電子契約で起こる相手方との問題と対処法｜未導入の場合の対応も解説

さまざまな契約書や文書の電子化が進み、電子契約を検討する企業も多いでしょう。しかし、「取引先と異なるサービスを導入してしまった」「取引先が電子契約未導入だった」などの問題が起きる可能性もあります。本記事では、電子契約における相手方との問題と対処法を解説します。

目次

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1. 相手方と違う電子契約サービスを導入している場合の対応
2. 相手方が電子契約サービス未導入の場合の対応
3. 相手方に電子契約サービスを導入してもらう際のポイント
4. 電子契約サービス未導入なのに電子契約を依頼された場合
5. 電子契約導入に向けての事前確認
6. 電子契約を導入する際のポイント
7. まとめ

相手方と違う電子契約サービスを導入している場合の対応

異なる電子契約サービスを導入している際には、契約締結の円滑な進行を確保するために適切な対応が求められます。

両者のサービスの機能や特性を比較し、どちらがより適しているか検討しましょう。相手方と違う電子契約サービスを導入している場合の対応について解説します。

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どちらかの電子契約サービスを選ぶ

異なる電子契約サービスを使う際、信頼性の高い一方を選ぶのが適切です。判断基準として、法務省の推奨サービスを検討し、セキュリティや認証方法、国際的な法的承認などを評価します。

どちらか一方を選び、関係者に明確な方針を共有し合意形成を図ることで、混乱や誤解を回避できます。ただし、選択後も契約書の管理やアクセスを十分に考慮し、円滑なコミュニケーションを維持することが大切です。

PDFを用意して電子署名を行う

相手方と異なる電子契約サービスを使用する場合、同意が得られない時には契約書のPDFを2部用意し、各当事者がそれぞれ電子署名を行う方法が有効です。各自の採用する電子署名方法を適用し、契約内容への同意を確認します。

この方法により、各当事者の契約内容への同意を明確に示します。ただし、電子署名による法的な有効性や保管・管理の手続きに注意が必要です。双方の署名済みPDFを保管し、契約締結の証拠として保全することが重要です。

電子契約サービスを利用せずPDFで契約を進める際の注意点

電子契約サービスを使わずにPDFで契約を進める際、当事者型の電子署名が重要です。各当事者が契約書に自身の署名を電子的に行うことで、合意と同意が法的に確立されます。これにより契約内容や双方の意思が明確に示され、紛争を防ぐのに役立ちます。

電子署名には信頼性が求められるため、適切な認証方法を選択し、契約書の改ざんがないことを確保する必要があります。

相手方が電子契約サービス未導入の場合の対応

相手方が電子契約サービス未導入の場合、スムーズな契約締結を図るためには新たな対応策が必要です。相手方への説明を含む2つのアプローチが考えられます。ここでは、相手方が電子契約サービス未導入の場合の対応について解説します。

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電子契約サービスを導入してもらう

相手方が電子契約サービス未導入の場合、トラブルを避けるために、電子契約導入のメリットを説明し、導入を促しましょう。セキュリティの向上、プロセスの迅速化、文書管理の効率化などを強調し、契約の透明性と信頼性を高めることを伝えます。

相手のニーズや課題に焦点を当て、共同で利益を最大化することを強調し、導入への協力を促すコミュニケーションが重要です。次の章でも「相手方に電子契約サービスを導入してもらう際のポイント」で解説しますので、参考にしてください。

相手方が未導入でも締結できる電子契約サービスを利用

相手方が導入に不安を感じる場合は、未導入でも締結できる電子契約サービスがおすすめです。取引相手に必要なのは、メールアドレスのみであり、電子契約を受信するためには追加の費用はかかりません。

契約当事者間が異なる電子契約サービスを利用していたとしても、取引相手に負担をかけずに契約を進めることができます。契約に関連するメールを取引相手が受信した場合、メール内のURLをクリックすることで認証が行われ、電子署名として機能します。

このため、取引相手が同じ電子契約サービスを利用していなくても、メールの受信ができれば契約締結が可能です。これにより、相手方が不安を感じることなく、スムーズな契約プロセスを実現できます。

相手方に電子契約サービスを導入してもらう際のポイント

相手方に電子契約サービスを導入してもらう際のポイントはいくつかあります。相手方の意向やニーズを尊重し、柔軟な対応を心がけ、スムーズな電子契約サービスの導入を促しましょう。以下、電子契約サービスを導入してもらう際のポイントについて解説します。

