有給管理機能搭載のおすすめ給与計算ソフト4選｜選び方も解説

給与計算ソフトの中には、有給を管理できる機能を持ったものもあります。有給休暇分の支払いは重要な義務であり、給与への反映漏れは会社への信頼にも関わるため適切な管理が必要です。この記事では、有給管理機能を備えたおすすめの給与計算ソフトや選び方を紹介します。

目次

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1. 給与計算ソフトで有給管理ができる
2. 有給管理の重要性
3. 給与計算ソフトで有給管理するメリット
4. 有給管理機能を搭載したシステム選びのポイント
5. 有給管理機能搭載の給与計算ソフトおすすめ4選
6. 有給管理機能搭載の給与計算ソフトおすすめ比較一覧表
7. その他の給与計算ソフトの選び方
8. まとめ
9. 経理業務を効率化！関連サービスはこちら

給与計算ソフトで有給管理ができる

給与計算ソフトとは、従業員の勤怠状況から給与計算を行い、年末調整や社会保険料などの計算業務も簡略化できるソフトです。

給与計算では、従業員に応じて手当・所得税などを計算しなければならないため、煩雑になりやすい業務となります。給与計算ソフトを利用すれば様々な業務を簡略化できるため、人件費やコストを削減できます。

給与計算ソフトには、給与計算や賞与計算・明細書の発行などの給与計算に特化したタイプと、有給休暇やマイナンバーまで管理できるタイプがあります。導入には費用や手間が掛かるので、自社にどの機能が必要なのか慎重に検討する必要があります。

有給管理の重要性

2019年4月1日の労働基準法の改正により、一定期間勤務した労働者に対して年5日間の有給休暇の取得が義務化されており、さらに条件を満たせば10労働日の年次有給休暇が付与されることとなっています。

一般的には、有給休暇管理簿を利用して従業員の有給休暇の取得状況を管理している企業が多いです。しかし、従業員の勤続年数によって付与される有給休暇の日数は異なるため、従業員全ての有給休暇の取得状況を適切に管理することは困難です。

特にエクセルなどのスプレッドシートで管理している場合は、有給休暇を取得したにもかかわらず更新し忘れるなど、ミスが発生しやすい状況となります。そのため、従業員の有給休暇を効率的に管理できるソフトが注目されています。

参考：しっかりマスター 有給休暇編｜厚生労働省

給与計算ソフトで有給管理するメリット

給与計算ソフトに搭載されている有給管理機能を利用すると、有給休暇の残日数がすぐに分かるだけでなく、有給休暇取得日の賃金の付与漏れを防げます。

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給与への反映漏れが防げる

有休休暇を付与するタイミングが従業員によって異なるなどの理由により、給与への反映漏れが起こることがあります。給与への反映漏れがすぐに見つかった場合は、従業員への謝罪と共に翌月に反映させることができます。

しかし、もし給与への反映漏れをそのままにしてしまった場合、その従業員は有給休暇を取得していないことになります。給与への反映漏れによって、従業員の有給休暇取得日が年5日未満になった場合は、労働基準法に違反していることになり、罰則の対象となります。

給与計算ソフトに備わっている有給管理システムを利用すれば、有給休暇を取得した時点でそれぞれの従業員の給与計算が行われるため、有給休暇分も確実に給与に反映されます。

有給の取得状況が把握できる

有給休暇管理簿をエクセルや専用のシステムなどで管理している場合、給与計算ソフトとは別に作業しなければなりません。給与計算ソフトの中で有休取得状況が分かれば、確認作業が簡潔になり、取得促進の確実なアプローチが可能です。

ソフトによっては、有給休暇の残日数を従業員側からも確認できるタイプがあります。積極的に有給が取得できる環境は、従業員の自社への信頼度を高め、モチベーション向上にも繋がります。

法令遵守が徹底できる

先述した2点のメリットは、法令遵守の徹底につながります。給与計算ソフトでは各従業員の有給取得状況を一覧化し確認できるだけでなく、取得期限が間近であるアラートや、注意喚起してくれる機能もあります。

義務化されている「年次有給休暇管理簿」の3年間の保存にも対応しているので、法対応に不安があっても安心して導入できます。

なによりも、法令遵守が徹底されている環境は、企業と従業員の信頼関係を保ち、良好な労働環境づくりを推進します。

有給管理機能を搭載したシステム選びのポイント

給与計算ソフトでは、有給管理をサポートできる機能はさまざまあります。以下の2点をポイントに、自社にあったシステムを選択しましょう。

申請・承認が簡単にできるか

有給申請・承認における扱いやすさもシステム選びの重要なポイントです。申請の手軽さや承認フローが明確化されているだけでなく、リモートワークが普及した昨今では社外からでも使い勝手が良いのか着目されるでしょう。

スマートフォンアプリに対応したシステムであれば、社外からの有給取得状況の確認・申請はもちろん、外出先の上長や担当者にアラート通知され、承認が滞るストレスからも解放してくれます。

有給以外の休暇管理もできるのか

有給以外の休暇管理も可能なシステムなら、企業の就業規則やワークスタイルに合わせてより柔軟な運用ができます。

例えば、近年では特に取得率が注目される「育児介護休業」や代替・振替休暇、企業独自の特別休暇を設定できるシステムもあります。法令遵守に限らず、雇用環境の見直しにも大きく貢献するでしょう。

有給管理機能搭載の給与計算ソフトおすすめ4選

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有給管理機能搭載の給与計算ソフトおすすめ比較一覧表

その他の給与計算ソフトの選び方

給与計算ソフトを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。給与計算ソフトは、従業員の数によってそれぞれ適した製品やプランがあり、価格も異なります。自社の規模に合っているソフトを選びましょう。

給与計算やWeb明細発行の機能だけで良いのか、社会保険料の手続きまで行いたいのかなど、業務フローの状況によっても選ぶべきソフトは変わってきます。すでに勤怠管理のシステムを導入している場合は、連携できるかどうかも重要です。

その他、自社に必要な機能が搭載されているか、サポートをどこまでしてもらうのか、セキュリティは万全かなどのチェックポイントがあります。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模に合っているか
2. 自社の体制・業務フローに合っているか
3. 自社の勤怠管理の方法に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か

まとめ

一定期間勤務した従業員は、年5日以上の有給休暇を取得することが法律で義務付けられています。給与計算ソフトに有給管理機能が搭載されていると、有給休暇の取得状況を別のツールで確認する必要がないので、効率的に有給残日数を管理できます。

また、有給休暇を取得した時点で給与計算が行われるため、給与への反映漏れや、付与金額を間違えるなどのミスを未然に防げます。

なお、有給管理機能搭載の給与計算ソフト導入の際は、自社の規模に合っているソフトを選ぶ必要があります。すでに勤怠管理システムを導入している場合は連携できるかどうかも確認し、適切な有給管理を目指しましょう。

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