安否確認システムとは？導入の目的や選び方のポイントを解説

安否確認システムとは、その名の通り災害が起こった時などに従業員の安否を確認するためのシステムです。この記事では、企業にとっての安否確認システム導入の目的や必要性だけでなく、導入のメリットや選び方、実際に導入を検討する際の比較ポイントについて詳しく解説します。

目次

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1. 安否確認とは
2. 安否確認時に把握すべきポイント
3. 安否確認の代表的な方法とメリット・デメリット
4. 安否確認システムの主な機能
5. 安否確認システム導入のメリット
6. 安否確認システムの選び方
7. 安否確認システムの比較ポイント
8. まとめ

安否確認とは

一般的な意味の安否確認とは、地震や火事などの災害や事故などの緊急事態が発生した際に、家族や親戚、企業内の社員・スタッフなどの生存確認を行うことです。また、同時に安全な状態であるかについての確認も行います。

企業においての安否確認は、在籍している従業員に対して行います。安否確認システムを導入すると、現場で作業している従業員や外出・出張している従業員の安否と所在地をすぐに把握できます。また、感染症などの対策になるメリットもあります。

同時に、従業員やその家族が災害で怪我などをしていないか、本人以外の家族の安全確認も把握できます。災害後は従業員が出勤できるかについても確認し、各事業所で速やかに業務継続・再開ができるか確認が可能です。

このように安否確認システムを導入すると、災害時にすばやく適切な指示ができます。企業管理をする上で、より正確で迅速な判断を下せるメリットもあります。

企業における安否確認の役割とは

災害などの際に従業員の安全や、現在の状況を瞬時に確認することは、企業で安否確認システムを導入する役割の一つです。従業員は、自分のスマートフォンなどで簡単に安否報告ができ、手間がかかりません。

安否確認システムを導入すると、自分の緊急連絡先を事前に会社に教える必要がありません。緊急時には、従業員は自分のデバイスで安否確認を自動的に受信し簡単な操作で返信できます。

安否確認の実施により、管理者側はすばやく各拠点や部署の安否報告を得られます。また、現在の従業員の安否情報を迅速かつ正確に得られると、安否管理が容易に行えます。

災害時にさまざま情報が飛び交い、従業員がパニックになることを防いで、速やかに業務を復旧するための調整にも役立ちます。

安否確認を企業が行う必要性

企業が災害時などに安否確認を実施する目的の1つに、従業員の無事を確認することと現状の把握があります。企業は、従業員の安全と命を守らなくてはなりません。

安全確認と配慮は、災害時に最も優先すべきことです。災害時に企業が安否確認を行うことは、現在の日本では法的な義務はなく、強制ではありません。しかし、従業員の安全・健康を確保するべき義務の「安全配慮義務」が「労働安全衛生法」で企業に課せられています。

また、法的遵守（コンプライアンス）上でも企業は、安否確認体制を事前に整えておくべきです。安否確認システムを整えて速やかに安否確認ができれば、災害後にスムーズに事業の復旧を計れ、事業を保護し継続が可能になるメリットがあります。

安否確認時に把握すべきポイント

一言で安否確認と言ってもその目的は1つではありません。企業においては、安否確認の担当者だけでなく各従業員も把握しておきたい内容です。

ここでは、安否確認を実施する際に、企業側で把握しておきたいポイントについて解説します。

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従業員の状況

災害などの緊急事態には、まず企業は各従業員の状況をしっかりと把握することが重要です。従業員が無事なのかや怪我をしていないか、家が破損するなどの被害に遭っていないかといった確認を行います。

本人が被災していると、災害後すぐに連絡を取ることが難しいケースもあります。しかし、このような特殊な場合以外においては、災害が起きたら企業側はできるだけ早く従業員の正確な状況を企業側が確認することで、適切な対策にもつながります。

従業員の家族の状況

従業員本人の安否確認が取れた後は、それぞれの家族が無事かどうかの状況確認も必要です。「直接企業に所属していない家族の安否確認までは必要ないのでは」と思う方もいるでしょう。

しかし、もし従業員の家族が被災し怪我などをしていれば、従業員が対応に追われて出社ができなくなる可能性があります。また、家族が行方不明など安否確認がまだ取れない状態であれば、仕事に集中することができず、常に不安が付きまといます。

このように、従業員が安心した状態で集中して仕事をするためにも、家族の安否確認は欠かせません。

出社・対応できる人員の数

災害が起きた際は、従業員の安否確認だけでなく、現在稼働できる従業員がどのくらいいるのかを確認することも企業として大切なことです。

これは、従業員やその家族の安全や無事が確認されたとしても、出社の際に使う公共交通機関が災害の影響で使えないなどの可能性があるためです。また、通信環境が十分に確保されていない可能性もあります。

