請求書の原本を保存する必要性とは｜コピーでも大丈夫？電子化と破棄について解説

請求書の原本は、法律上でその必要性を定められています。また、原本の電子化も電子帳簿保存法によって法的に認められています。本記事では、請求書の原本を保存する必要性と、コピーでも大丈夫なのか、請求書を電子化して保管する際の注意点なども解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書の原本が必要な理由
3. 請求書の原本は電子化できる
4. 電子化した請求書を送付する方法と注意点
5. 請求書の受領から保存までを効率化する方法とメリット
6. 請求書を電子化して保管する際の注意点
7. まとめ

請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ

請求書の原本が必要な理由

請求書は税制上、原本の保存が原則と定められています。そのため、コピーでも大丈夫かと考えがちですが、請求書の偽造などを防止することが目的であり、コピーや写しでの保管は認められません。ここでは、請求書の原本を保存する必要性について解説します。

請求書の原本を求められたら郵送しなければならない

請求書の原本は、取引先から求められた際に郵送・送付が必要です。取引先によっては、紙の請求書に対する信頼度が高く、紙での保存を必須としている場合が考えられます。ただし、多くの企業で電子化が進んでいるため、紙の請求書が不要なケースが増えています。

取引先から紙での請求書原本の提出要望がなければ、郵送は必要ありません。通常は、電子化した請求書をメールで送付するだけで十分とし、紙ベースで送らないフローが定着していることも多いでしょう。

なお、原本が必要かどうかは、事前に取引先へ確認することが重要です。原本の郵送が必要な場合、メールでも請求書を送付すると受け取り側のデータ化の手間を減らせます。

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税制上では請求書原本の保管・保存が原則とされている

請求書は相手から受け取った請求書の原本を保管・保存する必要があり、保管期間は7～10年と定められています。請求書の保存方法は、紙で受け取った場合と電子データで受け取った場合で異なり、混在して保存することは認められていません。

参考：法人税法｜e-Gov法令検索

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紙で受け取った請求書の保存方法

相手から受け取った紙の請求書は、会計処理が済んだ後にファイリングを行い、書庫などに保管します。保存期間として、法人の場合は法人税法で7年、欠損金の繰越適用控除適用は10年です。個人事業主の場合、所得税法で5年、消費税納税者は7年とされています。

紙の請求書を原本で保存する理由には、改ざんと不正会計の防止が挙げられます。紙の請求書の原本には相手方の押印もあるため、改ざんされにくい証憑書類として有効であり、取引の証明としても役立ちます。

電子データで受け取った請求書の保存方法

改正電子帳簿保存法により、電子データで発行された請求書はデータのまま保存することが定められています。電子請求書を印刷して保管することは認められておらず、電子請求書の紙保存は完全に廃止されています。

そのため、電子請求書はパソコンのハードディスクや、DVDやCDといったメディアに保存しなければなりません。また、会計ツールなどを利用する際には、まとめてクラウド上で保存できる場合もあります。

保存期間については、紙の請求書と同じで法人で7～10年、個人事業主が5～7年です。

参考：電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました｜国税庁

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請求書の原本は電子化できる

請求書の原本をPDF・スキャナなどで電子化して保存することは、法的に認められています。また、電子化した請求書の原本は保存の要件を満たしている場合、破棄しても構わないとされています。ここでは、請求書原本の電子化について解説します。

PDF・スキャナ保存は法的に認められている

請求書の原本について、PDFやスキャンで電子化したものを保存することは、法的に認められています。PDFデータの請求書の場合、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで保管すれば紙の請求書は不要であり、PDFを原本扱いすることも可能です。

PDFで保存しておけば、取引先から原本の提出を求められた際に、素早くメールで送付することができます。メールで送受信したPDFデータは、そのまま保存しておくことが可能です。

また、紙で受け取った請求書の原本をスキャンして保存する際は、タイムスタンプの付与が必要です。スキャン保存する際は、スキャナ保存制度の要件を満たしていなければならず、以下のような真実性・可視性の確保も求められます。

参考：e-文書法｜e-Gov法令検索

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真実性の確保

請求書をスキャン保存する際に、求められる要件の1つが「真実性の確保」です。真実性の確保の要件として、次の4つの方法の中から、いずれかを満たす必要があります。

1. データ受領後2ヶ月以内の認定スタンプを付与する
2. 改ざん防止のために事務処理規程を作成・運用する
3. データを改ざん・削除できないシステムなどを利用する
4. 書類の発行者側で認定タイムスタンプを付与する

これらは、請求書の原本が改ざんなどされていないと証明できる方法です。1つでも要件を満たしていれば真実性の確保に該当するため、すべてを満たす必要はありません。なお、一番容易でコストがかからないのは、2番目の事務処理規定を作成・運用する方法です。

可視性の確保

スキャナ保存制度におけるもう1つの要件が、「可視性の確保」です。可視性の確保の要件として、帳簿の電子データを保存する場所に、電子計算機処理ができる電子機器やプログラム、ディスプレイ・プリンタと説明書を備えつけなければなりません。

