【初心者必見】会計ソフトとは？使い方やメリットを解説

会計ソフトとは、企業におけるお金の動きの管理や、帳簿や決算書などの作成ができるシステムのことです。導入を検討しつつも、選び方や使い方がわからない、という企業も多いでしょう。この記事では、会計ソフトの使い方やメリット、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 会計ソフトの基礎知識
2. 会計ソフトの主な機能
3. 会計ソフトの導入メリット
4. 会計ソフトの導入デメリット
5. 会計ソフトを選ぶ際のポイント
6. 会計ソフトの導入の流れ
7. まとめ
8. 更なる業務の効率化に！関連サービス記事

会計ソフトの基礎知識

会計ソフトとは、会社や個人事業でのお金の動きが電子上で管理でき、会計業務を効率的に行えるシステムのことです。システム上でお金の動きを記録したり、集計・仕訳を自動で行えたり、決算書や確定申告書などの書類の作成も可能です。

会計ソフトは「クラウド型」と「インストール型」の2種類に分けられます。それぞれ特徴や利点が異なるため、導入前に把握しておくと良いでしょう。

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会計業務の種類

会計は財務会計と管理会計の2種類に分けられます。どちらの会計も企業にとって大変重要な業務であるため、それぞれの違いを理解して会計ソフトを導入するようにしましょう。

財務会計とは

財務会計は社外の利害関係者に財務状況を報告する会計のことです。利害関係者とは、株主や取引先、金融機関、税務署などを指します。財務会計では法律に従って、作成した決算報告書をもとに1年に1度、情報を後悔する義務があります。

財務会計は、情報提供機能と利害調整機能の2つの役割を持ちます。情報提供機能とは、利害関係者に有用な情報を公表することです。

利害調整機能とは、株主と経営者や株主や債権者の利害の利害の調整を行うことです。これらによって、財源を確保するのに活用できます。

管理会計とは

管理会計は社内の状況を把握するための社内向けの会計のことです。管理会計は企業の任意で行うもので、決まったルール等はありません。

管理会計として、主に予算管理と原価管理の2種類があります。予算管理では、設定した予算と実績を比較することで経営状況を分析します。

原価管理では、商品の製造・販売にかかる計画の原価と実際の原価を比較し、コストを見直します。これにより、業績を管理するのに役立ちます。

会計ソフトの種類

会計ソフトには「クラウド型」「インストール型」の2種類があります。それぞれの特徴を抑え、自社にあった会計ソフトを選択しましょう。

クラウド型とは

クラウド型はインストールが不要でインターネット環境さえあれば、端末や場所を選ばずにいつでも使用可能です。常に最新の情報がアップデートされており、初心者でも簡単に処理しやすいです。

一番の特徴として、自動仕訳が充実していることが挙げられます。この機能により、大幅な業務効率化が見込めます。

インストール型とは

インストール型は、PCにインストールして使うタイプです。物理的なソフトもしくはダウンロードソフトを購入します。購入後はインターネットにつながなくてもオフラインで使用可能です。

やや複雑な処理等もあるため、簿記資格保有者や経理経験者向きではありますが、パッケージ購入であるため、ランニングコストがかからないことや、システム障害が起こりにくいことがメリットです。

会計ソフトの主な機能

会計ソフトにはさまざまな機能があります。以下では、会計ソフトのそれぞれの機能と使い方について説明していきます。

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取引入力

入力機能は会計ソフトで作業を効率化できる便利な機能です。帳簿入力や伝票入力、仕訳入力など会計業務には欠かせない機能です。導入後はまず、必要情報を登録し、これまで書記でつけていた帳簿や伝票、領収書などの情報を入力します。

財務管理

財務管理は売掛金や入金、支出などの会計情報を管理する機能です。会計情報をデータ化することも可能で、現状の会計情報の把握や今後の方針のためにも大切な役割を持ちます。

データ連携

会計ソフトでは、銀行やクレジットカードなどのデータを連携させることが可能です。データを連携させると、会計処理が自動で取り込めるため作業時間の削減、筆記だと起こりうる人的ミスを防ぐことができます。

書類作成

会計ソフトでは請求書や納品書、決算書などの会計業務に必要な書類の作成が可能です。上記で説明した取引入力とデータ連携の取引情報から自動で仕訳・集計して書類が作成できるため、正確な書類が作成できます。