つまり、従業員の安否が確認されたとしても、通常通り仕事ができる環境にはないこともあります。そのため、企業側は実際にどの程度の従業員が実際に稼働できるかどうかも把握しておく必要があります。

取引先の状況把握

安否確認を行う際は、自社だけでなく取引先の被害状況も把握しましょう。企業によっては、自社だけでは事業の継続が困難である場合があるためです。

そのため、あらかじめ取引先と安否確認における確認事項、安否確認方法、安否確認における問い合わせ窓口などを明確にして、共有しておきましょう。

安否確認の代表的な方法とメリット・デメリット

安否確認を取る方法は、安否確認システムを使う方法だけではありません。インターネットを利用できない場合でも、安否確認を取れるようにリスク管理をしたい企業も多いでしょう。

災害時や緊急時に安否確認システムがうまく作動しない場合も想定し、他の安否確認方法も準備しておくと、いざというときに慌てずに切り替えて連絡を撮ることができます。

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電話

電話での安否確認は、最も古くから行われている手法です。災害時には直接電話をかけたり、相手から安否確認の電話が入ります。そのため、所属する部署の上司や担当者へ事前に自分の連絡先を教えておく必要があります。

電話による安否確認のメリット・デメリット

電話による安否確認は、自宅の固定電話もしくは携帯電話で連絡を取る形となります。したがって、手が離せないときや電話が近くにないなどの場合、連絡が取れない点がデメリットと言えます。

一方で、電話で直接相手の声を聞いて安全かどうかの確認ができるため、親族や家族にとっては安心できる安否確認の方法です。

メール

メールアドレスを使って安否を確認する方法もあります。自分のメールアドレスに安否確認の連絡が入り、それに対して無事かどうかや出社して仕事を継続できるかなどの状況を知らせます。

メールによる安否確認のメリット・デメリット

メールでの安否確認は、電話と同様に事前に職場の担当者や上司に連絡先（メールアドレス）を教えておく必要があります。個人情報を知られたくない人にとっては、やや負担に感じるかもしれません。

メールを使った安否確認は、災害発生時に相手のアドレスに自分の状況を報告し、相手の都合の良いときに内容を確認してもらえるメリットがあります。どうしても手が離せない場合や、安全確保のための作業に追われている場合などは、後ほど返信を行うことが可能です。

一方で送信したメール内容を相手がいつチェックできるかは不明で、返信までに時間を要す可能性がある点に注意が必要です。緊急時に従業員の安否情報を迅速に確認する必要がある場合は、あまり適切ではない方法と言えます。

また、大きな災害のときにはネット回線やサーバーが混雑し、つながりにくくなるケースがあります。これにより、使用できない恐れがあることを把握しておきましょう。

SNS

近年は、SNSや社内チャットなどで安否確認を行う企業が増えています。この方法では、従業員が連絡グループに予め登録することで、災害時にSNS上でお互いの安否確認ができます。

SNSによる安否確認のメリット・デメリット

SNSや社内チャットでの安否確認は、メールや電話を使うよりも迅速に従業員の安否を確認できるメリットがあります。

しかし、災害によってインターネットが切断されたり、サーバーの混雑によって通信ができなかったりなど、SNSにアクセスができず安否確認ができないリスクがあります。

安否確認システム

地震や大雨・台風・火災などの災害が発生した際に、企業の従業員とその家族の安否情報と状況確認をする装置が安否確認システムです。安否確認システムを利用する企業は年々増えています。

また、この安否確認システムは疫病などのパンデミックなどの発生にも対応しています。

安否確認システムのメリット・デメリット

企業が安否確認システムを取り入れると、もし企業担当者が被災したとしても自動で安否確認メッセージが従業員全員に送信され、確認作業がすぐにできるメリットがあります。

そこで収集された安否情報は自動集計され、素早く一元管理でき、最小限の操作で完了します。一方で安否確認システムのデメリットは、システムの使い方を従業員が理解するために、事前に訓練を何度か行う必要があることです。

安否確認システムは、ただ導入しただけでは効果は発揮されません。システムを全く使用しないまま緊急事態が発生すると、従業員がシステムを使えない恐れがあるため、事前に一斉訓練をしておく必要があります。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムは、安否を確認するための連絡・集計ツールです。災害時には自動的にメッセージを送信したり、従業員からの回答を自動的にリアルタイム集計できたりなど、豊富な機能が備わっています。

緊急時においても比較的繋がりやすいため、緊急時でも手元にデバイスがあれば簡単な操作で情報を送ることができます。システムによって搭載されている機能は違いますが、ここでは安否確認システムの主な機能をご紹介します。

