PDFで名刺管理する方法｜おすすめな理由やデータ化の手順を解説

名刺管理の方法にはアナログ管理とデジタル管理があり、企業や営業活動で多くの名刺を管理する場合は、デジタル管理がおすすめです。本記事では、PDFを用いた名刺管理がおすすめな理由・やり方を解説し、PDF以外にデジタルで名刺管理する方法についても紹介します。

目次

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1. 名刺管理ソフトを検討するならこのサービスがおすすめ
2. PDFを用いた名刺管理とは
3. PDFでの名刺管理がおすすめな理由
4. PDFで名刺をデータ化する方法
5. PDF以外でのデジタルで名刺管理する方法
6. まとめ

名刺管理ソフトを検討するならこのサービスがおすすめ

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PDFを用いた名刺管理とは

もらった名刺はそのまま保存するのではなく、PDF化して保存するのもおすすめです。PDFとはAdobe（アドビ）が開発したファイル形式で、正式名称は「Portable Document Format」です。

PDFは、文字・図形・表などを紙に印刷するときと同じように配置した状態で保存できるのが特徴です。名刺をPDF化すれば、紙の名刺と同じレイアウトのテキスト・表を電子上で管理できます。

PDFでの名刺管理がおすすめな理由

PDFの名刺管理がおすすめなのは、次のような理由があるためです。PDFでの名刺管理のメリットを適切に理解し、自社への導入を検討してみましょう。

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検索がスムーズに行える

PDF化した名刺は、端末やクラウド上に保管され、検索は名刺に記載されている氏名・会社名・部署名で行えます。従来の紙の名刺の場合は、台帳などを1枚ずつめくって該当の名刺を探す必要がありました。

しかしPDFで電子データ化しておけば、必要なときに該当の名刺をすぐに引き当てられるため、業務を迅速に遂行できます。また、クラウド上に保管した名刺データとモバイル端末を連携させれば、外出先でも簡単に名刺を閲覧できる点もメリットです。

保管場所がいらない

PDF化した名刺はコンピュータ上で保管できます。従来の紙の名刺のようなファイリングや、物理的な保管場所は必要ありません。名刺の数が増えるほど保管スペースの確保が大変になりますが、PDF管理にすればそういった問題を解決できます。

また、PDF化することで、紙の名刺のような紛失・破損の心配がなくなる点もメリットです。ただし、PDFデータはデバイスの故障やハッキングによる消失・流出というリスクがあるため、万全のセキュリティ対策を講じる必要があります。

複数の端末から閲覧できる

クラウド上に保管した名刺のPDFデータは、通信環境とアクセス権限さえあれば、スマートフォン・タブレットなど複数の端末から閲覧可能です。社外からも名刺の閲覧ができるため、営業活動の効率化につながるでしょう。

なお、電子データの中には、特定のOSやパソコン機種では閲覧できないものがありますが、PDFは世界標準の電子文書フォーマットであるため、ほぼ全てのOSや機種で閲覧できます。

追加情報を書き込める

名刺をPDF化しておけば、追加情報をすぐに書き込めるのがメリットです。たとえば顧客のニーズや好みなど、営業活動に役立ちそうな情報をテキストの追加･削除またはコメントノートを利用して記載できます。

紙の名刺でも、裏面や空きスペースに追加情報を記載することは可能です。しかしスペースには限りがあるため、追加情報が増えるに従って記載しきれなくなる可能性があります。一方、電子データであれば基本的に無制限で追加情報を書き込めます。

ファイルサイズが小さい

PDFファイルは、他ファイルに比べてもサイズが小さいため、メール添付やダウンロードがスムーズに行えます。また、デバイスのストレージを圧迫しない点もメリットです。

なお、PDFファイルはどのような通信環境・デバイスでも、同じレイアウトで開けます。テキストや表の崩れが起きにくいため、出先で名刺を確認したい場合にも便利でしょう。

データの改ざん防止になる

Excelなどで名刺を管理する場合は、手動での転記が必要です。手動での作業が発生する以上、入力内容の改ざんのリスクが伴うのが難点です。

一方、PDFは、テキストや表を印刷レイアウトと同じ状態で保存できるのが特徴です。名刺であれば、紙の名刺のレイアウトそのままに保存できるため、Excelなどでの管理に比べればデータの改ざんは起こりにくいです。

また、PDFの編集用ソフト・認証用ソフトを導入すれば、パスワードによるファイル保護や、電子署名・タイムスタンプでの編集履歴の確認も行えます。保存した名刺データを適切に管理できるでしょう。

PDFで名刺をデータ化する方法

PDFで名刺をデータ化するには、スキャナを使用・Googleドライブを使用の2種類の方法があります。それぞれのやり方を理解し、どちらを導入すべきか検討しましょう。

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スキャナを使用する方法

名刺をスキャナで読み込むことで、テキストや表をデータ化できます。なお、名刺の読み込みやPDF化は、スキャナだけでなく、専用のカメラアプリなどでも可能です。

①OCR機能付きのスキャナで読み取る

名刺のスキャンには、OCR機能付きのスキャナを利用しましょう。OCR機能とは、スキャンした画像から読み取った文字を電子テキストに変換する機能です。

OCR機能のないスキャナでも名刺のスキャンは可能ですが、電子テキスト化には対応していません。画像で名刺を確認する分には問題はありませんが、テキスト化されていない以上、データの検索ができない点に留意してください。