会計事務所との共有

クラウド型の会計ソフトでは、契約している会計事務所とオンラインデータの共有が可能です。会計事務所側がリアルタイムで最新の会計業務の情報を確認することができるため、時間の削減や、受け渡しの手間が省けて作業の効率化に繋がります。

セキュリティ

会計ソフトではセキュリティ対策も大切な機能の1つです。特に、様々な端末からログインできるクラウド型の会計ソフトには万全なセキュリティ対策が求められます。

大抵のクラウド型会計ソフトでは通信やデータの暗号化などの対策がなされ、データセンターのセキュリティチェックが年中無休で稼働しています。

また、バックアップサーバーが複数用意されており、災害時などのあとでも迅速な復旧が可能です。

会計ソフトの導入メリット

会計ソフトにはさまざまなメリットがあります。導入することによってどのようなメリットがあるのか、紹介していきます。

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人的ミスの削減

従来のエクセル管理では、入力ミスが起こりやすいです。ですが、会計ソフトを導入すれば、入力をサポートしてくれる入力機能があるため、初心者でも簡単に行えます。入力したデータは自動で集計・仕訳してくれるため、計算ミスなどの人的ミスの削減ができます。

経理業務の効率化

会計ソフトを導入して、多くの人が感じているのが作業の効率化です。帳簿などの書類を作成する手間が減ったり、計算や管理なども行ってくれたりと便利な機能が多いため、作業の効率化に繋がります。

データ共有ができる

クラウド会計ソフトを導入すれば、IDやパスワードの共有で顧問会計事務所の税理士や企業の経理担当者などの各担当者とデータの共有ができるため、作業の効率化に繋がります。

バックアップが取れる

会計ソフトは、システム上でバックアップが取れるため、パソコンが壊れてデータが消えてしまったり、書類が紛失してしまったりという心配がなくなります。

初心者でも使いやすい

上記で述べたように、会計ソフトにはデータの自動取り込みや自動アップデートなど、専門的な知識がなくても使いやすい機能が多くあります。

また、ソフトによっては動画や学習システムが組み込まれていたり、画面上に操作の指示が表示されたりするため、専門用語や会計ソフトの機能が学べて、作業がスムーズに行えます。

経理状況の可視化

会計ソフトのメリットとして経理状況の可視化もあります。書類やエクセルだけでは難しかった経理状況の管理も、会計ソフトの導入でスムーズになります。

データの整理がしやすい

会計ソフトでは、事業を行う上で重要な会計業務のデータをまとめて管理することができ、必要な時に必要な情報を探す際も簡単に確認することが可能です。

データ分析でわかりやすい

会計ソフトでは、経営状況がリアルタイムで確認できます。さらに、集計・仕訳した内容を色別やグラフで表示でき、データの分析が可能です。分析できることで、現状の把握が容易になり、今後の経営の方針に役立ちます。

ペーパーレス化を推進できる

会計ソフトの導入により、社内のペーパーレス化を推進できます。請求書や領収書など、これまで紙ベースで処理していた書類を電子化することで、保管スペースを削減可能です。

ペーパーレス化は、印刷代・郵送代などのコスト削減にも繋がります。さらに、検索性が高まることもメリットです。

膨大な量の書類の中から必要なものを探し出すのは時間がかかり、非常に非効率的ですが、電子データならキーワードを入れるだけで一瞬で見つけられます。

会計ソフトの導入デメリット

以上のように会計ソフトには多くのメリットがありますが、セキュリティ面やコスト面でのデメリットもあります。下記では、会計ソフトのデメリットについて解説します。

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セキュリティのリスク

クラウド会計ソフトは、前述したようにさまざまな端末からログインができ、税理士や各担当者との情報共有も可能です。便利な点でもあるのですが、万が一IDやパスワードが漏れてしまうと、情報漏洩に繋がってしまうというリスクもあります。

インターネット環境必須

クラウド会計ソフトの場合、さまざまな端末から確認はできますが、代わりにインターネット環境がない場所ではアクセスができません。使用する際はインターネット環境の確認が必要です。

