経費精算システムとは？機能とメリット・デメリット、選び方を解説

経費精算システムとは、企業における経費精算業務の自動化・効率化をするものです。電子帳簿保存法などにも対応したシステムの活用も可能です。本記事では、経費精算システムの機能やメリット・デメリット、システムの選び方など導入前に抑えておきたい比較ポイントを解説します。

目次

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1. 経費精算システムとは
2. 経費精算システムの機能
3. 経費精算システムのメリット
4. 経費精算システムのデメリット
5. 経費精算システムを選ぶ際の比較ポイント
6. 電子帳簿保存法の改正に対応できるかを確認
7. まとめ

経費精算システムとは

経費精算システムとは、企業における経費の申請・承認・支払いに関わる一連の業務を自動化し、効率化するシステムのことです。

経費精算システムには、経費精算を効率よく行うためのさまざまな機能が備わっており、交通費、出張費、物品購入費など、従業員が立て替えた経費を、紙やExcel（エクセル）を使うことなく精算することができます。

経費精算においては、申請者による申請書の作成や、経理担当者による申請書のチェックと承認作業、払い戻しの処理といった多くの工程が必要であり、業務が煩雑化するケースも多いです。

これらの業務をペーパーレス化・自動化することで、経費精算をより効率的に行えるよう手助けしてくれるのが経費精算システムです。

経費精算システムのニーズ

経費精算業務の最大の問題点は、経理担当者の負担が大きいことです。取引が複雑で、誤りや不備が発生しやすいため、経理担当者はそれらを特定し修正しなければなりません。その結果、差し戻し回数が増えてしまいます。また、仕訳に落とし込む際にも、一つ一つの申請ごとに行うと手間がかかります。

この問題に対処するために、経費精算システムを活用することが効果的です。このシステムでは、領収書や交通系ICカードの自動取り込みによってミスや修正を大幅に減らすことができます。さらに、自動仕訳により会計業務との連動性が高まり、業務全体の効率化が図れます。経費精算業務に人の手を費やさなくて済むことが、経費精算システムを活用する上での最大の利点です。

経費精算システムと会計システムの違い

経費精算システムとよく間違われるものに、会計システムがあります。会計システムと経費精算システムでは、システムを利用する人やカバーできる業務の範囲が異なります。

会計システムとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。システムを使うのは経理担当者であり、管理会計、財務会計、債務・支払管理の業務をカバーし、収支の自動計算、入力内容の集計などを行うことができます。

一方、経費精算システムは、従業員一人ひとりの単位で経費の申請・承認を行い、精算するものです。このシステムは、経理担当者だけでなく、どの従業員もシステムを使う可能性があります。

経費精算システムの機能

経費精算システムは業務で発生した費用を経費計上するための作業を効率化してくれる便利なサービスですが、使ったことがない人にとっては具体的なイメージを描きにくい部分もあるでしょう。

そこで、経費精算システムではどのようなことができるのか、従来の作業をどのように効率化していけるのか、システムの基本機能とあると便利な機能について解説していきます。

経費精算システムの基本機能

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ワークフローの管理

経費精算システムを使えば、経費精算に関わる一連の業務をシステム上で一元管理できます。経費精算システムではワークフローが定型化されているため、スムーズに作業を進めることが可能です。

申請・承認・差し戻しをボタン1つで完結できることに加え、「対応済み」「未対応」など申請のステータスがわかりやすく表示されるため、それぞれの申請の進捗状況も確認しやすいです。また、必要に応じて代理承認者の登録もできます。

領収書の読み取り

経費精算システムでは、領収書やレシートを撮影した画像から日付や支払先、金額などを読み取る機能がついています。つまり、領収書の内容を1項目ずつ確認して記入する必要はありません。

読み取り機能には、画像からテキストを自動抽出するOCR入力と、画像をもとにオペレーターが内容を記入してくれるオペレーター入力代行があります。そして、その読み取った情報を自動で申請書に記載するため、ミスのない経費精算を行うことができます。

交通費の自動計算

経費精算システムと路線検索サービスを連携させると、システム上で乗車区間を入力するだけで、乗り降りに関する移動ルートと費用が自動で算出されます。さらに、定期券利用区間を設定することもできるため、定期券を利用した際の料金計算も手間がかかりません。

