契約書管理の重要性とよくある課題｜管理方法や管理項目を解説

契約書は企業にとって財産であり、外部に漏れてはいけない機密情報になるため、契約書管理は重要な業務の一つです。本記事では、契約書管理の重要性と、よくある課題を解説し、契約書管理に必要な要素・手順・管理方法について解説します。

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目次

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1. 契約書管理（契約管理）とは
2. 契約書管理の重要性
3. 契約書管理においてよくある課題
4. 契約書管理に必要な要素
5. 契約書管理の手順
6. 契約書管理の方法
7. 契約書管理システムの導入がおすすめな理由
8. 契約書管理システムを選定するポイント
9. まとめ

契約書管理（契約管理）とは

契約書管理・契約管理とは、企業や組織が契約に関する書類を効率的に管理・保存するプロセスのことです。契約書は、取引先や顧客との取引において重要な文書であり、内容や期限、約款などが明確に記載されています。

契約書管理の目的は、重要な契約書を迅速に参照できるよう整理・保管し、契約違反や期限切れを防止するなど、契約関係を円滑に運営することです。契約書管理により、重要な情報の見落としや紛失を防ぎ、リスクの管理や法的トラブルの回避にも役立ちます。

契約書管理の重要性

契約書は、取引や取引先との関係を明確にし、ビジネスにおけるリスクを管理するために欠かせない文書です。組織全体の運営において信頼性と合法性を保つために、適切な契約書管理は欠かせません。ここでは、契約書管理の重要性について解説します。

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リスクマネジメントのため

契約書管理は、リスクマネジメントの一環として重要です。契約書には、取引内容や取引先との関係、法的義務など重要な情報が詰まっており、これらは企業にとって重要な財産で、かつ機密情報となります。

契約書の不備や期限切れ、情報漏洩などの問題は、経済的損失や信頼性の低下、法的トラブルの原因となり得ます。契約書管理を適切に行うことで契約情報を一元化できるため、情報を正確に把握し、重要な期限を見逃すことなく対応可能です。

契約書管理は、ビジネスにおけるリスクを最小限に抑え、違約や法的トラブルを回避するために欠かせない重要なプロセスとなります。組織全体の安定と信頼性を確保するために、適切な契約書管理が必要です。

業務の効率化のため

ビジネスにおいて、契約書を確認する場面は頻繁に発生します。取引相手との条件確認、契約内容の履行状況の把握、期限管理など、日常業務において契約書へのアクセスが必要です。

契約書管理が適切に行われていれば、必要な契約書を迅速に見つけることができます。これにより業務プロセスが効率化され、時間と手間を節約できます。ビジネス上の重要な意思決定をスムーズに行うためにも、契約書管理は大切です。

契約書管理においてよくある課題

ここでは、契約書管理においてよくある課題について解説します。以下の課題を確認し、自社の契約書管理を見直しましょう。

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データ入力に時間がかかる

契約書には多くの情報が含まれており、これを手作業で入力すると膨大な時間がかかります。また、手作業では入力ミスが発生しやすく、そこから契約内容の間違いや作業のやり直しなどのトラブルに繋がるケースも否定できません。

特に、複数の契約書を管理する場合や細かな項目の入力が必要な場合は、効率的で正確なデータ入力が求められるため、電子契約の推進や契約書管理システムの導入などの対策を講じて課題解決を図りましょう。

最新のフォーマットが分からなくなる

契約書のフォーマットは時折変更されることがあります。新しいフォーマットを把握せずに古いフォーマットで入力してしまうと、情報の整合性が損なわれて、顧客からの信頼損失に繋がるかもしれません。

また、古いフォーマットでは最新の法令に対応できていない場合、法令違反や訴訟のリスクを負う可能性があります。バージョン管理機能が搭載された契約書管理システムを導入するなどの方法で対策しましょう。

更新期限を見落としてしまう

契約書には更新期限が設定されている場合があります。契約書は更新期限が切れると無効になるため、重要な更新を見逃してしまうと、資材の確保ができなかったり、社内システムが利用できなくなったりするなど、企業の運営に影響を与えかねません。