コストがかかる

クラウド会計ソフトだと、月額または年額費用が発生します。機能やユーザー数によってプランがあり、それぞれのプランによって費用は異なります。

インストール型の場合、買い切りのため月額費用は掛かりませんが、初期費用が比較的高く、バージョンアップやサポートの際にも有料の場合が多いです。

会計ソフトを選ぶ際のポイント

会計ソフトには種類がたくさんあるため、何を選んだらよいかわからない方も多いでしょう。ここからは、会計ソフトを選ぶ際のポイントを説明します。

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法人向けか個人事業主向けか

会計ソフトには「法人向け」のものと「個人事業主向け」のものがあります。法人と個人事業主では、必要な機能も大きく変わってきます。

法人の場合、決算書類の作成が可能で複雑な会計処理にも対応できるものが向いています。一方で個人事業主の場合は、白色申告や青色申告といった確定申告をするための書類作成が可能なものが向いています。

会計ソフトの公式HPには、「個人事業主向け」「中小企業以上の法人向け」といった掲載があるので、会計ソフトの導入前に必ず確認するようにしましょう。

クラウド型かインストール型か

会計ソフトには、「クラウド型」と「インストール型」があります。クラウド型では、専門的な知識がなくても使いやすいように工夫がされています。

そのため、簿記についての知識があまりない人や初心者には、クラウド型がおすすめです。また、複数の端末で共有できるため、外出が多い人、様々な端末で扱いたい人におすすめです。

一方で、インストール型は、複雑な処理もあるため、簿記についての知識が豊富である人や、独自の方法で会計処理を行いたい人におすすめです。

また、クラウド管理に抵抗がある人には、インストール型がおすすめです。2種類の違いを踏まえた上で、自社にあった会計ソフトを選択しましょう。

税理士と連携できるソフトか

上述したように、会計ソフトは会計事務所の顧問税理士とデータの共有が可能です。ですが、ソフトによっては連携がうまくできないものもあります。

せっかく導入しても、税理士と連携できなければスムーズに業務が進めにくくなります。そのため、会計ソフトを導入する際は、顧問税理士と連携可能か確認してから導入するようにしましょう。

操作はしやすいか

会計ソフトは、経理初心者でも基本的な会計業務が行いやすいです。しかし、操作性の悪いソフトを選んでしまうと、利用する方の負担になるほか、業務の非効率化に繋がってしまう可能性もあります。

無料トライアルを提供しているサービスも多いため、トライアルを活用して操作のしやすさを確認してから導入するとよいでしょう。

費用対効果はどうか

会計ソフトを導入する際には基本的に費用が掛かります。以下では、会計ソフトの購入方法や無料版のソフトについて説明していきます。

購入方法

インストール型の会計ソフトはパッケージ購入またはダウンロード購入のどちらかによって購入が可能です。購入後にソフトをインストールしたパソコンのみで使用が可能です。ただし、バージョンアップはその都度有料になります。

クラウド型の会計ソフトは、月額払いまたは年額払いのどちらかになります。一括購入ということはできませんが、法改正やその他必要なバージョンアップは無料で行えます。

経理初心者や個人事業主には気軽に導入できるクラウド型、経理経験者やには自社の決まった経理のルールなどがある上場企業や大企業にはインストール型がおすすめです。

有料版と無料版の違い

会計ソフトには無料のものもあります。しかし無料のソフトの場合、使える機能に制限があったり、サポート体制のサービスが受けられなかったりするので、初心者が利用する場合や作業の効率化を目指して導入したい企業には不向きです。

また、有料会計ソフトの体験版を期間限定で無料で利用できるものがあります。期間内は有料のサービスを無料で利用できるため、会計ソフトを試しに利用したい方にはおすすめです。

操作のしやすさや業務の効率化のために会計ソフトを導入するのであれば、費用はかかってしまっても有料の会計ソフトをおすすめします。

ベンダーのサポート体制は整っているか

会計ソフトを導入する際、サポート体制がきちんと受けられるかは重要な項目です。サポート体制のサービスはクラウド型では月額料金に含まれており、インストール型は追加オプションで付与する必要があります。

サポートサービスでは、使い方がわからなくなった時に電話やメール、チャットでサポートが受けられます。ベンダーによってサポート体制が異なるので、サポート体制が整っているソフトを選ぶことをおすすめします。

