給与計算システムの導入を成功させるために｜メリットや導入する際の注意点も解説

基本給の計算や明細書の自動作成など経理業務を効率化できる給与計算ソフト。本記事では給与計算システムを導入する際の流れやメリット・選び方を解説します。無料の給与計算ソフトやアプリ対応のソフトも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

目次

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1. 給与計算ソフトの導入を成功させるために必要なこと
2. 給与計算ソフトを導入するメリット
3. 給与計算ソフトを導入するデメリット
4. 給与計算ソフト導入の流れ
5. 給与計算ソフトを導入する際の注意点
6. 徹底比較で分かった給与計算ソフトおすすめ10選
7. まとめ

給与計算ソフトの導入を成功させるために必要なこと

給与計算業務は、企業にとって重要な業務ですが、同時に煩雑で手間のかかる業務でもあります。給与計算ソフトを導入すれば、給与計算業務にかかる手間と時間を大幅に削減することができます。

給与計算ソフトの導入を成功させるためには、ソフトの導入目的を明確にし、機能を理解しておくことが必要です。導入目的が明確になっていないと、給与計算ソフトの導入効果を最大化できません。

また、機能を理解していない状態で導入すれば、自社に必要な機能を搭載しておらず無駄なコストが発生する恐れもあります。本記事では、給与計算ソフトの導入を成功させるための流れ・注意点を解説します。

給与計算ソフトを導入するメリット

給与計算ソフトは、煩雑な給与計算業務を自動化し、効率化できるツールです。給与計算ソフトには、以下のような導入メリットがあります。

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給与計算業務を効率化できる

給与計算業務は、給与処理・賞与処理だけでなく、社会保険処理・社会保険更新・年末処理・明細書発行などの業務も含まれています。そのため、給与計算ソフトが未導入の企業では、煩雑な給与計算業務の数々を、経理担当者のマンパワーのみで行う必要があります。

給与計算ソフトを導入すれば、給与計算業務の多くを自動化できるため、経理担当者に頼り切りだった業務負荷を大幅に軽減できます。勤怠管理と連携すれば、さらに業務が効率化され、毎月の締日に業務が集中して残業が増えるのを防げます。

2020年からは対象となる企業に対し、電子申請が義務付けられました。年末調整の電子化も開始し、申請処理業務が高速化するとともに、リモートワークなど社外でも業務が制限されることがなくなります。

ヒューマンエラーを防げる

給与計算業務は、従業員ごとに残業代や手当の計算などを行う必要があり、ヒューマンエラーが発生しやすい業務です。ヒューマンエラーが発生すれば、従業員の給与に誤りが生じたり、決算報告書の数字にも影響するなど、会社に損失をもたらすリスクがあります。

給与計算ソフトを導入すれば、給与計算のルールに基づいて給与計算が行われ、多くの作業が自動化されるので、入力漏れ・計算ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

ヒューマンエラーが軽減することで、給与計算業務がスムーズになり、給与計算の透明性が担保されるなどのメリットがあります。

法令改正に対応できる

給与計算ソフトは、社会保険や税制改正など、法令改正があった際に情報を自動更新してくれるものもあり、法令改正にしっかり対応できるのがメリットです。

法令改正のたびに、経理担当社が手作業で保険料や税率などを変更するのは手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクもあります。変更を忘れたり、入力した税率が誤っていると、誤った税率で計算され、法令違反になってしまいます。

その点、給与計算ソフトを導入していれば、ソフトが自動で保険料や税率の変更などを行ってくれるため、常に法令に遵守している状態を保てます。

今までは紙で保管していた書類や帳票も電子データでバックアップできるので、煩雑な管理業務から解放されます。必要になったデータは検索機能を使って、いつでもすぐに閲覧できます。

雇用の流動化・多様化に対応できる

働き方改革により、時短勤務・フレックスタイム・テレワークなど、多様な働き方の従業員が増えています。多様な雇用形態の従業員が多いと、社内に給与規定が異なる従業員が混在し、給与計算はより複雑になります。

従業員の入れ替わりが多い企業でも、人員の入れ替わりがあるたび、新しい従業員の契約内容に則った給与計算に対応しなければなりません。

給与計算ソフトは、各従業員の雇用形態・労働条件に合わせて給与計算ルールを登録でき、一度登録してしまえば、ソフトがルールに則り自動で給与計算してくれます。このように、給与計算ソフトを利用すれば、雇用の流動化・多様化に対応できるメリットがあります。

