請求書処理を効率化・自動化させる方法｜生産性が低下する原因を解説

請求書処理の業務フローにおいては、受領や決済・保管時で業務が停滞し、生産性が低下しがちです。本記事では、請求書処理で生産性が低下しやすい業務工程を解説し、ペーパーレス化やシステムの導入などの、請求書処理を効率化する方法・効率化に必要なことを紹介します。

目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書処理を効率化させるために必要なこと
3. 請求書処理で生産性が低下しやすい工程
4. 請求書処理を効率化させる方法
5. まとめ

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請求書処理を効率化させるために必要なこと

企業では、さまざまな業務がデジタル化されてきています。しかし、請求書の発行や受領など請求書処理業務については、依然アナログでの管理が中心になっている企業が少なくありません。

請求書処理業務を効率化させるには、ペーパーレス化および自動化が効果的です。ペーパーレス化によりコスト削減となり、請求書業務システムの導入により手作業で行っていた業務を自動化できます。

請求書処理業務の効率化には、自社での業務フローに関する課題を洗い出して、自動化できる工程の把握が必須です。どの工程に手間がかかっているのか、その原因を突き止めて無駄をなくすことで、業務効率はさらに向上するでしょう。

請求書処理で生産性が低下しやすい工程

請求書処理業務では、特定の業務に手間がかかり過ぎて生産性が悪くなり、非効率な状態を招くことが多くみられます。ここでは生産性が低下しやすい工程について解説します。

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請求書の受け取り

請求書は、取引先によって、紙の請求書を郵送・FAX・メールに添付・専用システムからダウンロードなど受け取り方が異なっています。発行日も異なるため、自社が受領する日もまちまちです。

受領方法や請求書の形式が統一されていないため、複数の処理フローがあり、業務が複雑かつ煩雑になりやすいのが特徴です。また、経理担当者にとって取引先や各部署へ発行や提出の確認をとるのも、手間がかかります。

テレワークが広がっている現在では、特に紙の請求書を受領した際の処理を行うだけに出社しなければならならず、業務の負担増加と非効率の原因にもなります。

請求内容のチェック

受け取った請求書の請求内容と実際の取引内容が合っているかのチェックは、とても重要です。主な請求書のチェック項目には、宛名や内訳、項目ごとの金額、取引内容、消費税などがあります。

また、インボイス制度の導入により、インボイスの記載要件を満たしているかなどの確認も必要になりました。請求書のチェック方法には、効率的かつ正確性が求められますが、手作業による確認は、担当者にとって負担が大きい作業と言えます。

承認・決済

受領した請求書は関係部署に回覧し、決裁権者から承認を得る必要があります。この承認は、部署をまたいで決裁を受けることも珍しくありません。

しかし、承認の証明として紙に押印する方法を採っている場合、担当者が休暇や出張中で不在だと長期間承認が得られない可能性があります。承認を得られないと以降の手続きができなくなるため、システムへの入力や支払いが遅れるリスクが発生します。

帳簿記載・データ入力

受領した請求書の内容を確認したあと、一般的には会計システムに請求書の内容をもとに会計システムへ仕訳入力を行い、同じ請求書を確認しながらエクセルなどで支払予定表を作成します。

これらを自動化せず手作業で行っていると、同じ内容を複数回データ化するため、担当者の負担が多くなり転記ミスも起こりやすくなります。そのため照合作業が必須となり、内容をチェックする人員のコストや業務完成までの必要時間が増加します。

保管管理

請求書は法律上、法人の場合原則7年間の保管義務があります。紙の請求書の場合、その間原本を保管しておくためのスペースや備品が必要です。自社が電子化しても、紙の請求書は依然発行されるため、スキャンの手間が残ります。

また2022年の電子帳簿保存法改正により、電子データの請求書は原則紙に印刷して保管することが禁止されています。たとえ自社が請求書を紙で保管していても、電子データで届いた請求書を紙にできず、紙と電子データが混在して処理の手間が増加します。

