名刺管理ソフトの費用・価格相場とは？買い切り型についても解説

名刺管理ソフトの費用は、ほとんどが月額制となっています。しかし、従量課金制や月額固定制など、ソフトによって料金体系は異なります。また、別途追加料金が発生するケースもあります。この記事では、名刺管理ソフトの料金相場や無料の名刺管理ソフトについて解説します。

＼おすすめの名刺管理ソフトをご紹介／

目次

開く

閉じる

1. 企業収益の最大化には営業DXサービスがおすすめ
2. 名刺管理ソフトの料金体系・費用はさまざま
3. 名刺管理ソフトの価格相場
4. 名刺管理ソフトは登録可能数で料金が変わる
5. 複数のソフトを比較して自社に合った料金を見極めよう
6. 売上拡大とコスト削減を実現するおすすめの名刺管理ソフト
7. まとめ

企業収益の最大化には営業DXサービスがおすすめ

Sansanは、名刺管理を超えた営業DXサービスです。名刺やメールといった接点から得られる情報を正確にデータ化し、全社で共有できるデータベースを構築します。

あらかじめ搭載している100万件以上の企業情報や商談をはじめとする営業活動の情報も一元管理できるようにすることで、これまで気付けなかったビジネス機会を最大化し、売上の拡大を後押しします。

また、名刺関連の業務や商談準備を効率化することで、社員一人ひとりの生産性を高め、コストの削減も可能にします。

顧客との接点情報や企業情報など、名刺データ以外のさまざまなデータも一元管理し、企業収益を最大化したい場合には、Sansanの導入がおすすめです。

名刺管理ソフトの料金体系・費用はさまざま

名刺管理ソフトとは、スマホのカメラや専用スキャナーを使用して、名刺を取り込んでデジタル管理できるツールです。かさばる名刺をファイルなどにまとめる必要がなく、データ化した名刺は社内で共有できるのがメリットです。

名刺管理ソフトは多くがクラウド型の月額制です。料金体系は定額で支払うタイプや、1枚ごとにデータ取り込み料金がかかるタイプなどさまざまな種類があります。

発生する費用はツールによって異なるため、どの程度の量の名刺を取り込むのか、使い方で発生する費用に合わせてツールを選びましょう。

名刺管理ソフトの価格相場

名刺管理ソフトは月額制で料金が発生するシステムが多いですが、ツールによってさまざまな料金体系に分かれています。ここでは、名刺管理ソフトでかかる費用の相場について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

従量課金制（月額）の料金

従業課金型とは、1アカウントごとに月額料金が発生する料金体系です。価格の相場は1アカウントあたり1,500〜3,000円ほどです。

一般的には、1,500円前後のツールは名刺の取り込みや管理ができる簡易的なタイプで、メール一斉送信やデータのエクスポートなどの機能が付いているものは2,000円前後が相場です。

例えば、1アカウントあたり月額2,000円の名刺管理ソフトを従業員が30名の会社で導入する場合、合計で月額60,000円の費用がかかります。

全社員にアカウントを設定すると費用がかさむため、コストを抑えたい場合は営業職など名刺交換が多い社員のみ登録するのもおすすめです。

月額固定制の料金

月額固定制は法人ごとに1契約となり、月額料金は25,000〜50,000円ほどが相場です。使用するユーザー数に制限が無いため、社員数が多い会社ほど費用対効果が高まります。

但し、名刺のスキャン数が一定数を超えると追加料金が発生する場合があります。従量課金制と月額固定制は料金体系が異なるため、名刺スキャンを行う社員数やスキャンする名刺の数量を計算し、自社に合ったタイプを選びましょう。

スキャン料金

名刺管理ソフトの中には、ベンダー会社が名刺のスキャンを請け負っているサービスもあります。スキャン料金は名刺1枚ごとに発生し、相場は1枚あたり10〜20円ほどです。自社の社員がスキャンする必要がなく、大量の名刺を管理する会社におすすめです。

しかし、毎月2,000枚以上など数千枚単位でスキャンが必要な企業は、2,000枚だと費用が20,000〜40,000円かかるため、月額料金より高額になる場合があります。

従業員一人ひとりが業務の隙間時間にさっとスキャンできる環境であればスキャンにさほど手間は掛からないため、自社の働き方に合わせて選びましょう。

専用スキャナーレンタル料金

名刺管理ソフトの中には、ベンダーが用意した専用スキャナーが必要で、レンタル料金が発生するサービスもあります。専用スキャナーのレンタル料金は、月額10,000円ほどが相場です。

スマホでのスキャンは1枚ずつ撮影する必要がありますが、専用スキャナーは名刺を重ねてセットができ、まとめてデータの読み取りが可能です。数千枚など大量の名刺のスキャンが必要な会社におすすめです。