交通系ICカードなどの電子マネーから履歴データを読み取り、自動入力できるものもあります。また、システムによっては地図アプリやGPSによって移動距離を測ってくれるため、ガソリン代の計算も楽になるでしょう。

旅費精算

経費精算システムを利用すれば、航空券やタクシー、ホテルの予約サイトと連携することで予約データをシステムに取り込むことができます。これにより、複雑な出張費の計算も手間なく行うことができます。

自動仕訳とデータの作成

経費精算システムでは、申請者が申請内容を入力する際に経費の項目を選びます。この項目と勘定科目を紐づけることで、自動仕分けが可能になります。それをもとに、仕訳データが自動生成されます。

また、申請内容をもとに、精算が完了した時点で振込データを自動生成することもできます。振込データの作成は個別で作成する必要があり、とても手間のかかる作業であるため、振込データ作成の自動化は業務の大きな負担軽減となります。

会計システムやインターネットバンキングと連携

生成されたデータは、会計システムやインターネットバンキングにそのまま取り込むことができます。会計ソフトと連携することで経費管理業務を完結させることができるだけでなく、ヒューマンエラーも防ぐことができます。

会計ソフトでの入力作業や振込業務の手間を省くことができれば、業務の効率化ができるでしょう。

経費精算システムのあると便利な機能

データ分析

社内全体の経費状況を可視化することができれば、無駄な経費やその原因を特定することができるでしょう。任意の区分ごとに比較することで、経費分析に役立てることができるでしょう。

スマホ対応

経費精算業務は、様々な役職の人の確認や承認が必要です。スマートフォンで経費精算業務を行うことができれば、移動中のスキマ時間を活用することができます。これにより、滞りなく経費精算業務を行え、それぞれの担当者の負担の軽減にもつながります。

経費精算システムのメリット

経費精算システムの導入には多くのメリットがあります。例えば、システムの導入によって、従業員の負担軽減やリスク・コストの軽減が期待できます。まとめると下記の表のとおりです。

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申請者の手間軽減

申請書作成の手間が省ける

経費精算システムには、領収書やカード利用履歴の読み取り機能、交通ルートと費用の算出機能など、自動入力・自動計算の機能が備わっているため、申請書作成にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。

特に、交通費の計算は定期利用区間なども考慮しなければならないため、人力で計算するのは時間がかかり、計算ミスも起こりやすくなります。それが、ルートと費用の自動算出やカードの利用履歴読み取り機能があることで、簡単にミスなく申請書を作れます。

申請書提出が簡単にできる

紙ベースでの申請では、申請書の提出の際には承認者、あるいは申請者の元に出向かなければなりません。しかし、経費精算システムを導入すれば、申請内容がデータで管理されるため、申請や承認の作業をどこにいても行うことができます。

中でも、パソコンからだけでなくスマートフォンでも作業できるタイプでは、時間や場所の制限がより少なくなります。よって、ついつい精算を月末に溜め込んでしまう、といった業務の滞りも防ぐことができるでしょう。

経理担当者の負担軽減

申請書の確認作業が楽になる

申請書の自動入力・自動計算の機能は、申請者の手間を軽減するだけでなく、経理担当者の確認作業の負担軽減にも役立ちます。

経費精算システムを使うことで、記入ミス・計算ミスを防ぐことができるほか、申請フォームでは必須項目の設定もできるため、記入漏れも防げます。そのため、ミスや記入漏れがないか、一つひとつ手作業で確認する必要がなくなります。

申請書の申請内容が正確かどうか細かくチェックするのは、非常に大変な作業です。よって、このような作業負担が軽減されるのは大きな利点と言えるでしょう。

精算業務の手間が省ける

会計システムやインターネットバンキングと連携させることで、会計ソフトへの入力や振込作業の手間を軽減させることができます。

仕訳データや、振込データを経費精算システムが作成してくれるため、別途作業する必要がなくなり、データを取り込むだけで自動で仕訳作業・振込作業ができるようになります。また、これまで現金で精算していた場合は現金の管理が不要になる点もメリットです。

