労務管理システムの価格相場とは？メリットや選び方なども解説

労務管理システムとは、従業員の入退社や年末調整の手続き、住所などの情報管理を効率化するためのシステムです。社会保険関連や給与計算など労務管理は多岐に渡るため、システムの導入を考える企業も多いでしょう。本記事では、労務管理システムの相場や選び方を解説しています。

目次

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1. 労務管理システムとは
2. 労務管理システムの機能
3. 労務管理システムを導入するメリット
4. クラウド型の労務管理システムの費用相場
5. 無料で利用できる労務管理システムはあるのか
6. 労務管理システムの選び方
7. まとめ

労務管理システムとは

労務管理システムは、組織や企業内で従業員の出勤や勤怠、休暇、給与などの労働関連情報を効率的に管理するためのシステムです。また、労務管理業務は給与計算や社会保険関連など多岐に渡るため、システムの導入を考えている企業も多いです。

システムの導入により、効率的な労働データ管理が可能となり、休暇申請と承認プロセスの効率化され、給与計算の正確性が向上します。さらに、労働法規や規則の変更などに追従する場合、システムが法令遵守をサポートし、法的なリスクを軽減します。

労務管理システムは、従業員と組織の両方にとって利益をもたらすツールです。ただし、システムの導入前に組織のニーズや要件を十分に評価し、適切なシステムの選定が重要です。本記事では、労務管理システムの機能やメリット、相場や選び方などを解説します。

労務管理システムの機能

労務管理システムには多くの機能が搭載されていますが、ここでは、その中の主な機能として「入退社手続き」や「年末調整手続き」「各種申請・承認」「従業員に関する情報の管理」などについて解説します。

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入退社手続き

労務管理システムの入退社手続きの機能により、新規従業員の採用手続きや従業員の退職手続きなど、人事管理に関連するプロセスを効率的に処理します。また、入退社手続き業務をスムーズに行うための機能を提供し、担当者の負荷を軽減します。

入社手続きとして、新入社員の基本情報(氏名、住所、連絡先など)や雇用条件(給与、役職、勤務地など)を収集し管理します。また、雇用契約書や規則・規程、機密保持契約などの書類を生成し、電子的に署名や承認を行い、研修などのスケジュールを支援します。

退職手続きとしては、関連する書類(退職願、手続き書類など)の提出や手続きなどを行い、手続きが完了した後、給与の計算や社会保険の手続き、勤怠データなどの整理を行います。

年末調整手続き

年末調整手続きの機能として、調整に必要な給与データ(給与額、賞与、手当など)を集計し、調整の対象となる所得金額を算出します。また、所得税や住民税の調整として、個人情報や家族構成、給与データに基づいて、所得税や住民税の調整を行います。

調整が必要な場合は、所得税と住民税の差額を計算し、年末調整の際に給与から控除する金額を計算します。さらに、必要な申告書(年末調整申告書など)や書類を自動的に生成し、必要な情報を該当者に送付し、記入できるよう支援します。

本機能により、所得税や住民税の正確な調整が行われ、従業員と組織の両方にとって税務関連の手続きがスムーズに行われます。また、従業員の税金計算の正確性や透明性が確保され、組織との信頼性の向上や納税手続きの効率化が実現されます。

各種申請・承認

労務管理システムにおける各種申請や承認機能は、従業員がさまざまな労働関連の申請を行い、管理者や上司が必要な承認プロセスをスムーズに行うための機能が提供されます。システムの主な申請や承認プロセスの概要などを下記に解説します。

従業員が休暇(有給休暇、特別休暇など)を申請し、上司や人事部門がこれを承認または却下するプロセスを管理します。また、申請された休暇の詳細や期間を確認し、申請の承認状況をリアルタイムで追跡できます。

その他に、従業員が残業や業務に関する経費(交通費、食事代など)などを申請し、上司が承認するプロセスも含まれます。また、組織内の申請や承認のデータを集計し、承認プロセスの動向や効率性を分析するためのデータを提供する機能もあります。

