予約システムとは？主な機能や導入のメリット・デメリットを解説

予約システムとは、予約の受け付け・変更・キャンセルなどを自動で行い、それらの予約情報や顧客情報を一元管理できるシステムです。この記事では、導入を検討中の方のために、予約システムの主な機能や導入することで得られるメリット、選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. 予約管理の効率化を図るなら予約システムがおすすめ
2. 予約システムとは？
3. 予約システムの導入方法と費用相場
4. 予約システムの主な機能
5. 予約システムのメリット
6. 予約システムのデメリット
7. 予約システムの選び方や比較のポイント
8. 予約管理をシンプルに行えるおすすめの予約システム
9. まとめ

予約管理の効率化を図るなら予約システムがおすすめ

Squareは、24時間いつでもどこでも手軽に使える予約システムです。顧客管理・スタッフ管理・在庫管理をはじめ、急なキャンセルや日程変更で空いた予約枠を埋められる、順番待ちリストといった機能も搭載されています。

また、複数店舗の管理に加え、InstagramやGoogleカレンダーとの連携・同期によって、商品の直接販売やダブルブッキングの防止も行えます。予約サイトは無料で作成でき、短時間での利用開始が可能です。

自社のビジネスイメージに即したサイトを作成し、他のサービス・リソース管理を含めた効率化を図るなら、Squareの導入がおすすめです。

予約システムとは？

予約システムとは、多くの店舗・企業で導入されている「予約の受け付け・管理を従業員の代わりに行うことができるシステム」のことで、利用する側の業態やサービス内容に応じてさまざまな種類の予約システムが提供されています。

従来の予約管理といえば、店舗では電話やメール、企業ではウェブサイトなどから予約を受け付け、その内容を従業員が手動で管理するのが一般的でしたが、予約システムを導入すれば、こうした業務を自動化・効率化することができます。

また、店舗や企業の営業時間に関わらず、顧客が24時間いつでも予約可能になる点も従来との大きな違いです。こうした機会損失を防げるというメリットからも、現在では飲食店や美容院などさまざまな業態で予約システムの導入件数が増えています。

予約システムの導入方法と費用相場

予約システムを導入する方法には、大きく分けて3つの方法があります。導入手順や操作性など異なる特徴があるため、自社に合った導入方法を選択しましょう。ここでは、それぞれの特徴と費用相場を解説します。

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クラウド型予約システムを利用する

最も手軽に導入できるのが、クラウド型予約システムを利用する方法です。自社のサーバーではなく、ネット上のクラウドに設置されたシステムで運用するため、導入後すぐに運用を始められるのがメリットです。

近年はさまざまな種類の予約システムがあり、企業の規模や利用したい機能に合わせて選ぶことができます。導入時や運用中のサポートも充実しているので、手間をかけずに利用したい企業におすすめです。

初期費用は無料から30,000円程度、さらに月額費用がかかるのが一般的です。月額費用は機能やオプションによって大きく異なります。

オリジナルシステムの開発を依頼する

「既存のクラウド型予約システムには必要な機能がない」という場合は、オリジナルのシステムを開発会社に依頼する方法もあります。自社が欲しい機能をピンポイントで搭載できるため、使い勝手はいいでしょう。

ただし、導入にはかなりの費用がかかる可能性があります。小規模であれば100万円程度で済むこともありますが、大規模なシステムであれば1,000万円以上の費用が必要になる場合もあります。そのため、システムの規模や機能、予算を考えたうえで検討することが大切です。

自社で開発する

プログラムの作り方やシステムの構築方法に精通した人材がいたり、専門の部署があったりする場合は、自社で開発するのも1つの方法です。自社の希望を的確に反映させられるのは、自社開発の大きなメリットと言えます。

ただし、この場合も導入コストは高くなる傾向です。ある程度大規模なシステムであれば、開発にはかなりの時間と労力が必要になり、開発から導入までには数百万円の費用が発生する可能性があります。また、導入後のメンテナンス費用も発生します。

予約システムの主な機能

予約システムには、単純に予約を受け付けるだけではなく、他にもさまざまな機能が搭載されています。ここでは予約システムに備わっている主な機能について確認していきましょう。

予約システムの主な機能は、大きく分けて以下の6つです。

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予約管理機能

予約システムのメイン機能です。予約情報をリアルタイムで更新し、一元管理することができます。管理画面では、顧客の来店時間や空き時間が視覚的に把握しやすいため、予約のダブルブッキングや日時の記載間違いなど、人為的なミスを防ぐことも可能です。

