おすすめのオンライン商談ツール・システム6選｜選び方も詳しく解説

オンライン商談ツールとは、ネット回線や電話回線を利用して、遠方の相手と商談を行えるツールのことを言います。システムを活用することで、商談営業を効率化することができます。本記事では、おすすめのオンライン商談ツールと選び方、導入時のコツや注意点を解説しています。

目次

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1. オンライン商談ツール・システムで営業を効率化
2. オンライン商談ツール・システムは接続方式・機能で選ぶ
3. オンライン商談ツール・システム選びで重要な3つのポイント
4. オンライン商談ツール・システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめのオンライン商談ツール・システム6選
6. オンライン商談ツール・システム導入のメリット
7. オンライン商談ツール・システムの導入の仕方と注意点
8. まとめ

オンライン商談ツール・システムで営業を効率化

オンライン商談ツールは、顧客との商談をオンラインでスムーズに行うためのツールです。インターネットが繋がれば、PCやタブレット等の端末を利用し、全国どこにいてもオンライン上で商談を行うことが可能です。

オンライン商談ツールは大きく分けると、BtoC向け、BtoB向けの2種類があり、それぞれ機能や特徴が異なります。とくに、BtoB向けのオンライン商談ツールには、名刺交換やトークスクリプト表示機能が搭載されているものもあります。

システムには、商談をスムーズに行うための機能だけでなく、商談の質を高めるための補助機能があります。オンライン商談ツール・システムを活用して、顧客への営業を効率化することができます。

オンライン商談ツール・システムは接続方式・機能で選ぶ

オンライン商談ツールを選定する際、着目すべきポイントと選び方のコツがあります。とくに、接続方式・通話方式・自社に必要な機能があるのか、といった観点で選ぶと良いでしょう。

次の章からは、それぞれのポイントについて詳細やその他に着目すべきポイントを解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 接続方式を確認
2. 通話方法を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. 料金体系を確認
3. 商談以外にも利用できるか
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制は充実しているか

オンライン商談ツール・システム選びで重要な3つのポイント

オンライン商談ツールを選ぶ際、さまざまな観点から自社に適したシステムを選ぶことが重要です。ツール選定時、特に重要なポイントは3つあります。

ここからはオンライン商談ツール選定時に重要な3点について、詳細を解説していきます。

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接続方式を確認

オンライン商談ツールを利用してオンラインで商談を行う際、どのようにして接続するかといった接続方式を確認することが重要です。オンライン商談では、商談相手をルームと言われるインターネット上の専用空間に招待する必要があります。

ルームに接続する方法として、URL接続とナンバー接続の2種類があります。ツールの中には、両方の接続方法に対応しているツールもあれば、接続方法が限定されているものもあります。それぞれの接続方法は、顧客層に合わせて選ぶことが重要です。

URL接続

URL接続は、事前に発行したルームのURLをクリックすれば、接続することができる方法です。メール等で事前に商談のURLを商談相手にアナウンスしておき、時間になったらURLをクリックして入室してもらいます。

ZoomやSkype等のWEB会議システムなど、最近ではスマートフォンのアプリと連動した、URL接続方式のツールが多い印象です。事前に共有したURLをクリックするだけで接続ができるため、連絡先を知っている相手やオンライン会議に慣れている顧客におすすめです。

ナンバー接続

商談や打ち合わせの際、ワンタイムパスワードである専用番号を顧客に伝え、Webサイトに入力してルームに接続する方法です。

専用番号さえ分かれば接続することができるため、メールアドレスや連絡先が分からない場合でも案内することができます。ナンバー接続は、新規顧客から問い合わせがあった際にスムーズに案内することができる点が魅力です。

通話方法を確認

オンライン商談ツールの選定にあたって、通話方法を確認しておくことも欠かせません。その通話方式には、電話回線タイプとネット回線タイプの2種類があります。

電話回線・ネット環境によって、突然音声が途切れたり通信が不可能になったりなど、商談に支障をきたす場合があるため、自社や顧客の環境に合った通話方法のツールを選ぶことが重要です。