法制度への対応はどうか

会計ソフトは、法制度の改正にも対応しています。クラウド型は自動アップデートで更新されますが、インストール型は別途で対応しているシステムの追加が必要です。会計業務に関わる主な法制度として、電子帳簿保存法とインボイス制度が挙げられます。

電子帳簿保存法とは、紙で管理していた帳票類の書類を電子データ化し、サーバーに保存を認める法律のことです。電子帳簿保存法は電子保存する際にさまざまな要件を満たす必要があります。

インボイス制度は要件を満たした請求書（適格請求書）を使って、仕入税額控除を適用する制度です。インボイス制度が実施されたことにより、対応できるシステムの利用が必要不可欠です。

電子帳簿保存法とインボイス制度は会計業務にも深く関わります。ソフトに必要な機能や対応が備わっているかチェックしてから導入するようにしましょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁
参考：インボイス制度の概要｜国税庁

他システムとの連携が可能か

会計ソフトは他システムと連携可能なものもあります。業種によってさまざまなシステムが利用されているので、会計ソフトの導入前に連携可能かチェックしておくとよいでしょう。

連携の可否

自社で使っているシステムと連携できるか、可否を事前に確認しておきましょう。他システムとの連携により、さらに作業の効率化に繋がります。

連携のしやすさ

連携できるシステムが多数あっても、連携や操作がしづらいと導入の意味がなくなってしまいます。

アクセスが集中しやすい繁忙期や、店舗や別オフィスが多数ある企業でもスムーズに作業が進められるソフトかどうか、無料期間の利用や公式HPで確認してから導入するとよいでしょう。

会計ソフトの導入の流れ

会計ソフトを導入する時にどんな準備が必要で、どのような流れなのかについて説明します。会計ソフトを初めて利用する方や、設定が苦手な方などはこちらを参考にしてください。

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現状把握・目的を明確化

まずは、自社の状況把握と会計ソフトを導入する目的を明確化しましょう。状況把握では、会計業務の流れや大幅に時間がかかっている場所、人の手が必要な作業を確認しましょう。

次に、状況把握に基づき、会計ソフトを導入する目的を明らかにしましょう。この時点で目的を明確化することによって、あとで会計ソフトを選択するときに自社にあった会計ソフトを選択しやすくなります。

導入前の準備

会計ソフトの導入前に準備が整っているか確認しましょう。クラウド型を利用する際は、インターネット環境が必要です。

そして、会計ソフトを入力するための領収書や請求書、口座情報などの基礎資料を準備しておきましょう。導入してからもスムーズに作業が進みます。また、ソフト内でよく利用するサービスは使いやすいように勘定科目の整理をしておくと便利です。

インストール・基本設定

会計ソフトを導入する際、まずインストール型はパソコンにソフトをインストールします。クラウド型はインターネット上で利用できるサービスのため、インストールは不要です。

導入後に最初に行うのが、初期設定・セキュリティ設定・データのバックアップなどの基本設定です。

どの会計ソフトでも、初期設定の項目は企業情報の入力や預金情報の設定など、同様のものが多いです。その後はID・パスワード設定でセキュリティ設定をし、会計データのバックアップは必ず行ってください。

口座やクレジットカードの登録

導入して次に行うのは銀行口座やクレジットカードの登録です。会計ソフトでは、オンラインバンクやクレジットカードの情報を入力すると、それぞれの明細が自動で取り込まれます。

また、利用している銀行口座を登録して、帳簿作成などの経理業務を行う準備をしましょう。

日々の取引内容をデータ化

金融機関との連携後は、これまでエクセルやPDFで管理をしていた日々の記帳や取引のデータを会計ソフト上でデータ化します。その後は、データをもとに集計や仕訳ができたり、書類作成の元となる情報が取得できたりするため、作業の効率がアップします。

まとめ

会計ソフトは会計業務を効率的にこなすための便利なシステムです。電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令改正に応じた必要な機能もアップデートできるためには、特にクラウド型の会計ソフト導入がおすすめです。

会計ソフトは種類も豊富なため、業種や企業の導入目的にあった機能のソフトや利用者の使いやすいソフトを選ぶことが大切です。メリット・デメリットを理解して、導入前の準備をきちんと確認し、スムーズに導入できるようにしましょう。

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