データ補正料金

名刺管理ソフトは、多くがOCR（光学文字認識技術）を採用しており、名刺に記載された文字や数字をスキャンしてデータ化します。

OCRは高い精度を誇るものの、小さな文字や特殊フォント・ロゴマークなどは読み取れないこともあり、誤変換や文字化けする可能性があります。

そのような読み取れなかったデータは、サービス会社が手作業で訂正することになり、データ補正料金が発生します。データ補正料金の相場は1枚あたり25〜40円程度の追加料金が必要となるため、念頭に入れておきましょう。

インストール型（買い切り）の料金

名刺管理ソフトは、現在はクラウド型が主流となっていますが、インストール型の買い切りタイプのソフトもあります。クラウド型はネット環境があれば手軽に使用できるのが魅力ですが、月額料金が発生します。

インストール型は、法人であれば初期費用の相場が100〜200万円と高額ですが、買い切りのため利用人数制限が無く、追加料金が掛からないのがメリットです。

しかし、運用には企業内のサーバーを利用することになるため、ITインフラに関する専門知識が必要となります。セキュリティ対策も自社で行う必要があるものの、外部流出の可能性が低いため個人情報の保護を重視している会社に向いています。

名刺管理ソフトは登録可能数で料金が変わる

クラウド型の名刺管理ソフトの中には、月額1,000円以下の低価格で利用できるタイプもあります。しかし安い料金のソフトは、一般的にはスキャンできる名刺の登録数が少なめに設定されています。

月額料金が高めに設定されているソフトは多くの名刺が登録でき、付加機能も充実しているのが特徴です。

無料のソフトも利用できる

名刺管理ソフトには、無料で使えるタイプのものもあります。登録できる名刺の数が少なく簡易的な機能しか備わっていませんが、個人事業主や中小企業など取引先が少ない企業は、無料のソフトでも十分なこともあります。

また、名刺管理ソフトを取り入れるか検討中の企業や、短期間だけ使いたい企業がお試しで無料ソフトを導入してみるのもおすすめです。まずは無料ソフトの登録数や機能を確認し、自社に適しているかを検討して選びましょう。

ここからは、無料の名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点を2つ解説します。

セキュリティ対策が十分か

無料の名刺管理ソフトや名刺管理アプリを利用する際は、セキュリティ対策が十分に講じられているものを選びましょう。名刺には個人情報が記載されているため、それらの情報を扱うソフトのセキュリティ対策は十分である必要があります。

名刺管理ソフトの利用により名刺の持ち出しや紛失は起きなくなりますが、インターネット経由での情報漏えいのリスクはあります。情報が流出した場合は企業としての信用を失うため、セキュリティ対策が十分か入念に確認しましょう。

他のシステムと連携できるか

名刺の情報は主に営業活動に利用されるため、営業支援システムなどと連携ができるか確認しましょう。他のシステムと連携ができない場合、営業支援システムと名刺管理ソフトの両方を使いこなさなければなりません。

また、入力ミスにより情報のズレが生じた場合、どちらの情報が正しいのか判断できなくなります。無料の名刺管理ソフトは機能がシンプルなことが多く、連携ができないこともあるため、連携の可否を確認してから導入しましょう。

複数のソフトを比較して自社に合った料金を見極めよう

名刺管理ソフトは前述のとおり、クラウド型・インストール型などの種類があり、さまざまな料金体系のサービスがあります。ソフトを選ぶ際は発生する費用を重視して選ぶことが多いですが、月額料金の安さだけを見ないように気を付けましょう。

月額料金を安く設定しているソフトは登録数が少ない場合が多く、登録数を増やす追加料金を支払っているとかえって高額になってしまいます。

名刺管理ソフトを利用する社員数や、スキャンする名刺の登録数による費用対効果を考えて、プランやサービスを選定しましょう。また、名刺管理ソフトを選ぶ際は使用する社員が簡単に操作できるか、自社に必要な機能が備わっているかの確認も重要です。

名刺管理ソフトには無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、実際に利用してみて使用感を確認するのもおすすめです。複数のソフトを比較して、自社に合った料金のソフトを見付けましょう。

売上拡大とコスト削減を実現するおすすめの名刺管理ソフト

まとめ

名刺管理ソフトは、名刺をスキャンしてデータ化しデジタルで管理できる便利なツールです。社内でデータ共有がしやすく、かさばる名刺をファイルなどで管理しなくても済むのがメリットです。

名刺管理ソフトはクラウド型が主流で、1アカウントあたり1,500〜3,000円程度の従量課金制（月額）や、ユーザー数に縛りがない2万5,000〜5万円程度の月額固定制があります。買い切りタイプのインストール型は、初期費用が100〜200万円ほどと高額になります。

また、ソフトによってスキャンできる名刺の登録数に上限がある場合もあり、別途スキャン料金や専用スキャナーのレンタル料金が発生するタイプもあります。

名刺管理ソフトを選ぶ際は、自社でソフトを使用する社員数や、登録したい名刺の数量を考慮して選ぶのがポイントです。便利な名刺管理ソフトを導入して、名刺管理を楽にして業務の効率化を図りましょう。