機能名	詳細
一斉メール送信機能	・登録済みの人に安否確認メールを一斉送信する
自動送信機能	・災害時や緊急時には自動的にメッセージが送られる ・管理者が直接送信操作する必要がない
リアルタイムデータ集計機能	・安否確認メールの回答データをリアルタイムに集計 ・安否確認ができない人を即時に判断できる
未登録者確認機能	・安否確認システムに登録していない人やインストールしていない人が誰かを確認する
安否情報回答機能	・安否確認メールを受信した人が、自分で簡単な操作で回答できる

安否確認システム導入のメリット

安否確認システムの導入には多くのメリットがあります。企業がシステムを導入することによって、企業担当者や従業員は簡単な操作で連絡・報告ができます。また、作業時間や手間を軽減しコスト削減も期待できます。

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従業員の安否をすぐに知ることが可能

安否確認システムを使うと、災害時や緊急時に迅速に従業員の安否を確認できます。メールやSNSで個別に連絡をとる必要がなく、自動的にシステムから安否確認のメッセージが各自に送信されます。

災害時の迅速な安全確認は、企業のリスク管理においても重要であると言えます。

災害時に円滑な情報共有ができる

安否確認システムを導入すると、自分の安否を容易に返信できるだけでなく、従業員従業員同士でメッセージの書き込みや閲覧ができる「掲示板機能」や「メッセージ機能」で情報共有ができます。

また、企業と従業員の情報共有が円滑にできるようになります。各従業員の最新の状況を皆で共有したり、災害に役立つ情報交換ができたりするなど、さまざまなメリットがあります。

管理者がトラブル対応に集中できる

安否情報システムの導入により、災害時の情報管理者は連絡作業や回答を待つことなくトラブルへの対応に集中できます。

従業員と個々に連絡する手間が省けるため、社内インフラが壊れた際に復旧の優先や、業務再開への対応や指示などがすばやく行えます。

災害以外のあらゆる緊急事態にも対応可能

安否確認システムは災害時の連絡・回答だけでなく、それ以外の緊急事態への対応も可能です。安否確認をすると同時に、従業員の体調などを把握するアンケート機能も搭載したシステムもあります。

この機能により、新型感染症対策などにも臨機応変に活用できるメリットがあります。

平時の情報収集や共有にも活用できる

安否確認システムは、緊急事態以外でも活用できます。たとえば、平時にアンケート機能を使い、社内イベントの出欠を取ることも可能です。また、従業員の健康調査の際にも利用でき、さまざまな用途に応用できます。

このように安否確認システムを日頃から従業員が使用し慣れておけば、いざという時に慌てずに操作ができます。普段から使用することで、自然なシステム訓練が可能になります。

BCP対策の強化に繋がる

BCP対策とは、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、企業の被害を最小限にとどめて早期復旧できる体制を整えるための計画を指します。安否確認システムを活用して、従業員の安否情報を迅速に収集でき、事業再開の目処が立ちます。

また、従業員が災害時にどのような行動をしたかを確認できることで、より効果的なBCPにおけるマニュアル作成にも役立ちます。

安否確認システムの選び方

ここでは、企業が安否確認システムを取り入れる際の選び方についてそのポイントを解説します。多くの安否確認システムがある中で、どの商品・サービスが自社に適しているかを判断する際の参考にしてみて下さい。

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操作性や設計で選ぶ

システムを導入するときの選ぶポイントの一つが操作のしやすさです。災害時の非常事態においても直感的かつ簡単に操作ができるシンプルな設計であることが大事です。

一度操作すれば覚えられるようなシンプルな操作のシステムであるか確認しましょう。

コストや機能で選ぶ

安否確認システムを導入するには、ある程度コストがかかります。そのため、企業の予算と搭載している機能のバランスを考えて選ぶことが大事です。安否確認システムは、売上に直接関わるものではないため、低予算でシステムを導入したいと考えることもあるでしょう。

しかし、費用が安いシステムでは、機能制限が設けられている場合も考えられます。危機管理の意味でも安否確認システムは、一定の予算をかけておくとよいでしょう。

ログイン時の多様性で選ぶ

災害時・緊急時に従業員は社内にいるとは限りません。そのため、各従業員が使っているデバイスに対応しているかなども、安否情報システムを選ぶ上での重要ポイントです。

スマートフォンだけでなく、タブレット端末やガラケーにも対応しているなど、ログイン時の多様性に富んだシステムである点も考慮して選びましょう。

セキュリティレベルで選ぶ

システムを導入する際は、セキュリティ面の強化も十分に考えて選ぶことがおすすめです。安否確認システムをインストールしたり、インターネットに繋ぎメッセージを送信したりする場合、従業員の個人情報が流出するリスクが考えられます。