電話回線タイプ

電話回線タイプは、映像はインターネットで接続し、音声は電話でやり取りをするタイプです。電話での接続のため、音声が途切れたり、聞き取りづらいといったことが少なく、安定した音声品質を担保することができます。

インターネット環境が不安定だと、映像が途切れることはありますが、トラブルが生じた場合にも電話回線タイプであれば通話自体は続けることができます。

ただし、電話回線タイプでは音声品質を担保できる一方、電話との併用になるため、電話代が発生するといった点は認識しておきましょう。

ネット回線タイプ

ネット回線タイプは、1つのオンライン商談ツールで、映像と音声のやり取りを完結することができます。顧客とのオンライン商談で活用できるだけでなく、社内会議等でも活用しやすい点が特徴です。

しかし、ネット回線タイプは、オンライン商談ツール1つで完結できるやり方ですが、インターネット環境によっては、映像や音声が同時に途切れてしまう可能性があります。

また、自社のインターネット環境は整っていても、顧客のインターネット環境が悪ければスムーズに商談を進行できないこともあります。このように、自社の環境だけでなく、顧客の環境にも影響される点には注意が必要です。

自社に必要な機能が備わっているか

オンライン商談ツールには、商談サポート機能があるため、自社の商談スタイルに合った機能が搭載されているかを確認することも重要です。

オンライン商談ツールは、オンライン上で商談する環境を整える以外にも、トークスクリプトを表示したり、チャットでのコメントを可能にするなど、便利な機能も搭載されています。

また、オンライン商談ツールによって細かい機能は異なります。商談サポート機能を参考に、自社の商談や営業のスタイルに合わせて、どのような機能が必要かを確認しておくと良いでしょう。

商談サポート機能

オンライン商談ツールには、商談の進行をサポートしたり商談の質を高めたりするための、便利な機能が多く搭載されています。中でも、画面共有機能・チャット機能・トークスクリプト表示機能・録画機能等が代表的な機能です。

これらの機能以外にも、議事録作成機能や名刺交換機能といった便利な機能が搭載されているサービスもあります。よって、自社の営業や商談スタイルに合っているツールを選ぶことが重要です。

例えば、営業に慣れていない従業員が多ければ、トークスクリプト表示機能の重要性が高くなるでしょう。また、顧客とのヒアリングや議論が中心の商談スタイルであれば、議事録作成機能があれば便利です。このように、自社に必要な機能の有無を確認しましょう。

商談サポート機能には便利な機能が多いため、商談時に必要な機能と、特に無くても困らない機能を整理しておくと良いでしょう。

他システム連携機能

オンライン商談ツール・システムは、商談サポート機能以外にも、他システムと連携する機能を有したシステムもあります。

代表的な連携ができるシステムは、SFA（営業支援ツール）・CRM（顧客管理システム）・MA（マーケティングオートメーションツール）等です。

つまり、SFA・CRM・MA等のツールを利用している企業であれば、他システムと連携することで、商談情報の連携や進捗確認を効率的に行うことが可能になります。導入前に、自社で利用しているシステムと、オンライン商談ツールが連携可能か確認しておきましょう。

オンライン商談ツール・システム選びのその他の比較ポイント

オンライン商談ツールの選定には、これまでに説明した重要な3つのポイント以外にも、比較すべきポイントがあります。ここでは、その他の比較ポイントを紹介していきます。

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使いやすい操作性か

オンライン商談ツールには便利な機能が搭載されていますが、使いづらければ操作性に支障をきたすため、直感的に操作ができるツールや、シンプルで使いやすいツールを選ぶことも重要です。

操作性が高くて使いやすいオンライン商談ツールであれば、自社だけでなく顧客も容易に使いこなすことができます。

また、オンライン商談では、顧客がチャット機能を使って質問やコメントをする場面もあります。オンライン商談システムが使いやすければ、商談時の顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

