契約書管理は部署ごとに行うべき？管理方法やメリットなどを解説

リスクマネジメントや業務効率化において重要な契約書管理は、部署ごとや特定部署による一元管理など、あらゆる管理方法があります。しかし、どの管理方法にもメリットとデメリットがあります。本記事では、契約書の管理方法やそれぞれのメリット・デメリットを解説します。

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目次

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1. 契約書管理（契約管理）の重要性
2. 契約書管理の管理体制・管理方法
3. 契約書を一元化するメリット
4. 契約書管理システムで契約書を一元化できる
5. 契約書の一元化にシステム利用がおすすめな理由
6. 契約書をシステムで一元化する際の注意点
7. まとめ

契約書管理（契約管理）の重要性

契約書管理とは、社内にある契約書の整理・保管のほか、契約に伴うリスク・権利・義務を管理することです。単に契約書を整理・保管するだけのものではなく、組織全体の管理業務の基礎ともいえる業務であり、適切に遂行する必要があります。

ここでは、契約管理業務の重要性をリスクマネジメントと業務の効率化という2つの視点から解説します。

リスクマネジメント

契約書管理が適切でない場合、契約内容が外部に流出する恐れがあります。情報の流出は、当然ながら自社の信頼を低下させます。また、競合他社に分析材料を与えることにもなるため、自社の競争力が弱まる可能性もあります。

また、契約には期限が設けられたものが多く、契約を継続し続けるには定期的な更新が必要です。契約書管理ができていない場合、更新に間に合わなくなる恐れがあります。

こういった更新漏れは、事業に支障が出るだけでなく、「契約内容を正しく理解できていない」として、やはり自社の信頼の低下を招く原因となります。情報流出・更新漏れといったリスクを低減するためにも、契約書は適切に管理する必要があります。

業務の効率化

契約書管理を適切に行うことで、組織全体で各種の契約状況を正しく把握できます。たとえば、契約先とのトラブル発生時に、契約内容を見返すことがよくあります。

契約書管理が不適切な場合、該当の契約書を探すだけでも手間がかかり、業務が停滞する恐れがあります。スムーズな業務遂行のためにも、契約書は日頃から適切に管理しておく必要があります。

契約書管理の管理体制・管理方法

契約書管理の管理体制を大きく分けると、社内の部署ごと・特定部署・専門業者への委託・システムでの管理の4つの方法があります。それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社に適した管理体制を検討しましょう。

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管理方法・管理体制	メリット	デメリット
社内で部署ごとに管理	・各部署の都合に合わせやすい ・どのような企業でも比較的取り組みやすい	・部署によって管理方法が異なる ・契約書の紛失といったセキュリティリスクがある ・内部監査が行いにくい
特定部署による管理	・組織全体で管理方法を統一できる ・内部監査がしやすい	各部署の都合に合わせにくい
専門業者への委託	・契約書管理の手間を削減できる ・社内の保管スペースが不要	・コストがかかる ・原本の閲覧がすぐにはできない
システムによる管理	・契約書の保管スペースが不要になる ・契約の検索・閲覧がしやすい ・契約書の更新管理がしやすい	・コストがかかる ・業務フローを見直す必要がある

社内で部署ごとに管理

それぞれの部署で契約書を管理する方法で、いわゆる「分散管理」にあたります。部署単位で管理を行うため、それぞれの部署に応じた管理方法を取りやすいのがメリットです。柔軟なルール設定が可能で、どのような企業でも比較的取り組みやすいです。

一方で、部署ごとに管理方法が異なるため、部署を横断しての契約書の共有がしづらく、内部監査の担当者の負担が大きくなるというデメリットがあります。また、場合によっては契約書がどの部署にあるのかわからないといったリスクも存在します。

特定部署による管理

社内すべての契約書を1つの部署で集中的に管理する方法です。一般的には、総務部・法務部・文書管理部などが管理業務を担当します。

部署ごとでの管理と異なり、管理方法を組織全体で統一できるため、内部監査や棚卸しも容易に行えるのがメリットです。また、契約書が所在不明になるといった事態も起こりにくいです。

ただし、管理ルールが一律で適用されるため、部署の都合に合わせた柔軟なルール設定はできません。たとえば、頻繁に契約書の確認が発生する部署では、手元で契約書を保管しておくほうが便利ですが、それが叶わなくなります。

専門業者への委託

外部の専門業者に契約書管理を丸ごと委託する方法です。社内での契約書管理が不要になるため、業務担当者の負担を軽減できるほか、契約書管理に割いていたリソースをコア業務に投入できます。また、紙の契約書の保管スペースが不要になる点もメリットです。

デメリットとしては、外注コストの発生が挙げられます。また、原本を社外に出すことになるため、すぐに閲覧できなくなる点もデメリットです。預けた契約書が不正利用されるリスクもあるため、委託業者の選定は慎重に行う必要があります。

システムによる管理

契約書を電子データ化し、専用の契約書管理システムで集中的に管理する方法です。契約書を電子データ化するには、紙の契約書をスキャンし、コンピュータに取り込む方法が一般的です。近年は電子契約書の利用も増加しています。

電子データ化された契約書は専用システムで一括管理されるため、システムにアクセスさえできれば、時間や場所を問わず契約書を簡単に閲覧できます。たとえば、モバイル端末と連携させておけば、営業先から契約書を閲覧したい場合にも便利です。

