電子契約の注意点とは？メリットや電子契約システムの選び方も解説

電子契約とは、書面に署名や押印をして行う契約を電子文書や電子署名を利用して契約することを言います。電子契約には、コスト削減などメリットもありますが、業務フローの変更などの注意点も存在します。本記事では、電子契約を行う場合の注意点などを解説しています。

目次

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1. 電子契約とは
2. 電子契約導入の際に確認しておきたい注意点
3. 電子契約のメリット
4. 電子契約システムの選び方
5. まとめ

電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の文書を使用せずに電子的な手法を用いて契約書などを作成し、契約を締結するプロセスを指します。つまり、ネットワークを介してウェブサイト上のフォームや電子署名などの電子的な方法を使用して、当事者間で合意し契約を成立させる手法です。

最近のネットワークを利用したシステムの発展や、新型感染症などによるリモートワークの増加などを経て、ますますデジタル化が推進されています。そして従来の書面による契約書などがデジタル化された電子契約は、ビジネスのさまざまな場面で利用されています。

また、法改正によるデジタル化の促進により、多くの企業でも電子契約に注目し、導入し始めています。そこで、本記事では電子契約の仕組みやメリット、電子契約導入の際に確認しておきたい注意点、電子契約システムの選び方などについて解説します。

電子契約の仕組み

電子契約に法的な効力を持たせるために必要な機能として、「電子署名」や「電子証明書」「タイムスタンプ」などがあります。ここでは、それぞれの機能について解説します。

電子署名

電子署名は、電子的な文書や契約に対して署名を行うための技術的手法です。従来の物理的な署名に相当するものであり、電子契約の信頼性とセキュリティを確保するために使用されます。

署名者が電子契約書に署名すると、電子署名生成アルゴリズムが使用されて、文書の内容から一意のデジタル署名が生成されます。このデジタル署名は、文書が後で変更されていないことを確認し、署名者の認証情報と関連付けられます。

電子署名は、署名者の身元を確認し、文書の送信元を正当化する役割を果たし、署名する際に使用する認証情報によって、信頼性が向上します。また、法令により、電子署名が法的に有効であると認識されており、電子署名の使用により法的効力が確立されます。

電子証明書

電子証明書とは、契約の当事者であることを電子的に証明するもので、書面取引における印鑑証明書などに相当します。電子証明書は電子的に証明するものなので、紙などの書面として提供されるのではなく、ICカードやファイル形式などで提供されます。

電子証明書は、電子契約書などの作成者が本人であることを証明するものなので、作成者が自ら電子証明書を作成することはできません。そのため、信頼できる第三者として公的にも認められている「認証局」に電子証明書を発行してもらうことが必要になります。

電子証明書には、当事者の情報として、名前や組織名、国、電子メールアドレスなどが含まれます。これにより、通信相手の身元を確認し、信頼性を確保することができ、デジタル化された通信におけるセキュリティや認証において重要な役割を果たします。

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子契約や電子文書に対して特定の日時を付与する技術的手法です。これにより、文書の作成や変更、送信の日時を確認できるため、契約の信頼性や証拠の確保に役立ちます。

電子契約において、契約の締結時点や変更履歴を確認することは重要です。タイムスタンプは、文書が特定の日時に存在したことを証明し、その後変更されていないことを保証します。これにより、文書の内容が後から改ざんされていないことを確認することができます。

タイムスタンプは、電子契約や電子文書において、信頼性や証拠の確保を強化するための重要な要素です。契約の正当性や変更の履歴を明確にし、法的紛争やトランザクションの際に有効な証拠となります。

電子契約を導入する方法

電子契約を導入する方法として、「文書作成ソフトで作成・メールで送信」する方法や「電子契約システム」を導入するなどの方法があります。ここでは、それぞれの方法の特徴やメリットなどについて解説します。

文書作成ソフトで作成・メールで送信

WordやExcelは、一般的なオフィスソフトウェアで、多くの人が使い慣れているため、電子契約書を作成する際にも比較的簡単に作成できる点がメリットです。形式などもカスタマイズが可能で、契約書の要件に合わせた文書が作成でき、編集や修正も容易です。

メールを使用して契約書を送信することで、即座に相手方に提供でき、物理的な郵送よりも迅速なコミュニケーションが可能です。ただし、契約書には機密情報などが含まれることがあり、不正アクセスやハッキングのリスクが発生する可能性があります。