また、自動更新になっている場合、解約を忘れると自動延長されて追加の費用を支払わなければならなくなります。このような課題に対応するためには、更新期限をアラート通知できる契約書管理システムを導入するといいでしょう。

契約書を探すのに手間と時間がかかってしまう

契約書が複数の場所に散在していると、必要な契約書を見つけるのに手間と時間がかかります。紙の契約書であれば物理的な探索が必要であり、デジタルファイルであっても整理されていなければ見つけるのが困難です。

このような場合、契約書の紛失や契約内容の共有漏れが起こり、トラブルが起きた際に適切な対応を行えなかったり、情報漏洩などのセキュリティ上の問題が発生したりするケースも考えられます。

契約書は、更新期限や契約相手ごとなど保管する基準を設けて仕分けし、アクセス権限などセキュリティ対策も十分に講じたうえで保管しなければなりません。

契約書管理に必要な要素

ここでは、契約書管理に必要な要素について解説します。これらの要素を満たしていることによって、契約書の管理が効率化され、企業のリスクマネジメントや業務の効率化に繋がります。

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一元管理

企業内の全ての契約書を1カ所に集約し一元管理することで、必要な契約書情報を簡単に検索・アクセスできるようになります。さらに契約書のデジタル化やメタデータの付与も行えば、管理がしやすくなります。

メリットとして、情報の一元化によるリスク軽減、契約書の素早い検索とアクセス、業務効率化が挙げられます。また、機密情報の保護やアクセス権限の管理により、セキュリティも向上します。

項目管理

項目管理とは、文書やデータ、情報を特定の項目ごとに整理・管理することを指します。たとえば、契約書管理の場合、契約書に関する情報を契約日、契約相手、更新期限などの項目別に整理し、管理することです。

項目管理のメリットとして、情報の整理・検索が容易になり、特定の項目に絞って必要な情報を素早く見つけられることが挙げられます。また、データの一貫性を保つことができ、ヒューマンエラーを減らすことができます。

期限管理

期限管理は、契約書やプロジェクトの重要な期限を把握し、遵守するための管理方法です。期限を管理しないと、重要なスケジュールやタスクの遅延、契約の更新忘れ、法的トラブルなどのリスクが生じます。

期限管理を徹底することで、重要な期限を守り、リスクを回避することができます。システムなどによる定期的なリマインドや期限の管理を仕組み化することが重要です。

内容管理

内容管理では、契約書の重要な情報を的確に整理・記録し、必要な情報を素早く把握できるようにします。

契約書のタイトル、契約当事者、契約期間、条文、重要事項、更新期限などの情報を整理してデータベース化し、カテゴリーごとに分類を行います。これにより、契約内容などを必要に応じて迅速に把握することができます。

契約書管理の手順

契約書管理は、適切な手順を踏むことで、契約書の迅速なアクセスや期限の見落としを防止し、リスク回避や業務効率化に繋がります。以下では、契約書管理の手順について詳しく解説します。

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所管部門・責任者の決定

契約書管理の手順として、所管部門・責任者を決めることは重要です。所管部門の決定により、契約書の管理が一元化され、責任の所在が明確になります。適切な部門が担当することで、契約書の収集・保管・更新の業務が効率的に行われ、データの整合性が保たれます。

また、責任者の指名により、契約書の取り扱いに対する意識が高まり、管理体制が強化されます。所管部門・責任者が定まっていることで、契約書の取り違えや紛失を防止し、企業のリスクマネジメントが円滑に行われることが期待されます。

契約書管理台帳の作成

契約書管理台帳の作成には、契約書の基本情報（契約名、当事者、締結日など）、更新・終了日の管理、保管場所、担当者などの情報が必要です。契約書管理台帳は、契約の状況や更新期限を把握するために重要になります。

台帳の作成により、契約書の紛失や更新見落としを防ぎ、スムーズな運用やリスク管理が可能です。また、契約書の履歴を記録することで、契約に関する情報を容易に参照できるため、適切な意思決定の実現にも寄与します。

