請求書処理を効率化・自動化する方法｜メリットや業務の課題も解説

請求書処理業務では、請求書の受領から内容確認、原本の保管といった業務フローの中で、ヒューマンエラーによるミスなどが生じやすいです。本記事では、請求書処理業務の流れとよくある課題、請求書処理を効率化・自動化する方法などについて解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書処理を効率化させるために必要なこと
3. 請求書処理業務の流れ
4. 請求書処理でよくある課題
5. 請求書処理における法制度への対応
6. 請求書処理を効率化・自動化する方法
7. 請求書処理を効率化・自動化するメリット
8. 請求書処理の効率化を実現するためのポイント
9. 請求書処理でよくある質問
10. まとめ

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請求書処理を効率化させるために必要なこと

企業では、さまざまな業務のデジタル化が加速しています。しかし、請求書の発行や受領など請求書処理業務については、依然Excel（エクセル）への手入力をはじめ、アナログでの管理から抜け出せない企業が少なくありません。

請求書処理業務を効率化・自動化するためには、ペーパーレス化・自動化への取り組みが効果的です。ペーパーレス化で紙の請求書で発生していたコスト削減が実現し、システム・サービスの利用によって手作業中心の業務を自動化できます。

また、請求書処理業務の効率化には、自社での業務フローにおける課題を洗い出し、自動化できる工程の把握が必要です。課題の原因を見つけて無駄をなくすことで、業務効率の向上を図れます。

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請求書処理業務の流れ

企業では請求書を受領した後、主に経理部門の担当者が請求書処理の流れに基づいた業務を行います。具体的には、請求書の内容確認・支払依頼書の作成・帳簿記帳・支払処理・消込処理・原本の保管です。

請求書は企業の損益・利益に直結し、取引先企業との信頼関係にも大きく関わるため、商品やサービスを間違いなく把握し、正確な請求書処理の実行が求められます。また、税務署から提出を求められた場合は、要件・形式に沿って請求書を提示しなければなりません。

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請求書を受領する

購買部門の担当者は、取引先から送られる請求書を郵送や電子メール、URLリンクからのダウンロードなどによって受領します。取引先ごとに送付方法は異なるため、見落としなく確認することが大切です。

請求書は基本的に営業部門の担当者が受け取る場合が多く、請求書の内容は社内の業務フローに従って、しっかりと経理部門の担当者に精査をしてもらう必要があります。

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請求書の内容を確認する

請求書を受け取ったら、請求書の内容を確認します。請求書の宛名や発行者の名前が間違っていないか、発行日や取引年月日が帳簿と一致しているかなどを確かめ、支払期限も入念にチェックしましょう。

請求書には、取引内容や金額の詳細が記載されているため、内容や消費税の計算などが間違っていないかどうかを、再度計算して確認するのが一般的です。さらに、振り込みに関する情報が契約時と相違ないか、細かな部分も確認する必要があります。

メールで請求書を受領した場合は受領メールを送り、相手の担当者に確認してもらいましょう。その後、支払期日ごとに未払い分ファイルに保管し、支払いが完了するまで適切に管理します。また、インボイス制度を利用する場合は、登録番号の有無も確かめることが重要です。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

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支払依頼書を作成する

請求書の内容に問題がなかったら、営業部門が支払依頼書を作成します。支払依頼書とは、取引先から商品やサービスを仕入れた際に、自社が支払いを行うことを担当部署に依頼する書類です。

支払依頼書には、取引先の名称・商品名・数量・単価・金額・支払期日などの情報が記載され、取引先から請求書が届いたら作成します。支払依頼書の作成後は経理部門に提出し、担当者が内容を精査した上で承認します。

その後、支払処理の担当者が支払依頼書に基づいて支払い手続きを行います。支払依頼書の作成により、経理部門が支払い手続きを迅速かつ正確に行えます。

帳簿に記帳する

請求書の内容を確認して支払依頼書の作成が完了した後は、取引の内容を帳簿に記載する必要があります。経理部門の担当者は主に会計システムなどを使い、請求書に書かれた内容や項目を帳簿に記帳します。

なお、ファームバンキングやインターネットバンキングで支払いを行う場合は、各フォーマットに沿ったデータを別途作成しなければなりません。銀行に出向いて支払うのではなく、オンライン上で支払いを行う際はFB（ファームバンキング）データを作成しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

