請求書の原本が必要な理由｜コピーでも大丈夫？効力について解説

請求書の原本は、法律上でその必要性を定められています。また、原本の電子化も電子帳簿保存法により、法的に認められています。本記事では、請求書の原本が必要な理由と、原本の電子化について解説し、請求書を電子化して保管する際の注意点も紹介します。

目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書の原本が必要な理由
3. 請求書の原本は電子化できる
4. 電子化した請求書を送付する方法
5. 請求書を電子化して保管する際の注意点
6. まとめ

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請求書の原本が必要な理由

請求書は税制上、原本の保存が原則と定められています。請求書の偽造などを防止することを目的としているため、コピーや写しでの保管は認められません。以下で具体的な理由を解説します。

請求書の原本を求められたら郵送しなければならない

請求書の原本の郵送は、取引先から求められた際に必要です。取引先により、紙の請求書への信頼度が高く、紙の請求書の保存を必要としている場合もあります。取引先から、紙での請求書原本の要望がなければ、郵送は必要ありません。

多くの企業で電子化が進んでいるため、紙の請求書が必要ないケースが増えています。通常の場合は、電子化した請求書をメールで送付するだけで十分です。原本が必要かどうかは、事前に取引先に確認すると良いでしょう。

また、原本の郵送が必要な場合も、併せてメールでも請求書を送付すると、受け取り側の手間が減らせます。

税制上、請求書は原本の保管・保存が原則とされている

請求書は相手から受け取った請求書の原本を保管・保存する必要があります。保管期間は7～10年と定められています。請求書の保存方法は、紙で受け取った場合と、電子データで受け取った場合それぞれに保存方法があり、混在して保存することは認められていません。

参考：法人税法｜e-Gov法令検索

紙で受け取った請求書の保存方法

相手から受け取った紙の請求書の保存方法は、会計処理が済んだら、ファイリングを行い書庫などに保管します。保存期間は法人は、法人税法で7年、欠損金の繰越適用控除適用は10年で、個人事業主の場合、所得税法で5年、消費税納税者は7年とされています。

紙の請求書を原本で保存する理由については、改ざんを防止するためと、不正会計を防ぐことが挙げられます。紙の請求書の原本には、相手方の押印もあるため、改ざんされにくい証憑書類であり、取引の証明になります。

電子データで受け取った請求書の保存方法

電子帳簿保存法の改正により、電子データで発行された請求書は、データのまま保存することが定められています。つまり、電子請求書を印刷して保管することは認められず、電子請求書の紙保存は完全に廃止となります。

そのため、電子請求書はパソコンのハードディスクや、DVDやCDなどのメディアに保存しなければなりません。また、会計ツールなどを利用する場合、クラウドに保存できる方法もあります。

保存期間については、上記で解説した紙の請求書と同じで法人で7～10年、個人事業主が5～7年です。

請求書の原本は電子化できる

請求書の原本をPDF・スキャナなどで電子化し保存することは、法的に認められています。また、電子化した請求書の原本は破棄しても構わないとされています。以下で具体的に解説します。

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PDF・スキャナ保存は法的に認められている

請求書の原本は、PDFやスキャンで電子化したものを保存することは、法的に認められています。PDFデータの請求書の場合は、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで保管すれば、紙の請求書は不要です。

PDFで保存しておけば、取引先から紙の請求書の原本を郵送したり、メールで送付し取引先に印刷してもらったりすることができます。また、メールで送受信したPDFデータはそのまま保存しておくことが可能です。

また、受け取った紙の請求書の原本をスキャンして保存する際は、タイムスタンプの付与が必要です。スキャン保存する際は、スキャナ保存制度の要件を満たしている必要があります。スキャン保存する際は、以下のような真実性・可視性の確保も求められます。

参考：e-文書法｜e-Gov法令検索

参考：電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました｜国税庁

真実性の確保

請求書をスキャン保存する際に、求められる要件のひとつが「真実性の確保」です。真実性の確保の要件として、以下の4つの方法でいずれかを満たす必要があります。

1. データ受領後2ヶ月以内の認定スタンプを付与する
2. 改ざん防止などのための事務処理規程を運用する
3. データを改ざん・削除できないシステムなどを利用する
4. 書類の発行者側で認定タイムスタンプを付与する