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セキュリティ面で安全であることを伝える

電子契約は高度なセキュリティ対策を備え、データ暗号化やアクセス制御などの仕組みが採用されています。これにより、機密情報や個人データが保護され、不正アクセスや情報漏洩のリスクが低減します。

さらに、自社のセキュリティ対策についても伝えましょう。定期的なセキュリティ評価や外部専門家による監査など、専門的なアプローチを通じて安全性を保証していることを示すことで、相手方に対する信頼を高めることができます。

相手方が導入に不安を感じる場合でも、セキュリティの高さと自社の取り組みを説明することが大切です。

電子契約における安全性

電子署名を利用した電子契約は、公開鍵・秘密鍵の仕組みに基づき、高い安全性を実現します。署名者は自身の秘密鍵を用いて文書に署名し、公開鍵で署名が検証されます。このため、不正な改ざんや偽造が困難で、署名者の確認と文書の完全性が保たれます。

公開鍵は広く公開されており、秘密鍵は署名者だけが保持します。公開鍵で署名を検証するので、安全な通信経路を必要とせず、遠隔でも確実に取引の証拠を保持できます。

したがって、電子署名を利用した電子契約は、他の取引方法に比べて特に高いセキュリティを提供し、信頼性のある取引を行えます。

電子契約導入のメリットを伝える

相手方に電子契約サービスを導入するメリットは多岐にわたります。コスト削減もメリットの一つで、用紙や郵送費用が不要になり、手間も省けます。迅速な取引が可能で、物理的な距離に関係なく合意形成が促進されます。

電子契約はデジタル保存で、ファイリングや検索が効率的に行えます。煩雑な手続きを簡素化し、適切なタイミングで通知も可能です。経済的な効果と効率性の向上を通じて、業務の円滑化を図ることができます。

取引先へのサポートがある電子契約サービスを利用

電子契約サービスによっては、取引先がスムーズに導入・利用できるようなサポートを提供しています。使い方の説明や疑問への迅速な回答など、適切なサポートが取引相手の導入意欲を高め、安心感を提供します。

これにより、効率的で円滑な取引が実現し、信頼関係の構築にも貢献します。相手方が電子契約サービスを選ぶ際は、取引先向けのサポートがあるかどうかも重要な選択基準となることを伝えましょう。

電子契約サービス未導入なのに電子契約を依頼された場合

自社が電子契約未導入で取引先から電子契約を受ける場合、まずは社内の規定やプロセスを確認する必要があります。電子契約の法的側面やセキュリティに対する準備が必要です。

電子契約サービスは、段階的な導入がおすすめです。最初に少数の取引で試験導入し、運用の問題がなければ拡大していくことで、スムーズな移行が可能です。

取引先との連携も大切で、コミュニケーションを通じて協力を得ながら計画的な導入を進めましょう。次の章では電子契約導入にあたって、確認したいポイントについて解説します。

電子契約導入に向けての事前確認

電子契約を導入する際には、確認すべきポイントがいくつかあります。法的側面、契約内容、社内規定などが挙げられます。ここでは、導入に向けての事前確認として3つのポイントについて解説します。

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法律上電子契約が可能な書面か確認

電子契約導入に際し、法律上電子契約が有効か確認が必要です。一部の取引や法的手続きは書面要件を課すことがあり、電子契約がこれを満たすか確認が必要です。また、法律上書面での保管が必要な文書もあります。

これらの文書を電子契約として保管する場合、法的要件を満たすためにデータの整合性、保管期間、アクセス制御などを確保する必要があります。

契約内容の重要度や取引先の信頼性を確認

リスクが高い内容や慎重な稟議が必要な場合、相手先の信頼性も考慮して電子化を検討することが重要です。信頼できる取引先であれば電子化に移行しやすく、逆に信頼性が不確かな場合には紙の契約を維持する選択もあります。

重要な取引ほど電子契約のセキュリティや適法性を検討し、相手先の信頼性とのバランスを取りながら最適な方法を選びましょう。

社内規定の確認

書面から電子契約への移行時には、社内規定の確認をしておきましょう。保管方法や取り決めが変わることで、社内ルールに違反しないかを確認する必要があります。電子契約はデジタルフォーマットでの保管をしますが、これが社内規定と一致するかを検証しましょう。

また、データのバックアップや保管期間も検討が必要です。社内規定は変更される可能性もあるため、電子契約移行後にも定期的に規定の変更をチェックすることが大切です。電子契約の導入によって、新たなセキュリティ対策や保管規定が必要になる可能性があります。