契約書の棚卸と台帳記入

契約書管理の手順として、契約書の棚卸と台帳記入が重要です。まず、契約書の棚卸では、契約書を収集・整理し、種類や内容を確認します。次に、台帳に契約書の基本情報や更新・終了日、保管場所などを記入します。

これにより、契約書がどれだけ存在しているかや、契約の内容・期限が把握できます。契約書管理台帳に記入することによって、契約書の紛失や更新見落としを防ぎ、契約の状況を一元管理できるため、リスク管理の向上に貢献します。

契約書管理ルールの作成

適切な契約書管理を行うためには、契約書管理ルールを作成することが重要です。これにより、契約書の整理、保管、追跡が正確に行えます。主なルールとして「契約締結・押印」「保管」「保存」「廃棄・削除」の4つがあります。

これらのルールの適用によって、契約書の管理が円滑に行われます。以下に、契約管理の4つのルールについて、詳しく解説します。

契約締結・押印ルール

契約締結・押印ルールは、契約の締結と押印に関する具体的な手順と規定を定めるものです。例えば、契約締結には必ず契約書の電子データと紙媒体の両方を用意し、書面による確認を行うことなどが含まれます。

また、契約書の押印については、法務部門が定めた規定に基づき、必要な印鑑を適切に押印することが求められる場合もあります。

これらのルールにより、契約締結や押印の際の手順が明確化され、不備や誤りを未然に防止するとともに、契約書の正確な管理が担保されます。

保管ルール

保管ルールは、契約書を適切に保管するための規定です。具体的な内容には、契約書の保管場所や保管期間を明確に定めること、必要な部署や担当者に適切な閲覧権限を与えること、電子データの場合は定期的にバックアップを行うこと、などがあります。

これにより、契約書の整理・保管が効率的に行われ、必要な情報へのアクセスが円滑化されます。また、法的な規制や内部規程に適合し、情報漏洩や紛失リスクを低減する役割も果たします。

保存ルール

契約書の保存ルールは、契約書を長期間保管するための指針です。保存期間を明確にし、紙媒体または電子データといった保存形式を指定します。保管場所やアクセス権限を明確化し、情報の漏洩を防止します。

廃棄・削除ルール

廃棄・削除ルールは、期限切れや不要となった契約書を適切に処理するための指針です。契約書の保存期間が終了した場合には、定められた廃棄手順に従って安全に廃棄します。

機密情報が含まれる契約書はシュレッダーなどを使用して確実に破棄します。また、電子データの場合は、削除の際に復元できないように適切な方法で削除します。こういったルールを定めることにより、情報漏洩を防止し、契約書の情報を適切に管理できます。

契約書管理の方法

契約書の管理方法には「エクセルで管理する」方法と「契約書管理システムを導入する」方法があります。組織のニーズに合わせて適切な管理方法を選択することが重要です。以下に2つの管理方法について解説します。

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	メリット	デメリット
エクセル	手軽に導入でき、コストが低い	作用が煩雑
契約書管理システム	業務の効率化	導入コストがかかる

エクセルで管理する

エクセルで契約書を管理するメリットは、手軽に導入できることや簡単な操作で基本情報の一元管理ができる点です。また、既存のエクセルスキルを活用できるため、コストが低く抑えられる利点もあります。

一方、デメリットとしては、大量の契約書を管理する場合に手作業が煩雑になることや、複数のファイルが散在してしまい見落とすリスクがある点です。検索や絞り込みが限られるため、情報の探し出しが難しくなる場合もあります。

また、セキュリティ面の弱点があるため、重要な契約書の漏洩や改ざんのリスクも考慮する必要があります。

契約書管理システムを導入する

契約書管理システムは、契約書の電子化・一元管理を可能にするソフトウェアです。契約書データをデジタルで管理するため、検索や共有が容易になります。また、契約の期限や更新通知などの自動化も行えます。

