ビジネスチャットとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

ビジネスチャットとは、社内外の人とコミュニケーションできるビジネス用チャットツールです。本記事では、ビジネスチャットをよく知らない方・導入を検討している方のために、ビジネスチャットの機能や選び方、メリット・デメリットを解説しています。

目次

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1. ビジネスチャットとは
2. ビジネスチャットツールの主な機能
3. ビジネスチャットツールの導入形態
4. ビジネスチャットのメリット
5. ビジネスチャットのデメリット
6. ビジネスチャットツールの選び方
7. ビジネスチャット導入時の注意点
8. ビジネスチャットの効果的な使い方
9. まとめ

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、インターネットを介してコミュニケーションを取るチャットツールの中でも、特にビジネスに特化した機能が備わったものを指します。グループチャットや複数人での会話ができ、オンラインミーティングなどを行えるのが特徴です。

各プロジェクトごとに細かくグループを作成したり、ファイルの共有ができたりと、ビジネス利用を想定した機能が多く備わっています。また、利用者の権限を設定できる機能などもあり、連絡手段としてはもちろん、業務の効率化を図るためにも有効なツールです。

ビジネスチャットの導入により、いつでもオンライン上で連絡が取れるほか、グループ内に連絡しておきたい情報なども、スムーズに共有できます。コミュニケーションを活性化させることで、社内の雰囲気も良くなるでしょう。

ビジネスチャットの導入率が高まっている背景

近年では、ビジネスチャットを取り入れる企業が増えてきています。働き方改革・DXの推進、テレワークの普及により、ビジネスチャットを導入して効率化を図る企業が増えているようです。ここでは、ビジネスチャットの導入率が高まっている背景を解説します。

テレワークの普及

ビジネスチャットが普及した背景としては、2019年12月初旬に始まった新型感染症により、テレワークの普及が進んだことが挙げられます。自宅で勤務をする従業員が増えたため、円滑なコミュニケーションを取るためにビジネスチャットを取り入れる企業が増加しました。

ビジネスチャットがあれば、遠隔でも手軽にリアルタイムで連絡可能です。テレワークでは自宅同士や自宅と会社で密に連絡を取る必要が出てくるため、ビジネスチャットツールの導入をする企業が増えたと考えられます。

働き方改革・DXの推進

ビジネスチャットが普及したもう1つの背景として、働き方改革・DXの推進が挙げられます。企業のDX化とは働き方改革の取り組みの1つで、デジタル技術による業務フロー改善や、新たなビジネスモデルを創出することです。

変化の激しい顧客行動と密接に関わり、スピーディーに対応できる体制を整えるためにも、ビジネスチャットツールは有効な手段とされています。

ビジネスチャットの導入により、社内の風通しを良くしておくことができれば、激しい変化が起こる中でスムーズなやり取りが可能です。DX化は今後のマーケティングにおける課題の1つなので、積極的に取り組みを行っていきましょう。

ビジネスチャットとメールの違い

社内で密に連絡を取るのであれば、「メールを使っても良いのでは？」と考える方も多いでしょう。しかし、メールの場合には1対1でのやり取りが基本で、グループ全体で一括して情報を共有するのはなかなか難しいものです。

メールには連絡が一方通行になってしまいがちな部分もあり、相手が内容を読んだかどうかも分かりません。連絡が簡素になりやすく、リアルタイムのコミュニケーションがしにくいのもメールの特徴です。また、微妙なニュアンスなどが伝わりにくくなります。

ビジネスチャットは相手と時間の共有ができ、グループでのやり取りも可能なことから、企業内でのコミュニケーションの場として最適と言えます。メッセージの削除が行えたり、多人数と同時にコミュニケーションが取れたりする点もビジネスチャットの特徴です。

ビジネスチャットツールの主な機能

ビジネスチャットツールの機能には基本のチャット機能をはじめ、音声・ビデオ通話機能やグループの作成機能などがあります。以下で、5つの主な機能を解説します。

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機能	主な内容
チャット機能	ユーザー同士でメッセージのやり取りを行う
音声通話・ビデオ通話機能	文字のやり取りではなく音声やビデオを通して密なコミュニケーションを取る
グループ機能	任意のメンバーでグループを作成してチャットや通話が行う
ファイル共有機能	Wordファイルや画像などのファイルをメンバー同士で共有する
タスク管理機能	任意のタスクを作成して「やるべきこと」を管理できる

チャット機能

チャット機能では、ユーザー同士が自由にコミュニケーションを取れます。各ユーザーと個別のチャットルームが作成されるため、他の従業員に見られることなく、さまざまなメッセージを送り合えるのが魅力です。