従業員に関する情報の管理

従業員に関する情報の管理機能としては、基本情報から職歴、スキル、評価などさまざまなデータを一元管理し、効率的にアクセス・更新できる仕組みを提供します。従業員の基本情報管理として、氏名や住所、生年月日などにより正確なプロフィールを登録・作成します。

また、従業員の職歴や経験のトレース情報として、入社日や役職履歴、異動履歴を記録し、経歴の変遷をトラッキングします。職務経歴やプロジェクト参加経験などの情報を記録することにより、キャリアの評価や将来の組織改変などの際に参考にします。

さらに、従業員の専門スキルや資格情報を登録・管理し、組織内でのスキルマップにより、適材適所の人材配置を支援します。業務処理の評価や目標設定の結果を履歴として記録し、従業員の成長や評価の変遷を追跡し、研修や講習受講などの計画にも繋げます。

労務管理システムを導入するメリット

労務管理システムを導入するメリットとしてはいくつか挙げられますが、ここでは、「業務の効率化」や「行政への書類提出が楽になる」「法改正にも迅速かつ適切に対応可能」などついて解説します。

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業務の効率化

従来は、労務関連の雇用契約書や給与明細、休暇申請書などの書類を手作業で処理し、印刷やコピー、整理などを行う必要がありました。手作業による処理では、エラーが生じやすく、同じ作業を繰り返し行うことで時間がかかり非効率なデメリットがありました。

労務管理システム導入により、システム上のテンプレートを使用して書類を作成し、自動的に必要な情報を入力でき、作業時間が大幅に短縮されます。手入力によるエラーやミスが減り、正確な書類が生成されるため、誤った情報によるトラブルも防止できます。

また、インターネットを通じてアクセス可能なシステムもあり、リモートワーク環境でも効率的に書類作成ができ、承認プロセスもシステム上で自動化され、迅速な承認や却下が可能となります。システム導入により、業務の効率と正確性が向上するメリットがあります。

行政への書類提出が楽になる

従来は、行政機関への書類提出には紙ベースの手続きが一般的でした。書類に必要な情報を手入力し、行政機関に郵送などで提出するために時間と手間がかかりました。また、記入ミスなどの可能性があり、整理・保管などにも手間がかかる点がデメリットでした。

労務管理システムにより、必要書類を電子的に生成し、テンプレートを使用して必要な情報を記入するため、情報が正確に記述されます。また、必要書類はシステムを介してオンラインで行政機関に提出できるので、リアルタイムでのトラッキングも可能となります。

また、提出した書類はシステム上で保管され、必要な時にアクセスできるため、管理や保管の手間が軽減され、場所も取りません。労務管理システム導入により、効率的で正確な書類作成など行政手続きの迅速化と透明性が実現されます。

法改正にも迅速かつ適切に対応可能

労務管理システムの中には、法改正や規制の変更に関する情報を自動的に追跡し、システム内のルールや計算式を更新できる機能を持つ場合があります。その結果、最新の法律や規制に合致するようにシステムが自動的に更新され、法改正遵守チェックが行われます。

また、労務管理システムにより、従業員や管理者、労務担当者に対して、法律の変更に関連する通知やリマインダーを送信する機能もあります。法改正による新たな義務や手続きが生じた際に、関係者に適切な情報が提供されるので、対応漏れなどが軽減されます。

労務管理システムがクラウドを介して提供される場合、法改正や規制の変更に対してプロバイダー側で対処されるので、ユーザーはシステムを更新することにより、法改正にも対応できるようになります。

クラウド型の労務管理システムの費用相場

労務管理システムの種類には、ソフトの買い切り型(オンプレミス型)とクラウド型の2種類があり、それぞれ費用に含まれる項目や機能も変わってきます。一般的に、クラウド型の方が初期費用やランニングコストが安く済むケースが多く、最近の主流となっています。

