名刺をデータ化・電子化する方法とは？メリットや注意点も解説

名刺は日々増えていくため、適切に管理するにはデータ化するのがおすすめです。データ化することで営業活動が可視化できるようになり、顧客への積極的なアプローチも可能になります。この記事では名刺をデータ化するメリットや方法、注意点などを詳しく解説します。

＼おすすめの名刺管理ソフトをご紹介／

目次

開く

閉じる

1. 企業収益の最大化には営業DXサービスがおすすめ
2. 名刺をデータ化・電子化するメリット
3. 名刺をデータ化する方法
4. 名刺をデータ化する際の注意点
5. 売上拡大とコスト削減を実現するおすすめの名刺管理ソフト
6. まとめ

企業収益の最大化には営業DXサービスがおすすめ

Sansanは、名刺管理を超えた営業DXサービスです。名刺やメールといった接点から得られる情報を正確にデータ化し、全社で共有できるデータベースを構築します。

あらかじめ搭載している100万件以上の企業情報や商談をはじめとする営業活動の情報も一元管理できるようにすることで、これまで気付けなかったビジネス機会を最大化し、売上の拡大を後押しします。

また、名刺関連の業務や商談準備を効率化することで、社員一人ひとりの生産性を高め、コストの削減も可能にします。

顧客との接点情報や企業情報など、名刺データ以外のさまざまなデータも一元管理し、企業収益を最大化したい場合には、Sansanの導入がおすすめです。

名刺をデータ化・電子化するメリット

名刺はビジネスシーンにおいて、必要不可欠なツールです。紙の名刺は日々増えていくため、データ化・電子データ化すると適切に管理できます。データ化することにより、営業活動が可視化され、顧客情報を一元管理できるなどのメリットが得られます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社員の営業活動を可視化できる

名刺をデータ化することで、社員の営業活動を可視化できるようになります。データ化により、従業員が誰と繋がっているのか見えやすくなり、重複営業を防げます。名刺情報を確認することにより、顧客との関係性も把握可能です。

また、自社内にある顧客とのパイプを見つけることもできます。社内に眠っていた人脈が、新規顧客の開拓に役立つ場合もあります。従業員の営業活動を可視化することにより、業務の効率化にも繋がります。

顧客管理を一元化できる

データ化した名刺を基に顧客リストを作成すると、名刺情報を一元化できるようになります。顧客リストを作成することで、名刺を1枚ずつ探す必要がなくなり、目的の顧客が見つけやすくなります。

デスクやかばんの中に点在していた名刺を顧客リストで一元管理することで、名刺の所在確認や探すための時間が短縮され、コア業務に充てる時間を確保できます。

顧客へアプローチしやすくなる

名刺をデータ化することで、顧客へアプローチする際に名刺を1枚ずつ確認しなくても、ダイレクトメールを一斉送信できるようになります。顧客データが一元化されているため、情報が整理されており、適切なタイミングで営業がかけやすくなります。

名刺情報を営業担当者が個人で管理していると属人化し、貴重なリードが見えない状態です。名刺情報を可視化し、共有することで営業担当者だけでなく、マーケティング担当などからのリードナーチャリングができるようになります。

オフィス外から情報の確認ができる

データ化した名刺は、紙の名刺が手元になくてもPCやスマートフォンから情報を確認できます。出先でもすぐに確認ができるため、出張や商談などのオフィス外での業務が多い企業にとって大きなメリットとなります。

また、在宅勤務中でも名刺の情報が確認できるため、リモートワークを積極的に取り入れたい企業にも名刺のデータ化はおすすめです。

名刺をデータ化する方法

名刺をデータ化する方法は複数あります。Excelなどの表計算による手入力や、スキャンでパソコンへ取り込んだり、OCR機能を使ったりする方法があります。ほかにも、専用の名刺管理ソフトも利便性が高く、導入する企業が増えています。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

Excelなどの表計算ソフトを使う

名刺のデータ化をするには、Excelなどの表計算ソフトを利用する方法があります。受け取った名刺の会社名・部署名・役職や氏名などの情報を項目ごとに入力してリストを作成します。

項目には、名刺情報のほかに、名刺交換を行った日付やアプローチを行った日付など、接点も記録するのがおすすめです。名刺管理用の無料テンプレートなども多くあるため、自作するよりもテンプレートを活用すると、データ化のリスト作成がしやすくなります。

Excelをすでに導入している企業は、追加費用なしで名刺管理が行える上に、一度開いたことのあるダウンロード済みデータはオフラインでも閲覧できます。

しかし、名刺情報の更新や入力に時間と手間がかかり、ダウンロードしていないデータは外出先で閲覧できないなどというデメリットもあります。

スキャンしてPCに取り込む

名刺をデータ化するには、スキャンしてPCに取り込む方法が代表的で、名刺専用のスキャナーは連続して数十枚の名刺を取り込めるため、利便性が高いです。スキャンした名刺は、画像ファイルとして指定された場所に保存されます。