書類管理の負担軽減になる

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを使えば、申請に必要な領収書などの証憑書類の管理も楽になります。こうした書類はシステム上で電子保存されるため、保管や照合が簡単になります。

また、電子帳簿保存法により、法人は証憑書類を7年間保存する必要があります。そのため、経費精算システムを使うことにより、保存期間の間に紛失してしまうリスクも軽減できます。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

経営者のメリット

不正を防止できる

経費精算システムではワークフローの定型化や進捗の管理がしやすいため、社内の規定やルールに抵触していないか、申請・承認の期限が守られているかといったことも確認しやすくなります。

申請書の自動入力、自動計算の機能で申請内容（金額、日付など）の不正も防ぐことができ、決められた流れで作業が進むため、規定から外れた行動は取りにくくなります。すなわち、申請書の不正な記入・作成を防止することができます。

コスト削減につながる

経費精算システムによって、経費精算業務の効率化やペーパーレス化を実現できることで、人件費や管理費などのコストを削減することができます。

従業員は経費精算に関わる作業時間を大幅に短縮することができ、そこにかかっていた時間と労力、コストを他の業務に回すことができるため、生産性も向上させることができます。

つまり、経営者は経理業務のコスト削減によって企業の管理コストを削減し、新たな利益向上につなげることができます。

経費精算システムのデメリット

経費精算システムには多くのメリットがありますが、導入の仕方によってはデメリットが発生する可能性もあります。システム導入を検討する際は、これらの事項にも注意しなければなりません。

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新しいシステムへの適応に時間がかかる

経費精算システムに限ったことではありませんが、新しい制度やシステムが導入されると、今までの業務に慣れ親しんだ従業員は、少なからず負担を感じるものです。

なお、経費精算システムの導入によって、社内の規定やワークフローを変更しなければならない場合もあり、新しい業務スタイルに適応するのに時間がかかることもあります。また、システムに慣れない内は、トラブルが頻繁に発生する可能性も考えられます。

全ての業務を自動化できるわけではない

経費精算システムではさまざまな業務の自動化を実現できますが、経費精算に関わる全ての業務を自動化できるわけではありません。また、経費精算システムにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。

そのため、経費精算システムを導入する際には、なぜ導入するのか、どのような効果を得たいのかといった導入の目的をはっきりさせる必要があります。

自社はどのような機能を持ったシステムを必要としているのか、従業員が使いやすいのはどのようなシステムか、業務のどこを自動化したいのかなど、ニーズと照らし合わせて慎重に選ばなければなりません。

システム導入にはコストがかかる

システムの導入において、費用対効果の観点も重要です。経費精算システムの利用には、少なからずコストがかかるため、初期費用などの導入コスト、運用や管理・メンテナンスにおけるランニングコストなど、費用全体を算出する必要があります。

そして、システム導入によって削減が期待できるコストと、新たに発生するコストをもとにシミュレーションを行い、費用対効果が得られるかを検証しましょう。

システムの運用方法を定め、周知する必要がある

システムの運用方法を具体的に考えておくことも必要です。例えば、既存の会計システムなどと連携したい場合、連携は可能か、どのような方法で連携するか、といった視点でシステム選びをすることが重要です。

また、システム導入後の運用方法を具体的にイメージすることも大切です。経費精算に伴う周辺業務との関連も含め、運用ルールを定めましょう。そして、システム導入の目的や運用方法は、誤解や漏れがないよう従業員に周知する必要があります。

システムを使うのは従業員であるため、理解不足は効果の半減やトラブルにつながります。マニュアル資料の作成や教育機会を設け、システムをスムーズに導入できるように工夫しましょう。

セキュリティリスクがある

経費精算システム上のデータには情報漏洩などのセキュリティリスクが伴います。特にクラウド型のシステムではインターネットを介してデータを扱うため、不正アクセスなどに注意が必要です。

もちろん、紙ベースで行う経費精算にもリスクが伴うため、データの取り扱いに注意が必要なのは同じです。しかし、電子データならではのリスクもあるため、導入前にシステムのセキュリティ対策や、SOCレポートの活用について十分に確認する必要があります。