適切なコンプライアンスを維持するために、社内規定との整合性を保つよう注意しましょう。

電子契約を導入する際のポイント

電子契約を導入する際には、いくつかの重要なポイントがあります。これらのポイントを押さえてスムーズな導入を進めましょう。ここでは、電子契約導入の際のポイントを解説します。

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導入するサービスにタイムスタンプ機能があるか

タイムスタンプは、契約の作成や署名が行われた時間を正確に記録し、改ざんを防ぐ役割を果たします。この機能により契約の透明性が確保され、法的信頼性が向上します。

タイムスタンプは不可逆的なタイムラインを提供し、契約プロセスの変更が確実に追跡できることを意味します。取引の紛争や訴訟時には、正確な契約時刻の証拠として使用でき、法的な信憑性を高めます。

立会人型か当事者型か

電子契約には、立会人型と当事者型の2つのタイプがあり、適切な選択を行う必要があります。立会人型は、契約締結時に第三者を立会人として迎え、その立会いをオンラインで行う方式です。一方、当事者型は契約当事者が、各々オンライン上で電子署名を行う方法です。

立会人型は法的な重要性が高く、重要な契約や法的手続きに適しています。立会人の監督が必要な場合や証拠としての信頼性を求める際に有用です。一方、当事者型は効率的で、契約当事者間の取引に適しています。特にリモートでの取引や簡便な契約に適しています。

どちらのタイプを選ぶかは、取引の性質、法的要件、当事者間の信頼性などによります。電子契約の導入にあたっては、メールを介したコミュニケーションが一般的です。適切なタイプを選び、電子契約の利便性と法的な要件のバランスを考慮することが重要です。

段階的に電子契約に対応していく

システム導入の際は、段階的に導入することをおすすめします。ポイントとしては、取引金額の少ない契約書から電子契約に移行することで、組織内の適応力を高めつつ、リスクを最小限に抑えることができます。

重要度の低い契約から始めることで、従業員や関係者が新しいプロセスに慣れていく間に、適切な手順とベストプラクティスを確立できます。このような段階的アプローチによって、組織全体のスムーズな移行が促進され、課題や問題にも柔軟に対応できるようになります。

合意締結証明書を利用

合意締結証明書は、電子契約の成立を客観的に証明し、トラブルを未然に防ぐ役割を果たします。電子契約サービスが提供する合意締結証明書には、誰がどの契約書にいつ合意したかが詳細に記載され、取引の透明性と確実性を確保します。

書面の契約書と組み合わせて利用

電子契約に対する不安を和らげるために、従来の紙の契約書を保管する方法があります。これにより、取引の記録をデジタル化しつつ、物理的な契約書を保持することが可能です。この方法は、デジタルとアナログの両方の要素を活用し、安心感を提供する方法です。

手順（書面の契約書と組み合わせた契約の手順）

 1.紙の契約書作成と保管

自社または取引先と紙の契約書を作成します。契約書に必要な情報や条件を記入し、関係者が署名・押印します。紙の契約書は従来通り物理的に保管します。

 2.電子契約の作成と保管

同じ契約内容を電子契約サービスでデジタル形式で作成します。電子契約に関する情報を入力し、電子的な署名を行います。電子契約は電子ファイルとして保管されます。

 3.両方の契約書の関連付け

紙の契約書と電子契約は、契約内容が一致するように確認します。契約書のバージョン管理を行い、どちらも同じ契約を指していることを確認します。

 4.契約の履行と管理

取引の実行や変更があった場合、両方の契約書に対して適切な更新を行います。必要な場合、紙の契約書をスキャンしてデジタルデータ化することもできます。

このアプローチによって、電子契約への移行に対する不安を軽減しつつ、取引のデジタル化を進めることができます。

まとめ

異なる電子契約サービスを選んでいる場合、双方のサービスが提供する相互運用性を確認し、最適なプラットフォームを選ぶことが大切です。合意に至らない場合、契約書をPDFで作成し、電子署名を行う手段もあります。

電子契約導入には、以下のポイントが重要です。まず、タイムスタンプ機能が提供されているか確認し、契約の日時を確実に記録しましょう。次に、立会人型か当事者型かを選定し、契約の性質に合った方式を選びます。

段階的導入では、重要度の低い契約から始め、徐々に拡大していく戦略が有効です。合意締結証明書を利用して契約の証拠を確保し、書面と電子契約を組み合わせることで信頼性を高めます。これらのステップを通じて、効果的な電子契約導入を目指しましょう。