チャットツールによっては、スタンプ機能がついているものもあります。「了解」「承知しました」など、ビジネスシーンで多く用いられるスタンプが用意されており、メールよりも気軽にメッセージのやり取りができます。

また、お互いに送ったメッセージを簡単に辿れるため、前の会話を確認しながらメッセージを送信できるのも特徴です。LINEのような形でメッセージを送れるため、スムーズなコミュニケーションが取れるようになるでしょう。

音声通話・ビデオ通話機能

音声通話・ビデオ通話機能では、チャットだけでは伝わりにくいニュアンスを伝えたり、急ぎで要件を伝えたりする際に便利です。ビジネスチャットツールを通して音声通話やビデオ通話ができるため、より密なコミュニケーションが取れるようになります。

音声やビデオ通話は1対1だけでなく、複数人まとめて行えるツールもあり、リモートワーク中のミーティングにも便利です。利用する際は、使用しているパソコンにカメラやマイクがついているか確認し、正しく会話ができる環境を整えましょう。

グループ機能

グループ機能では、任意のユーザー同士でグループを作成し、チャットや通話ができます。ビジネスチャットツールは1対1に限らず、複数人でのグループチャットを行えるのが魅力です。グループ自体も複数作成できるため、細かく分けてコミュニケーションを取れます。

プロジェクトごとのグループ、部署ごとのグループなど、用途にあわせて上手く使い分けましょう。ただし、グループを作りすぎると管理がしにくくなり、誤送信などのリスクが発生する可能性があります。

ファイル共有機能

ファイル共有機能では、チャットをしている相手やグループ内のメンバー全員にファイルの共有が行えます。Wordファイルや画像などの基本的なファイルを共有し、閲覧・ダウンロードできるようにすれば、メールなどで共有する手間が省けるでしょう。

また、中にはビデオ通話などを行う際に、画面共有ができる機能もあります。PDFやWeb上の画面などを見せながら説明することで、相手に要件が伝わりやすくなるでしょう。オンライン会議などの際に便利なので、ぜひ合わせて確認しておきましょう。

タスク管理機能

タスク管理機能では、「やるべきこと」をTo Doリストで管理できます。タスクの完了予定日などを設定しておくと、スケジュールの漏れを防ぐことができるでしょう。タスクは複数設定しておけるため、期間と内容を入力しながら設定してみてください。

タスクが完了した場合には「完了」などのボタンをクリックすると、タスク管理画面から消えます。プロジェクトの進捗状況も簡単に確認できるようになるため、業務の効率化を図りたいときにもおすすめの機能です。

ビジネスチャットツールの導入形態

ビジネスチャットツールの導入形態は、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型に分けられます。以下で、それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説します。

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クラウド型

クラウド型は、サービスを提供する会社がインターネット上に構築したシステムを介し、チャットを利用するタイプです。自社でサーバーを用意したり、システムを構築したりする必要がなく、アカウントを作成するだけで簡単に利用できます。

初期費用を抑え、手軽に使用できるのがクラウド型の大きなメリットです。アカウントの作成自体は無料としているシステムもあり、利用する際のプランによって費用がかかります。アップデートなどもベンダー側が行ってくれるため、安心して利用できるのも魅力です。

ただし、クラウド型はカスタマイズが自由にできない可能性があり、セキュリティもベンダー側が用意するため、強化しにくくなっています。ベンダー依存によるベンダーロックインに陥る可能性もあるため、よく吟味した上でシステムを選びましょう。

メリット	デメリット
・初期費用がかかりにくい ・コストが低い ・手軽にビジネスチャットを導入できる ・アップデートはベンダー側で行う	・カスタマイズに制限がある ・セキュリティ強度を上げにくい ・ベンダー依存のリスクがある ・情報漏洩のリスクがある

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でシステムやサーバーを用意し、ビジネスチャットを導入する方法です。自社の目的やニーズにあわせたシステムを開発しやすい一方で、初期費用や運用コストが高額になってしまう可能性があります。

既存のシステムを使用するクラウド型に比べ、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れているのも特徴です。自社ネットワークのみで完結するため、情報漏洩などのリスクもほとんどありません。セキュリティも自社で設定でき、安心して運用できます。

ただし、オンプレミス型はシステム開発から行う必要があるため、導入までに時間がかかるのがデメリットです。社内にリソースがない場合には導入が難しいため、クラウド型の導入を検討しましょう。

メリット	デメリット
・自由にカスタマイズできる ・セキュリティを強化しやすい ・情報漏洩のリスクが少ない ・社内システムと連携しやすい	・導入までに時間がかかる ・初期費用や運用コストが高い ・社内にリソースがない場合は難しい ・メンテナンスは自社で行う