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承認を受けて支払処理をする

支払依頼書の作成や帳簿への記載が完了したら、支払いの承認を受けます。支払いの承認は取締役会や社長、または財務担当者が行うのが基本です。支払いの承認フローを経た後、経理部門が支払処理を行います。

支払い方法は企業によって異なりますが、近年ではインターネットバンキングを使用した支払いが一般的です。自社の支払い方法に応じて、金額や振込先に間違いがないよう十分に注意しながら請求書ごとの支払いを行いましょう。

消込処理を行う

支払い後は請求書の消込処理を行います。請求書の消込処理とは、取引先から請求書が届いた際、その請求書に記載された金額を自社の会計システムに登録し、帳簿上の金額と一致させる作業です。消込処理を行うことで、自社の会計システムを正確に管理できます。

消込処理の際には、請求書の金額・数量・単価・支払期日などが正しいかを確認し、請求書と会計システムの金額が一致しているかを確かめます。仮に金額が一致しない場合は、請求書か会計システムの情報に誤りがあると考えられます。

請求書に誤りがある場合は取引先に訂正を依頼し、会計システムに誤りがある場合はデータの修正を行いましょう。

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請求書の原本を保管する

支払や消込などの支払処理が完了した後は、請求書の原本を保管します。請求書などの証憑書類における原本の保管期間は、電子帳簿保存法によって、個人事業主は5年間、企業・法人は7年間と定められているため、紛失・破損のないように保管しましょう。

請求書の保管は、紙媒体または電子データで行いますが、電子データの方が紛失リスクが低くて安心です。電子データで保存する場合は、サーバーやクラウドストレージなどを利用しましょう。保管期間が過ぎた後は、破棄してしまっても問題ありません。

また、電子帳簿保存法の改定により、電子データで受け取った証憑書類は定められた期間電子データで保存する義務があります。そのため、ペーパーレス化を推進し、電子データでやり取りをするのがおすすめです。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

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請求書処理でよくある課題

請求書処理業務では、特定の業務に手間がかかることでヒューマンエラーによるミスが生じやすく、経理担当者の負担が多いなどの課題があります。ここでは、請求書処理で起こりやすい課題について解説します。

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ヒューマンエラーによるミス

請求書は内容が複雑で誤解が生じやすいため、商品・サービスの量が多く金額が大きいほどミスに気付きにくいです。また、処理の完了までに時間がかかることから、ヒューマンエラーが発生しやすいとされています。

特に、担当者が経験不足であるほどミスは増えてしまうため、スキルに見合った人材を確保し、請求書処理業務の担当者として業務を任せる必要があります。

仮に請求書処理でヒューマンエラーが起きた場合、取引先との間にトラブルが生じる可能性があり、信頼性の低下につながることも考えられます。また、税務調査を受けることになれば、企業利益の減少にも発展する恐れがあるため、十分に注意しながら処理を行いましょう。

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未払いによるトラブル

請求書処理が正しく進められていない場合、未払いによるトラブルが発生するケースがあります。請求書を受領しているのにも関わらず、支払いが滞ってしまうと会社の信用を失いかねません。場合によっては、取引先との取引停止につながることもあるでしょう。

さらに、未払いによるトラブルが連続すると、取引先から訴えられる可能性もあります。会社としての信用を失わないためにも、業務フローを確立させて未払いを防ぎましょう。

過払い金・入金ミス

請求書処理では、費用が支払われない未払いの他に、過払い金や入金ミスが生じるケースもあります。これらのミスが起こる原因としては、請求書内容の確認不足や作業工程の不備が挙げられるでしょう。

未払いと同じく、過払い金や入金ミスは会社の信用を失います。大きなトラブルに発展させないためにも、支払期日や入金金額の確認、振り込み作業は慎重に行いましょう。

請求書確認におけるトラブル・ミスを防ぐには、自社での請求書の作成・発行から注意点などを把握しておくことが大切です。

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不正・横領

請求書処理では、社内での不正や横領が起こる可能性も考慮しなければなりません。請求書の不正・架空請求をはじめ、金額の水増しといった不正が起こるリスクは常に存在するため、事前に防止対策が必要です。