メール配信機能

顧客の予約やキャンセルを受け付けた際、状況に応じたメールが自動返信されるのがメール配信機能です。予約日が近づいた予約客へリマインドメールを送ることで、キャンセル率を下げられるほか、ダイレクトメールやクーポンの配信などに利用することもできます。

顧客管理機能

顧客の個人情報や店舗への来店履歴などを管理できるのが顧客管理機能です。顧客の氏名・年齢・住所などの顧客属性に関する情報と、予約頻度・注文の傾向・支払い金額など過去の来店履歴に関する情報とを紐付けて管理できる非常に便利な機能です。

顧客分析機能

予約システムで得た顧客のデータを元に、顧客の傾向・動向などを分析することができる機能です。中にはGoogleアナリティクスと連携し、年代ごとのリピート率や性別ごとの利用率などを分析できるものもあり、顧客に合わせた業務の改善やサービスの見直しを行うことができます。

事前決済機能

予約システムには、事前決済機能がついているものとついていないものがありますが、予約時に事前決済が済んでいれば対面手続きを削減できるほか、ノーショー（無断キャンセル）の予防にも繋がります。リスクを軽減しつつ、サービスの負担も減らすことができます。

外部サービスとの連携機能

予約システムによっては、LINEやInstagramなどの外部サービスと連携できる機能が付いているものもあります。SNSから予約ができることで効果的な集客ができたり、顧客管理システムとの連携で会員データ入力の省略、クレジットカード決済時の工数削減が実現できたりします。

予約システムのメリット

予約システムの導入により、予約をする側も受ける側もさまざまなメリットを得ることが可能です。ここでは、以下の5項目に分けて、予約システム導入のメリットを紹介します。

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24時間受け付けができるようになる

予約システムは、ウェブサイト・アプリなどから利用できるので、24時間いつでも受け付け可能です。リアルタイムでシステムが対応してくれるので、顧客が好きなタイミングで予約の取れる時間や空いている席を確認することができます。

従来は、来店予約や電話予約などの方法が一般的でしたが、来店や電話は営業時間中でなければ予約ができなかったため、24時間受け付けできるようになることで、顧客側のこうした不満も軽減することが可能です。

また、システムによっては「キャンセル待ち機能」が搭載されているものもあります。例えば予約の取れない人気店などの場合、満席でもキャンセル待ち状態として予約を受け付けることで、機会損失を最低限に抑えることができます。

予約の管理や対応を効率化できる

予約の受け付け方法には、電話・メール・DM・店頭予約などがありますが、常に電話に出られるスタッフを配置する必要があったり、メールやDMは予約確定までに顧客とやりとりを数回行う必要があったりと、いくつかのデメリットが想定されます。

さらに、予約件数が増えていくことでスタッフの確認作業も多くなり、結果としてスケジュールの確認漏れなどの「うっかり」を招いてしまうことも少なくありません。予約システムならこうした作業を自動化することで、ミスを最小限に抑えることが可能です。

インターネット上で予約を自動受け付け・自動処理してくれるだけでなく、システムによっては予約確定時の確認メールや、予約日直前のリマインドメールを自動送信してくれるので、顧客のドタキャン・来店忘れを防ぐことができます。

オンラインでの事前決済ができる

予約システムにクレジットカード決済機能を搭載することで、顧客側が予約と同時にサービス利用料金を事前決済できるようになります。先払いにするか・後払いにするかを選択できるのも顧客側には嬉しい配慮です。

先払いor後払いを選択できるようにしておくことで、顧客の幅広いニーズに対応できるだけでなく、融通が利く店であると贔屓にしてもらえたり・結果としてその後のリピート化にも繋がることもあります。

また、クレジットカード決済機能の付与は、いわゆるノーショー（事前連絡なしに当日キャンセルされてしまう事案）の対策にも効果的です。仕入れが発生する飲食店・予約数が少ないホテル・単価が高い旅行などでは、事前決済の導入が特におすすめです。

予約ミスやトラブルなどを防げる

「来店時に次回予約をする」「電話で予約する」といった予約方法をとる場合、顧客から伺った予約内容を聞き間違えてしまうことや、異なる2つの予約をダブルブッキングさせてしまうといった人為的ミスが発生する可能性があります。

予約システムを導入すれば自動で予約を受け付けることができるため、人為的ミスの削減に役立つでしょう。こうして予約段階でのミスに対して予防線を張っておくことで、あらゆるトラブルの防止にも繋がります。

