債権管理システムとは？主な機能や比較ポイントをわかりやすく解説

債権管理システムとは、債権情報や入金情報などを一元管理することで債権を適切に把握し、管理を効率化するシステムです。本記事では、債権管理システムの主なタイプや機能、導入のメリット・デメリット、比較すべきポイントなどについてわかりやすく解説します。

目次

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1. 債権とは
2. 債権管理とは
3. 債権管理システムとは
4. 債権管理システムの機能
5. 債権管理システムのタイプ
6. 債権管理システムのメリット
7. 債権管理システムのデメリット
8. 債権管理システムを選ぶ際の比較ポイント
9. まとめ

債権とは

債権とは、商取引の相手に金銭や物品・労務の引き渡しを求める権利です。例えば、物品の売買があった場合、売主には買主に対して物品代金の支払いを求める権利が生じます。この権利が債権です。

一方、買主は売主に対して代金を支払う義務が生じ、この義務を債務といいます。一般的に商取引では債権の発生と同時に債務も発生し、債権と債務は常に裏腹の関係にあるという概念です。

商取引での決済では、その場で商品と代金をやりとりする現金決済と、一定期間の取引をまとめて決済する掛け売りがあります。売主に債権が発生するのは後者の方で、管理が必要なのも掛け売りで生じる売掛債権です。

債権管理とは

商取引によって生まれた債権は、財務諸表では売掛金として扱われます。平たく言えば未入金の売上代金のことで、この代金がいくらあるか、入金されるのはいつなのか、入金予定を過ぎた滞留残高はないか、などを管理するのが債権管理です。

債権の管理は、資金の動きを把握するためには絶対に欠かせません。仮に、ずさんな管理をしていると、仕入れ代金や給料の支払い日に資金不足が起こります。手形の決済資金が不足すると不渡り事故が発生し、企業の信用が失われて事業継続が危うくなる事態です。

また、管理項目の主なものとしては、売掛金額や支払期日のチェック、請求金額と入金額の照合、入金遅延や未入金理由の調査などがあります。どれも手作業では大変な手間がかかるため、その作業の省略化がシステム利用の主目的です。

債務管理との違い

債務管理は債権管理とは逆で、 自社が購入・借り入れした債務を支払う資金のコントロールを行ないます。債権管理が入金管理なのに対し、債務管理は出金の管理です。財務諸表上では、買掛金・支払手形・借入金などの処理になります。

管理内容は債務状況の把握や、支払のための資金繰りの管理です。管理システムでは、債権管理機能の1つとして搭載される場合や、独立した「支払管理システム」の機能の1つに含まれる場合も多く見受けられます。

債権管理システムとは

債権管理システム導入の最大の目的は、資金繰りの要といえる入金状況の的確な把握です。最も重要な入金管理といえば、売掛金の回収になります。日々、業務の中で絶えず繰り返される売上と入金の突合・消込から、残高の把握などを迅速にこなすのが主な機能です。

また、日々回収される受取手形・小切手の管理も煩雑です。これらを正確に把握し、取り立てなどの現金化する最適なタイミングを知らせる、サポート機能も搭載しています。

さらに、回収に関する各種データの提供もできることから、「債権回収システム」と呼ばれることもあります。

債権管理システムの機能

債権管理システムには、入金管理に関するさまざまな機能が搭載され、わずらわしい業務の省力化に役立ちます。回収アラートや各種資料作成など、便利機能も多い債権管理システムについて、以下で詳しく紹介していきます。

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売掛金等の管理・消込機能

どの企業でも、売掛金の管理にかかる手間には多く悩まされます。中でも、入金と売掛台帳との突き合わせ・消し込みは、手作業が基本です。営業・経理部門を問わず、人員と時間の多くを割いて、対応せざるを得ないのが実態になっています。

この状態を救済できるのが、売掛金管理システムです。システムにより、悩ましい売掛金管理・消込・突き合わせが自動化でき、業務の負荷やコストを削減できます。さらに、作業拠点も集約して一元化でき、人的ミスや意思疎通の障害に関しても大幅な軽減が可能です。