人事戦略に役立てられる

給与計算ソフトを勤怠管理ソフト・人事ソフトと連携すれば、給与情報・勤怠情報・人事情報を一元管理できます。これにより、人事データの分析が容易になり、人事戦略の策定に役立ちます。

人事データを分析して従業員の人事評価を行うことで、人材の配置を最適化できるため、企業の経営目標の達成にもつながります。

給与計算ソフトを導入するデメリット

給与計算ソフトには、オンプレミス型・インストール型・クラウド型の3種類がありますが、種類によっては初期費用が高額な場合や、月額料金などのランニングコストが発生するのがデメリットです。種類ごとの費用相場は、下記の通りです。

1. オンプレミス型　初期費用：数十万円～200万円、ランニングコスト：0円～数万円（サーバー保守費用など）
2. インストール型　初期費用：数万円、ランニングコスト：無料（買い切りのため）
3. クラウド型　　　初期費用：0円～50万円、ランニングコスト：ライセンス料200～500円（人/月額）

企業の規模・従業員の人数によって使用するソフトの種類、発生するランニングコストなどは異なりますが、導入には費用がかかります。給与計算ソフトを導入することで削減が見込まれるコストと照らし合わせ、費用対効果を考慮するようにしましょう。

給与計算ソフト導入の流れ

給与計算ソフトには、機能や導入形態が様々あるため、導入の際には、必要な機能や自社の目的に合った導入形態を選ぶ必要があります。給与計算ソフト導入の流れについて、以下で解説します。

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事前に必要な機能を把握・整理しておく

給与計算ソフトを選ぶ際には、事前に必要な機能を把握・整理しておく必要があります。なぜなら、給与計算ソフトには様々な機能が搭載されており、必要な機能は企業によって異なるからです。自社に必要な機能を把握できていれば、最適な給与計算ソフトを選べます。

自社に必要な機能を把握・整理しないまま給与計算ソフトを導入してしまうと、自社に必要な機能が備わっていない製品を購入してしまい、課題の改善につながらない可能性があります。そのため、事前に機能をしっかり把握しておきましょう。

自社に必要な機能や導入イメージが掴みづらい場合は、給与計算ソフトのホームページに掲載されている、企業の導入事例を参考にするのがおすすめです。具体的な活用方法のイメージが掴め、必要な機能を把握・整理しやすくなります。

自社の目的に合った導入形態を選ぶ

先述の通り、給与計算ソフトには、クラウド型・インストール型・オンプレミス型の3種類があります。それぞれに特徴が異なるため、自社の規模や目的に合った導入形態を選ぶことが大切です。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上で提供されるソフトで、インターネットにアクセスできる環境があれば、どこからでも給与計算ソフトが利用できます。サーバーやソフト購入費がかからないため、他のタイプよりも初期費用が抑えられ、小規模な企業でも導入しやすいのが特徴です。

クラウド型給与計算ソフトは、常に最新の法令や税制に対応した状態で提供されるため、手間なく気軽に使えます。また、インターネット経由で複数の拠点からアクセスできるので、企業の成長に合わせて柔軟に対応することが可能です。

ただし、インターネットに接続しなければ利用できないため、回線速度が遅いと、ソフトの動作が重くなり快適に操作できない場合があります。また、ベンダーによって料金体系やサポート内容が異なるため、事前に確認しておくようにしましょう。

インストール型

インストール型は、ローカル環境の自社のパソコンに給与計算ソフトをインストールして使用します。買い切りのため、初期費用としてソフト購入時のみ費用がかかりますが、月額使用料などのランニングコストが不要のため、低コストで導入できるのがメリットです。

ただし、自社で法改正をチェックして税率などの変更を行ったり、バージョンアップのたびに対応したりする必要があるなど、手間がかかるのがデメリットです。クラウド上にデータを置くのが不安な場合や、セキュリティ面を重視したい場合は、インストール型を検討してみましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社に社内サーバーを設置して、そのサーバーに給与計算ソフトをインストールして利用します。システムの構築や運用を自社で行うため、自社の課題に合わせて必要な機能を開発でき、カスタマイズ性が高いのが特徴です。

自社内でサーバーを保有してシステムを管理するため、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを軽減できます。しかし、オンプレミス型は、自社でのシステム構築・運用・サーバー保守が必要なため、専門知識のある従業員の配置や、運用や保守に多額のコストが発生します。

自社に合ったタイプを選ぶ

給与計算ソフトには、給与計算特化タイプ・人事給与タイプ・ERPタイプの3タイプがあります。使用目的によって、向いているソフトのタイプは異なるため、自社に合ったタイプの給与計算ソフトを選ぶことが大切です。

