オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフト【2024年最新】

名刺管理ソフトの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。企業のサーバーを活用したり企業特性に合わせてカスタマイズしたりできるオンプレミス型は、柔軟な名刺管理を可能にします。本記事では、オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフトを紹介します。

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目次

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1. オンプレミス型の名刺管理ソフトで一元管理
2. オンプレミス型の名刺管理ソフトの始め方
3. オンプレミス型の名刺管理ソフト
4. オンプレミス型名刺管理ソフトのメリット
5. オンプレミス型の名刺管理ソフトの注意点
6. オンプレミス型の名刺管理ソフトが向いている企業

オンプレミス型の名刺管理ソフトで一元管理

名刺管理ソフトの利用により、膨大な枚数の名刺を適切に管理し、必要なタイミングで必要な名刺を素早く確認できるようになります。

名刺には、営業活動に活かせるさまざまな情報が詰まっているため、営業活動の質を上げるためには法人向けの名刺管理ソフトの利用がおすすめです。

名刺管理ソフトはクラウド型が主流ですが、オンプレミス型だからこそのメリットもあります。本記事では、オンプレミス型の名刺管理ソフトの特徴やメリット、選び方などを解説します。

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オンプレミス型とクラウド型の違い

名刺管理ソフトの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社サーバーで運用を行い、クラウド型はベンダーのサーバーを利用するのが大きな違いです。以下で具体的に解説します。

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型は、ライセンスをベンダーから買い取り、自社のサーバーやハードウェアにシステムを構築し、運用を行います。オンプレミス型の場合は、自社に合った機能やセキュリティレベルを柔軟にカスタマイズできるのがメリットです。

しかし、オンプレミス型は初期費用が大きくかかり、保守費用などのランニングコストも発生します。また、自社が災害に遭った場合、データを失う可能性があることがデメリットです。企業の規模によっては、長期的に見るとコストパフォーマンスが高い場合もあります。

クラウド型の特徴

クラウド型は、ベンダーのサーバーにインターネット経由でアクセスし、情報を登録します。会社のパソコンだけでなく、スマホなどのあらゆるデバイスを使用し、どこにいても利用できるのがメリットです。

また、ベンダーのサーバーに情報が保存されているため、万が一自社が災害に遭っても、データを失うリスクが少なくなります。

導入費用も安く、中には無料で利用できるソフトもあります。しかし、セキュリティに脆弱性があり、情報漏えいには十分な注意が必要です。また、月額利用料がかかる有料版の場合、利用人数によってはコストパフォーマンスが悪くなる可能性があります。

クラウド型もおすすめ！

オンプレミス型の名刺管理ソフトの始め方

名刺管理ソフトの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な名刺管理システムを選ぶことができますよ！

オンプレミス型の名刺管理ソフト

オンプレミス型名刺管理ソフトのメリット

オンプレミス型名刺管理ソフトには、さまざまなメリットがあります。カスタマイズがしやすく、セキュリティの強化やランニングコストを抑えられることが挙げられます。以下で、項目ごとに具体的に解説します。

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カスタマイズ性が高い

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、従業員の要望に合わせてカスタマイズができるため、自由度の高さが特徴です。名刺の属性を部門ごと・企業ごとなど、自社が使いやすいようにカスタマイズしたり、ほかのツールと連携させたりと柔軟にカスタマイズできます。

クラウド型では、機能が決まっていたり制限があったりしますが、オンプレミス型は機能を追加してもオプション料金はかかりません。

セキュリティレベルが高く強化も可能

オンプレミス型の場合、社内にすべてのデータやシステムがあるため、セキュリティの対策が取りやすく、脆弱性から守られています。セキュリティレベルもカスタマイズできるため、自社のセキュリティポリシーに合ったレベルに設定できます。

名刺には個人情報も含まれているため、クラウド型では個人での安全管理も求められます。そのため、取扱いには十分に気を付けなければなりません。オンプレミス型の場合、自社でセキュリティ対策を行うため、情報漏えいリスクも少ない傾向があります。

ランニングコストを抑えられる

オンプレミス型は高額な初期費用が必要ですが、月額料金がかかるクラウド型に比べると、ランニングコストが抑えられる可能性があります。クラウド型の場合、利用する人数や名刺登録枚数が多い場合、月額料金も高くなります。