請求書の不正や横領が起こった場合、企業の信頼性は大きく損なわれ、経営を持続できない可能性もあります。不正や横領を防ぐためには、請求書の処理を複数人で行ったり、システムで請求書処理を自動化したりするのがおすすめです。

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承認フロー・管理が複雑

取引先ごとに受領方法が異なり、保存方法にバラつきが生じるといった場合では、承認フローや管理が複雑化する可能性が高いです。請求書処理とは、請求書の受領から支払いまでの一連の流れを指し、金額の確認や承認、支払いなど多くの作業が発生します。

これらの作業は複数の部門や担当者によって行われるため、承認フロー・管理が複雑になることが多いです。そして、人的ミスが起きやすくなり、効率的な管理ができないだけでなく、事務作業などに想定以上の時間を要する恐れもあります。

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経理担当者の負担が大きい

請求書を含めた証憑書類は、電子化・ペーパーレス化の流れによって電子データでの送付・保管に移行する動きが加速しています。そして、電子帳簿保存法やインボイス制度など、会計や経費処理に関する法改正が度々行われており、経理担当者の負担が大きいです。

法令を準拠した請求書の発行から受領、保管までを適切に行うためには、社内リソースを圧迫させずにシステムなどを活用した効率化が求められます。

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請求書処理における法制度への対応

請求書処理では、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度に対して、正しい理解と適切な対応が求められます。

特に、昨今では紙の請求書以外にも、PDFやExcel（エクセル）といった電子データで請求書が届き、それぞれに対応した形式・方法で受領から支払処理までを完了しなければなりません。そのため、管理コストが増加しやすく、リソース不足に陥る可能性も高いです。

また、法改正は度々発生することが考えられ、正確性を重視した管理体制によって業務が属人化しやすいといった課題もあります。請求書処理業務の改善・効率化を図るには、いくつかの方法を検討するのがおすすめです。

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請求書処理を効率化・自動化する方法

請求書処理にはさまざまな工程が存在し、フローに沿って効率化できるポイントも多いです。ここでは、請求書処理業務を効率化する方法について解説します。

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非効率な業務フローを見直す

請求書処理業務の効率化を検討する際は、まず現状における自社の業務フローを見直し、非効率だと思われる作業や無駄が発生している場所を特定することが重要です。一度すべての作業工程を洗い出し、各工程で要する時間と労力を算出しましょう。

例えば、紙による請求書の発行・保管が煩雑化している場合、担当者の負担が増加しミスが発生しやすくなります。また、承認フローが途中で滞ってしまう場合、支払処理・完了までの時間が遅くなり、取引先への信頼低下にもつながる可能性が高いです。

現行の業務フローを改めて見直すことで、さまざまな問題点が浮き彫りになり、業務にかける時間や人員などの最適化を検討できます。

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承認プロセスを簡略化・自動化する

請求書処理の承認プロセスを簡略化すれば、遅延やミスなどを減らし、より効率の良い請求書処理が行えるようになります。そのためには、承認者を減らしたり承認フローを電子化したりする必要があります。

また、承認ルールを明確にして承認期間を設定するといった、効率化に向けた取り組みも大切なポイントです。なお、請求書管理システムを活用して承認プロセスを自動化する方法もあります。

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データ化・ペーパーレス化する

さまざまな形式・方法で受け取った請求書をデータ化することで、管理がしやすくなります。ペーパーレス化でコスト削減につながるだけでなく、保管スペースの確保が不要で情報共有しやすいのもメリットです。

データ化するための方法には、大きく分けて2種類あります。

取引先に電子発行を依頼する

ペーパーレス化に向けて、取引先には電子発行を依頼しましょう。自社でスキャン・データ化するよりも、あらかじめデータ化された請求書を送付してもらった方が処理が楽です。また、電子データはメールなどで送付できるため双方にメリットがあります。

請求書の発行から送付、確認作業と支払処理までの手間が軽減されることに加え、ミスの発生を防ぎながら迅速かつ適切なやり取りが可能です。現状、紙媒体での請求書発行が中心の取引先には、一度電子発行を依頼してみましょう。

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自社で電子化する

取引先からの協力を得られない場合は、自社で請求書を電子化しましょう。例えば、スキャナーで請求書を読み取ってPDFファイルにしたり、請求書をスマートフォンやタブレットで撮影して電子データ化したりなど、容易に電子化する方法があります。