また、保存した電子データは検索性を高め、内容を迅速かつ明瞭に表示できるようにしておく必要があります。可視性の確保には、以下のような条件があります。

1. 帳簿の種類に応じた主要な項目（勘定科目・取引年月日・取引金額など）を検索条件に入れる
2. 日付・金額などに関する電子データでは、範囲指定での条件設定を可能にする
3. 任意の項目を複数の組み合わせで検索できるようにする

なお、税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、2と3の範囲指定や複数組み合わせの検索条件は不要となります。

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電子化した請求書の原本は破棄できる

紙の請求書原本は、電子帳簿保存法が定める「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たしていれば、破棄しても構いません。ただし、請求書の原本は企業における重要書類の1つであるため、破棄する際には注意が必要です。

処分は第三者に可読される状態を避け、必ずシュレッダーにかけてから紙リサイクルごみとして破棄するのがおすすめです。取り扱う紙の請求書をすべて電子化し、適切に破棄することでペーパーレス化にもつなげられます。

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

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電子化した請求書を送付する方法と注意点

紙の請求書とは違い、電子化した請求書はメールで素早く送付できて非常に便利です。ここでは、電子化した請求書を送付する方法について、注意点を交えながら紹介します。

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一目でわかる件名を付ける

請求書をメールで送る際、件名には「【請求書】」「○月分請求書」「○月分請求書送付のご案内」などを付け、開封する担当者が一目で請求書だとわかるようにしましょう。

例えば、「お世話になっております」「ご連絡」といった曖昧な件名を付けて送ると、開封されるのが遅くなったり、請求書と気付かれず見過ごされたりしてしまう可能性が高いです。

押印の取り扱いについて確認する

請求書を電子化した場合、押印の有無が問題となることがあります。税法上で請求書は発行の義務がないため、紙・電子データに関わらず押印のない請求書でも有効とされています。

ただし、書類に押印があることで複製や改ざんの防止として役立ち、証憑書類としての効力を高められます。そのため、取引先が社内ルールとして押印を必要としているのか、受理してもらえる形式について確認しておきましょう。

なお、電子化に伴い、請求書をデータ化する際に電子印鑑を押印できるシステム・サービスも続々と増えています。

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改ざんされにくい形式で送る

現状において、請求書をWordやExcelで作成している企業も多いでしょう。しかし、これらのファイル形式は誰でも容易に数値を書き換えられるため、不正・改ざんにつながる危険性が高いです。

仮に故意的な改ざんではなくても、担当者の操作ミスでデータが消えたり書き換えられたりする可能性もあります。そのため、メールで送付する際は、第三者による修正が困難なPDFなどの形式で送るようにしましょう。

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セキュリティ対策を施す

請求書には、自社と取引先の取引金額や口座番号といった重要な情報が記載されており、情報漏洩には厳重な注意が必要です。そのため、送付するデータは担当者以外が開けないよう、パスワード設定などのセキュリティ対策を施すようにしましょう。

また、単にPDFを添付するのではなく、ダウンロードリンクの活用もおすすめです。ダウンロード可能な期間に制限を設けられ、一定の期間経過後は閲覧・ダウンロード不可になるダウンロードリンクであれば、より安全にデータを共有できます。

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FAXで送付した場合も原本を保存する

FAXで請求書の送付を求められた場合は、原本も別に送付しなければなりません。なぜなら、請求書の原本は紙または電子データで一定期間保管する必要があり、FAXで受け取った請求書はコピーと同様の扱いで、原本の代わりにはできないからです。

なお、請求書をFAXで送ること自体はビジネスマナー違反に該当しませんが、一般的な方法ではありません。取引先によっては非常識だと捉えてしまうことも考えられるため、取引先から求められた場合にのみ送付方法の1つとして選択するのが得策です。

FAXで送付した後は、作成した原本を適切に送付または保存するようにしましょう。

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請求書の受領から保存までを効率化する方法とメリット

請求書の発行から原本の保存まで、電子データで行うことによって請求書業務の大幅な効率化が可能です。特に、法令を準拠しながらペーパーレス化やテレワークへの対応を課題としている場合、システム・サービスを活用した電子化がおすすめです。

ここでは、請求書の受領から保存までを効率化する方法とメリットについて解説します。

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請求書の受領代行サービスを活用する

請求書の受領代行サービスとは、受領した請求書をOCRで電子化し、システム上で一元管理する請求書受領サービスの中でも、サービス提供会社が取引先から送られた請求書を代理で受け取り、データ化するタイプです。

PDF形式で受け取った請求書も、システムにアップロードするだけでまとめて管理できます。請求書の受領代行を利用すれば、自社宛てに届くすべての請求書をクラウド上で一元管理することが可能です。

