帳票とは？意味や種類・電子化するメリットなどをわかりやすく解説

帳票とは、企業の経営活動において関連する書類の総称です。帳票を適切な方法や期間で保存できていないと、罰則に問われる可能性があるため注意が必要です。本記事では、帳票の役割や種類、紙の場合と電子データの場合の適切な保存方法、電子化する方法などを解説しています。

目次

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1. 帳票とは
2. 帳票の主な種類
3. 各業界における帳票の種類
4. 帳票の保存期間・保存方法・罰則
5. 紙の帳票を取り扱う課題
6. 帳票の電子化が進む背景
7. 帳票を電子化するメリット
8. 帳票を電子化するデメリット
9. 帳票を電子化する方法
10. まとめ

帳票とは

帳票とは、企業や個人事業主の経営活動にあたり作成された関連書類や記録書類の総称です。例えば、取引や会計に関する書類が該当します。会社で言えば、経理担当が毎日のように処理する書類と言えるでしょう。

帳票は法律により保存期間が定められているため、適切な管理が求められます。正しい管理方法がされていない場合は罰則の対象となることもあるため、帳票の役割や種類を理解して正しく保存することが必要不可欠です。

帳票の役割

帳票は、経営状況の客観的な把握や確定申告への対応のために重要な役割を担っています。帳票に記録された内容では、取引の内容やお金の流れを確認できます。そのため、企業の課題を客観的に洗い出し、経営戦略を立てることが可能です。

確定申告の際は、帳票をもとに収支内訳書や損益計算書など書類の作成が必要です。不備があると、税務調査が入った際に指摘され、追加で税金を払わなければいけない可能性もあります。帳票は経営と経理の面で非常に大切な役割と言えるでしょう。

証憑との違い

証憑とは、取引が成立したことを証明する書類です。取引に関連するトラブルが発生した際、証憑を確認することで何が正しいかを明確にすることができます。そのため、経営活動の記録である帳票とは役割が異なります。

帳簿や伝票が取引後に作成・記録されるのに対し、証憑は取引時に作成される特徴があります。また、証憑で扱われる書類は顧客や取引先企業のみではなく、従業員との取引の場合も作成されます。契約書や注文書、履歴書、退職届、領収書などが証憑書類です。

帳票の主な種類

帳票として管理される書類には、帳簿と伝票の2種類があります。ここでは、それぞれの帳票について詳しく解説します。

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帳簿

仕訳帳などさらに分類される書類を箇条書

帳簿は、会社で行われた取引が記録された書類です。日々の取引を全て記帳する主要簿と、主要簿の内容を補足する補助簿があります。どの時期にいくら金額の動きがあったかという金銭の流れや、やり取りの金額の記録が確認できます。

帳簿は会社の経営状況を把握するために、重要な書類です。帳簿には以下の書類が該当します。

1. 仕訳帳
2. 総勘定元長
3. 出納長
4. 固定資産台帳
5. 経費帳
6. 売掛帳
7. 買掛帳

伝票

伝票は、会社で発生したあらゆる取引ごとに内容や金額、勘定項目が記録された書類です。入出金の記録管理にで使用されます。また、帳簿の内容を証明する書類でもあります。伝票に該当するのは以下の書類です。

1. 入出金伝票
2. 振替伝票
3. 見積書
4. 請求書
5. 納品書
6. 領収書

伝票は特定の取引や支出、収入などのお金に関する情報を記録する文書です。帳簿はそれらの伝票や取引記録を集約し、整理して記録する帳票や台帳に分類されます。

各業界における帳票の種類

会社の経営面でも、税務上においても重要な書類である帳票ですが、業界によってどの書類を帳票と指すのかが異なります。ここでは、各業界における帳票を詳しく解説します。

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製造業における帳票とは

製造業では、製造工程に関する書類が幅広く帳票として扱われます。省略しても法律上の問題はありませんが、業務上では重要な書類です。正しい製造・施工プロセスを経て出荷されたことの証明になるためです。

例えば、販売後の製品に不具合があった場合、企業は製造者としての責任を負うことになります。その際、施工不良があった場合は賠償金を支払うことになるでしょう。正しく設計や製造管理がされていたことを記録するため、製造業独自の帳票が必要とされます。

製造業で帳票として扱われる書類には、以下のものがあります。

1. 工場の作業指示書
2. 業務日報
3. 製品製造に利用する設備

銀行における帳票とは

銀行では、以下の書類が帳票として扱われます。金銭の流れを確実に把握し、トラブルの発生時に問題点を明らかにするために欠かせない書類です。基本的には、以下の書類が帳票として扱われます。