受取手形の顛末管理機能

債権を受取手形・小切手で回収した場合、現金・振込に比べて、特に経理部門で煩雑な処理が必要になります。例えば、期日の確認と管理・取立て・割り引き・裏書譲渡など、「顛末（てんまつ）」と呼ばれる管理が大きな業務負担です。

債権管理システムに搭載される顛末管理機能では、手形・小切手情報を入力しておけば、その後の管理はすべて自動で処理されます。その結果、個別の手形情報が一括管理され、自由に顛末をたどって、データの記録と自動仕分け・各種データ出力までが可能です。

回収時期のアラート機能

債権を期日通りに回収するのは、健全なキャッシュフローを維持するために不可欠です。入金の滞留が発生すれば、即座にその金額を把握し、状況によって再請求・督促などの行動を起こす必要があります。

債権管理システムは、回収遅れの発生と同時にアラートを出します。社員の注意力に頼ることなく、自動的に回収遅れを検知して通知する機能です。これにより、回収漏れが確実にチェックでき、早い段階で回収に向けた行動が開始できます。

書類作成機能

債権管理システムには、各種の書類を素早く作成・発行する機能があります。債権ごとに必要な内部資料や対外的な書類を作成し、必要な情報を広く社内に共有したり、周知したりできる機能です。未入金の管理に基づく督促も迅速にでき、回収率アップにも貢献できます。

また、必要な文書類の作成機能では、請求書の発行や督促状の作成・印刷などが実行可能です。この機能によって、手作業よりも格段に素早く回収行動が始められ、売掛金の回収滞留を最小限にとどめられます。

債務管理機能

債権管理システムの多くには債務の管理機能も付いており、買掛金・未払金・支払手形などの情報を管理できます。この債務管理機能は、弁済資金がいつ・いくら必要になるのかを的確に判断するための、サポート情報を提供する機能です。

また、長期借入金や社債などでは、1年間を超える長期間の資金コントロールが必要です。債務管理機能を設定しておくと、利息や返済の時期・金額についての情報が、将来にわたっていつでも表示できます。

債権管理システムのタイプ

一口に債権管理システムといっても、それぞれのシステムによって個性があります。重点を置く分野がそれぞれ違うため、まずはその特性を理解しましょう。そのうえで、自分のニーズに合う債権管理システムを選ぶことが大切です。

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入金消込に特化して効率化するタイプ

入金消込は債権管理で最も手間がかかり、多くの企業が一番効率化したいと考える業務です。作業の多くが担当者による手作業になり、人的ミスや属人性が高い業務でもあります。この消し込みを重点的に効率化するタイプでは、手間の分だけ効果も大きいシステムです。

入金消込は扱うデータ量が大きいため、ほぼ消し込み専用ともいえるシステムである点が特徴です。その分、他の業務の流れに影響が及びにくく、導入もしやすくなります。

現状の業務について、「手作業による処理間違いや属人性を排除したい」「現状の管理会計システムでは消し込みの対応が難しい」「取引先が多く消し込み作業に割く労力が大きい」「作業者が少なく手が足りない」と考えている会社におすすめです。

請求業務一連の効率化ができるタイプ

債権管理システムとして、消し込みなどの特定の作業以外に、売掛金の請求業務全般に対応できるタイプもあります。請求書の作成から入金処理・売掛債権の管理など、販売管理全般の作業を効率化できるシステムです。

例えば、自動消し込みができるタイプでは、入金管理データからと請求書データからの、2通りの消し込み作業ができるものもあります。経理・販売管理部門の効率化、および省力化を考えている会社におすすめなタイプです。

販売管理業務全般を効率化できるタイプ

販売にかかわる管理業務の効率化の中に、債権管理も含めたい場合は、販売管理システムの導入が必要です。また、企業全体で効率化を考える場合は、ERPソフトと呼ばれる基幹システムの導入を検討します。

これらは、いずれも導入の規模が大きくなります。実際の導入では「債権管理」「債務管理」「債権債務管理」など、タイプごとに小分けして導入するのが現実的です。段階的に効率化を進め、最終的にERPソフトに移行すると、無理なく効率化が進められます。