導入のメリットは、デジタル化による業務効率化や誤り・漏れといったミスの削減、セキュリティの向上です。また、情報の把握や追跡が容易になり、リスクの軽減につながります。ただし、導入コストやデータ移行の手間などのデメリットもあります。

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契約書管理システムの導入がおすすめな理由

契約書管理システムの導入は、企業にとって重要な契約書の効率的な管理とリスク軽減を実現するためおすすめです。

組織全体で効率化された契約書の取り扱いを実現し、経営戦略に活用することで企業の競争力向上に貢献します。以下に、契約書管理システムの導入がおすすめな理由について解説します。

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業務が効率化される

契約書管理システムを導入することで、業務の効率化が図れます。紙ベースの契約書は管理が煩雑で、必要な契約書を探すのに時間がかかりますが、システムではデジタル化された契約書を素早く検索してアクセスすることが可能です。

また、期限管理機能により契約期限の見落としを防ぎ、システムからの自動通知で更新手続きもスムーズに行えます。

コスト削減になる

従来の紙ベースの契約書管理では、印刷や書類の保管、手作業によるデータ入力や検索に多くのコストがかかります。しかし、システム導入により紙の使用を減らすことで、印刷や保管スペースなどにかかるコストが削減されます。

また、デジタル化によりデータの入力や検索が自動化され、従業員の作業時間が短縮されるため、人件費の削減にも繋がります。このようにシステム導入によってコスト削減が実現され、経済的なメリットが得られます。

セキュリティを強化できる

システムはデータを暗号化して保存し、アクセス権限を設定できるため、情報漏洩や不正アクセスを防ぎます。また、バックアップや災害対策もシステムが自動的に行い、データの安全性を確保します。

これにより、紙ベースの契約書管理よりも情報漏洩やデータの損失のリスクが低減します。セキュリティの強化により信頼性が高まり、顧客や取引先からの信頼獲得につながるとともに、情報漏洩による法的トラブルを防ぎ、企業の信用を守ることができます。

契約書管理システムを選定するポイント

契約書管理の効率化やリスクマネジメントに有効な契約書管理システムですが、選定する際には意識すべきポイントがあります。ここでは、契約書管理システムを選定するポイントを2点解説します。

自社の導入目的に合ったタイプか

契約書管理システムには、「契約書管理に特化したもの」「契約締結から契約書管理まで対応可能なもの」「紙の契約書を電子データにして管理できるもの」「契約書以外の文書もまとめて管理できるもの」など、機能性によるタイプの違いがあります。

自社の導入目的を明確にして、契約書管理システムで効率化したい業務範囲や管理する文書の種類に合わせたシステムを選定しましょう。

社内に定着しやすいシンプルな操作性か

契約書管理システムを導入する際には、社内に定着しやすいシンプルな操作性であるかも重要なポイントです。機能性が高いシステムでも、操作が難しく社員が使いこなせなければ、期待している導入効果は得られません。

まずは必要な機能を絞り込み、誰でも直感的に操作できるシンプルなUIのシステムを選定することをおすすめします。また、社員間のIT知識の差にも目を向けて、全ての社員が使いこなせるシステムを選定しましょう。

まとめ

契約書管理は、企業にとって重要な業務です。契約書は企業の財産であり、取引や提携に関する重要な情報が記載されています。適切な管理が行われないと、重要な契約書が紛失したり、期限を過ぎて更新が漏れたりするリスクが生じます。

契約書管理では、更新期限の見落としや、契約書を探すのに手間と時間がかかることが課題です。これらの課題は、業務の効率化を妨げ、重要な契約書の管理においてリスクを引き起こす可能性があります。

システム上で契約書の期限を管理することで、更新漏れを防止し、重要な契約書の管理を確実に行うことができます。また、セキュリティの強化も期待でき、機密性の高い契約書の取り扱いにおいても安心して利用することができます。

契約書管理は企業のリスクマネジメントや業務効率化に直結する重要なプロセスです。適切な管理体制の確立と契約書管理システムの導入により、信頼性の向上とコスト削減、リスクの回避など、さまざまなメリットを享受することができるでしょう。