なお、スキャナではなく、OCR機能付きのカメラアプリでも名刺のスキャンは可能です。ただしカメラアプリの場合、名刺の読み込みは1枚ずつ行うのが一般的です。

大量の名刺をスピーディに読み込みたい場合は、複数枚を同時にスキャンできるOCR対応のスキャナや複合コピー機を使うのがおすすめです。

②保存形式をPDFにする

スキャンした名刺データを保存する際、保存形式を「PDF」に設定すれば、名刺のデータ化は完了です。なお、保存の前後には、スキャンした内容に誤りがないか、目視で確認してください。OCRやスキャンの精度によっては、文字を誤認することがあるためです。

文字を誤認したまま保存すると、検索をかけたときに該当の名刺データがヒットしない恐れがあります。迅速に該当データを取り出せるよう、スキャン内容は必ず精査しておきましょう。

Googleドライブを使用する方法

GoogleドライブのOCR機能を利用すれば、OCR対応のスキャナがなくとも、名刺のPDF化が可能です。なお、Google ドライブとはGoogleが提供するオンラインストレージサービスです。Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。

GoogleドライブのOCR機能を使うには、Googleドライブアプリのインストールが必要です。名刺のスキャンはスマートフォン内蔵のカメラの利用が便利でしょう。

【やり方】

1. アップロードしたいフォルダを表示し、「+」ボタンから「スキャン」を選ぶ
2. 名刺の裏をスキャンしたい場合は「編集画面」の「+」ボタンで追加する
3. スキャンした名刺画像がGoogleドライブにアップロードされたか確認する
4. パソコン版の「drive.google.com」にアクセスする
5. OCR処理をしたいファイルを選ぶ
6. サブメニューボタン「…」→「アプリで開く」→「Google ドキュメント」を選択

なお、画像のアップロード際は、同フォルダ内の写真はすべて一括アップロードされます。無関係の写真のアップロードを防ぐために、名刺の写真は他の写真と区別しておきましょう。名刺専用のファイルを作るのがおすすめです。

また、OCR処理後のデータは、元々の名刺画像・OCR処理されたテキスト文書が2つ1セットで保存されます。つまりデータ量がかさばりやすいため、あらかじめストレージに余裕のあるデバイスで行いましょう。

GoogleドライブのOCR機能は文字の誤認が起こることもあります。保存の前後には、保存内容に誤りがないか必ず目視で確認してください。

スマートフォンを使用する方法

スマートフォンの手軽さを利用し、アプリを介して名刺をPDF化するのも一つの手段です。スマートフォンアプリを採用する場合でも、管理するデータのセキュリティ対策がしっかりとされているかどうかは確認が必要です。

今回は、PDF化に利用できる便利なツールをいくつか、簡単に紹介します。無料で利用できるサービスも多いので、トライアルのように手軽に試してみるのもよいでしょう。

• Adobe Scan：文字認識の精度が良く、ファイル容量が少ない
• Evernote：複数人でデータ共有もでき、閲覧制限・パスワードもかけられる
• ScanSnap：複数枚の名刺を同時に読み取れる、書類読み取りにも◎

PDF以外でのデジタルで名刺管理する方法

名刺管理はPDF以外でも行えます。主な名刺管理の方法と、それぞれの特徴やメリット・デメリットをご紹介します。

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Excel（エクセル）を活用する

Excelでの名刺管理には、シートを自作する方法・名刺管理向けのテンプレートを利用する方法の2種類があります。名刺管理向けのテンプレートの中には、無料で利用できるものもあります。

【メリット】

1. コストがかからない
2. オフラインでも使用できる
3. 動作が比較的安定している

【デメリット】

1. データを手動入力しなければならない
2. データの共有がしづらい
3. データ量が大きくなると処理速度が大幅に低下する
4. 関数やマクロは専門知識がなければ利用できない
5. 業務が属人化する恐れがある
6. セキュリティリスクがある

名刺管理ソフトを利用する

名刺管理ソフトとは、名刺管理に特化したソフトウェアです。パソコン向けだけでなく、スマートフォンやタブレットで利用できる名刺管理アプリも存在します。

【メリット】

1. OCR機能対応で名刺の登録が簡単
2. マルチデバイス対応のものが多く、出先でも名刺の登録・閲覧がしやすい
3. 組織全体で名刺を一括管理でき、データ共有がしやすい
4. SFA/CRM機能と連携できるものが多い
5. 一定のセキュリティ性が担保されている

【デメリット】

1. 導入費用・ランニングコストがかかる
2. データベース化に時間がかかる可能性がある
3. セキュリティリスクはゼロではない
4. 連携機能がない場合、顧客管理は別で行わなければならず、名刺の二重登録が必要
5. アプリの場合、提供サービスが終了する恐れがある

まとめ

名刺は紙の状態で保管すると、保管スペースが必要なほか、紛失や破損にも注意しなければなりません。

一方、PDF化すれば名刺をレイアウトそのままに保存でき、かつ物理的な保管スペースは必要ありません。また、氏名や会社名で名刺を検索できるため、必要な時に該当の名刺をすぐ閲覧できるのもメリットです。

名刺のPDF化には、OCR機能搭載のスキャナやアプリを使う方法と、GoogleドライブのOCR機能を使う方法があります。それぞれのやり方を理解し、自社に適した方法を選びましょう。
名刺のPDF化は、名刺管理ソフトのように導入費用・ランニングコストがかからず、どのような企業でも比較的容易に行えます。名刺管理業務に課題を抱えている企業は、まずPDFでの名刺管理を試してみましょう。