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットを導入すると、情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化などのメリットが得られます。ここでは、主な4つのメリットを解説します。

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情報共有を効率化できる

ビジネスチャットでは端的なコミュニケーションが可能なため、効率よく情報共有や意思決定が行えます。メールや直接会ってコミュニケーションを取る場合には、時間や手間がかかることもありますが、チャットなら効率よく情報を共有できて便利です。

グループ機能やファイル共有機能などを使えば、よりスムーズなコミュニケーションが取れるようになるでしょう。また、チャット内のメッセージ検索や送信相手の検索もできるため、短期間で情報共有したいときにも便利です。

コミュニケーションが活発化する

チャットはメールや電話よりも気軽にメッセージを送ることができるほか、同時に複数人とやり取りできるのがメリットです。自由にやり取りできることでコミュニケーションが活性化し、社内の風通しも良くなります。

社内では話しにくい相談ごとも、ビジネスチャットを介せば気軽に話せるでしょう。周囲の目を気にせず相談できるのはもちろん、テレワークなどで相手が遠くにいる場合でもスムーズなコミュニケーションが可能です。

セキュリティを強化できる

ビジネスチャットの導入においては、セキュリティを強化できるのも大きなメリットです。管理権限を持ったユーザーが、他ユーザーのアカウントを管理・制御できる仕組みを使えば、情報漏洩などを防げます。

また、中にはアクセス制限ができるツールやデータを暗号化してくれる機能がついたシステムもあるため、あわせて使用しながらセキュリティを強化しましょう。チャット内では機密情報を話すこともあるため、セキュリティ対策については重視する必要があります。

仕事とプライベートを分けられる

ビジネスチャットは基本的に社内の連絡用として使用するため、仕事とプライベートを分けることができるのもメリットです。プライベートではメールやSNSを使い、仕事ではビジネスチャットを使用すれば、大切な連絡が埋もれてしまう心配もありません。

また、社外の人への誤送信なども防げるため、情報流出がしにくくなります。仕事とプライベートを分けられることは従業員にとってもメリットが大きく、メリハリのある生活が送れるようになり、結果として仕事の効率アップにも繋がるでしょう。

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットには情報共有の効率化やセキュリティの強化など、たくさんのメリットがある一方で、いくつかデメリットもあります。メリットだけでなく、デメリットも理解した上で導入を検討しましょう。

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情報量が多くなりやすい

ビジネスチャットのデメリットとしては、情報量が多くなりやすい点が挙げられます。チャットはメールや電話よりも気軽にやり取りができるため、返信量が多くなることでコミュニケーションに疲れてしまう可能性もあるでしょう。

頻繁にメッセージが送られてくるケースもあり、過去のメッセージが流れやすいのもデメリットです。円滑にコミュニケーションを取るためにも、余計なメッセージの送信は避け、グループ分けをしっかり行って上手く活用しましょう。

導入にコストや手間がかかる

ビジネスチャットの導入には、初期費用や運用コストがかかります。特にオンプレミス型はシステムの開発費用がかかるため、初期費用が高額になりがちです。クラウド型の場合でも、月額費用や運用費用がかかるため、あらかじめコストを確認しておきましょう。

従業員に対してマニュアルを渡したり、研修を行って使い方を周知したりと、導入前に手間と時間がかかるのもデメリットです。スマートフォンやパソコンの扱いに慣れていない場合、使いにくいと感じる場合もあるため、丁寧な説明を行いましょう。

ビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールを導入する際には、目的を明確にするのはもちろん、導入形態やコストなども確認しておきましょう。以下で、選び方のポイントを5つに分けて解説します。

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導入目的を明確にしておく

まずは、ビジネスチャットを導入する目的を明確にしましょう。例えば、リアルタイムなコミュニケーションの迅速化、プロジェクト管理の効率化、遠隔作業の円滑な推進など、改善したいポイントや課題を明確にすると、必要な機能も見えてきます。

具体的な目標を設定することで、チーム間でのコミュニケーションの改善や、情報共有の円滑化が行われるだけでなく、導入目的を明確にすることで、ツールの選定やカスタマイズも適切に行えます。

導入形態・コストを確認する

導入形態は前述の通り、オンプレミス型とクラウド型に分けられます。オンプレミス型は初期費用が高くなりがちですが、カスタマイズ性に優れているのが特徴なため、さまざまな機能を追加したり、社内システムと連携させたりしたい場合に便利です。