参考：法人税法｜e-Gov法令検索

請求書処理を効率化させる方法

請求書処理は各工程に手間がかかりがちです。ここでは、請求書処理の業務を効率化するための方法について解説します。

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業務フローを見直す

請求書処理業務の効率化を進めるには、自社の業務フローを見直して非効率だったり、無駄が発生したりしている作業を特定する必要があります。

たとえば、請求書の記載間違いが多い場合、膨大な請求書を処理する担当者の負担が大きく、計算や入力ミスが起きがちになっているのが原因の1つと言えます。また、長期の出張が多いなどで承認が得られず、手続きが止まりがちな場合もあります。

このような問題点を洗い出し、業務にかかる時間や人員などを明確にすることで、解決策を見いだせ、業務効率化にもつながります。

申請・承認をシステム化する

承認の証明に紙への押印の方式を採っている場合、承認フロー上の関係者が不在だとそこで手続きがストップし、支払い遅延などのリスクが発生しやすくなります。この場合、ワークフローシステムの導入によって、大きく効率化できます。

ワークフローシステムとは、紙ベースの申請や承認といった業務上の手続きを電子化・システム化したものです。事前に各書類の承認ルートを設定しておくと、その通りに申請が進められ、進捗状況も分かりやすくなります。

ペーパーレス化を行う

紙の文書の場合、保管には物理的なスペースが必要です。そのスペースの確保や必要コストを抑えるのに、電子データに変えるペーパーレス化が進んでいます。

請求書ももとは紙の保管が原則でしたが、電子帳簿保存法改正でスキャナーでのスキャンやスマートフォン撮影などで保存要件を満たした電子データがある場合は、紙原本の破棄が可能になります。よって、保管場所確保の面でも大きなメリットがあります。

また、請求書の電子データ化により検索機能が使えるようになるため、あとで必要になっても紙の請求書を探すより簡単かつ迅速に探し出せるようになり、業務の効率化に貢献します。

代行業者に委託する

請求書処理業務を専門の代行業者に委託することが可能です。経理専門の業者の場合、請求書処理業務だけでなく、伝票作成や入金消込などの幅広い経理業務を委託することもでき、担当者の大幅な負担軽減につながります。

また、税理士や会計士といった専門家に依頼をすることも可能です。適切な請求書処理を行えるだけでなく、自社のキャッシュフローなどについても専門的な知識に基づいてサポートしてくれます。

請求管理システムを導入する

請求管理システムは、請求書や見積書の作成、請求金額の計算・発行、消込作業など請求に関わる業務を自動化・効率化するシステムのことです。会計システムなどと連携することで、仕訳業務などもさらに効率的に行えます。

電子帳簿保存法改正やインボイス制度の導入により、請求書の扱いが複雑化するため、手作業のままではミスが増大することが予測できます。請求管理システムの導入による自動化で、ヒューマンエラーを減らして効率化につなげられます。

請求書受領サービスを利用する

請求書受領サービスとは、受領した請求書を電子化し一元管理するサービスのことです。請求書の電子化や保管のほか、仕訳や振込データの作成を行うものもあります。

請求書受領に関する業務は、法改正や制度の導入により複雑さが増しています。請求書受領サービスの利用で業務の自動化が可能になり、複雑な業務フローでも手間やヒューマンエラーを減らし業務効率化に貢献します。

また、オンライン化も可能なため、これまで難しかった請求書処理関連業務のテレワーク促進にも役立ちます。

まとめ

請求書処理業務は、業務のデジタル化が進んでいる中で、未だアナログな部分が残っている企業が少なくありません。請求書処理が非効率になる原因には、複雑な受領方法・承認や決済の遅延・計算ミスなどのヒューマンエラー・保管の煩雑さが挙げられます。

これらの非効率さを増す原因を取り除いて請求書処理を効率化させるには、自社の業務フローを見直し、どの業務が非効率を増す原因になっているかを明確にする必要があります。

どの業務フローが非効率の原因になっているかが明確になると、電子化によるペーパーレス化、およびワークフローシステム・請求書管理システム・請求書受領サービスなどの業務システムの導入による自動化などの対策をとることができます。