1. 入金申込書
2. 払戻請求書
3. 振込依頼書
4. 税金・公共料金等納付依頼書

医療における帳票とは

医療における帳票は、病院側と患者の双方に関する記録がされたものが該当します。

医療関係の帳票は、医師法や医療法などの法律で保存期間が定められています。仮に医療ミスなどで訴えられた場合、問診表などが適切に管理されていなければ、正しい医療行為が行われていたことを証明できません。

具体的には、以下のような書類が挙げられます。

1. 問診表
2. 健康診断票
3. 介護記録
4. 診療報酬の明細書
5. 臨床検査記録

参考：医師法第24条｜法令検索

参考：法令上作成保存が求められている書類｜厚生労働省

帳票の保存期間・保存方法・罰則

帳票には、保存期間や保存方法が義務化されています。また、税務調査が入った際に支出が証明できなかったり、間違いを指摘されたりした場合は、罰則の対象です。ここでは、帳票の保存期間や保存方法、管理が不十分な際に課される罰則について詳しく解説します。

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帳票の保存期間

帳票の保存期間は、法人税法や会社法、個人事業主によってそれぞれ異なります。また、状況に応じても期間が変動します。ここでは、それぞれの場合の保存期間を解説します。

法人税法上の保存期間

法人税法上では、基本的に7年間が保存期間として義務付けられています。しかし、欠損金が発生した事業年は課税額が繰り越されるため、10年（事業開始日によっては9年）の保存が必要となります。

帳票の保存が必要とされる期間は、帳票の作成日からカウントされるのではありません。その事業年度の確定申告の提出期限の次の日から7年間ということになるため、注意が必要です。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

会社法上の保存期間

会社法においては10年間保存することが必要で、例外は認められていません。会社法は会社の設立や運営などの手続きが定められた法律です。法人税法上より長い保存期間が義務付けられているため、管理には注意が必要です。

会社法で10年間保存が必要となる帳票は、会社の業績報告や税金の申告、与信管理のために使用される書類です。賃借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書、株主基本等変動計算書などが該当します。

個人事業主の場合の保存期間

個人事業主の場合は、帳票の種類や白色申告と青色申告とで細かい箇所に違いがあります青色申告の場合、保存期間は原則7年で請求書や見積書などの伝票は5年です。また、前々年分所得が300万円以下の場合は現金預金取引等関係書類は5年の保存が認められます。

白色申告の場合は、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年、それ以外の任意帳簿や伝票などの書類は5年と定められています。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

帳票の保存方法

帳票は紙で保存する方法と電子データで保存する方法があります。ここでは、それぞれの保存方法について詳しく解説します。

紙で保存する場合

帳票を紙で保存する場合は、取引先ごとに請求書や納品書をファイリングしたり、レシートや領収書などの経費を月や勘定科目で分けて封筒に入れたりなどの管理方法があります。PCソフトで作成しても、プリントアウトして保管が必要です。

紙での保存になるため、保管スペースの確保や取引のために多くの書類を出し入れする手間がかかることが問題点です。

また、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降は電子取引で発生したやり取りは、電子保存形式での申告のみしか受け付けられなくなります。そのため、これまで紙で保存していた取引書類の電子化が求められる可能性があります。

電子データで保存する場合

電子データで保存する場合、専用のツールで帳票を作成して電子データとして保管します。国税庁により電子帳簿保存法の制度が定められているため、帳票を電子データで保存する場合は要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の要件とは、保存したデータの訂正や削除の事実を確認できる状態にしておく「真実性の確保」と、保存したデータを明瞭且つ速やかに閲覧・出力できる状態である「可視化性の確保」です。

「真実性の確保」のためには、認証タイムスタンプを電子データ受領の2ヶ月以内に付与することや、セキュリティ対策上の事務処理規定の作成など定められた要件の中から一つ選んで満たす必要があります。

「可視化性の確保」は、電子データが保存された場所に関連機器の説明書や計算機を設置し、明瞭な状態でいつでも画面表示・出力できる状態にしておくことです。

主要な記録項目を検索条件に入れたり、範囲を指定して検索条件を設定できるようにするなどの条件が求められます。電子帳簿保存法を理解し、これらの要件を満たした上での保存が求められます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

必要な帳票が保存されていない場合の罰則

税務上で必要な帳票が保存されていない場合は、罰則が設けられています。罰則の対象であるかどうかは税務調査により判明し、罰則の対象であれば確定申告の取り消しや罰金が課せられます。

確定申告が取り消された場合、受けられるはずの控除が取り消されてしまうでしょう。また税務署による追微課税に加え、会社法第976条で100万円以下の罰金になることが明示されています。自社の信頼に関わる事態にも繋がるため、帳票の適正な管理が重要です。

参考：会社法｜e-Gove法令検索

紙の帳票を取り扱う課題

従来は帳票の作成ややり取り、保管は紙で取り扱うことが一般的でした。しかし、紙で帳票を取り扱うことはその分作業が増えるため、課題も多いです。ここでは、紙の帳票を取り扱うことに関する課題やデメリットを解説します。