例えば、入力ミスによるヒューマンエラーや、管理体制の弱さによる情報漏洩のリスクなどを防ぐ対策を行うことが求められます。

経費精算システムを選ぶ際の比較ポイント

最近はさまざまなタイプの経費精算システムがあるので、どのシステムを選べばよいかわからないという方もいるでしょう。ここでは、経費精算システムを選ぶ際に着目したいポイントを解説します。

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自社の目的と合っているか

自社の目的とシステムの機能がマッチしているかは、最も重要な比較ポイントです。自社が、経費精算業務において解決したい課題を解決できる機能が備わっていない場合、そのシステムを導入する意味がありません。

よって、課題解決を実現するために、経費精算業務における課題の洗い出しと、そのシステムで具体的に何ができるか、機能の確認と照合を行いましょう。

従業員が使いやすいか

従業員が使いやすいシステムであるかも、同じくらい重要なポイントです。たとえ必要な機能が備わっていても、それを使いこなせなければ課題解決にはつながりません。そのため、画面の見やすさや操作のしやすさなど、実際の使用感を確かめることも大事です。

クラウド型の経費精算システムなら、スマートフォンから操作できるものが多いため、出先や在宅勤務中に作業したい方が多い場合は便利です。また、外国人従業員がいる場合などは多言語対応のシステムが求められます。

また、サービスによっては、無料トライアル期間などが用意されている場合もあるため、まずは無料トライアルで利用してから、従業員に実際のシステムを動かしてもらうのも良いでしょう。

他のシステムと連携できるか

会計システムや給与管理システム、勤怠管理システムなど、経費精算システムを他のバックオフィスシステムと連携させたい場合、そもそも連携は可能なのか確認する必要があります。

連携方法には、同じ提供元（シリーズ）のシステム同士の連携やAPI連携、CSV連携などがありますが、場合によっては連携に手間がかかることもあります。

ただし、上手く連携できれば、経費精算以外の業務でも効率化が図れる可能性が上がるため、連携可能な範囲や必要な作業などをしっかりと確認しておきましょう。

サポート体制が充実しているか

提供元のサポート体制が充実しているシステムを選べば、安心して導入することができます。例えば、業務時間外でも対応可能なのか、どの範囲までの急なトラブルに対応してくれるのか、といったサポート内容を確認しましょう。

特に、初めて経費精算システムを利用する場合、システム導入に向けての準備や導入後のトラブルなどへの対処が困難な場合もあります。よって、システムを上手に活用するためにも、サポートが充実しているものをシステム選びの段階から比較検討すると良いでしょう。

電子帳簿保存法の改正に対応できるかを確認

近年では、企業のDX化が推進される中、経費精算の分野でもデジタル化を進めるために電子帳簿保存法の改正が行われています。電子帳簿保存法は1998年に施行された法律ですが、その後時代の流れに応じて要件緩和などの改正が何度も行われています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

帳簿や書類の電子保存には、電子的に作成した帳簿や書類を電子データのままで保存する「電子帳簿等保存」、紙の書類を読み取って保存する「スキャナ保存」、電子的にやりとりした取引のデータを保存する「電子取引データ保存」があります。

この法律が改正されてきた結果として、スマートフォンによる領収書の撮影画像を証憑として利用できるようになったり、原則としてキャッシュレス決済の領収書を用意する必要がなくなったりしました。

なお、法改正は今後も続いていくと考えられます。例えば、2024年からは電子取引のデータは必ず電子で保存しなければなりません。経費精算システムを導入する際は、最新の法改正に対応できるかといった点も考慮しましょう。

参考：電子帳簿保存制度特設サイト｜国税庁

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

まとめ

経費精算システムは経費精算に伴う業務を効率化し、従業員の負担軽減やリスクの軽減、不正やミス、コストの削減につながる便利なシステムです。上手に活用すれば、経費精算だけでなく、周辺の業務も効率化することができます。

ただし、経費精算システムには色々な種類があるため、慎重な選定が必要です。また、運用ルール作りや従業員への周知といった徹底した準備も求められます。自社の経費精算における課題を的確に把握し、適切なシステムをスムーズに導入できるよう工夫しましょう。

経費精算システムの導入を検討する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、効率化やコスト削減といったシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。