料金体系を確認

オンライン商談ツールは、ツールによって料金体系が異なり、大きく分けると、ルーム課金タイプとユーザー課金タイプの2種類があります。

ルーム課金タイプは、商談ルームを作成する度に料金が発生する従量課金制の料金体系です。商談数があまり多くない場合、コストを抑えて導入することができます。

対して、ユーザー課金タイプは、アカウント毎に月額料金がかかる仕組みです。アカウント毎に料金が発生するため、商談数等に制限はなく、基本的に使い放題となっています。日々の商談数が多い企業におすすめの料金体系です。

コスト面での負担を軽減するためには、事前に毎月の商談数等を算出し、どちらの料金体系が自社にマッチしているか検討すると良いでしょう。

商談以外にも利用できるか

オンライン商談ツールは社外の顧客との商談で利用する場面が多いですが、商談以外でも利用できるかといった観点も重要です。

なぜなら、使い勝手が良いツールであれば、社内での会議にも活用することができるからです。商談だけでなく、社内のオンライン会議にも活用することができれば、利用コストを無駄にすることがありません。

また、議事録作成機能等があれば、社内会議後の情報整理を効率的に行うこともでき、生産性向上を図ることもできるでしょう。

セキュリティ対策は万全か

オンライン商談ツールは、オンライン上で社内・社外の相手と商談を行うツールであるため、セキュリティ対策が万全かどうかの確認も重要です。

オンライン商談では顧客の情報や個人情報、機密情報を取り扱うこともあります。情報漏洩などによる大きなトラブルを防ぐために、セキュリティリスクへの対策がしっかりとなされているかを確認しましょう。

近年、企業に向けたサイバー攻撃による情報漏洩の被害が増えている背景もあり、セキュリティ対策は経営にあたって非常に重要な課題です。データの暗号化等ができるツールもあるため、導入前にセキュリティ対策について確認し、信頼性の高いツールを選びましょう。

サポート体制は充実しているか

オンライン商談ツールを選ぶ際、機能や使いやすさを軸に選定することも重要ですが、導入後のサポート体制が充実しているかも重要な確認ポイントです。

オンライン商談ツールは、商談の質を高める効果もあり、ツールの使い方が重要になってきます。オンライン商談ツールを導入したものの、使いこなすことができなければ成果には繋がりにくいでしょう。

ツールの使い方について不明点がある際の窓口や、導入後の運用支援体制についても確認しておくことをおすすめします。

ツールによっては専任の担当者が付き、オンライン商談ツールの活用についてアドバイスやノウハウを提供してくれるものもあります。ツールの使い方について不明点がある際の窓口や、導入後の運用支援体制についても確認しておくことをおすすめします。

オンライン商談ツールの運用が初めての場合、サポート体制がしっかりしているサービスであれば安心して導入することができるでしょう。

おすすめのオンライン商談ツール・システム6選

オンライン商談ツール・システム導入のメリット

オンライン商談ツールを導入することで、いくつかのメリットを得ることができます。導入を検討する際に、改めて以下で解説するメリットを自社の商談と照らし合わせてみてください。

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対応の迅速化による商談件数・アポイントの増加

従来、商談をする際には相手と直接対面して会話をするために、設定した商談スペースに自ら足を運ぶ必要がありました。その移動時間を、オンライン商談ツールの利用で短縮し、商談の日程調整・対応の迅速化を実現することができます。

また、1つの商談にかかる時間を大幅に削減できることから、全体的な商談件数をアップさせるだけでなく、自らの営業によるアポイントを増加させることも可能です。つまり、成約件数の増加によって、結果的に企業利益を増やすことにもつながります。

移動交通費の削減

1つの商談に対して、移動時間を含めた日程調整・時間の確保が削減できると、その移動にかかる交通費の削減にもつながります。今までは、相手の場所・設定した商談場所によって、交通費にはバラつきが生じ、毎回移動時間・移動交通費を計算する必要がありました。

この移動に関して、いざ計算してみると、勤務時間内で費やす時間・お金は相当なものとなります。しかし、オンライン商談ツールを活用することで、その分1つの商談内容の準備にかける時間を増やし、商談の質を向上させることができます。

よって、企業にとっても大きな経費となる移動交通費のコスト削減、さらにその移動に関する時間さえも削減可能となります。

ストレスの少ない安定した商談

オンライン商談ツールを利用すると、商談中に画面共有や新たな資料の共有が可能であり、商談中に途切れることなく説明を続けることができます。通常は、自社のパソコンを持ち込んだり紙の資料を印刷・持参したりして、それを見せながら商談をします。