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業務の非効率化

紙での帳票は業務の非効率化を招き、スピード感が失われるデメリットがあります。紙で扱うことにより、必要な作業が増えるためです。例えば、取引している書類に不備が発生した場合、取引先との郵送でのやり取りが発生します。

発送から受領までにタイムラグが生じるため、急ぎの書類の場合は不便に感じるでしょう。書類のやり取りだけではなく取引者同士でのコミュニケーションも発生するため、業務のスピードが落ちる原因となります。

帳票管理に手間や負担がかかる

紙での帳票は、管理に手間や負担がかかるデメリットがあります。帳票管理は多くの書類を取り扱い、それぞれ定められた保管期間も異なるため、管理は複雑になりがちなためです。ファイリングなどに手間がかかる上、探すことに手間がかかる可能性が高くなります。

例えば、問い合わせなどで書類の確認が必要になったり、税務調査が実施されたりした際、保管されている大量の書類の中から取り出すのには大きな労力がかかるでしょう。その上、書類が探し出せない場合は、トラブルにつながります。

テレワークに対応できない

紙での帳票では、テレワークに対応できないデメリットがあります。紙の場合、帳票に関わる作業で出社する必要があるためです。例えば、取引先への書類の送付や帳票の確認作業など、紙が手元にないと行うことができません。

テレワークを導入したい場合でも、このような作業が発生することでテレワーク化が進まないことがあります。また、テレワークなのに出社しなければ行けない状況が発生し、従業員の不満にも繋がる可能性があります。

物理的なセキュリティリスクがある

紙での帳票では、物理的なセキュリティリスクが高いという懸念点があります。確認作業やファイリング作業など、帳票管理に関わる様々なプロセスで紛失したり、第三者による盗難が発生したりする可能性があるためです。

帳票の紛失や盗難は、情報漏洩に繋がります。自社の信頼にも関わるでしょう。また、災害や経年劣化など、書類自体が破損するリスクもあります。物理的なリスクとは常に隣り合わせにあるため、保管には常に細心の注意が必要とされます。

帳票の電子化が進む背景

帳票の電子化が進む背景には、紙での帳票管理に関する課題の解決や、効率化が挙げられます。電子化することで、紙の使用を削減し、データを効率的に管理できます。さらにデジタル化により、データの検索や分析が容易になり、業務プロセスが迅速化されます。

また、クラウドやデータベースの活用により、リアルタイムでの情報共有が可能になり、意思決定の迅速化やビジネスの競争力強化が図られます。このような背景から、従来の帳票を電子化する動きが加速しています。

帳票を電子化するメリット

紙での帳票管理に課題が多く残されている一方、電子化することには様々なメリットがあります。ここでは、帳票を電子化するメリットを解説します。

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業務効率化

帳票を電子化することで、業務を効率化させることができます。紙の帳票管理で必要とされていた作業をシステム上で完結できるためです。手入力や印刷、ファイリングなどが大幅に簡略化されます。

また、検索機能により必要な帳票をすぐに取り出すことができます。大量な書類の中から必要な帳票を見つけ出すとなると時間がかかる上、ミスも発生しやすいです。帳票を電子化することで、紙での管理に比べ、圧倒的な生産性の向上が期待できるでしょう。

コスト削減

帳票を電子化することにより、コストを削減することが可能です。紙で帳票管理する際の備品が不要となるためです。紙の場合、紙代やインク代など作成にかかるコストや保管場所などの設備、郵送費などがあります。

また、仕分け作業に必要とされる人件費も削ることができるでしょう。人員配置を見直すことで、他の業務に人員を割くことが可能です。帳票を電子化することで、様々な作業が簡略化出来る分、コストの削減になります。

テレワークの促進が可能

帳票を電子化すると、テレワークの促進もできます。オフィスに出社しなくても、帳票管理に必要な作業ができるためです。帳票の確認や処理が必要な場合でも、テレワークなのに出社しなければいけないという状況を防ぐことができます。

働き方が多様化する中、テレワークも取り入れた柔軟な働き方が定着している企業も多いです。帳票を電子化することで、テレワークがより浸透するでしょう。

帳票を安全に保管・管理できる

帳票の電子化により、セキュリティを強化した管理が可能になります。帳票を電子データとして管理するツールでは、ファイルごとの閲覧権限を設定する機能などセキュリティ対策機能が備わっています。第三者が勝手にファイルを盗むことを防止できるでしょう。

また、タイムスタンプや電子署名などで改ざんを防止したり、なりすまし行為を検知することも可能です。紙で帳票管理をする場合に比べ、セキュリティ面で安心した管理が期待できます。

