テレワークに対応できる

電子契約書をPDF化することで、テレワークにも対応しやすくなります。電子契約書はインターネットさえあればどこからでもアクセスでき、編集も可能です。

紙に記入したり押印したりする必要がないため、外出先や自宅などでも契約業務が進められます。また、複数の関係者との共同作業も容易です。

さらに、電子契約システムなら契約の進行状況をリアルタイムで把握できます。重要度の高い案件が明確になるだけでなく、契約の遅延を防止することも可能です。

検索性が高い

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、紙ベースの契約書に比べて検索性に優れている点もメリットです。PDF形式の電子契約書はテキストデータとして保存されているため、特定のキーワードやフレーズを素早く検索できます。

全文検索や取引先名・契約締結日・担当者名などによる絞り込み機能で、必要な情報に容易にアクセスできます。また、ハイライトや注釈機能を利用して重要な部分を強調し、文書管理ソフトで整理・タグ付けすることもできます。

PDF化した電子契約書のデメリット

上記のように多数のメリットがある一方で、PDF化した電子契約書は、書き換えや改変を完全に防ぐことはできないというデメリットがあります。以下で、そのデメリットについて解説します。

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簡単に書き換えられる

PDF形式の電子契約書は、特定のソフトを使えば容易に書き換え可能です。つまり、文書の改ざんや誤った修正が行われるリスクが存在します。また、署名や捺印の削除・追加も簡単に行えるため、署名の無効化や偽造のリスクも懸念されます。

このようなデメリットから、電子契約書の内容の整合性を保つためには、適切なセキュリティ対策が必要です。信頼性の高い電子署名システムを選び、不正変更のリスクを軽減しましょう。

パスワードをかけても改変は可能

PDF形式の電子契約書のパスワード保護は「共通鍵暗号方式」を用いており、パスワードを知る関係者がいればアクセスや編集が可能です。共有されたパスワードが悪意を持つ者に渡れば、不正利用されるリスクが生じます。

そのため、安全な共有方法と定期的な変更を考慮する必要があります。また、PDFのパスワード保護だけでは安全性を保障することは難しいため、セキュリティ対策が万全な電子契約システムを選ぶことが重要です。

電子署名を使って改ざんリスクを回避

上記のようにPDFは改ざんが可能ですが、電子署名やタイムスタンプ、長期署名を使って回避することができます。ここでは、それぞれの手法について詳しく解説します。

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電子署名とは

電子署名はデジタル文書の改ざんを防ぐ技術で、公開鍵暗号方式を基にしています。署名者はデータのハッシュ値を秘密鍵で署名し、これによってデータの完全性と送信者の認証を保証します。

受信者は公開鍵を用いて署名を検証し、データの改ざんを検知できます。秘密鍵は署名者のみが知っており、署名の正当性を確認できるため、改ざんされた場合には検証が失敗します。

この仕組みから、電子署名はデータの信頼性とセキュリティを確保する効果的な手段と言えます。

タイムスタンプとは

タイムスタンプはデータや文書の存在時刻を証明する情報で、信頼性のあるタイムスタンプオーソリティ（TSA）によって生成されます。データのハッシュ値と時刻情報を結合したデジタル署名により、データの内容と存在時刻が保護されます。

TSAの公開鍵を用いて検証され、データの改ざんが検知されると検証が失敗します。この仕組みにより、タイムスタンプはデータの時間的正当性を確保でき、改ざんから守る役割を果たします。

長期署名とは

電子署名には有効期限がありますが、長期署名はその有効期限を延長する技術です。タイムスタンプを使用して電子署名の時刻情報を保持し、有効期限切れ後も署名の正当性を確認できるようにします。

長期署名は法的効力の維持やアーカイブ、記録の証拠として利用されます。文書の内容が変更されていないことを保証し、信頼性と法的な安全性を確保します。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律施行規則｜e-Gov法令検索

PDF化した電子契約書に関する注意点

電子契約書のPDF化は便利で効率的な方法ですが、原本の保管や電子帳簿保存法への対応は必要です。以下では、これらの注意点について解説します。

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紙をPDF化した場合は原本も保管する

PDF化した契約書はコピーとして扱われる場合があり、証拠能力が低く評価される可能性があります。そのため、電子契約書をPDF化した場合でも、紙の原本を保管しておくことが重要です。