ソフトの買い切り型の労務管理システムの場合は、自社内にサーバーを用意し、システムをインストールして運用します。初期費用でおよそ30万円〜100万円ほどが目安となり、運用・保守費用で1万円前後の費用がかかるとされています。

クラウド型の費用は、ユーザー数やサービス内容により料金が異なり、大体ユーザーあたり平均月額約370円から、50から100名規模の場合で約2〜4万円前後が相場です。また、トライアルができるシステムが多く、自社に合った機能の確認ができる点が有利です。

無料で利用できる労務管理システムはあるのか

労務管理システムの中には、小規模な組織や個人事業主向けに、一定のユーザー数や機能制限付きで無料プランが提供されている場合があります。例えば、5人以下の従業員の場合に無料で利用できることがあります。

ただし、無料プランでは一部の高度な機能が利用できないことがあり、高度なレポート作成機能などが制限されることがあります。また、データストレージ容量に制限があり、大量のデータを保存することが難しい場合があります。

一方、一定期間(通常、数週間から数ヶ月)のみ無料で利用できるプランもあり、期間終了後に、通常の料金が適用されます。機能制限が無いので、システムの全ての機能を試すことができるため、使い勝手や自社への適合性の評価などができます。

無料版と有料版の労務管理システムの違い

無料版と有料版の労務管理システムの違いとして、利用できる機能やアカウント数、データ保存容量・保存期間などがあります。ここでは、それぞれの内容について解説します。

利用できる機能

労務管理システムの無料版と有料版で利用できる機能の違いは、ベンダーやプランによって異なりますので、実際にシステムを選ぶ前に、ベンダーの公式情報などで確認することをおすすめします。

一般的に、無料版で利用できる機能としては、基本的な従業員情報管理で使う基本情報(氏名、連絡先、役職など)の登録や編集などが可能で、出勤・勤怠・シフト管理や基本的な給与計算、レポート生成、基本的な通知やリマインダーが利用できることがあります。

有料版でできる追加機能としては、高度な従業員情報管理としてスキルや資格、キャリア履歴などの詳細な情報管理や複雑な給与計算や税金処理などの機能、パフォーマンス評価や目標設定の機能、他システムとの連携機能などが利用できることがあります。

アカウント数

無料版と有料版の労務管理システムにより、利用できるアカウント数の違いは、ベンダーにより異なるケースがあります。具体的な違いについては、各ベンダーの提供内容によって変わるため、実際の利用前にベンダーの公式情報などで確認することをおすすめします。

一般的に無料版の場合は、一定のユーザー数までしかアカウントが登録できないことがあります。例として、5人以下の従業員までしか登録できないケースや、管理者としての機能が使える管理者権限を持つアカウントの数にも制限がある場合が多いです。

有料版では、無料版よりも多くのユーザー数を登録でき、組織の規模に合わせて必要なだけのユーザーアカウントや管理者アカウントとの追加ができます。選ぶ際には、組織の成長に合わせてアカウント数が増える可能性を考慮して有料・無料版を決めることが重要です。

データ保存容量・保存期間

労務管理システムの無料版と有料版では、データ保存容量やデータ保存期間について、相違があります。有料版の場合は、実用に充分なデータ保存容量やデータ保存期間が提供されます。また、保存データへの強固なセキュリティや補償も用意されています。

一方無料版では、トライアルで利用する程度のデータ保存容量やデータ保存期間しか提供されないのが一般的です。1〜6ヶ月程度のシステムが多く、最長でも1年間程度です。また、無料版を使い続ける場合は、保存期間を超える前に外付けの機器などへ保存が必要です。

データ保存容量や保存期間の制限は、自社のデータ量や保存のニーズに合わせて選択することが重要です。特に法的な規制に基づくデータ保存期間がある場合、有料版のプランにより、データを長期間保存し、必要な情報を確実に保持することが可能です。

労務管理システムの選び方

労務管理システムを選ぶ場合には、いくつかの確認ポイントがあります。ここでは、そのポイントとして「対応している業務範囲の確認」や「他システムと連携できるか」「従業員が使いこなしやすいか」「セキュリティ対策は万全か」などについて解説します。