クラウド型は安価で手軽に導入できますが、カスタマイズの自由度には欠けます。自社に合った導入形態を選び、コストパフォーマンスや費用対効果を加味して選びましょう。

自社に必要な機能を確認する

自社に必要な機能が過不足なく備わっているか確認することで、快適に使用できるようになるでしょう。機能が足りないと、導入したものの使いにくいなどのデメリットが生じます。また、機能が多すぎても複雑で使いにくい可能性があるため、注意してください。

無料トライアルで操作性などを確認する

ビジネスチャットツールを導入する際は、無料トライアル期間が用意されているものがおすすめです。トライアル期間があれば、従業員が手軽に利用できるか、失敗するリスクがないかなどを導入前に確認しておけます。

トライアル期間は選ぶツールによってさまざまですが、おおよそ1〜2週間程度で設定されています。

サポート体制・セキュリティ対策を確認する

トラブルが合った際、どの程度サポートしてくれるかも重要なポイントです。分からないことがあったとき、どのように対応してくれるのか、対応方法や対応時間などを細かく確認しておきましょう。

また、チャット内でのやり取りには社外秘の情報が含まれるケースもあります。そのため、情報漏洩のリスクなどを考慮し、セキュリティ面にも注目してみてください。

ビジネスチャット導入時の注意点

ここでは、ビジネスチャットを導入する際に気を付けたい3つのポイントを解説します。失敗しないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

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運用ルールを決める

ビジネスチャットの利用においては、社内での運用ルールを決めておくことが大切です。自由に使ってしまうと、情報漏洩のリスクが高まる可能性があるほか、導入目的とは違った使い方をされる場合もあります。

既存のツールとの使い分けをはじめ、運用の基本ルールやマナーなどを決め、従業員が規則を守って使える環境を作りましょう。その際、社内共有用のマニュアル等を作成しておくと便利です。

導入・使用目的を社内に共有する

ビジネスチャットを導入する場合には、導入・使用目的を社内でしっかり共有しましょう。ただ導入するだけでは、従業員たちは何のためにビジネスチャットを使っているか分からず、本来の効果が期待できない可能性があります。

導入前に説明を行うなどして、導入の目的やメリットなどを共有しておくことが大切です。また、その際にあわせて運用ルールなどを伝えておくと、よりスムーズに導入できる環境を整えられるでしょう。

教育や研修を行う

ビジネスチャットを導入すると、従業員同士がある程度のコミュニケーションを自由に取れるようになります。本来の目的に合った使い方ができるよう、事前に教育や研修などを行いましょう。

また、従業員の中にはスマートフォンやパソコンの扱いに慣れておらず、チャットを使いこなすまでに時間がかかる方もいます。導入の際には運用マニュアルを共有した上で、丁寧な説明会や研修を行って細かな使い方を周知するのがおすすめです。

ビジネスチャットの効果的な使い方

ビジネスチャットを効果的に使うことで、費用対効果を高めることもできます。ここではビジネスチャットを効果的に使うためのコツを紹介します。

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効果的なコミュニケーションをとる

ビジネスチャットを効果的に使うためには、明確で適切なコミュニケーションが重要です。短くても的確な情報を伝えることを心がけ、相手が理解しやすいよう簡潔で明確なメッセージを送りましょう。また、適切なタイミングでの利用も重要です。

緊急性がある場合は即時に返信し、それ以外の場合は相手のスケジュールや状況を考慮し、適切なタイミングでメッセージを送ることが大切です。フィードバックを受け、円滑なコミュニケーションを行えるようにしていきましょう。

外部ツールと連携させる

ビジネスチャットと外部ツールを連携させることで、業務の効率があがります。例えば、TeamsやSlackを連携させることで、よりリアルタイムなコミュニケーションや、シームレスなタスク管理を行うことができます。
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと連携できれば、チャット内でタスクを割り当てたり、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有できたりします。連携によって、業務フローがスムーズになり、チーム全体の生産性やチームワークの向上につながります。

まとめ

ビジネスチャットを導入すると、社内でのコミュニケーションが取りやすくなるだけでなく、情報漏洩の防止やセキュリティの強化など多くのメリットが得られます。また、従業員同士がコミュニケーションを気軽に取れるようになるのも魅力です。

ただし、使い方によっては情報量が多くなりすぎて混乱したり、グループの数が多くて管理できなかったりするケースもあります。また、導入方法や選ぶツールによっては初期費用や運用コストが高額になる場合もあるでしょう。

ビジネスチャットの導入で業務の効率化を図るためには、自社の目的に合わせたものを選ぶことが大切です。コストや導入の目的、必要な機能なども確認した上で、円滑なコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールを選んでみてください。