また、電子データ化された契約書は、テキストや単語で検索できる点もメリットです。紙の契約書のように台帳をめくって探す必要がないため、業務の効率化につながります。

システムによっては契約更新日が近づくと自動でリマインドするものもあり、契約更新漏れなどのミスを防止できます。

デメリットとしては、システムの導入費用・利用料金といったコストがかかる点です。IT環境が整っていない企業の場合、環境整備から始めなければなりません。新しいシステムの導入に伴い、従来の業務フローの見直しも必要です。

契約書を一元化するメリット

契約書を一元管理することで、次のようなメリットが得られます。

1. 管理ルールを統一できるため、契約書の管理がしやすくなる
2. 契約書の閲覧がしやすい
3. 契約書の監査がしやすい
4. 契約書の紛失が起こりにくい
5. 全ての契約書に同レベルのセキュリティ対策を行える

最適な契約書の管理体制は企業の状況によって異なりますが、上記のようなメリットがあることから、基本的には集中管理（一元管理）が望ましいです。

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契約書管理システムで契約書を一元化できる

契約書を一元管理するには、契約書管理システムの導入がおすすめです。契約書管理システムとは、契約書を電子データとして集中的に管理できるシステムです。契約書管理システムの主な機能は、次のようなものです。

1. 文書の電子データ化
2. 契約書管理台帳の情報入力
3. 検索・閲覧機能
4. 契約書のバージョン管理機能
5. 更新期限のリマインド通知
6. 外部システム連携機能
7. セキュリティ機能

契約書の一元化にシステム利用がおすすめな理由

契約書の一元管理は手動でも可能ですが、業務の効率化を狙う場合は、専用の契約書管理システムの導入がおすすめです。契約書管理システムがおすすめな理由について、メリットの面から解説します。

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検索・閲覧が簡単になる

契約書管理システムを導入すれば、社内の全ての契約書が1つのシステムに集約されます。そのため、システムにアクセスさえできれば、他部署の契約書なども簡単に閲覧できます。

また、契約書管理システムの多くは検索機能を備えているため、日付や全文から該当の契約書を即座に引き当てることができます。必要な契約書を迅速に確認できるため、業務の効率化が望めます。

契約の更新管理が行いやすい

契約書管理システムには、契約書のバージョン管理や更新期限のリマインド通知を備えたものが多いです。更新期限が近づくと自動で通知が来るため、更新漏れの防止につながります。また、手動での更新期限の確認が不要で、担当者の負担も減ります。

契約の更新漏れは、契約内容によっては業務が完全にストップする可能性もあるため、事業の運営を安定して行うためにも重要なポイントです。

セキュリティ対策になる

契約書管理システムを導入することで、社内すべての契約書に同レベルのセキュリティ体制を敷けます。システムの多くは、通信の暗号化やアクセス権限の設定機能を備えており、自社状況に合わせたセキュリティ対策が可能です。

契約書に記載されている情報が外部に漏れると企業としての信頼を失ってしまうため、システム利用によるセキュリティ対策は大きなメリットと言えます。

契約書をシステムで一元化する際の注意点

契約書管理システムで契約書を一元管理する際には、注意すべき点もあります。契約書管理システムの注意点を正しく理解し、あらかじめ適切な対策を講じておきましょう。

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コストがかかる

契約書管理システムの多くは、導入費用とランニングコストがかかります。なお、契約書管理システムの提供形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、それぞれ発生するコストが異なります。

オンプレミス型は自社サーバーにソフトウェアをインストールして利用するため、導入時の費用（インフラ整備費・ソフトウェアの購入費用）が高額になりがちです。ただし、買い切り型という性質上、ランニングコストは比較的安い傾向があります。

一方、クラウド型はベンダーがインターネット上に用意したサーバーを利用する方法です。自社でのインフラ整備が不要なため、導入費用を抑えたい企業におすすめです。ただし、契約期間中は利用料金が発生するため、ランニングコストが高くなる点に留意しましょう。

業務フローの見直しと改善が必要

新しいシステムの導入に伴い、従来の業務フローの見直しや改善が必要になります。特に紙やエクセルで契約書を管理していた場合、業務フローが大きく変更となるため、システム導入前後は混乱やトラブルが起こりやすくなります。

導入に伴う混乱を避けるには、テスト運用を行う・スモールスタートを切るといった方法が有効です。トラブル発生時にすぐ対応できるよう、サポート体制が充実したベンダーを選んだり、専門チームを設置したりするのもおすすめです。

まとめ

契約書の管理体制には、部署ごとの管理（分散管理）・特定部署での管理（集中管理）・専門業者への委託・システムでの管理といったものがあります。一般的には、管理方法を統一できる集中管理がよく利用されています。

契約書の集中管理を効率化するには、契約書を電子データ化して管理できる「契約書管理システム」の導入がおすすめです。

導入により、検索や閲覧が簡単になる・更新漏れが起こりにくい・セキュリティ対策になるといったメリットが得られます。一方で、利用料金などのコストがかかる・業務フローの見直しが必要といったデメリットに留意してください。

契約書管理は、リスクマネジメントや業務の効率化のためにも、適切に行う必要があります。現在、契約書管理業務に課題を抱えている企業は、管理業務を支援してくれる契約書管理システムの導入を検討してみましょう。