また、事前にクレジットカード決済ができる機能を備えたものであれば、予約当日のトラブル防止にさらに有効です。日程選択から支払いまでを顧客自身がボタン操作して行うので、「正しく予約されていない」などのトラブルにも対応しやすくなります。

顧客情報をマーケティングに活用できる

顧客管理の機能や外部サービスとの連携機能で得た顧客のデータを利用することで、集客活動やマーケティング活動に活かすことが可能です。一例として、顧客へのメール送信などのアプローチが考えられます。

自動送信システムを利用した「予約確定メール」や「リマインドメール」で予約キャンセルを防止するだけでなく、来店後のフォローメール・メールマガジン・クーポン配布などの機能は、新たな顧客獲得およびファン育成にも非常に効果的です。

さらに、顧客情報の分析をしっかりと行うことで、顧客ごとにメールを送り分けることも可能になります。例えば誕生月にクーポン付きのバースデーメールを送信したり、若い女性客に新たな女子会プランを提案するなど、幅広いマーケティング施策が考えられます。

予約システムのデメリット

ここまで、導入によるメリットについて触れましたが、予約システムにはいくつかのデメリットがあるのも事実です。ここでは、以下6項目のデメリットを紹介します。

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一定のランニングコストがかかる

予約システムの多くは、一定数のスタッフがいるような店舗や中規模以上のチェーン店を想定した機能・価格設定になっています。そのため、利用料を安く抑えようと思っても、受付できる予約数に上限があるなど、機能制限が設けられているのが一般的です。

こうした機能制限を考えずに利用したい場合、利用料は月額数千円から数万円程度と想定されます。ある程度の予算を決めておき、求めている機能に応じてなるべく過不足のないようなサービスを選びましょう。

また、初期費用や月額料金だけでなく契約期間も必ずチェックが必要です。予約システムは年間契約のものが多く、そうでなくでも最低契約期間が設けられているパターンや、契約期間によって月額料金が変わってしまうパターンなどがあります。

システム運用に工数がかかる

これまで、電話予約や来店時の店頭予約など、紙ベースで顧客管理を行っていた方からすれば、インターネット上の新しいシステムを操作しながら予約を管理することは、決して簡単なものではありません。

中にはシステム経由ならではの予約機能もあるので、それらに慣れるのにどうしてもスタッフ教育の工数がかかってしまいます。また、予約を受ける側だけでなく、予約する側も従来と違う予約方法を強いられるため、戸惑ってしまうこともあるでしょう。

誤予約が増加してしまう可能性がある

予約システムは、顧客側に操作をしてもらわなければいけないため、顧客が操作を誤ってしまうというケースが想定されます。顧客による誤予約を少しでも減らすため、使いやすく分かりやすいようなシステムを導入することが重要です。

顧客による誤予約の例として、「予約したはずなのに予約できていなかった」「予約日時を誤ってしまった」「キャンセルしたと思っていたのにできていなかった」というようなものが考えられます。

既存予約方法との併用が必須になる

予約システムを導入する場合、これまでの予約方法の代わりに予約システムを導入するわけではなく、既存の予約方法に予約システムを追加する形になります。そのため、電話予約や来店時の予約などの管理もしっかり行うことが重要です。

口頭で受けた予約やキャンセルを予約システムに反映できていない場合、トラブルになってしまう可能性が大いに考えられます。顧客への周知が十分でなければ、せっかく予約システムを導入しても手間が軽減されないので注意しましょう。

予約者の人物像が見えにくい

電話予約や来店時の店頭予約と違い、予約時に直接的なコミュニケーションを一切取っていないため、顧客がどのような方なのか分からず、事前に相手の人物像を予測する手がかりが掴めないというデメリットがあります。

また、顧客側から考えると、予約システムを利用すれば対人コミュケーションを取らずに気軽に予約ができるだけでなく、キャンセルする際の心的ハードルも低くなるため、キャンセル率が高まる懸念は否めません。

集客に直接つながるわけではない

予約システムには「メール配信機能」や「顧客分析機能」など、集客のサポートをしてくれる魅力的な機能が多く備わっていますが、システムのメインとなる役割はあくまでも「管理」であり、直接的な集客に結びつくわけではありません。

そのため、集客のために魅力的なコンテンツを発信し続ける必要があります。例えば、メール文面なども、毎回コピペの内容を送り続けるだけでは芸がないので、求心力のあるコンテンツを主体的に作り続けるよう心掛けましょう。

