受領書とは｜領収書との違いや受領書を発行する際の注意点も解説

受領書とは、金銭や物品・サービスの受領が正常に行われたか、事実を証明する書類です。発行する法的な義務はありませんが、取引先とのトラブル防止や取引状況の可視化に役立ちます。本記事では、受領書の役割と記載する項目、発行する際の注意点などをわかりやすく解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 受領書とは
3. 受領書の役割
4. 受領書に記載する項目
5. 受領書のテンプレート
6. 受領書に関する注意点
7. 受領書などの証憑書類は電子化が便利
8. 受領書に関するよくある質問
9. まとめ

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受領書とは

受領書とは、商品やサービスの受け渡しが正常に行われた事実を記録するための書類のことで、金銭の受け取りでは金銭受領書と呼ばれることもあります。有形の商品に限らず、目に見えないサービスを提供する企業にとっても万が一のトラブルを避けるための重要な書類です。

受領書は法的な義務があるわけではなく、必ずしも発行を求められるものではありませんが、買手側と売手側における取引の信頼性やトラブルの予防として重要な役割を果たします。

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受領書を発行する目的

受領書は受け取りの事実を証明することが目的であり、紙の書類だけでなく、電子メールなどの電子的な手段でも受領の報告を行うことができます。紙・電子に関わらず、取引の合意や受け渡しが正当に行われたことを示す重要な記録となります。

また、取引の回数が多く長期的になる場合、一つひとつの取引の証拠として残しておき、これまでの取引全体を把握する際にも役立てることが可能です。仮に取引先との食い違いがあった場合、自社の主張・証拠として提示できます。

受領書と領収書の違い

受領書は領収書になるかと考えやすいですが、領収書とは発行の目的が異なります。受領書は物品やサービスの受け渡しを確認するのに対し、領収書は金銭の受領を証明するための書類です。

主に、領収書は商品やサービスの代金を支払った際に発行され、支払金額など支払いに関連する情報を記録し、買手側が支払いを行った証拠として機能します。記載内容は共通する部分もありますが、目的や発行の背景が異なり、それぞれ独自の役割を持っています。

受領書の記載内容	領収書の記載内容
・発行日 ・宛名 ・商品やサービスの詳細 ・数量や単位 ・受領の署名や印鑑	・発行日 ・宛名 ・支払われた金額 ・品物やサービスの名前や詳細 ・発行者の住所と氏名

受領書に似た関連帳票

受領書に似たビジネス書類は領収書以外にも多くあり、各関連帳票との違いは非常にわかりにくいです。そして、認識のズレによって重大なミスにつながる可能性があるため、正しく理解しておく必要があります。

以下は、受領書と間違えやすい領収書以外の関連帳票のまとめです。

書類	詳細
見積書	試算結果を発注前に知らせる書類
発注書	発注内容を記載した書類
納品書	受注したものの発送時に送付する書類
検収書	受け取った商品に不良品がないと確認できた際に発行する書類
請求書	商品に対しての料金を請求するための書類

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受領書の役割

受領書には受け取りの証明としての役割に加え、取引における進行状況の可視化とトラブル防止につながる役割も担っています。ここでは、受領書の役割について解説します。

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商品やサービスの受け取りの証明

受領書は、売手側（注文を受けた側）と買手側（注文した側）の関係において、商品を受け取った買手側が、納品した売手側に対して発行し、商品やサービスの受け取りが正確に行われた証拠として役立ちます。

一般的に、売手側から買手側に商品が届けられる際、運送会社を介して手元に配送されます。この場合、売手側は運送会社からの配送完了報告を受けますが、買手側に商品が正しく届けられたか、本当に商品を受け取ったかまでの確認はできません。

そこで、買手側が受領書を発行して売手側に届けることよって、商品が確実に納品されたことを伝えられ、売手側も間違いなく届けたことを証明する書類として役立てられます。

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取引状況の可視化

企業間のビジネス取引は複雑なプロセスで進行していくため、取引一つひとつの進行状況をしっかりと把握することが重要です。具体的には、双方の合意から商品・サービスの提供、受注・発注など多くの段階があり、受領書はそのプロセスの中で発行されます。