販売管理システム、基幹システムはどちらも、全社的な効率化対策を考えている企業向けのタイプです。

債権管理システムのメリット

債権管理システムは、煩雑な手作業による債権管理の負担を劇的に軽減できるツールです。システムの導入で、具体的にどんなメリットがあるのか確認しておきましょう。

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一括管理が可能になる

債権管理システムがない状態では、取引先ごとに手作業での消し込み作業が必要でした。例えば、各拠点・担当者ごとに売掛金や入金を突き合わせる作業には、大変な労力と時間がかかります。しかし、債権管理システムを使えば、一括管理で業務負担を軽減できます。

入金や売掛金などの管理業務が一拠点に集約可能で、日常業務の負担が大幅に軽減できます。その結果、人員と人件費の削減が可能です。さらに、日常の売掛管理に加え、決算の税務申告に必要な資料作成まで、手早くスムーズに行えるのは大きなメリットです。

回収効率がアップする

売掛債権には、営業担当者と経理担当者が関わり、互いに入金状況や未回収残高を確認しながら管理するのが一般的です。債権管理システムの導入により、いつでも回収に必要なデータが手元で確認でき、営業担当は正確な回収状況が常に把握できるようになります。

そして、売掛債権のデータが管理システムに入っていれば、取引先ごとの売掛残高や入金状況を管理する煩雑さから解放されます。また、入金予定日・金額が自動的に通知され、入金遅延や金額の違いもすぐにチェックが可能です。

仮に、未回収の売掛金が発生すると、債権管理システムがアラートを出します。これにより、担当者はすぐに状況を把握でき、素早い対応が可能です。未回収金が早期に回収でき、回収効率のアップに繋がるのも大きなメリットです。

人為的なミスが減少する

手作業で煩雑な債権の管理をしていると、売上高や請求額・入金額の間違いが起きやすくなります。また、取引先による支払遅延・違算・支払条件の相違等があっても、担当が見落として処置が遅れる場合も十分に考えられます。

それが、債権管理システムによる一括管理が導入されていれば、自動化によって手作業によるさまざまなミスは発生しません。取引先サイドで人為的なミスが発生しても、アラートで知らせてくれます。

このように、債権管理システムでは、金額計算や入力作業・集計作業が自動化でき、人為的ミスは大幅に減らせます。なお、作業の精度や効率面でも、システムに任せて自動化するほうがより合理的です。

債権管理システムのデメリット

債権管理システムの導入で手間を省き、高精度の仕事が行えても、メリットばかりではありません。以下のようなデメリットもあることを理解したうえで、導入を検討しましょう。

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導入までに時間がかかる

手作業の債権管理はとても煩わしい作業ですが、今までの経験による慣れによって、ある程度業務は遂行しているはずです。そこにいきなり債権管理システムを導入すると、従業員は拒否反応を覚える場合があり、効率的な運用までには時間を要するかもしれません。

そこで、いくら便利で効率が良いシステムでも、新しい作業には慣れが必要です。また、一定の簿記・会計の知識が必要なシステムもあるため、注意が必要です。

よって、導入までの時間を考えながら、導入前から徐々に切り替え範囲を広げ、担当社員には同時進行で丁寧なレクチャーを実施しましょう。なお、切り替え作業では、取引先のエリアを小分けして、少しずつ新システムに切り替えるなどの工夫も必要です。

初期費用などのコストがかかる

債権管理システムの導入にはコストがかかります。内容は基本料金的な初期費用と、搭載する機能によって毎月発生する月額費用の2種類です。高効率化の見返りとしてのコストですが、節約する方策も考えましょう。

システム導入においては、自社内の業務内容をチェックして搭載機能を精査します。本当に必要な機能はどれなのか、担当者でよく話し合って検討し、搭載する機能はなるべく費用対効果が高いものを厳選することが重要です。