紙の原本があれば、電子契約書のみよりも高い証拠能力を示すことができ、契約の履行や法的な紛争の際に証拠として重要な役割を果たすこともあります。

従って、PDF化した電子契約書とともに、紙の原本を適切に保存しておきましょう。双方があれば、契約書の信頼性と法的有効性をより確実に確保できます。

電子帳簿保存法に対応する

電子帳簿保存法は、企業や団体が電子形式で管理する帳簿類や会計資料を適切に保存・管理するための法律です。この法律は、電子帳簿を含む電子データの保存に関する基準と義務を定めており、情報の信頼性や法的有効性を確保する目的があります。

電子帳簿保存法によれば、電子データだけでなく、紙の帳簿や文書と同様に、企業や団体は特定の帳簿類や会計資料を7年間保存する義務があります。この期間は、税務署や監査機関などの公的機関が情報の確認や調査を行う場合があります。

電子データの場合でも、法的要件を満たすためには、電子帳簿保存法の基準に従って保存と管理が行われなければなりません。

従って、電子帳簿保存法に対応する際には、電子データを紙と同じように長期間（7年間）保存することが重要です。適切な保存方法やセキュリティ対策を講じて、情報の信頼性と法的要件を満たすことが求められます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

契約書をPDF化する方法

契約書をPDF化するには、紙の契約書をスキャンする方法や、電子契約システムを使う方法があります。以下では、契約書をPDF化する方法について解説します。

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紙の契約書をスキャンする

契約書をPDF化するには、スキャンして紙の契約書をデジタルデータに変換する方法があります。紙の書類を、コピー機・複合機・スマホ・デジカメなどで読み取り、データ化して保存します。

スキャンする際は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすことが重要です。要件としては、解像度が200dpi以上であることや、タイムスタンプを付与することなどが挙げられます。

参考：電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました｜国税庁

電子契約システムを利用する

電子契約システムはデジタル環境で契約書を作成・管理・署名できるプラットフォームです。電子署名を利用し、法的効力を持つ契約を迅速に締結できます。また、契約書データ自体が原本となるため、紙の印刷や保管の手間が不要になります。

電子契約システムを導入することで、PDF化した契約書の共有や印刷が容易になり、効率的で信頼性の高い契約管理が可能です。

なお、電子契約システムには大きく分けて立会人型と当事者型の2種類があります。取引の規模やリスクの度合いなどによって選ぶ種類は変わってくるため、自社にどちらが必要かを把握しておきましょう。

立会人型

立会人型は、取引先企業のアカウントが必要ないタイプです。メールアドレスやSMSで本人確認を行うため面倒な工程がなく、相手に負担をかけずに契約ができます。業務委託契約や雇用契約、定期的な取引契約などに使われます。

電子証明書を用意しなくても良いため、契約の信頼性においては当事者型より多少劣りますが、通常の企業間契約であれば立会人型で十分です。

当事者型

当事者型は、電子証明書を発行する形式のため、取引相手のアカウントを必要とします。当事者型の電子契約システムを利用するケースとしては、高額な企業間取引・M＆A契約・大口の融資契約などが挙げられます。

手間とコストがかかりますが、より信頼性が高いため、大規模で複雑な取引を行う企業に向いています。なお、立会人型と当事者型の両方に対応できるハイブリッド型の電子契約システムもあるため、選定に迷う場合は検討してみると良いでしょう。

まとめ

捺印後にスキャンしてPDF化した契約書も、捺印した人を特定できる場合は法的な効力を持ちます。また、PDF化した電子契約書は、印刷や郵送に関わるコストを効果的に削減できたり、テレワークにも対応しやすくなったりなど、様々なメリットがあります。

ただし、PDF化した場合でも簡単に書き換えは可能であり、パスワードをかけるだけでは安全性が保障されない点には注意が必要です。

契約書をより安全にPDF化して保管・管理するには、電子契約システムの利用がおすすめです。本記事を参考に自社に最適なシステムを導入し、効率的に書類の電子化を進めましょう。