受領書があることで、取引がどの段階まで進んでいるかを把握できます。取引状況が可視化されることにより、スケジュールの調整がしやすくなるのも利点です。

例えば、受領書を確認すれば、予定通りに納品が完了したのか、どの取引に遅れが生じているのかを把握できます。また、書類の有無によって口頭でのコミュニケーションを補完する役割もあり、進行状況や受け渡しの詳細確認もしやすいです。

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トラブル防止

企業間のビジネス取引において、トラブルを未然に防ぐためにも受領書は重要な役割を果たします。受領書には、商品やサービスの受け渡しに関する情報・数量・日時などが記載され、取引の当事者が合意した内容を確認する手段の1つです。

万が一、取引上のトラブルが発生した際には、受領書を証拠として利用できます。例えば、取引完了後に買手側から納品された商品の数量不足を指摘された場合、受領書に記録された受け渡しの記録・詳細が、双方の合意や受け渡しの完了を示す証拠となります。

受領書に法的な発行義務はありませんが、証拠能力がないわけではなく、トラブル時の証拠書類として利用が可能です。

受領書に記載する項目

受領書として定められた書式はなく、記載する項目も取引相手によって異なる場合があります。ただし、証拠として効果を発揮させるためには、「いつ・誰から・何を・いくつ受け取ったか」が明確な受領書の作成が重要です。

ここでは、基本的な受領書に記載する項目について解説します。

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受領日

受領日は、商品やサービスを実際に受け取った日付です。受領書に記載することで、対象の日付に取引が行われた証拠として機能し、取引の確実性を示します。

また、受領日の記載は単に納品日が明確になるだけではなく、商品の受け取りと支払いのタイミングにおける整合性の証明や、買手側が受け取りに同意したことを確立する上でも重要です。取引の透明性を高め、トラブルの未然防止につながります。

発行日

発行日は受領書を発行した日付で、受領日と同じ日である場合が多いです。その際、受領日も発行日に含まれるとして、受領日の記載が省略されることも珍しくありません。

ただし、受領日と発行日が異なるケースも考えられるため、受け渡しを行ってから受領書を発行するまでのタイムラグを踏まえて、それぞれの項目欄を用意しておくことが得策です。文書の有効性や適用範囲を明確にするタイムスタンプとしての正確性が高まります。

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取引先名

取引先名は、発注と受注の関係を明確にする上で正しく記載しなければならない項目です。取引先名には、企業名・部署名・担当者名を正確に記載し、取引先との信頼関係や取引プロセスへの悪影響を防ぐためにも、略称ではなく正式名称で記します。

ビジネスコミュニケーションにおける信頼性の確保と、取引を円滑に進める上でも重要です。

発行元の情報

発行元の情報として、取引先の企業名・住所・電話番号・部署・担当者名を正式名称で記載します。この項目は、受領書を発行した企業や担当者を明確にするために必要です。

取引先は正当な発行元からの受領書であることを確認でき、発行側は責任の所在を明示することで取引上のコミュニケーションをスムーズに行えます。トラブルが発生した場合の情報交換や問題解決まで素早く対応するためにも、必ず記載しましょう。

発行元の担当者印

受領書が発行元の担当者によって発行されたものだと証明するために、必ず担当者印を押します。担当者印があることで、証拠としての信憑性を高められます。

また、取引先にとっては、受領書を長期的に保存・管理する上で、内容の確実性を担保できるのがメリットです。なお、担当者印は押印の代わりにサインでも問題ないとされており、取引の規模が大きい場合には代わりに社印が押されることもあります。

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受領した物品やサービスの名称と詳細

受領した物品やサービスの名称は、取引内容を明らかにする役割があります。何を受け取ったのかを明記することで、取引の信頼性・透明性を確保し、健全なビジネス関係の維持につながります。

主な記載内容は、物品やサービスの名称、単価・数量・合計金額です。なお、同じ物品名でも種類や色などが複数存在する場合は、その詳細も明記します。取引プロセスの性質によっては、支払い条件や締め日が記載されるケースもあるでしょう。

ただし、あくまでも受領書は納品の証明として使用し、支払いに関する情報は領収書や請求書などに記載する場合がほとんどです。

受領書のテンプレート

受領書は記載すべき項目が決まっているため、ほぼテンプレート化されているといえます。以下は、金銭受領書と物品用受領書のテンプレート見本です。それぞれの書き方に困った際に、一例としてご活用ください。