特に、AI OCRを活用した電子化では、高精度な読み取り技術によってスピーディーかつ正確なデータ化・自動化が可能です。事務作業での紛失や盗難のリスク防止をはじめ、管理のしやすさと請求書処理の大幅な効率化にもつながります。

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アウトソーシングを活用する

請求書処理の効率化には、アウトソーシングも有効です。アウトソーシングとは、自社で行う業務を外部に委託することを指します。請求書処理は企業利益にも関わる重要な業務ですが、時間と手間がかかる点がデメリットです。

しかし、請求書処理をアウトソーシングすることで、自社で請求書処理を行う必要がなくなり、人件費や時間の削減につなげられます。また、アウトソーシングの活用には、さまざまなリスク分散や専門的な知識・ノウハウを享受できるメリットもあります。

経理代行をはじめ、アウトソーシング先の選定時には、提供元の実績・価格・対応力・セキュリティ面などに注目しましょう。なお、税理士や会計士といった専門家に依頼し、専門的な知識に基づいたサポートを受けることも可能です。

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請求書発行システムを導入する

請求書発行システムとは、請求書や見積書の作成・印刷、請求データの取り込み・入力、消込作業など請求書発行業務を自動化・効率化するシステムです。会計システムや他システムとの連携で、手入力にかかる負担を大幅に削減できます。

また、ペーパーレス化によって請求書の発行における紙代や印刷代、取引先への郵送費などをなくし、コスト削減につなげられます。さらに、テレワーク・リモートワークへの対応により、請求書発行業務のDX化推進も可能です。

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請求書受領サービスを利用する

請求書受領サービスとは、受領した請求書をOCRでスキャン・電子化して一元管理するサービスのことです。受領した請求書の電子化や保管の代行に加え、自動仕訳や振込データの作成機能を搭載したサービスもあります。

請求書受領サービスを利用することで、これまで手間のかかった請求書処理業務を効率化し、経理業務の負担軽減が可能です。また、クラウド環境で利用するものが多く、法改正にも自動アップデートによって確実かつ迅速に対応できます。

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請求書処理を効率化・自動化するメリット

業務フローの見直しや、システム・サービスを活用した請求書処理の効率化・自動化によって、さまざまなメリットが得られます。ここでは、請求書処理業務を効率化・自動化させるメリットについて解説します。

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ヒューマンエラーを防止できる

請求書処理をすべて手作業と目視中心で行う場合、確認作業にかかる時間と手間だけでなく、負担が大きくなるほどヒューマンエラーが発生しやすくなります。しかし、請求書処理を効率化・自動化させることで、ヒューマンエラーの防止が可能です。

特に、請求書処理業務の効率化は自社内でのミス防止に加え、取引先に対する信頼の獲得・リスク防止としても重要な役割を果たします。取引先とのトラブルを回避しながら経理担当者の負担を軽減することで、働きやすい環境作りが可能です。

法改正に対応しやすい

業務フローの見直しや人材配置の最適化、システム・サービスの活用で法改正に対応しやすい体制を整えることができます。自社に適したシステム・サービスを導入すれば、専門的な知識を保有してない場合でも、法令遵守しながら適切な対応が可能です。

また、クラウドサービスを利用したリモートワーク・ノウハウの共有によって、表計算ソフト・Excel（エクセル）で発行するような請求書とは違い、属人化の防止やリアルタイムでの処理が実現します。

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情報の一元化と管理コストの削減

請求書発行システムや請求書受領サービスを利用すると、請求処理に関するデータをシステム上で一元管理できます。各業務フローの進捗状況が見える化し、必要な情報の検索や分析も容易に行うことが可能です。

そして、素早い情報共有とペーパーレス化により、未払い金の防止・管理コストの削減にも役立ちます。紙の請求書の保管スペースをなくし、経理業務を簡略化することで他のコア業務にかけるリソースを増やせます。

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働き方改革へ柔軟に対応できる

近年では厚生労働省による働き方改革の推進で、在宅勤務・リモートワークを取り入れる企業が増えています。これまでの請求書処理業務では、担当者が出社して業務を遂行する必要がありましたが、自動化によってリモートワークにも柔軟な対応が可能です。