ただ、WordやExcelで作成した契約書は、保存中に内容が改ざんされる可能性があり、契約の信頼性を損なう点がデメリットになります。また、セキュリティや法的要件への適合性を検討する場合には、注意する必要があります。

電子契約システムを導入

電子契約システムは、テンプレートを使用して契約書を新規に作成したり、カスタマイズして必要な要件に合わせた契約書を作成できる機能があります。電子署名により作成者を証明することもでき、遠隔地にいる当事者間での契約締結が可能です。

電子契約システムのタイムスタンプ機能により、作成日時を特定でき、信頼性が向上します。物理的な文書の印刷、郵送する手間が省け、印紙代などのコスト削減にもなります。また、電子契約システムは、データのセキュリティや法的要件への適合性を確保します。

電子契約システムは、契約プロセスの効率化とセキュリティ向上を実現し、ビジネスにとって重要なツールとなります。ただし、電子契約システムを選択する際には、自社の求める法的要件やセキュリティニーズに適合しているかどうかを確認することが重要になります。

電子契約導入の際に確認しておきたい注意点

電子契約を導入する際には確認しておくべき、いくつかの注意点があります。ここでは、その中の「業務フローの見直し・変更が必要」や「取引先への依頼や説明が必要」「関連する法律を確認しておく」「電子契約できない契約がある」「サイバー攻撃のリスクがある」などについて解説します。

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業務フローの見直し・変更が必要

電子契約の導入により、契約作成や承認、署名、保管などのプロセスが変更されます。従来、行われていた文書の物理的な印刷や印紙の貼付、郵送などの手間がなくなり、これまでの関連していた業務フローが大きく変わります。

既存の業務フローの変更は、組織全体に影響を及ぼす可能性があります。そのため、電子契約導入により変更が及ぶ関連部署に事前に丁寧に説明を行って、理解してもらい協力を仰ぐことが重要です。また、新しいシステムのトレーニングや教育プログラムを計画します。

電子契約の導入により、業務プロセスの見直しや変更が必要ですが、効率向上やセキュリティ向上などのメリットが得られることが期待されます。そのため、電子契約により関連する部署の合意や、慎重な計画や適切な対応策などの対応が必要です。

取引先への依頼や説明が必要

電子契約を導入する際には、あらかじめ取引先との同意が必要です。電子契約は法的な効力を持つため、取引先もその内容や手続きに同意する必要があります。取引先の同意がない場合、契約が無効とされる可能性があります。

取引先に対して、電子契約の導入計画とその利点や電子契約がどのようにプロセスを効率化し、セキュリティを向上させるかを説明することがポイントになります。もし、取引先が従来の書面による方法を希望する場合には、その要望に応えることも重要です。

電子契約の導入に際しては、取引先との十分なコミュニケーションと同意が不可欠です。取引先がプロセスと法的要件を理解し、安心して電子契約に参加できるようにすることが成功の鍵となります。

関連する法律を確認しておく

電子契約の導入の際には、関連する法律を事前に確認しておくことが重要です。ここでは、関連する法律として「民法」や「電子署名法」「電子帳簿保存法」「e-文書法」「IT書面一括法」などについて解説します。

民法

民法は、民事法体系を規定する法律であり、国民の日常生活やビジネスにおける種々の法的関係を取り扱います。民法には、契約に関連する多くの規定が含まれており、電子契約も、これらの民法の規定に従って適切に取り扱われる必要があります。

特に、民法第522条には「契約は、当事者の合意が一致するときに成立する(後略)」と規定されており、当事者間の合意が不可欠となり、一致して初めて成立します。そのため、電子契約においても、双方の合意が電子的に示され、一致する必要があります。

電子契約においては、民法第522条の基本原則に従い、双方の合意と法的要件を適切に満たす必要があります。また、電子契約が成立するためには、電子署名法や電子取引法などの関連法律の規定も遵守することが重要になります。

参考：民法｜e-Gov法令検索

電子署名法

電子署名法は、電子署名の有効性と法的効力に関する規定を定める法律です。電子署名法は、電子文書を使用した契約の締結や文書の保存など、電子的な手段を使用した取引を法的に認める枠組みを規定し、電子署名が法的に有効であることを規定しています。

特に、電子署名法第3条は、電子署名の定義とその有効性に関する規定を含んでいます。内容としては、電子署名は電子的な方法で行われた署名を指し、通常の筆跡署名とは異なる方法での署名を認めることが定義されています。

