インボイス制度に対応した請求書ソフトとは？ 必要なシステムも解説

インボイス制度が開始されると、企業はさまざまな対応が必要になります。本記事では、インボイス制度に対応しなければいけないシステムやソフトの範囲や、インボイス制度に対応した請求ソフトがどういったものかを分かりやすく解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. インボイス制度を再確認
3. インボイス制度導入で対応すべきこと
4. インボイス制度の対応に必要なソフトの範囲
5. 改正電子帳簿保存法にも対応する必要がある
6. インボイス制度への対応には請求書ソフトの導入がおすすめ
7. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

インボイス制度を再確認

インボイス制度に関する理解を深めるために、この記事ではインボイス制度の概要と重要なポイントを再確認します。インボイス制度は、取引の際に発行される請求書に関する規定や手続きを指す重要な制度です。

取引の透明性や課税の適正化を図るために導入されており、ビジネス活動において不可欠な役割を果たしています。インボイス制度の基本的な概念から具体的な運用上のポイントまでを再度整理し、理解を一層深めていきましょう。

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インボイスとは

インボイス（Invoice）は、取引の際に提供される請求書を指します。インボイス制度は、これらの請求書に関する規定や手続きの体系を指す制度です。国税庁の情報によれば、インボイス制度は主に国際取引における課税の透明性や適正化を図るために導入されました。

インボイス制度では、取引当事者が取引の際に請求書を発行し、取引内容や金額、税金などの詳細情報を記載します。この請求書が取引の証拠となり、課税の基準となる重要な要素となります。

取引の透明性を高め、課税の適正な実施を支援するため、インボイス制度では請求書の内容が適切であることや、取引内容に対応する税金が正しく申告・徴収されていることが求められます。

インボイス制度は国内外のビジネスにおいて、取引の合理的な運営や税務申告の正確性を確保する重要なツールとして位置づけられています。国や地域によって異なる規制や手続きが存在する場合もありますが、その共通の目的は取引の透明性と税制の適正化です。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

インボイスと区分記載請求書との違い

区分記載請求書とインボイスは、取引の請求書に関する制度であり、正確な課税を確保するための重要なツールです。区分記載請求書では請求書発行者や受領者の氏名、交付先の相手方、取引年月日、取引内容、対価額などが記載されます。

対して、インボイスではインボイス発行事業者の氏名、取引年月日、取引内容、対価額、適用税率が記載されます。特に、新たに加わった記載項目として、インボイスには適用税率が含まれ、これにより正確な税額計算が可能となります。

これらの制度は、取引の透明性や税務の適正化を促進する役割を果たし、ビジネス取引における信頼性を高める一翼を担っています。

区分記載請求書等	インボイス
請求書発行者の氏名または名称	インボイス発行事業者の氏名または名称
請求書受領者の氏名または名称	交付先の相手方（売上先）の氏名または名称
取引年月日	取引年月日
取引内容（軽減税率の対象品目である場合にはその旨）	取引内容（軽減税率の対象品目である場合にはその旨）
対価の額	登録番号
税率ごとに合計した対価の額（税込）	・税率ごとに区分して合計した消費税額等 ・税抜価額または税込価額を税率ごとに区分した合計額および適用税率

インボイス制度導入で対応すべきこと

インボイス制度が導入されると具体的に何が変わるのでしょうか。また、どのような対応が必要になるのでしょうか。ここでは、請求書を受け取る買い手側と、請求書を発行する売り手側に分けて、それぞれの対応すべきことを解説します。

請求書を受け取る側が対応すべきこと

まず請求書を受け取ったら、登録番号や適用税率の記載といったインボイスの要件が満たされているかをチェックして、それがインボイスなのかを判断しなくてはなりません。

もしも、受け取った請求書がインボイスではなかった場合は、経過措置に合わせて税額控除を計算する必要があります。また、課税売上などによる仕分けや条件に応じた保存も必須となります。

請求書を発行する側が対応すべきこと

請求書を発行する側は、まず税務署に届け出て、適格請求書発行事業者として登録した後、登録番号を取得しなければなりません。

インボイスには前項で紹介したように記載要件が定められているため、この要件をしっかり満たす必要があります。また、買い手側から求められた場合は、インボイスを交付する義務も生じます。

インボイス制度の対応に必要なソフトの範囲

インボイス制度での対応において、請求書発行、受領、取引管理、会計、POS、EDI、電子帳簿保存の各システムが重要な役割を果たします。請求書発行システムは正確な税率計算と詳細情報の生成を担当し、受領システムは透明性とデータ整合性を確保します。

販売管理と受発注システムは商品情報や税率を連動させ、会計ソフトは正確な処理と税金計算を行います。POSシステムは販売時の税率計算を担当し、EDIシステムはデータの電子的なやり取りと情報伝達を可能にします。

電子帳簿保存システムは法的要件に適合したデータの保存とアクセスを提供します。これらのシステムは連携し、取引の正確性と透明性を高め、インボイス制度の適切な運用を保障します。

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ソフト・システム名	内容
請求書発行システム	正確な税率計算と詳細情報生成
請求書受領システム	受領データの管理と整合性確保
販売管理・受発注システム	商品情報とプロセスの一元管理
会計ソフト	データ取り込みと正確な税金計算
POSシステム	販売時の税率計算と適用
EDIシステム	電子的な情報共有とデータ整合性
電子帳簿保存システム	データ保管と法的要件の遵守