給与計算特化タイプ

給与計算特化タイプの給与計算ソフトは、給与計算に特化した機能を備えているソフトです。給与明細発行・振込データ作成・年末調整・社会保険料や所得税の計算機能など、給与計算に必要な機能に絞っているため、導入コストを低く抑えることができるメリットがあります。

他システムとの連携機能がなく、手作業でのデータ入力の項目が増えてしまうデメリットはありますが、機能がシンプルなため比較的操作が容易で、給与計算特化型でも十分に自動化の恩恵を享受できる、30名以下の小規模企業に向いています。

人事給与タイプ

人事給与タイプの給与計算ソフトは、給与計算だけでなく、人事管理機能も一体になっています。給与計算には、基本給や諸手当を決定するために人事のデータが必要ですが、人事給与対応の給与計算ソフトなら、人事のデータを自動で参照して給与計算に反映することができます。

このように、人事データとの連携で給与計算業務をサポートするほか、社会保険の加入・脱退手続きの機能を備えたものもあります。連携できるソフトの種類が多く、自社に合わせてシステム構築できるため、従業員300名以下の中小企業におすすめです。

ERPタイプ

ERP（Enterpise Resource Planning）タイプは、会社の財務・経理・販売などのデータと給与計算データを連動させて、会社の主要情報を統合的に管理し、基幹システムとして利用できます。

搭載している機能が多く、こなせる業務も多岐にわたるため、コストは高額になります。給与計算業務・勤怠管理・労務管理・経費精算・人事評価など、基幹業務の一括化で複雑な業務を効率化でき、300名以上の大企業におすすめです。

トライアルで操作性や機能を要確認

給与計算ソフトの中には、無料トライアル期間が設けられているものもあります。トライアル期間中に、実際の導入イメージや操作感を掴むことができるため、無料トライアルを利用して、必要な機能や課題の洗い出しに役立てると良いでしょう。

トライアルは1つだけではなく、復数のソフトを試すことで、それぞれのソフトの特徴を把握できます。それにより、導入後「思っていたのと違った」という失敗を最小限に食い止められます。

どんなに高機能が備わっていても、実際に従業員が手間取ることなく利用できなければ、導入の効果は実感できません。直観的に操作できるのか、ITツールが苦手な従業員でも操作が可能なのか、ソフトの操作性へもしっかりと重点をおいて精査していきましょう。

給与計算ソフトを導入する際の注意点

給与計算ソフトは、複雑な給与計算を自動で行ってくれますが、だからといって給与計算の知識がまったくなくてもいいというわけではありません。給与計算に関わる知識をある程度持っていないと、給与計算ソフトの扱いが難しいケースもあります。

特に、労働基準法や、社会保険・雇用保険・所得税・住民税に関する法律、休暇に関する制度や法律は、業務上知っておくと役立つ知識です。

そのような知識を持っていないと、従業員の給与がどのような規則に則って算出されているのかがわからず、給与計算に誤りがあってもミスを発見できません。そのため、給与計算ソフトを扱う場合は、業務に関連する法律などの知識を習得しておくのが大切です。

徹底比較で分かった給与計算ソフトおすすめ10選

ここでは、数ある給与計算ソフトを比較して判明した、おすすめ給与計ソフト10選を紹介します。給与計算のタイプや目的別に紹介しているので、資料請求と合わせて是非活用してください。

・人事給与タイプおすすめ給与計算ソフト
・ERPタイプおすすめ給与計算ソフト
・給与計算特化タイプおすすめ給与計算ソフト
・社労士向け給与計算ソフト
・完全無料で使える給与計算ソフト

おすすめ給与計算ソフトをピックアップ！

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人事給与タイプ｜従業員数300名程度

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ERPタイプ｜従業員数300名〜1,000名程度

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クラウドERPシステムで作業時間を大幅削減「スマイルワークス」

給与計算特化タイプ｜従業員数100名以下

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給与計算ソフトのおすすめ比較一覧表

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まとめ

給与計算ソフトは、給与の支払いや年末調整に関わる業務を簡略化し、業務効率化できるメリットがあります。給与計算ソフトの導入を成功させるためには、ソフトの導入目的を明確にし、機能を理解するとともに、自社の規模や課題に合った種類・タイプの給与計算ソフトを選ぶことが重要です。

給与計算ソフトには、給与計算に特化したものや、人事戦略にも役立つもの、会社の主要情報を統合的に管理し基幹システムとしても利用できるものなど、様々な製品があります。本記事を参考に、自社に合った給与計算ソフトを導入して、業務効率化を実現しましょう。