電子署名が必要とされる場合には、電子署名法の規定に基づき、適切な電子署名を取り入れる必要があります。このように、電子署名法は、電子契約における電子署名の有効性と法的効力を確保・保証するための重要な法律です。

参考：電子署名法｜e-Gov法令検索

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、企業や団体が電子的な方法で帳簿を保存する際の基準や要件を定める法律です。この法律は、電子帳簿保存のための基本的な規定やセキュリティ対策などを定義し、デジタル環境における帳簿管理の法的な支援を制定しています。

保存の要件として、電子契約に関連するデータや文書は、安全に保管され、必要な期間だけアクセス可能な状態で保存される必要があります。また、保存されたデータは改ざんされないように確実に保護され、データの完全性が確保されることも必要です。

保存期間も重要な要件で、特定の文書や情報は、法律や規制に基づいて一定期間保存する必要があります。さらに、情報のセキュリティを確保するためにデータの暗号化やアクセス制御、物理的なアクセス制限などの適切な対策が求められます。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

e-文書法

e-文書法は、電子的な方法で作成された文書の有効性や法的効力に関して明確に規定している法律です。この法令は、電子文書の取引における法的不確実性を解消し、電子データの信頼性と法的効力を確保するために制定されています。

e-文書法に基づき、文書を電子データで保存する際に、いくつかの要件が規定されています。データの完全性と変更履歴に関する要件として、文書を電子データで保存する際は、データの改ざんが防止される処置や文書の変更履歴も追跡できることが求められます。

電子契約の文書は、必要な期間だけ保存し、その間に必要に応じて容易にアクセスできるようにする必要があります。また、データの保護とセキュリティが重要となり、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐための適切な対策を講じることが必要です。

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律｜e-Gov検索

IT書面一括法

IT書面一括法(情報処理推進機構法)は、情報処理推進機構(IPA)によって管理・運用される法律です。情報処理技術の進展に伴い、電子的な方法で作成された文書(IT書面)の法的効力を確保するために制定されています。

この法令の知っておくべき注意点として、IT書面一括法に基づき作成・保存されたIT書面は、従来の紙ベースの文書と同じ法的効力を持ちます。電子契約の文書部分がIT書面として適切に管理されることで、その文書の法的信頼性を確保できます。

また、IT書面一括法においては、デジタル署名や暗号化などのセキュリティ対策が重要となり、これにより、文書の完全性や送信者の確認が行われ、文書の信頼性が向上します。IT書面も含めた文書などの情報を必要な期間だけ保持することが求められます。

参考：法律第百二十六号(平一二・一一・二七)書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律｜衆議院

電子契約できない契約がある

契約の中には、法令によって紙の書面で契約することを義務付けられている契約が存在します。このタイプの契約では、電子契約で十分な証拠を残せるとしても、契約を正式に成立させることはできないので、注意が必要です。

電子契約できない契約書、電子化が不可能な書類としては、以下のものがあります。

1. 事業用定期借地契約書(関連法令：借地借家法23条)
2. 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約(企業担保法3条)
3. 任意後見契約書(任意後見契約に関する法律3条)

電子化できない理由としては、上記の契約書が公正証書(書面)による契約締結が法的に義務付けられているためです。公正証書とは、裁判官や検察官など法律の専門家(公証人)が作成する公文書で、原則的に書面での作成が求められています。

サイバー攻撃のリスクがある

電子契約は、便利で有効な面が多いですが、その反面、サイバー攻撃の潜在的なリスクにもさらされる危険性があります。電子契約はデジタルフォーマットで行われるため、データの脆弱性が悪用され、この脆弱な点に絞ってサイバー攻撃が仕掛けられることがあります。

サイバー攻撃される理由としては、電子契約には、重要な情報や取引内容が含まれることがあります。攻撃者にとって、これらのデジタルデータは価値があり、様々な不正行為や悪用の対象となる可能性があります。

また、電子契約はインターネットを介して受け渡しされることが多く、通信経路や保存先が悪意ある第三者によってアクセスされる危険性があります。さらに、サイバー攻撃者がシステムに侵入し、契約データを盗み取ったり改ざんしたりする問題が発生します。

電子契約のメリット

電子契約にはさまざまメリットがあるので、これまで解説した注意点などを理解した上で導入することにより、導入効果も大きくなります。ここでは、電子契約によるメリットとして、以下の6点について解説します。