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ペーパーレス化の促進・検索性の向上

紙ベースの請求書処理業務では、受け取りから開封、内容の確認、スキャンによる電子データ化、原本のファイリング・保管など多くの工程を踏みます。さらに、担当者から上司、上長や経理担当者の確認・ハンコによる承認といった承認ワークフローも発生します。

しかし、請求書受領サービスの導入によってオンライン化が実現すると、ペーパーレス化の促進が可能です。一連の請求書業務の人為的な作業が不要となり、データ化された請求書をオンラインのサービス上で確認し、素早く承認できるようになります。

そのため、紙ベースの煩雑なやり取りを削減し、業務の効率が大幅に向上します。紙の請求書保管にかかる負担が減り、検索性を向上させることも可能です。

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多様な働き方に合わせた効率化が可能

請求書受領サービスの導入で作業場所が限定されなくなると、在宅勤務・テレワークでも請求書の処理ができるようになります。インターネット環境があればパソコン上で請求書の確認と承認ができるため、ハンコを押すためだけの出社が不要です。

また、サービスの中には、スマートフォンから確認・承認・差し戻しなどの承認作業が行えるものもあります。クラウド上に請求書を電子データとして一元化・保存するため、急な確認が求められる場合でもスピーディーに対応可能です。

多様な働き方に対応できることにより、従業員のワークライフバランスを整え、職場満足度の向上を図りつつ、BCP対策としても効果を発揮します。

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承認ワークフローの円滑化につながる

通常の請求書処理業務では、担当者の上司が不在だった場合、請求書の確認・承認が滞り、次のフローに進めず最終的な承認までに時間がかかってしまうのが大きな課題です。さらに、修正を必要とする際には余計に時間がかかります。

請求書受領サービスでは請求書を電子データ化するため、オフィスに不在の上司も外出先のパソコン・スマートフォンから、請求書の内容確認・承認が可能です。

オンライン化によって承認ワークフローが円滑化するだけでなく、進捗状況が一覧で確認できるため、透明性の向上にもつながります。

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請求書を電子化して保管する際の注意点

電子帳簿保存法の要件を満たしたシステム・サービスを導入すると、請求書の電子化から保管までを適切に行うことができますが、いくつかの注意点も存在します。ここでは、請求書を電子化して保管する際の注意点について解説します。

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紙での原本提出に備えておく

請求書の原本を電子化することで、請求書のやり取りを簡素化し、データはそのまま保存が可能です。電子帳簿保存法でも、原本は紙から電子データ化して保存することが認められています。

しかし、取引先によっては、紙の請求書原本を郵送してほしいと求めてくるケースも少なくありません。そのため、紙で受け取った請求書の原本は、電子化した後に破棄して良いのか、定められた期間保管すべきなのかを必ず取引先に確認しましょう。

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定期的な法改正への対応を考慮する

請求書を含めた証憑書類は、改正電子帳簿保存法をはじめ、定期的な法改正が行われることが多いです。特に、近年では電子化・ペーパーレス化に向けた法改正が度々行われており、複雑な要件定義に合わせた管理が求められます。

デジタル化に迅速かつ適切な対応をするには、システム・サービスを活用した管理がおすすめです。これらにより、各証憑書類の検索性を高め、在宅勤務やテレワークへの対応を可能とし、税務調査・監査にも備えられます。

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社内規定の見直しも求められる

請求書を電子化して適切に保管するには、電子帳簿保存法を準拠した対応が求められます。そこで、これまで紙ベースの請求書管理を行っていた場合や、システムなどを活用した業務改善を図る場合には、社内規定の見直しを検討する必要があります。

特に、法的にも認められているPDF・スキャナ保存を行う際は、「誰が」「いつ」「どの」書類を保存したのか、ログ履歴を管理できるようにしておくことが大切です。また、データ化したものの保管方法や保管場所についても、社員教育などで周知しましょう。

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データのバックアップ体制を確認する

請求書の保管方法としてシステム・サービスを活用する場合、突然のサービス停止やシステムトラブルによってデータが破損・紛失するリスクがあります。そのため、請求書などの書類を一元的に管理する場所とは別に、バックアップ体制を築いておくことが重要です。

なお、システムやサービスのトラブル以外にも、自社が運用するサーバー障害、セキュリティ異常、自然災害による業務の停止なども考慮し、事前に緊急時の備えとして対策を取っておくようにしましょう。

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まとめ

請求書の原本は、法律上でその必要性が定められていますが、請求書原本の電子化も、電子帳簿保存法によって法的に認められています。請求書の原本保存は偽造や改ざんの防止を目的とし、ペーパーレス化にも役立ちます。

請求書を含めた証憑書類は電子化が加速しており、電子で受け取った場合は電子データのまま保存が可能です。また、紙で受け取った請求書原本は、要件を満たすことでPDF・スキャン保存が認められており、電子保存を行えば紙の原本は破棄できます。

電子帳簿保存法を準拠したスムーズな業務を行うためには、システムやサービスを効果的に活用しつつ、請求書の電子保存に向けた環境づくりを実現しましょう。

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