請求書発行システム

インボイス制度において請求書発行システムは、正確な適用税率の設定と計算、取引内容の明細管理、適用税率の表示、変更への対応、自動生成、データの正確性保持、軽減税率の管理、顧客情報の統合、プレビューと送付機能などの要素を含む必要があります。

これにより、透明性の高い請求書を自動生成し、正確な課税と効率的な取引処理を支援します。システムは税率変更への対応やセキュリティ対策も提供し、インボイス制度の要件を満たし、ビジネスプロセスの信頼性と効率性を向上させます。

請求書受領システム

インボイス制度において請求書受領システムは、受領データの集約と管理、データ整合性の確保、自動処理、誤り修正と履歴管理、通知とアラート機能、データエクスポート、セキュリティ対策、データ保管とアクセス、監査トレイル確保などの機能が必要です。

これにより、正確なデータの受領と管理、取引プロセスの効率化、法的要件への適合、セキュリティ保護が実現され、インボイス制度の円滑な運用と信頼性が確保されます。

販売管理・受発注システム

インボイス制度における販売管理・受発注システムは、商品情報と適用税率の連動、軽減税率品目の管理、一元的な取引プロセスの管理、取引内容の明細管理があります。

他にも、在庫情報と請求データの連携、顧客情報と取引履歴の統合、自動軽減税率計算、データのエクスポートと共有、セキュリティとアクセス制御、顧客への通知機能を提供します。

これにより、正確な税額計算、透明性の高い取引プロセス、効率的な在庫管理、顧客情報の最適活用が実現され、インボイス制度の要件を満たし、ビジネスプロセスの信頼性と効率性が向上します。

会計ソフト

会計ソフトの役割は、正確な税額計算、インボイスデータの取り込み、税率変更への対応、軽減税率品目の適切な処理、税金申告の支援、財務報告の整合性、監査対応、データエクスポート、保管とセキュリティ、自動化と効率化を提供することです。

これにより、課税処理の正確性と効率性が向上し、税務規制への遵守が確保され、ビジネスの信頼性と効率性が強化されます。

POSシステム

インボイス制度におけるPOSシステムは、正確な税率計算と軽減税率品目の特定、即時な税率変更対応、適用税率のレシート明示、軽減税率品目の表示、取引データの記録と連携、セキュリティ対策、エラー修正と履歴管理、自動化と効率化の機能を提供します。

これにより、正確な税額計算と消費者への情報提供が実現され、取引の信頼性と効率性が向上します。また、取引データのセキュリティも確保され、効率的な取引処理が促進されます。

EDIシステム

インボイス制度におけるEDI（電子データ交換）システムは、インボイス情報の電子的な送受信、データの整合性と正確性の確保、リアルタイムなデータ伝達、適用税率の正確な転送、軽減税率品目の識別を行ってくれます。

他にも、データのセキュリティ確保、変更の履歴管理、フォーマットの一致、データエラーの検出と修正、複数の取引パートナーとの連携などの機能を提供します。

これにより、効率的で正確な取引データのやり取りが実現され、取引プロセスの迅速化と信頼性が向上します。

電子帳簿保存システム

インボイス制度における電子帳簿保存システムは、インボイス情報の保存、データ整合性とセキュリティ確保、データの検索とアクセス、データのエクスポートと共有があります。

他にも、変更履歴の管理、法的要件の遵守、バックアップと復元、容量と拡張性の管理、簡単なデータ操作の機能を提供します。これにより、取引データの正確な保管と法的要件への遵守が確保され、データのセキュリティと操作効率が向上します。

改正電子帳簿保存法にも対応する必要がある

電子帳簿保存法の改正に対応するため、原本保持義務の緩和、電子データの保存媒体と方法、保存期間の確認、改ざん防止策、アクセス制御と保護策、外部移送の制限、文書保存要件、監査対応を具体的に実施する必要があります。

これにより、法的要件に合致し、データの完全性と信頼性を確保できます。法改正に適切な対策を講じ、電子帳簿保存法の要件を遵守することが重要です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

インボイス制度への対応には請求書ソフトの導入がおすすめ

インボイス制度導入に伴う請求業務の複雑化を考慮し、請求書ソフトでの一元管理が重要です。請求書ソフトは税率計算や軽減税率品目の識別を自動化し、法的要件に従った正確な請求書を迅速に作成できます。

導入には一定のコストがかかりますが、税率変更や法令改正への迅速な対応、一元的なデータ管理、エラー低減を通じて、業務の効率性と信頼性が向上します。

もしも、「価格に見合った利便性があるかわからない」という場合は、まず無料のインボイス対応請求書ソフトやインボイス対応会計ソフトを利用してから、自社のニーズに合わせて必要な機能を搭載したソフトを導入するのがおすすめです。

まとめ

インボイス制度に必要な複数のシステム・ソフト（請求書発行、受領、販売管理、会計、POS、EDI、電子帳簿保存など）を融合的に管理するため、請求書ソフトでの一元管理が有益です。

これにより、正確な税額計算と軽減税率品目の識別、情報の整合性、法的遵守が確保され、エラーや遅延のリスクが軽減されます。取引プロセスの効率化と信頼性向上に寄与します。