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コスト削減

電子契約の導入には、紙代や郵便代、印紙税などのコストを削減できる多くのメリットがあります。まず、電子契約では、物理的な紙が不要となります。契約書や文書の印刷が不要となり、紙代を大幅に削減できます。特に、大量の契約が多いビジネスにおいて効果的です。

また、従来の紙ベースの契約では、契約書類を郵送する郵便代が発生します。さらに、紙の契約書には印紙が必要となりますが、電子契約では印紙が不要となり、コストを削減できます。企業では大きな額の契約が多く印紙代が膨大となり、そのコストも無視できません。

電子契約の導入により紙の使用が減少し、環境面での視点から、森林資源の保護や環境への負荷軽減に貢献します。また、郵便物の輸送に伴う交通渋滞や二酸化炭素排出量も削減できます。

契約業務の効率化

電子契約では、デジタルツールを使用して契約書を作成できるため、手書きや印刷に比べて迅速な作成が可能です。テンプレートやフォーマットを活用することで、契約書の内容を統一でき、容易にカスタマイズできます。

電子署名を使用することで、契約書の承認プロセスが迅速化します。当事者はオンライン上で電子署名を行い、物理的な署名や郵送の手間が低減できます。また、進捗状況や履歴をトラッキングし、必要な情報を迅速に取得でき、文書管理が効率的に行えます。

契約当事者が遠隔地にいる場合でも、電子契約を使用してオンラインで契約を締結できます。物理的な移動や会議の調整が不要であり、業務プロセスがスムーズに進行します。テレワークでも契約の作成・編集・承認・管理が行えるので、時間と手間を節約できます。

保管場所の確保が必要ない

電子契約においては、契約書がデジタル形式で保存されるため、物理的な保管スペースが不要となり、電子データとして契約書をクラウドサーバーやデータベース上に保管できます。一方、紙の契約書の場合は、紛失などのリスクが想定され、保管場所も必要です。

デジタル化された契約書は、適切なアクセス権によりオンライン上で容易に閲覧や検索ができ、必要な情報を瞬時に取得できるため、業務効率が向上します。また、デジタルアーカイブはバックアップと復元が容易で、障害時にも、データを容易に復元することができます。

デジタル保管は、適切なセキュリティ対策を講じることで、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐことができます。例として、暗号化やアクセス制御などの技術を用いて契約書のセキュリティが確保できます。

コンプライアンスの強化

電子契約では、デジタル署名を使用して契約文書が署名されます。デジタル署名は改ざんを検出しやすくし、文書が署名時の状態から変更がないことを確認する機能があります。もし、署名が行われた後に文書が改ざんされると、署名が無効になる仕組みとなっています。

また、電子契約にはタイムスタンプを使用することで、契約の成立日時や変更履歴を確認できます。タイムスタンプにより、文書がいつ作成・変更されたかが記録され、後からの改ざんすることが困難になります。

さらに、法的要件の遵守として、電子契約の導入により、デジタル署名やタイムスタンプなどの法的要件を満たすことが確認できるようになり、これにより、契約が法的に有効であることが確保され、法的コンプライアンスが強化されます。

契約期限の管理が楽になる

電子契約は、オンラインプラットフォームを通じて管理されるため、インターネットを通じていつでもどこでも契約情報にアクセスできます。これに対して、紙の契約では物理的に契約書を探し出す必要があり、場所を特定するために手間がかかることが多いです。

電子契約システムは通知機能を備えており、契約期限が近づくと関係者にリマインダーや通知を送信することが可能です。これにより、契約の準備や更新のタイミングを逃すリスクが低減されます。一方、紙の契約では自身で期限を設定し、常に監視する必要があります。

電子契約は、デジタル形式で保管されるため、過去の契約履歴や変更履歴を容易に追跡できます。この機能は契約期限の管理や監査、紛争解決時にも有効です。一方、紙の契約では履歴を追うために手作業でファイルを調査する必要があり、手間と時間がかかります。

テレワークに対応できる

クラウド型の電子契約システムを利用することで、契約関係者はインターネット経由で契約書にアクセスできます。従って、テレワーク中でも契約書にリアルタイムでアクセスして確認できます。これにより、会社に出向いたり、オフィスにいる必要がなくなります。

電子契約では、デジタル署名を使用することが多いので、契約当事者は物理的に同じ場所にいなくても、遠隔地からでも契約書に署名や承認を行うことができ、テレワーク中の契約関係者が迅速に契約処理を完了させることが可能になります。