金銭受領書のテンプレート見本

受領書

発行日：〇年〇月〇日

　受領番号：○○　　　　

（宛名記入欄）

株式会社○○

○○部署　○○様

受領日：〇年〇月〇日

金（金額記入欄）円也

上記金額を正に受領いたしました。

但し、（但し書き記入欄）として

（発行元の情報記入欄）

所在地：　　　　

会社名：　　　　

代表者：（押印）　

物品用受領書のテンプレート見本

受領書

発行日：〇年〇月〇日

　受領番号：○○　　　　

（宛名記入欄）

株式会社○○

○○部署　○○様

受領日：〇年〇月〇日

品名／数量／単位／金額／摘要（受領印）

上記、正に受領いたしました。

（発行元の情報記入欄）

所在地：　　　　

会社名：　　　　

代表者：（押印）　

受領書に関する注意点

受領書を取り扱う際には、発行者側・受領者側ともに気をつけるべきポイントがあります。取引相手との信頼関係の維持・強化をはじめ、法令遵守においても重要な部分です。ここでは、受領書に関する注意点について詳しく解説します。

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正確な内容を記載しなければならない

受領書を証拠書類として機能させるためには、正確な内容を記載する必要があります。仮に誤った情報を記載した受領書や記入漏れのある受領書を提供した場合、取引先との関係性が悪化しトラブルにつながることも考えられます。

また、発行したデータは改変されないように保存し、取引でトラブルが発生した際には、証拠・証明として素早く提示できるような準備が重要です。社内における受領書の発行フロー、管理体制も十分に確かめておくようにしましょう。

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商品やサービスを受け取り次第発行する

受領書の発行は、契約の中で期限が定められていたり、特に期限が設けられていなかったりします。しかし、商品やサービスの受け取りを証明する書類である観点から、納品されたことを確認したら迅速に発行手続きを行うのが理想です。

受領から発行までの時間が長くなるほど、受け取りを証明できる要素と正確性は時間とともに損なわれていきます。証明としての確実性を保持するためには、商品やサービスを受け取り次第、すぐに発行するようにしましょう。

受領書は一定期間の保管義務がある

法人税法では、取引に関して作成または受領した書類の保管義務が定められています。受領書も取引の事実を証明する証憑書類として保管義務の対象に含まれ、法人で原則7年、個人で青色申告・白色申告どちらの場合も5年間保管しなければなりません。

また、各税法で保管義務のある帳簿・書類を電子データで保管する際のルールを定めた、電子帳簿保存法の書類にも該当します。2024年1月以降は、電子メールで受け取った受領書の紙での保存が認められていません。

税法の観点から、受領書を発行する側も、受領書を受け取る側が保管・管理しやすいように配慮することが望ましいです。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間 ｜国税庁

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領収書の代わりにできない場合がある

受領書は必要事項が記載されている場合、領収書の代わりとして利用できます。また、受領書以外にもレシートやクレジットカードの利用明細書、出金伝票など領収書の代わりとして利用できる書類があります。

しかし、クレジットカード会社が発行する請求明細書は領収書の代わりにできず、レシートは領収書の代わりとしての利用が禁止されているなど、企業ごとに社内規定で定められている場合もあるため注意が必要です。

そもそも、受領書と領収書は発行の目的や役割が異なるため、なるべく混在させないような管理が重要といえます。

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領収書にも印紙税が課される

受領書をはじめ、領収書にも印紙税が課税されます。受領事実を証明するために作成し、証拠証書とする場合には税法上の「金銭または有価証券の受取書」に該当します。

売上代金などが5万円未満のものは非課税となり、5万円以上の場合には印紙税の納付が必要です。なお、営業に関しないものは非課税となります。

参考：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書 ｜国税庁

受領書などの証憑書類は電子化が便利

受領書は取引プロセスに関連する重要な書類の1つであり、注文書・納品書・請求書なども同様です。これらの証憑書類をすべて紙で取り扱うのは、取引や会計業務の効率性を考えた際、長期的な保管をしていく上でも大変です。

受領書を含む書類の多くは、電子化することで業務の負担を軽減できます。特に、請求書受領サービスや請求書受領システムを活用すれば、取引に関連するさまざまな書類を紐づけて管理がしやすくなり、保管スペースも不要です。