業務内容から出社を余儀なくされていた管理部門・経理担当者の従業員も、他部門との差を感じることなく働き方の見直しができるため、職場満足度の向上にもつながります。なお、請求書の受領まで代行してくれるサービスを活用すれば、よりオンライン化が可能です。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

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請求書処理の効率化を実現するためのポイント

請求書処理を効率化させる際には、いくつかの注意点・ポイントがあります。ただ単にシステム・サービスを利用するだけでは、十分な費用対効果を得られません。ここでは、請求書処理の効率化を実現するためのポイントについて解説します。

短期間で業務フロー全体を効率化させようとしない

請求書処理業務は決められたフローに沿って取り組むため、業務の効率化に向けて、取引先を含めた担当者との業務内容の洗い出しとフローの構築が必要です。システム・サービスの中には代理で行ってくれるものもありますが、フローの浸透には一定の期間を要します。

そのため、短期間で業務フロー全体を効率化させようとすると担当者の負担が増大し、かえって非効率となってしまう恐れがある点に留意しましょう。

特に、これまで紙ベースで取り扱っていた請求書をすべて電子化したい場合には、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度の要件に対応した処理が求められ、量が多いほど完全な電子化には時間と手間がかかります。

余裕のあるスケジュール感で費用対効果を確認する

電子帳簿保存法やインボイス制度など、迅速に対応すべき事案がある際にも、余裕のあるスケジュール感でシステム・サービスを検討することが大切です。時間をかけて複数のサービスを比較検討するほど、自社に最適なものを選択できます。

搭載されている機能、UIの操作性、他システムとの連携性など、予算に合った費用対効果が得られるかを十分に確認しましょう。

なお、自社内だけで請求書処理業務の効率化・自動化を図る場合も、担当者間で綿密な打ち合わせをしてから業務フローの変更を検討するのがおすすめです。

請求書処理でよくある質問

請求書処理で疑問を抱きやすい、よくある質問・Q&Aを以下でまとめました。

請求書を受け取ったら相手に連絡すべき？

請求書を受け取ったら、取引先に対して受領メールを送るのが基本です。例え何度もやり取りを交わしている相手だとしても、不安を感じさせることなく長期的な関係性を構築していくためには、逐一連絡を交わすようにしましょう。

ただし、受領メールはビジネスメールとしての丁寧かつ明瞭なコミュニケーションが求められるため、送る際の注意点などを意識することが重要です。

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インボイス制度に対応した請求書受領での注意点は？

2023年10月から、適格請求書の保存が必要なインボイス制度が適用されています。請求書処理では、インボイス制度に対応した請求書であるかを受領時に確認しなければなりません。

記載されている取引先の署名・内容が正確であるかを確かめるのはもちろん、納税申告時には適切な情報を提供できるような保管体制を構築しておくことが大切です。仮に請求書がインボイスではなかった場合、経過措置に合わせて税額控除の計算が求められます。

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請求書処理はどの部署が担当すべきか？

基本的に、請求書など企業の財務情報に関わる金銭の管理、資金の運用・各種支払いを行うのは経理部門です。企業の支出に関する取引は専門の知識を有した部署が担当すべきであり、内部統制の強化としても効果を発揮します。

また、商品や材料の仕入れ・管理は購買部門、請求書の受け取りから承認フローの管理は総務部門、製品・サービスの提供とサポートは営業部門といったように、請求書処理業務を細分化して役割を分配すると、各部門の負担を減らしながら業務効率化が可能です。

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まとめ

請求書処理業務では、業務のデジタル化が進んでいる中で、未だアナログな業務を行っている企業が多いです。請求書処理が非効率になる原因には、ヒューマンエラーの起こりやすさ、承認フロー・管理が複雑であることなどが関係しています。

さまざまな課題を解決し、請求書処理を効率化・自動化するには、自社の業務フローを見直し、承認プロセスの簡略化やシステム・サービスの利用を検討するのがおすすめです。法改正にも対応しやすい体制を整えることで、担当者の大幅な負担軽減につながります。

なお、業務フローの改善は短期間ですべてを完了させようとせず、フロー内の一部分から効率化・自動化を試すようにしましょう。請求書処理業務の流れに沿って適切かつ効率的な業務フローを構築すれば、自社にとって最適な請求書処理を実行できます。

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