また、複数の契約関係者が同時に契約書にアクセスし、コメントや修正を行うなどの協同作業が可能になります。その結果、テレワーク中のチームメンバーと連絡をとりながら、遠隔地からでもリアルタイムで協力して契約書を確認・編集ができます。

電子契約システムの選び方

電子契約システムの選び方にはいくつかのポイントがあります。ここでは、選び方として「電子帳簿保存法に対応しているか」や「立会人型か当事者型か」「セキュリティに問題がないか」「社内・取引先企業で使いやすいか」などの4点について解説します。

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電子帳簿保存法に対応しているか

電子契約システムの選び方として、「電子帳簿保存法」に準拠していることが重要です。「電子帳簿保存法」とは、電子的な帳簿や証憑を保存する際の基準や要件を定めた法律です。この法律は、紙の帳簿と同等の証拠力を電子帳簿に認めています。

また、この法令により、電子帳簿は特定の要件を満たして保存される必要があり、データの完全性や正確性、安全性、可読性の確保が求められます。そのため、この法令に沿った電子契約システムにより、保存された電子帳簿は法的な効力を有するものとして扱われます。

電子帳簿保存法に対応したシステムの使用により、法律的な要件に従ったデータ保存ができ、証拠力の認定が受けられ、法的コンプライアンスも強化されます。そのため、この法令に従ったシステムは契約の相手先の信頼を得ることにもなるので選ぶ場合におすすめです。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

立会人型か当事者型か

電子契約には、立会人型と当事者型の2種類があります。立会人型電子契約は、物理的な立会人の前で電子契約を行う形式です。立会人の存在により、契約の正当性と署名の真正性が保証され、証拠力が高まる点がメリットです。

ただ、立会人を呼ぶ必要があり、テレワークなどの環境では、立会人の存在を確保することが難しくなる点がデメリットです。一方、当事者型は、立会人の介入なしにオンライン上で契約を締結し、電子署名を行う方式で、契約締結が迅速に行える点がメリットです。

ただ、立会人が不在のため、契約の正当性や署名の真正性を証明する手段が限られることがある点がデメリットです。どちらの種類を選ぶかは、自社の契約プロセスや業務フロー、法的要件への適合、利便性などを考慮して選択することが重要です。

セキュリティに問題がないか

電子契約システムにおけるセキュリティリスクは、不正アクセスや機密性の漏洩、データ改ざんなどが危惧されます。システムへの悪意のある攻撃により、データベースやファイルが改ざんされたり、契約内容や署名が不正に変更される可能性があります。

これらの対策の一つとして、多要素認証 (MFA = Multi-Factor Authentication)があり、ユーザーが複数の要素として、パスワードやSMS(Short Message Service)コードの採用、指紋、目の虹彩認証などの活用により、不正アクセスのリスクが低減できます。

電子契約システムにおけるセキュリティ対策は非常に重要で、運用しやすいセキュリティ機能の導入が大事です。MFAやログ監視なども効果的で、不正なアクセスを検知し対処できます。セキュリティは一度導入するだけでなく、継続的に監視・改善することが大切です。

社内・取引先企業で使いやすいか

電子契約システムを導入する際には、取引先企業も電子契約システムを導入し、費用が発生する場合があります。そのため、導入に関して取引先に事前説明し、理解し合意してもらうことが重要です。相手が既にシステムを導入している場合は、その機能の把握も大事です。

取引先企業も同じシステムを導入している場合は、契約プロセスが合理化され、情報の正確性と一貫性が向上し、誤りやミスが減少します。また、取引先とのコミュニケーションが円滑になります。そのため、社内や取引先どちらも使いやすいシステムの選択が重要です。

電子契約システムを選ぶ際には、料金体系の確認も重要です。料金は、契約数や使用する機能により異なる場合があり、自社の予算と合致するかの検討が大事です。また、サポート体制の確認も大切で、問題の発生時に適切なサポートを受けられるかが重要なポイントです。

まとめ

電子契約システムの導入により、契約プロセスを効率化し、紙ベースの手続きの手間や時間を削減することができます。契約には重要な情報が含まれるので、万全のセキュリティ対策も求められます。

また、取引先企業の導入や使いやすさの確保も大切で、予算やサポート体制も考慮し適切なシステムを選ぶことが重要です。その結果、契約のプロセスが合理化され確かなセキュリティの下での処理が可能となり、業務効率と信頼性の向上が図られます。

今後、電子契約システムを導入する際には、自社の求める機能や予算に合う最適なシステムを選択し、契約業務の効率化を図りましょう。