また、機能をオプションで追加した場合、さらに月額料金のコストが上乗せされます。しかし、オンプレミス型は月額の使用料なしで無制限に名刺の登録ができます。さらに、機能の追加やカスタマイズにも追加費用がかからないという利点もあります。

オンプレミス型の名刺管理ソフトの注意点

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、導入前に把握しておくべき注意点がいくつかあります。把握せずに導入すると後悔する可能性もあるため、導入前に確認しておきましょう。

トラブル対応を自社で行わなければならない

オンプレミス型は保守も含めて自社内で運用するため、トラブルには自社で対応しなければなりません。緊急性の高い重大な障害が起きた際は、迅速な対応が求められます。

IT部門ではなくITスキルを持った従業員が保守と別業務を兼任する場合、緊急のトラブルが発生した際は別業務が一時的にストップしてしまいます。オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入する際は、導入だけでなく保守も含めて運用していけるかを入念に検討しましょう。

長期間の使用が前提となる

オンプレミス型の名刺管理ソフトは導入費用が高額なため、短期間での利用中止はコスト的な損失が大きくなります。多くの従業員が名刺管理を使い、名刺の量も膨大な場合、長期的に見たランニングコストはオンプレミス型のほうが低くなる可能性が高いです。

しかし、短期間で使用をやめる場合、導入コストが高額な分、無駄なコストとなってしまうのが現実です。オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入する際は、長期的な使用を前提に導入しましょう。

オンプレミス型の名刺管理ソフトが向いている企業

オンプレミス型の名刺管理ソフトは自社でシステム構築・保守を行うため、IT知識のある専任者がいる企業や、自社サーバーの導入を検討している企業が適しています。

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ITの知識がある専任者がいる企業

オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入する場合、自社でシステム構築を行うため、ITの知識がある専任者が必要です。システムの構築のほかにも、メンテナンスやアップデート、トラブルの際に対応が求められます。専任者がいることで、常に安定した運用が叶います。

また、オンプレミス型は自社の要望に合わせて、柔軟にカスタマイズができるため、専任者が常駐すれば、社内情報の取り交わしがスムーズに伝わり、実装しやすくなります。

自社サーバーの導入を検討している企業

オンプレミス型は、自社のサーバーやハードウェアで社内ネットワークやシステムを構築し、運用していく方式です。自社サーバーを導入し、さまざまなツールを運用したいと考えている企業は、名刺管理ソフトもオンプレミス型で導入するのが適しています。

初期費用は大きくかかりますが、名刺管理ソフトだけでなくCRMやSFAなどと連携できるため、さまざまなツールで顧客情報を一元化できます。

さらに、自社でシステムを構築する際、使いやすいようにカスタマイズできるため、自社サーバーの導入を検討している企業はオンプレミス型が向いています。

その他名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際、そのほかにも法人向け・個人向けなのか、自社に必要な機能が備わっているかどうか、名刺をデータ化する際の精度の高さも重要な選定のポイントになります。

そのほかにも、オンプレミス型・クラウド型、名刺の取り込み方法や共有できるかどうかなども押さえておきたい比較ポイントです。また、操作のしやすさやデータの引継ぎ方法、セキュリティ対策についても導入前に確認しておきましょう。

【重要な3つのポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認
2. 名刺データ化の精度を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 名刺データを共有できるか
4. 多言語に対応しているか
5. データの引き継ぎは可能か
6. 操作しやすいか
7. セキュリティ対策は万全か

まとめ

名刺管理ソフトには、オンプレミス型とクラウド型の導入形態があります。自社のサーバーを活用し、企業特性に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。

オンプレミス型で名刺管理ソフトを導入する場合、初期費用が大きくかかります。しかし、クラウド型と比較すると、ランニングコストが抑えられる場合もあります。また、自社内で閉鎖的なネットワーク構築を行うため、セキュリティを強化しやすい点もメリットです。

自社のセキュリティレベルを自由に設定できるため、情報漏えいのリスクが低くなります。自社でサーバーを導入し、さまざまなツールを構築したいと検討している企業は、名刺管理ソフトもオンプレミス型で導入するのがおすすめです。