電子契約書の原本とは？書面契約との違いや保存の注意点も解説

契約書の原本は裁判における証拠書類や税務調査での資料として必要とされています。電子契約書においても、電子署名やタイムスタンプが付与された原本が有効です。この記事では電子契約書の原本の定義や書面契約との違い、保存に関する注意点などを解説します。

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目次

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1. 電子契約と書面契約の違い
2. 契約書の原本が必要な理由
3. 電子契約の原本とは
4. 謄本・抄本・正本・副本・写しとは
5. 電子契約書の保存に関する注意点
6. まとめ

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約では、原本の見分けやすさに大きな違いがあります。たとえば書面契約は、契約書に署名や押印がなされます。複製するにはコピーを取る必要があるため、インクの色や濃淡などをみれば、原本と複製品は比較的容易に見分けられます。

一方、電子契約では、契約書はPDF化して保管することが多く、まったく同じフォーマットの書類を無限に複製できます。また、手動の署名や押印はなされないため、書面契約に比べると原本と複製品の見分けがつきにくい傾向があります。

また、電子契約と書面契約では、保管方法・保管場所・受け渡し方法・法的効力の付与方法などの面でも違いがあります。

	電子契約	書面契約
保管方法	電子データ	紙媒体
保管場所	自社サーバー・クラウドサービスのデータセンター	倉庫・キャビネットなど
受け渡しの方法	メール添付	持参・郵送
法的効力の付与方法	電子署名	署名・押印

契約書の原本が必要な理由

書面契約・電子契約にかかわらず、契約書の原本は保管が必要です。契約書の原本の保管が重視される主な理由としては、次の2つが挙げられます。原裁判における証拠書類として提出するため本の保管の重要性を正しく理解し、契約書を適切に管理しましょう。

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裁判における証拠書類として提出するため

なんらかの訴訟が起こった際には、証拠書類として契約書の原本の開示が求められる場合が多いです。紙媒体の証拠書類の提出を裁判所に求められた場合は、基本的に原本以外の書類は写しとみなされます。

写しは改ざんなどの可能性があることから、証拠としての信頼性は高くありません。場合によっては、偽の証拠を提出したとして裁判で不利になる恐れもあります。

税務調査のため

税務調査では契約書の原本の開示を求められることがあります。なお、国税庁は電子契約の原本の必要性について、明確な言及はしていません。

ただし、「電子帳簿保存法Q＆A問12」において「データの保存に際しては、サーバ等で保存していた電磁的記録と外部記憶媒体に保存している電磁的記録は当然に同一のものでなければなりません」としています。

よって電子契約であっても、事実上、契約書の原本の保管が必要です。

電子契約の原本とは

電子契約とは、契約書の作成・閲覧・押印や先方への送付をすべて電子上で行える仕組みです。電子契約における原本は、電子署名・タイムスタンプが付与された電子契約書を指すことが一般的です。

電子署名・タイムスタンプとは

電子契約書が原本として認められるには、電子署名とタイムスタンプが付与されている必要があります。

電子署名は、電子文書に付与される署名です。電子署名には「電子証明書」という本人に関する情報が含まれています。電子証明書はいわゆるパスポートのような信頼背の高い身分証名証のようなもので、取得するには認証局による認証が必要です。

電子署名によって電子契約を結ぶ際は、署名の中に組み込まれた電子証明証の情報を元に、本人かどうかのチェックが行われます。もし第三者が電子署名を偽造した場合、電子証明証の情報と合致しないため、電子契約は結べません。

つまり電子契約書に電子署名を付与することで、その契約書は間違いなく本人によって作成されたものと証明できます。一方、タイムスタンプは、契約書が締結された日時を証明するものです。

タイムスタンプは、付与された時点（日時）に契約書が存在していたこと・付与後の契約書の改変がないことを証明するためのものです。

電子署名とタイムスタンプの2つが揃うことで、本人が契約書を作成したこと（本人性）・契約書が改変されていないこと（非改ざん性）の2つを証明できます。よって、その契約書が原本であると判断できるようになっています。

サービス名	内容
電子署名	電子文書に付与される署名
タイムスタンプ	契約締結時の日時を証明するもの

謄本・抄本・正本・副本・写しとは

契約で用いられる書類には、原本、謄本、抄本、正本、副本、写しがあります。ここでは、書面契約と電子契約それぞれにおける言葉の意味について解説します。

それぞれの言葉の意味

書面契約で使われるそれぞれの言葉の意味の違いを細かく解説します。

「謄本」とは、同一の文字符号を用いて原本の内容を全て写し取ったものです。「抄本」とは、原本の内容を一部写し取ったものです。原本の内容を写し取った分量によって使用される言葉が異なります。

「正本」とは、権限を持つ人によって作成された原本の写しです。「副本」とは、「正本」の写しのことを指します。「副本」は「正本」の控えになります。

「写し」は原本を複製したものです。権限を持たない人がコピーした書類は「正本」ではなく「写し」に分類されます。

電子契約書には原本・謄本・正本・写しの区別がない

電子契約書は電子データで保管されるため、原本・謄本・抄本・正本・副本・写しといった区分はできません。基本的には、電子署名・タイムスタンプが付与された契約書であれば、複製品であっても原本と見なされます。

よって電子契約書の原本の提出を求められた場合は、電子署名・タイムスタンプさえ付与されていれば、原本・謄本・抄本・正本・副本・写しのどのファイルを使ってもかまいません。

電子契約書の保存に関する注意点

電子契約書を保存する際は、電子帳簿保存法に留意する必要があります。また、紙媒体の契約書を電子データ化した場合でも、紙の原本は保管しなければなりません。

それぞれの内容を解説します。

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電子帳簿保存法に対応する

電子契約書の保存は、電子帳簿保存法に則って行いましょう。電子帳簿保存法とは、国税関連で必要な帳簿・書類を電子データ化して保存するためのルールです。

電子帳簿保存法に従って電子契約書を保存するには、次の要件を満たす必要があります。

1. 電子文書に訂正・削除履歴を残す
2. 保管場所に契約書の確認に必要なデバイス（電子計算機・パソコン・プリンター）とこれらの操作マニュアルを設置する
3. 契約内容を画面・書面に明確かつ迅速に印刷・表示できるようにしておく
4. 日付・金額を検索可能な状態で保存する
5. 紙の書類を電子化する場合は所轄税務署へ届出をする
6. 帳簿書類は7年間（最長10年間）保存する

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

印刷した原本はPDF化したあとも保存する

紙媒体の契約書で契約を結んだ後、契約書を電子データ化する場合もあるでしょう。この場合でも、締結時に使用した紙媒体の契約書の保管が必要です。電子データ化した契約書は、法的にコピーと見なされることが多いためです。

まとめ

契約書の原本は訴訟時や税務調査時に開示を求められることがあります。よって書面契約・電子契約にかかわらず、原本は保管しておく必要があります。なお、電子契約の場合、原本とは電子署名・タイムスタンプが付与されたものを指します。

電子契約書は、電子帳簿保存法の要件を満たす形での保管が必要です。また、書面契約書を電子データ化する場合は、書面の契約書の原本も併せて保管しておきましょう。
電子帳簿保存法の改正により、電子契約書の保管方法に変更がなされています。要件等を理解し、適切な保管に努めましょう。