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対応している業務範囲を確認

労務管理システムには、単体で労務管理業務全体をカバーするタイプと一部のみに対応しているタイプがあります。システムを選ぶ場合には、それぞれの違いを理解し、自社の労務管理業務の規模や複雑さなどを考慮して判断することが重要になります。

単体で全体の労務管理業務をカバーするシステムは、情報を一元管理し、従業員のデータや給与データなどを統合して扱い、データの矛盾や不整合を最小限に抑えることができます。これにより、情報の一貫性が保たれ、労務管理業務の効率性が向上します。

一方、一部のみに対応しているタイプは、特定の業務に特化した機能を搭載している場合が多いです。そのため、自社の労務管理のニーズに合わせてカスタマイズがしやすく、必要な機能を利用することで使いやすさが向上し、使用料なども抑えることができます。

他システムと連携できるか

労務管理システムが他のシステムと連携ができると、従業員の基本情報や給与データ、勤怠情報などが一元管理されます。その結果、データの一貫性が保たれ、重複や不整合を防ぎ、情報を複数のシステム間手動で移すことが必要なくなり、作業効率が向上します。

また、他のシステムとの連携により、リアルタイムで情報が共有でき、迅速な意思決定が可能となります。例えば、給与計算システムや会計システムと連携が可能な場合には、支払いの進捗状況をリアルタイムでチェックでき、必要な調整を迅速に行うことができます。

さらに、労務管理システムが他のシステムと連携することで、組織全体のデータを統合的に分析できます。例えば、従業員のパフォーマンスや勤怠データ、給与支出などの情報を総合的に管理し、戦略的な人材管理や予算計画に役立てることができます。

従業員が使いこなしやすいか

労務管理システムの操作性が優れている場合には、従業員は簡単にシステムを利用できるため、業務の効率が向上します。使いやすいインターフェースや直感的な操作手順が、作業の迅速化やミスの軽減に寄与します。

逆に、労務管理システムの操作性が悪く、従業員が適切に使いこなせない場合は、業務の遅延や誤ったデータ入力などのミスが発生する可能性があります。これにより業務プロセスが滞り、組織全体の作業の効率が低下します。

また、無料トライアルを利用することで、システムの機能性を確認することができます。特に使い勝手や操作性を直接確認することができ、また、従業員からのフィードバックを収集することにより、自社の労務管理業務のニーズに適合するかどうかを判断できます。

セキュリティ対策は万全か

労務管理システムには、従業員の個人情報や給与データなどの機密情報が多く含まれます。これらの情報が漏洩すると個人のプライバシーが侵害され、法的な問題や企業の信頼性失墜のリスクも生じます。そのため、システムのセキュリティ対策が非常に重要です。

システムのセキュリティ対策が脆弱な場合、データが改ざんされたり、不正アクセスが行われたりする可能性があります。これによって給与計算や勤怠管理などの業務に誤りが生じ、従業員と組織に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

労務管理システムのセキュリティ対策は、業務の正確性や信頼性、法的コンプライアンス、継続性などに大きな影響を及ぼす重要な要素です。適切なセキュリティ対策を講じることで、組織と従業員の安全を確保し、労務管理業務を円滑に遂行することができます。

まとめ

労務管理システムは、組織の人材情報や給与データなどを効率的に管理し、業務プロセスを最適化する重要なツールです。システムの操作性やセキュリティ対策の確保は不可欠であり、使いやすさとデータ保護のバランスが求められます。

また、従業員の効率向上や業務の正確性、法的コンプライアンスの維持に貢献し、無料トライアルを通じて使いやすさを評価することが推奨されます。

今後、労務管理システムを選択する場合は、組織の成長と従業員の満足度向上に向けて判定し、また、セキュリティ対策も大事なポイントになります。そのため、総合的な観点から、自社のニーズに合う労務管理システムを選びましょう。