その場合、追加で資料を渡したい際に、また後日相手側に伺う必要がありますが、ツールによって簡単に資料を提供することができます。さらに、無形のサービスを提供している企業なら、電話や口頭のみで説明するよりも、画面共有した方が素早く魅力を伝えられます。

また、商談によって相手側が自社の製品・サービスに魅力を感じた場合、間髪を入れずに商談成立までつなげないと、成約率も低くなってしまいます。そんな大事な成約に結びつけるためにも、ツール利用で、双方にとってストレスのない安定した商談を実現します。

業務の標準化で営業品質の向上

社内において、営業担当者それぞれの営業方法・能力は異なります。そうすると、商談一つひとつの品質は変化し、担当者によって成約率に差が出てしまいます。また、急な対応を迫られた際、新人であるほどにその対応能力は低下します。

ただし、オンライン商談ツールの活用により、商談を営業能力の高い社員が側でサポートしたり、商談内容の記録機能によって業務の標準化をすることができます。その結果、商談の失敗数を減らし、社内全体の営業品質の向上にもつなげることができます。

オンライン商談ツール・システムの導入の仕方と注意点

オンライン商談ツールを導入する際、いくつかの注意点があります。導入した後、スムーズに使いこなすためには、導入前後での準備が重要です。最後に、オンライン商談ツール導入時の注意点について解説していきます。

1. 導入目的とツール・システムが合っているか確認

オンライン商談ツールを導入する際、導入目的とツールが合っているかを確認しておきましょう。オンライン商談ツールには、BtoB向けのツールとBtoC向けのツールがあり、それぞれ機能や特徴が異なります。

例えば、事前に相手の連絡先や情報を知っている場合が多いBtoB商談であれば、URL接続型のサービスや、議事録機能等の商談サポート機能が充実しているツールを選ぶと良いでしょう。

また、BtoCの商談であれば、ウェブサイトから商談予約を受け付けるケースが多いでしょう。その際、担当者の自動振り分け機能や、ワンクリック接続が可能なツールを選ぶ等、BtoC向けの機能が豊富なツールを選ぶと良いでしょう。

2. 費用対効果を確認

導入前に費用対効果をシミュレーションしておくことも重要です。導入目的に合致した機能があるサービスを選び、導入後にどれだけ成果に繋がりそうかをイメージしておきましょう。

そもそもの商談数自体が少なければ、オンライン商談ツールを使う機会も少ないため、月次の商談数や会議の数を洗い出しておくと検討がスムーズです。

また、オンライン商談ツールを導入することで、遠方の顧客とも商談が可能になり、商談数増加にも期待ができます。ツールの導入に伴い、営業エリアを広げる等の営業戦略の見直しも行うと良いでしょう。

3. 無料トライアルで画像や音声の品質を確認して導入を検討

オンライン商談ツールを導入する前に、無料トライアルで使用感を試すこともおすすめします。映像や音声に問題がなく商談を実施できるか、無料トライアルで確認しておきましょう。

導入後にトラブルが発覚しても、改善が難しい場合があるため、無料トライアルが可能な場合には積極的に活用するべきです。また、実装されている機能や使用感を試しておくことで、顧客との商談でも活用できそうか、確認しておくことも重要です。

まとめ

オンライン商談ツールは、顧客との商談をオンライン上でスムーズに行うためのツールです。多くのベンダーがオンライン商談ツールを提供していますが、サービスごとに特徴が異なります。

導入する際には、それぞれのサービスを比較しながら、自社の営業スタイルや商談の進め方に合わせて、必要な機能が搭載されているサービスを検討すると良いでしょう。

オンライン商談ツールは、商談で使用することがメインにはなりますが、社内のWEB会議に活用することもできます。オンライン商談ツールを導入した後、どの場面でどれだけ使うか想定した上で検討することも重要です。

本記事で紹介したオンライン商談ツール選定のポイントや導入時の注意点を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。