名刺作成費に使用できる勘定科目は？仕訳する際の注意点を解説

名刺は事業で使用するものなので、作成費は経費として計上することができます。その際の勘定科目は、使用用途によって異なります。本記事では、名刺を経費として計上する際の勘定科目の種類と特徴、雑費としての計上はおすすめではない理由の他、仕訳時の注意点を解説します。

目次

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1. 名刺管理ソフトを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 名刺の作成費は経費になる
3. 名刺作成費の仕訳に使用できる勘定科目
4. 名刺の仕訳をする際の注意点
5. 名刺管理ソフトの勘定科目について
6. まとめ

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名刺の作成費は経費になる

名刺は業務上使用するものなので、作成費は経費で計上ができます。その際に使う勘定科目は、企業の考え方や用途によっても異なります。本記事では、名刺作成費の勘定科目の種類・特徴や、雑費としての計上はおすすめしない理由、仕訳時の注意点を解説します。

名刺作成費の仕訳に使用できる勘定科目

名刺作成費の仕訳には「消耗品費」「事務用消耗品費」「広告宣伝費」「印刷製本費」の勘定科目を使うことが一般的です。

どの勘定科目で仕訳しても会計上において問題はなく、企業の規模や考え方によって勘定科目が異なります。ただし「雑費」での仕訳は、経費を正確に把握できなくなる恐れがあるため、おすすめできません。以下で、各勘定科目へ仕訳するときの特徴を見ていきましょう。

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消耗品費で仕訳する

名刺は取引先などに渡して消費していくものであることから、基本的には消耗品費で仕訳されます。

消耗品費で仕訳する基準は、企業で使う物品のうち、耐用年数が1年未満もしくは10万円未満のものです。10万円未満が税込・税抜のどちらになるのかは、企業が「税込経理方式」「税抜経理方式」のどちらを採用しているかによります。

10万円未満という金額の規定は、企業の規模にかかわらず一律です。ただし、従業員数500人以下の中小企業では、30万円未満で購入した物品も消耗品として仕訳できる特例があります。

消耗品費で計上できるものは広範囲にわたるため、企業の規模によっては、経費をより正確に把握するために、補助科目を用いて細かく分類されることもあります。

事務用品費で仕訳する

大企業では消耗品費の範囲が広くなり過ぎることも多く、より細かく仕訳する目的で「事務用品費」といった勘定科目がある場合もあります。この場合、名刺作成費は事務用品費で計上されることもあります。

事務用品費として仕訳される物品には、ボールペン、コピー用紙、ファイル、トナー、請求書・領収証用紙などがあり、ここに名刺印刷用紙も含まれるという考え方をすれば、事務用品費での仕訳が適切です。

広告宣伝費で仕訳する

最近では、名刺に商品名・自社サイトのQRコードなどを載せている名刺も多く見られます。名刺を作成する目的として販促活動の意味合いが強いときは「広告宣伝費」で仕訳されることもあります。

デザイン会社などに広告効果の高い名刺作成を依頼する場合にも、広告宣伝費で計上できるでしょう。また、個人的な名刺交換ではなくイベントなどで多数の来場者に名刺を配布する場合も、広告宣伝費での仕訳が可能です。

印刷製本費で仕訳する

印刷製本費は、名刺作成を印刷業者など外部へ依頼するときや、社内で作成した印刷物への費用を計上する際の勘定科目です。印刷代としての費用が特別多い場合など、消耗品費と分けて管理したいときに使われることがあります。

名刺のほかに印刷製本費で計上される物品には、会社のパンフレット、立て看板、研修テキスト、社名入り封筒などがあります。

雑費は使用しない方がよい

名刺作成の費用はいくつかの勘定科目で経費の計上ができるため、「雑費」で仕訳してもよいと考える方もいるかもしれません。しかし、仕訳は「取引内容を明確にする目的で行う」という観点からも、雑費の多用はおすすめできません。

明確なルールはありませんが、雑費は「どの勘定科目にも該当せず、たびたび発生しない少額の経費」への使用にとどめておくのが、会計処理の正確性・信頼性につながります。

税務署からの調査の際にも、雑費の金額・件数が多すぎると不信感を持たれかねません。他に仕訳できる勘定科目があるときは、本来ふさわしい勘定科目で計上するのがベストです。

名刺の仕訳をする際の注意点

会計処理において2つ以上の勘定科目を選択できるときは、過去に一度使用した勘定科目はそれ以降も同様に勘定科目を統一する「継続性の法則」に沿って運用することが求められています。

継続性の法則とは「企業会計原則」の7大原則のひとつで、1949年に国から公表された企業会計の基本ルールです。途中で勘定科目を変更しても法律への違反ではありませんが、会計処理の正確性を保つという観点からも、継続性の法則に沿うことが推奨されています。

正しい勘定科目への仕訳は、経営改善においても大切な意味があります。一度使用した勘定科目を統一しておくことで試算表のチェックが行いやすくなり、削減すべきコストの明確化にもつながるでしょう。

名刺管理ソフトの勘定科目について

名刺交換の機会が多い場合などは、名刺を管理するために名刺管理ソフトを利用していることもあるでしょう。名刺管理ソフトも業務で使用するものなので、費用はもちろん経費として計上できます。

名刺管理ソフトの費用は、その提供形態によって使うべき勘定科目が異なります。以下で詳しく解説します。

クラウド型の場合

クラウド型はインターネットを介して名刺管理サービスを利用するタイプで、近年主流になりつつある提供形態です。クラウド型では、サービス提供会社と契約をして、月額または年額で利用料を払うことが一般的です。

クラウド型はソフトを購入するのではなく、インターネットを介してサービスを利用するタイプのため、その費用は基本的に「通信費」として扱われます。

通信費はインターネットの使用などに関連する勘定科目で、名刺管理ソフト以外にもクラウド型の業務システムの利用料はこの科目に含まれることが多いです。

インストール型の場合

名刺管理ソフトには、ソフトを購入してPCにインストールするタイプもあります。インストール型の場合は購入時に代金を支払うため、継続的な利用料はかかりません。

インストール型の名刺管理ソフトの購入費は、「消耗品費」で計上するのが一般的です。ただし、10万円以上かかった場合は無形固定資産として減価償却する必要があります。

減価償却とは、長期にわたって使用する資産について、その購入費用を耐用年数に応じて1年ずつ分割して経費計上することです。名刺管理ソフトなどの業務ソフトウェアの耐用年数は原則5年です。

参考：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

まとめ

名刺作成費は企業の判断により「消耗品費」「事務用消耗品費」「広告宣伝費」「印刷製本費」の勘定科目へ仕訳され、いずれも会計処理上の問題はありません。

基本的には「消耗品費」が使用されますが、より細かく仕訳するために「事務用消耗品費」で計上されることもあります。販促活動の意味合いが強いときは「広告宣伝費」で、印刷代としての費用が特別多い場合は「印刷製本費」で仕訳することもあります。

雑費での仕訳は「どの勘定科目にも該当せず、たびたび発生しない少額の経費」への使用のみにとどめておきましょう。また「継続性の法則」に沿って仕訳を行うことが、会計処理の正確性・信頼性を保つことになり、経営改善においても役立つことでしょう。