取り込んだ名刺には、メモに名刺交換日や顧客の補足情報などを記録しておくと良いでしょう。名刺管理をスキャンで行うと、簡単に取り込みができ、紙の名刺を破棄できるのがメリットです。

しかし、取り込んだ名刺データは画像ファイルとして保存するため、名刺の量が多くなると、パソコンの容量を圧迫してしまうというデメリットが発生します。

具体的なスキャン方法

スキャナーを導入してスキャンを行うのがベターですが、名刺管理アプリをインストールしたスマートフォンで名刺を撮影してデータ化することもできます。スマートフォンからのスキャンは出先でも行えるため、オフィス外での業務が多い営業職におすすめです。

他にも代行業者に名刺を郵送してデータ化する方法もあり、客先にスキャナを持ち込んでスキャンするといった出張サービスを行っている業者も存在します。ただし、中には名刺管理システムのオプションやデータ形式に制限があるので、利用前に確認しましょう。

GoogleドライブのOCR機能でテキスト化する

GoogleドライブのOCR機能を活用すれば、コストをかけずにデータ化できます。Googleドライブアプリに名刺フォルダを作成し、フォルダを表示している状態でスマホ画像をアップロードすると、名刺サイズに自動でトリミングされます。

Googleドライブに名刺画像を保存したら、パソコンからGoogleドライブにアクセスし、保存した名刺ファイルをGoogleドキュメントから開くと、OCR機能によりテキストデータが抽出され、画像ファイルとテキストファイルの2つがセットでできあがります。

Googleドライブで名刺管理をする方法は、コストがかからない上にテキスト化されているため、名刺データが検索しやすくなることがメリットとして挙げられます。Googleツールをよく利用する方におすすめの方法です。

しかし、必ず画像とテキストファイルの2つがセットになることや、ドライブにアップロードするなど、Googleドキュメントでテキスト化する際に手間がかかることがデメリットになります。

名刺管理ソフトを使う

名刺をデータ化する方法としてもっとも利便性が高いのが、名刺管理ソフトを利用する方法です。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからも利用できるものは、外出先からでも名刺情報の確認・登録ができます。

名刺管理ソフトは、スマホで撮影した画像を登録すると、OCR機能やオペレーターによる入力によりデータ化され、属性ごとに分類が可能です。

データ化した紙の名刺は破棄できるため、ペーパーレスの取り組みも推進できます。また、データ化した名刺は、オンライン上や、データ送信による電子での名刺交換もできるため、名刺のデジタル化にもおすすめです。

名刺管理ソフトを顧客管理システムなど他のツールと連携することで相乗効果をもたらし、さらなる業務効率向上や営業活動の高質化に期待ができます。中には無料で使用できるソフトやトライアル期間を設けている製品もあるため、導入の検討がしやすいのも魅力です。

＼名刺管理ソフトの詳しい解説はこちら／

名刺をデータ化する際の注意点

名刺をデータ化する際には、名刺交換を行った日付や要件・裏面の情報もデータ化する必要や、データ化した名刺はすぐに破棄せずに定期的に行うなど、いくつか注意すべき事項があります。以下で具体的に解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

交換した日付や用件もデータ化しておく

名刺をデータ化する際は、名刺に記載されている名前や電話番号だけでなく、いつどこで、何のために会ったのか、などの情報もデータとして残しておくと、次回会ったときのコミュニケーションがスムーズになります。

また、セミナーなどで一度に多くの人と名刺交換を行った場合は、特徴なども名刺にメモを残し、データ化する際に補足として追加すると、顔と名前が一致しやすくなります。

紙の名刺は定期的に破棄する

名刺のデータ化はミスすることもあるため、データ化が完了しても紙の名刺はすぐに破棄をせず、半年に一度など時期を決めて破棄するのがおすすめです。破棄する際は、個人情報保護のため、シュレッダーで確実に処理を行う必要があります。

大量に名刺がある場合は、機密書類の処分を取り扱う業者に依頼しましょう。名刺は大切な個人情報が詰まっているため、適切な処分が必須です。

名刺の裏面の情報も取り込む

名刺をデータ化する際は、名刺の表面だけでなく裏面の情報も取り込むことが重要です。名刺の裏面にも、重要な情報が記載されているケースや社員がメモを残している場合もあるため、見落とさないように気を付ける必要があります。

裏面には関連会社や、支店一覧や業務内容などが記載されているケースが多いです。社員が残したメモは重要なビジネスチャンスに関わる補足が書かれている可能性もあるため、裏面も忘れずにスキャンしましょう。

売上拡大とコスト削減を実現するおすすめの名刺管理ソフト

まとめ

名刺は営業活動などで、日々増える一方です。溜まった名刺を適切に管理するには、データ化することがおすすめです。データ化することで、営業活動が可視化され、顧客への積極的なアプローチもしやすくなります。

名刺をデータ化する際は、Excelなどで手入力する方法や、スキャンやスマホ画像を取り込み、OCR機能でテキスト化する方法、名刺管理ソフトを利用する方法があります。自社に合った方法で、名刺をデータ化し名刺管理を効率化しましょう。