債権管理は直接利益を生まない業務であるため、かかるコストは十分に比較検討したうえで、導入を決定しましょう。

債権管理システムを選ぶ際の比較ポイント

債権管理システムは省力化に効果的とあってニーズが高く、いろいろなシステムが開発されています。システムにはそれぞれ個性があるため、選ぶときに注目したいポイントを解説します。

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誰が利用するのか

債権管理システムを使うのは、経理や営業部門ですが、それぞれ利用目的が違い、必要な情報のレベルも違います。そこで、システムの特性をよく検討して、必要な情報が過不足なく得られるものを選ぶのが重要なポイントになります。

また、システムの中には、誰でも使えるものから、一定の知識・スキルを持つ人が設定するものまで様々な種類があります。例えば、経理で税務申告にも使いたい場合、システムが出す情報がそのまま使えるものだととても便利です。

そして、誰が使うかによって、選ぶシステムの仕様も変わります。実際の仕様を想定して、利用部署・主な利用者のスキル・管理責任部署・業務の範囲などを、事前に細かく決めておきましょう。

必要な機能が備わっているか

債権管理システムが持つ機能も、重要なポイントです。基本的には、売掛債権の入金状況や滞留状況の把握などが、主に求められる機能になります。それらを満たす機能を持ち、利用する側に使いやすい形で提供してくれるかも、大切な選定ポイントです。

例えば、営業部門では、与信管理・消し込み機能が使いやすいものが良いでしょう。また、会計部門なら、多彩な決済方法に対応できるもの、経理部門なら請求管理機能が使いやすいものを求める傾向があります。

各部門にとって最適な機能を算出し、導入を考えている部門ごとに、債権管理システムが持つ機能を十分理解しましょう。そして、それが自部門が求める債権管理機能を満たせるか、事前に確認してから導入を検討しましょう。

既存システムとの連携は可能か

債権管理システムを導入しようとするユーザーなら、すでに何らかの既存システムが稼働している場合が多いはずです。例えば、会計ソフトや基幹システムなどは、現行どの企業でも多く普及しており、債権管理システムを導入すれば並行使用するのが一般的です。

つまり、既存システムとの連携ができないと、作業する手間が余計にかかってしまいます。そのため、導入する際には、販売管理システム・生産管理システムとの連携は必須です。なお、業務拠点が多い場合は、債権管理データの拠点間連携機能も必要になります。

イレギュラーな入金に対応できるか

債権や債務の管理では、一般的な取引以外にイレギュラーな入出金が存在します。例えば、クレジットカードの期限切れや入力金額の間違いなどで、差額を振込みで入金するようなケースです。

債権管理システムの導入では、商取引には付き物でもある、イレギュラーな入金への対応力も考慮すべきです。仮に、例示したような複数の入金データが発生した場合、自動または手動で対応ができる能力の有無もチェックしましょう。

決済方法やエラーへの対応能力を確認する

現在では、スマートフォンやタブレット端末の普及により、様々な決済方法が登場しています。そんな、銀行振込や後払いなどに加え、QRコード決済などのあらゆる決済方法への対応がされているかも、債権債務システムを選ぶ際の重要なポイントです。

また、予期せぬエラーへの対応能力についても確認するのが重要です。システムの中には、金額や名義不一致の入金に手動で対応した場合、システムが記憶して次回から自動入力するような機能を搭載しているものもあるため、こういった機能面でも比較を行いましょう。

まとめ

債権管理システムは、煩雑な債権の管理を一元化して表示し、手作業を自動化して効率的に管理します。導入のメリットとしては、債権管理の負担軽減・回収効率のアップ・精度の向上・人件費の削減が挙げられます。対し てデメリットは、導入期間の長さや費用です。

債権管理システムは入金消し込み特化タイプから、販売管理全般タイプまで様々なタイプが存在します。システム選びの際には、メリット・デメリットの両方をチェックしましょう。

システム選びのポイントとしては、次の4点が挙げられます。「誰が使うか」「必要な機能は搭載されているか」「既存システムと連携できるか」「イレギュラー入金に対応できるか」といった点に注意しながら、自社に合う債権管理システムを選びましょう。