企業イメージの向上

帳票の電子化により、企業イメージを向上させることができます。近年は、企業のSDGsへの取り組みが注目されることが増えてきました。電子化によりペーパーレス化ができるため、SDGsに取り組む企業としてアピールできるポイントになるでしょう。

また、帳簿を電子化することにより、セキュリティ面での信頼性も高まります。取引相手にとっても安心してやり取りできる企業として印象を残すことが可能です。

帳票を電子化するデメリット

帳票の電子化には、システムの導入費用やデータ移行に関連するコストがかかります。また、従業員のトレーニングや新しい技術への適応に時間がかかる場合もあります。

初期投資を最小限に抑えるためには、段階的な導入や費用の見積もりを慎重に行いましょう。従業員の教育やトレーニングを重視し、新システムへの適応を円滑にするためのサポート体制を整えることで、費用や時間を最小限に抑えながら効果的な電子化を実現できます。

帳票を電子化する方法

帳票を電子化するためには、いくつかの方法があります。自社の帳票の運用方針に合わせて選ぶことで、効率的に管理ができるでしょう。ここでは、帳票を電子化する方法を解説します。

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文書作成ソフトで作成・PDFで出力

帳票の電子化には、Excelなどの文書作成ソフトでの作成や、PDFで出力するという方法があります。

ExcelはもともとPCにインストールされている場合が多いため、他に買い足すものが不要で初期投資が安価になるメリットがあります。また、自社に合わせたカスタマイズやテンプレートの再利用がしやすく、容易に編集できる点が魅力です。

反面、簡単に編集できるがゆえに第三者により改ざんされやすいデメリットがあります。そのため、Excel上で保存するだけではセキュリティ上の危険性が高く、データとして保存する場合は別の形式へ出力することが求められます。

PDF形式では、一度出力を行えば内容を変えられないようになっているため、重要項目の記載が必要な際にもセキュリティ面で安心して使用ができます。また、PDFは端末を選ぶことなく表示できる形式のため、共有しやすいのもメリットです。

ただ、出力した後のデータは編集が不可能です。修正点がある場合、出力する前のデータから編集し直す必要があります。今後編集する可能性がある帳票は、PDFに出力すると後に手間がかかるため、完成形で出力することが大切です。

また、ExcelもPDFも、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、帳票の運用体制を独自に仕組化して、確実に管理することが求められます。

帳票をスキャンする

帳票の電子化は、スキャナーなどを利用してスキャンする方法があります。電子帳簿保存法ではスキャナ保存制度により、紙の資料をスキャンすることで帳票を電子データとして保存することが認められています。

スキャンして保存することで原本が不要となるため、保管スペースの確保や維持が不要です。また、入力する作業も簡略化できるため、業務の効率化や人為的ミスの防止にも繋がるメリットがあります。

一方、スキャンするための機器の導入にコストがかかる点や、スキャンする手間がかかり、業務が属人化しやすいことがデメリットとして挙げられます。

参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁

電子帳票システムを導入

帳票の電子化には、電子帳簿システムを導入する方法もあります。電子帳票システムは、帳票の作成から管理までを電子化し、システム上で完結が可能です。様々な作業を簡略化でき、生産性の向上やセキュリティの強化など、多くのメリットがあります。

電子帳票システムには様々な種類があり、それぞれ搭載されている機能も異なります。管理機能はもちろん、データ検索機能や外部システムとの連携機能、セキュリティ機能などにも違いがあります。自社の特性に合った機能のシステムを選ぶことが大切です。

電子帳票システムを選ぶ際は、JIIMA認証がされているか確認しましょう。JIIMA認証制度では、電子帳簿保存法の要件を満たしているかチェックし、法的要件をクリアしたものを認証しています。そのため、法令を守った上で帳票の電子化が可能です。

参考：JIIMA認証制度｜JIIMA公式サイト

まとめ

帳票とは、企業や個人事業主の経営活動で作成された関連書類や記録書類の総称です。経営状況を把握して事業戦略に活かしたり、確定申告で必要になったりなど、事業を継続する上で重要な書類となります。

帳票は法令上で保存方法や保存期間が定められており、適切に保管されていなかった場合は罰金の対象になります。帳票の種類や状況に応じて保存期間も異なるため、それぞれの書類を分けて保管することが求められるでしょう。

しかし大量に扱う帳票の中で、管理は煩雑になり業務が負担になりがちです。特に紙で帳票を保存する場合は、ファイリングや探す場合の手間、セキュリティ面の問題など多くの課題を抱えています。昨今ではITを使った帳票作成や管理のサービスが増えています。

電子帳票システムであれば、作成から管理までをシステム上で一括管理が可能です。JIIMA認証された製品を選ぶことで、法令を遵守した方法で帳票の管理もできます。電子帳票システムで生産性の向上をしながら、適切に帳票の管理を実施しましょう。