予約システムの選び方や比較のポイント

自社で使う予約システムを選定する際、どのような部分に注目して選ぶべきなのでしょうか。システム選定のポイントについて解説します。

自社サービスに適した予約管理機能かを考える

予約システムを選定する際、まず考えるべきなのは「自社サービスの提供形態に合った機能かどうか」です。業種やサービスの内容によって、予約の取り方や必要となる情報は異なってきます。

例えば、クリニックやサロンはメニューごとの所要時間がおよそ決まっているため、開始時間に応じて予約できるタイプが好ましいですが、一方で、レッスンなどは所要時間・開始時間が都度変化するため、時間を自分で決められるようなタイプが望ましいでしょう。

このように、予約のタイプを選択できるようなシステムであれば、自社のサービスに合った予約タイプを柔軟にカスタマイズをすることができるため、結果として予約業務の効率化に大きく貢献できるでしょう。

顧客情報の管理・分析機能があるか確認する

顧客管理や分析の機能があるかどうかも確認しておきたいポイントです。顧客の継続した利用を促すためには、顧客情報の分析結果を踏まえたアプローチが欠かせないため、これらの機能には特に注目しましょう。

ただし、顧客の傾向や利用状況は企業や店舗によって異なるものなので、注意が必要です。その点を正しく理解し、顧客管理機能で得たデータから問題点を特定・分析・改善することができれば、自社がターゲットとする顧客へ効果的にアプローチできるでしょう。

オンライン決済に対応しているかチェックする

近年では、クレジットカードやアプリを使用した決済方法が社会的に浸透しているため、オンライン決済に対応しているかどうかは、顧客の満足度に関わる重要な要素といえるでしょう。

オンライン決済を導入することで、当日のキャンセル防止効果も期待できるうえ、店頭でお金を集める手間もなくなるため、業務の軽減や金銭トラブルの防止にも役立つなど、あらゆるメリットが考えられます。

セキュリティレベルをチェックする

セキュリティレベルが十分かどうかも重要です。予約システムでは個人情報を多く扱うため、管理ミスや流出が発生すると大きな問題に発展してしまいます。一度個人情報が流出してしまえば、社内外からの信頼にも影響を及ぼしかねません。

業界や会社の規模による相性があるものも少なくないため、導入実績を事前に確認することで、どのような業種や業態の会社が予約システムを導入しているか、自社と類似する会社がシステムを導入した感想はどうなのかなどを詳しく知ることができます。

これらを自社へ導入する際の参考にし、その際にセキュリティレベルも同じく確認しておきましょう。顧客の個人情報を扱う以上、データ漏洩・データ紛失は重大な損害となるため、暗号化や管理者制限機能、使用者履歴を確認できる機能などの有無が非常に重要です。

操作性のよいものか事前に確認する

初めてシステムを導入する場合、操作が簡単なものをおすすめします。操作が難しい管理システムは、スタッフへの研修の時間や慣れるための時間が必要となり、結果的に余計なコストを要してしまいます。

ミスも発生しやすくなるうえ、特に忙しい飲食店などでは操作性がよくスピーディーに対応できるようなものが好ましいでしょう。機能が豊富にあるかどうかも重要ですが、なるべく直感的に利用できるデザインのシステムを選ぶようにしましょう。

無料で試せるかチェックする

予約システムの中には、導入後に一定期間限定で無料利用ができるものや、機能を制限した無料プランが用意されているものがあります。

初めてシステムを使用する場合には、なるべくこのような無料版があるものを選びましょう。いきなり有料版から導入してしまうと、システムが合わずに切り替えようと思った際、余計なコストが発生してしまいます。

また、有料版を導入した後に他のシステムが気になっても、最低契約期間などが設けられていれば、すぐに乗り換えることもできません。無料版があるものを使って、複数のシステムの使い勝手・インターフェースを比較し、自社にとってよりよいものを選びましょう。

予約管理をシンプルに行えるおすすめの予約システム

まとめ

予約システム導入におけるメリット・デメリットをしっかりと理解したうえで、料金・機能・操作性などを事前に確認し、自社サービスの提供形態に合った予約システムを選ぶことが非常に重要です。

適切な予約システムを利用することで、人為的なミスが軽減され、かつスムーズな予約処理を行うことが可能になります。顧客管理や分析の機能があるか、オンライン決済に対応しているか、無料で試せるかなどを軸に予約システムを選びましょう。