ここでは、請求書受領システムと請求書受領サービスについて解説します。

請求書受領システムを利用する

請求書受領システムとは、請求書の電子化と自動処理を実現し、請求書処理業務に関するプロセスを効率化させるシステムです。請求書以外の取引に関する書類（注文書・納品書・受領書）を電子化し、請求書との紐づけもできます。

さらに、受領した請求書の自動カテゴリー振り分け機能や、適切なフォーマットでの保存機能が備わっており、請求書処理が高速化します。また、会計ソフトとの連携で仕訳やデータの自動作成ができるため、会計業務全体の効率化も可能です。

システムの導入においては、経理処理におけるどの業務・書類を電子化したいのか、目的を明確にすることで無駄なコストを削減しながら効果的な運用につなげられます。証憑書類全体の電子化によって、社内全体のペーパーレス化を図るのがおすすめです。

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請求書受領サービスを利用する

請求書受領サービスは、請求書受領システムと同様に、請求書を含めた取引に関する書類を電子化し、業務の自動化を実現させるサービスです。システムとの違いは、基本の導入形態がクラウドベースであり、法改正にも自動で対応する点です。

サービスの中には、請求書の発行から受領、電子化、確認作業まで、一連のフローを代行してくれるサービスもあります。紙で届いた書類の受領、開封・スキャン、電子化したデータのアップロード、検収・保存まで代理で行うため、業務負担が大幅に軽減します。

また、自社で請求書をデータ化するタイプや、取引先との共同利用で運用するタイプといったように、サービスごとに特色が異なります。利用にあたっては、取引先との関係性を考慮しつつ、自社のニーズと照らし合わせて選択するようにしましょう。

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受領書に関するよくある質問

受領書に関する、よくある質問・Q&Aを以下でまとめました。

受領書を発行するタイミングは？

法律上、受領書を発行する期限は定められていませんが、早めに受領書を取引相手に送付することは、取引における信頼関係の構築として大切です。そのため、納品を確認したら受領書を順次発行するといったように、業務フローに組み込んでしまうのが良いでしょう。

発行するタイミングを事前に決めておくことで、トラブル・誤解・混乱を生じさせないように対処できます。

なぜ納品書と受領書を発行するのか？

納品書は、商品・サービス等を納品する側が納品した事実を証明するために発行します。そして、受領側は納品されていないもの・発注したものと違うものを、実際の納品物と照らし合わせて確認し、異なる場合には納品側に証拠として提示できます。

受領書は、受け取った側が納品されたものを正しく確認し、間違いがないと伝えるための証明書類です。また、受領書が納品側の手元にあると、双方が合意の上で取引が完了していることを証明できるため、納品書と受領書は、お互いの信憑性を裏付ける証拠書類として役立ちます。

納品書の受領メールは送るべきか？

取引先から各書類を受け取った際には、ビジネスメールとして受領メールを送るのがマナーです。そのため、納品書を確認して間違いがないと判断したら、特約の成約がない限りは電子メールで受領メールを送るようにしましょう。

納品物と納品書を確認した旨を伝える受領メールと一緒に受領書を送付すれば、効率的なやり取りが実現します。ただし、納品書は紙で届くことがほとんどであるため、取引先によっては紙ベースの受領書を求める場合がある点には注意です。

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受領書が不要となるシーンはある？

受領書の有無は取引先によって異なり、不要としている場合もあるため、事前に必要であるかを確認しておくのがおすすめです。特に、小売業では直接的な商品の引き渡しと代金の支払いを行うことが多く、ほとんどが受領書を必要としないでしょう。

なお、受領書の発行は法律で定められていなくても、契約上受領書の発行を必須としていることがあります。業種業態・契約ごとに受領書の必要性は異なるため、自社の取引先との契約や状況に合わせた柔軟な対処が重要です。

まとめ

受領書は、商品やサービスの受け取りを証明する書類です。取引の透明性や信頼性を確保し、買手側と売手側における取引履歴の確認、万が一のトラブルを避ける際に役立ちます。受領書には、受領日や取引先名など明確な情報を記載することが大切です。

従来までの紙による証憑書類の取り扱いから、電子化を進めていくことで業務負担の軽減を図り、法改正にも適切に対応した効率的な管理ができます。業務の自動化を実現したいなら、請求書受領システム・サービスの利用がおすすめです。

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