そのため、各従業員の個人情報が外部に漏れないようなセキュリティ対策がされているかを確認することが重要です。

稼働実績で選ぶ

複数の安否確認システムを比較して選ぶ際は、そのシステムの過去の稼働実績を確認することをおすすめします。災害が起こったときも安定して稼働していたどうかを口コミや実例などを元に、確認しておくことが重要です。

これにより、災害が起きた際に、システムが使えなくなるといったリスクを最小限に抑えられます。

サポートの充実度で選ぶ

安否確認システムを導入する際は、サポートの体制が整っているかも考慮しましょう。サポートセンターに、システムの操作方法・機能についての疑問点を問い合わせでき、運用面の相談に乗ってくれるかなども大切なポイントです。

また、サポートセンターが24時間対応しているかなど、サポート体制の充実度の確認を行うこともおすすめします。

安否確認システムの比較ポイント

安否確認システムには多くの機能があり、商品によってサービスの内容や対応している言語などもさまざまです。ここからは、安否情報システムの導入を検討する際に重要な比較ポイントを解説します。

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自動配信機能が備わっているか

安否確認システムは、緊急時に自動的にメッセージを送信できる点が最大のメリットと言えます。緊急時にすぐに企業管理者が安否確認連絡を行える場合は、自動メッセージ機能がなくても問題はありません。

しかし、万が一担当者が被災して動けない場合は、災害情報に沿って「一定の大きさの地震発生時に自動で安否確認を行う」など、予め従業員にメッセージの自動送信を行う設定をしておくと大変便利です。

また、大きな会社組織の場合には「地域・所属部署・どの範囲の従業員に送信するか」などの細かい設定ができるシステムをおすすめします。自社に必要な項目が設定可能かなども、安否情報システムを選ぶ際の大事なポイントです。

連絡手段の多様性に対応できているか

安否確認システムに対応している連絡手段についても、導入前に確認しておきたいポイントです。たとえば、「スマートフォンを持っていない人に対しては、メールや電話など他の手段で連絡ができる」などの連絡手段の多様性が重要です。

災害時には多くの人がインターネット回線や電話回線を利用するため、回線自体が繋がりにくくなり、サーバーがダウンしてしまうことも想定されます。その対策として、メールや電話よりもつながりやすく、到達率・開封率が高いSMSを上手く利用する方法もあります。

SMSで一斉連絡を行い、各自に回答してもらうのも1つの安否確認の手段です。SNSや自動音声ガイダンスなどの連絡手段にも対応したシステムであるかについても、最初に確認しておきたいポイントです。

管理者の負担が大きくないか 

安否確認システムは、最初に登録作業やアプリのインストールなどが必要です。その際に、従業員が自分で登録作業やインストールができれば、危機管理者の負担がより少なくなります。

しかし、多くの機能を搭載していても、操作方法や登録作業が複雑で難しい場合、管理者が説明や講習会を行う必要があります。できるだけ管理者や従業員の負担を減らすためにも、シンプルな操作で登録できる安否確認システムの導入をおすすめします。

家族への安否確認ができるか

企業側は、所属している従業員のみの安否を把握していればよいというものではありません。そのため、システムが従業員の家族や、同居している関係者の安否確認にも対応しているかの確認も必要です。

家族の安否確認の項目が標準搭載されているかどうか、または有料オプションになるかなども、事前に確認しておきましょう。安否確認システムは、導入後すぐに稼働できるかも選ぶ際の重要なポイントです。

多言語に対応しているか

現在では、多くの企業が多国籍・多言語の人種の従業員を採用しています。そのため、外国籍の従業員がいる企業にとっては、日本語だけでなく他言語にも対応しているか、すぐに言語の切り替え表示ができるかなども重要なポイントです。

また、従業員が見る画面だけでなく、管理者用の画面も多言語に対応した安否情報システムもあります。外国籍の社員が多い企業は、このように多言語に切り替え可能なシステムも検討しましょう。

まとめ

安否確認システムとは、災害や緊急事態が発生した際に従業員の安否を確認するシステムです。安否を確認するため、メールの一斉配信や回答状況の確認、回答の自動集計などの機能が備えられています。

安否確認システムを企業が導入することで、災害時に素早く従業員の安否情報を得られます。また、従業員もシンプルかつ簡単な操作で、自分や家族の安否情報を上司や管理者に連絡・報告できます。

安否確認システムを導入する際は、会社の予算も考慮し、必要な機能を搭載した商品・サービスを選び、災害時に備えましょう。