以上は、請求書の原本が改ざんなどされていないか証明ができる方法です。1つでも要件を満たしていれば、真実性の確保に該当するため、すべて満たす必要はありません。以上のなかで、一番コストがかからず容易なのは、2.の事務処理規定を作成し運用する方法です。

可視性の確保

請求書をスキャン保存する際に、もうひとつの要件が「可視性の確保」です。可視性の確保の要件として、帳簿の電子データを保存する場所に、電子処理計算機処理ができる電子機器やプログラム、ディスプレイやプリンタとその説明書を備えつけなければなりません。

また、保存した電子データを、すぐに検索できる状態にし、明瞭な表示をできるようにしておく必要があります。検索方法には、以下のような条件があります。

1. 帳簿の種類に応じた主要な項目（勘定科目・取引年月日・取引金額など）を検索条件に入れる
2. 日付・金額などに関する電子データでは、その範囲を指定して条件を設定できる用意する
3. 任意の項目を複数の組み合わせで検索できるようにする

ただし、税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合であれば、2.3.の範囲指定や、複数組み合わせの検索は不要になります。

電子化した請求書の原本は破棄できる

紙の請求書原本は、電子帳簿保存法が定める「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たしていれば、破棄しても構いません。紙の請求書を電子化し、破棄すればペーパーレス化の取り組みも推進されます。

破棄する際は、請求書の原本は重要書類のひとつであるため注意が必要です。処分は第三者に可読される状態を避け、必ずシュレッダーにかけて、紙リサイクルごみとして出すと良いでしょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子化した請求書を送付する方法

紙の請求書とは違い、電子化した請求書はメールで即日送ることができるため大変便利です。ここでは、電子化した請求書を送付する方法を、注意点を交えながら紹介します。

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一目でわかる件名をつける

請求書をメールで送る場合の件名は「【請求書】」「○月分請求書」「○月分請求書送付のご案内」など、担当者が一目で請求書であるとわかるものにしましょう。

「お世話になっております」「ご連絡」など曖昧な件名で送ると、開封してもらうのが遅れたり、請求書と気付かずに見過ごされたりしてしまう可能性があります。

改ざんされにくい形式で送る

請求書をWordやExcelで作成している企業も多いでしょう。しかし、これらのファイル形式は容易に数値を書き換えられるため、改ざんの危険性が高まります。

故意に改ざんするようなことはなくても、操作ミスでデータが消えてしまう可能性もあります。そのため、メールで送付する際は、改ざんの難しいPDFなどの形式にするようにしましょう。

セキュリティ対策を施す

請求書には取引金額や口座番号といった重要な情報が記載されており、情報漏洩には十分注意しなければなりません。そのため、データを送る際は担当者以外開くことのできないよう、パスワードを設定するなどの方法が有効です。

また、PDFをそのまま添付するのではなく、ダウンロードリンクを利用するのもいいでしょう。時間制限があったり、一定期間経過後は無効になったりするダウンロードリンクであれば、なお安全です。

請求書を電子化して保管する際の注意点

請求書の電子化保存は、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムの導入により、適切に行うことが可能です。請求書の原本を電子化することにより、請求書のやりとりが簡素化されたり、データをそのまま保存ができるため、ペーパーレス化も促進できます。

しかし、取引先によっては、個別対応となり従来の紙ベースでの請求書の郵送を求められるケースも少なくありません。請求書の電子化を行う際は、取引先ごとに事前準備が必要です。

まとめ

請求書の原本は、法律上でその必要性が定められていますが、請求書原本の電子化も電子帳簿保存法により、法的に認められています。請求書の原本を保存することは、偽造や改ざんを防止することを目的としています。

請求書原本は、電子化が進んでおり電子で受け取った請求書は、電子データのまま保存が可能です。また、紙で受け取った請求書原本は、要件を満たしていれば、PDF・スキャン保存が認められており、電子保存を行えば紙の原本は破棄できます。

電子帳簿保存法に沿った業務をスムーズに行うために、請求書の電子保存を推進できる環境づくりを行いましょう。