電子契約書の作り方｜電子契約書を無料で作るメリット・デメリットも解説

電子契約書とは、従来の紙による契約書とは異なり、電子データの形式で作成される契約書のことを指し、雇用契約書や業務委託契約書にも使用することができます。本記事では、電子契約書を無料で作る流れやメリット・デメリットについても解説します。

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目次

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1. 電子契約書とは
2. 電子契約書を作る方法
3. 電子契約のメリット
4. 電子契約のデメリット
5. 電子契約書を作る際の注意点
6. 電子契約書を効率的に行うなら電子契約システムがおすすめ
7. まとめ

電子契約書とは

電子契約書とは、企業間や個人間で取り交わす契約を電子上で行うものです。紙の契約書を電子化したものを指す場合もあります。

従来の契約では、パソコン等で作成した契約書をプリントアウトし、契約当事者が対面での受け渡しまたは郵送するなどして署名・押印する必要がありました。

一方、電子契約ではコンピュータ上で契約書の閲覧・署名・押印が可能です。従来のように契約書原本の受け渡しは不要で、通信環境さえあれば時間・場所を問わずに契約を交わせるのが特徴的です。

電子化できる契約書には、たとえば次のようなものがあります。

1. 業務委託契約書
2. 雇用契約書
3. 秘密保持契約書
4. 発注書（申込書）
5. 発注請書
6. 売買契約書
7. 賃貸借契約書
8. 保証契約書
9. サービス利用契約書

電子契約書を作る方法

電子契約書を作る方法は、電子契約システムを利用して電子契約書を作成する方法と電子契約システムを導入せずに自作する方法の二つあります。ここでは、二つの方法について解説します。

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電子契約システムで電子契約書を作成する

電子契約システムを利用して電子契約を行う際の流れは以下のとおりです。

【電子契約システムでの電子契約書の作り方】

1. 送信者が契約書を作成し、電子契約システムにアップロードする。
2. 相手方が受け取り、契約書に署名する。
3. 契約が締結する

電子契約システムでは、タイムスタンプを用いて契約書が編集された日時を記録します。これによってデータの改ざんを防ぎます。また、電子契約システムを提供する事業者を通してメール認証などが行われ、電子署名が本人であることを保証します。

電子契約システムを無料で利用することもできる

電子契約システムによっては、無料プランや無料トライアルを提供しているものもあります。しかし、無料プランや無料トライアルは有料の物に比べて使える機能や利用できるユーザー数、契約書を送信できる件数などが限られる場合があります。

そのため、自社に必要な機能を洗い出したい方やスモールスタートで事業を軌道に乗せたい方には無料プランや無料トライアルがおすすめです。以下の記事を電子契約システム選びに役立ててください。

電子契約書を自作する

電子契約書の作り方と契約の流れは、紙媒体の契約書とさほど大きな違いはありません。基本的にはどちらか一方が契約書を作成・押印し、先方に受け渡して押印…という流れになります。

【電子契約書の作り方】

1. WordやExcelを利用して契約書を作成する
2. 作成した契約書をPDF化する
3. 電子署名を付与
4. 3をメール等で先方に送信する
5. 同じく電子署名を付与

細かい部分は企業によって異なりますが、概ね上記のような流れで契約を締結します。紙の契約書と大きく異なる点は、電子署名をする点です。

電子署名とは、「誰が作成した文書か」を証明するものです。電子署名のやり方については次項で解説します。

電子署名のやり方

今回はPDFファイルに電子署名を付与する方法をご紹介します。

1. 「ツール」から「証明書」→「電子署名」を選択
2. ダイアログボックス「証明済み文書として保存」の「OK」をクリック
3. カーソルが十字になる
4. 電子署名を行いたい場所をドラッグし、署名場所を作成
5. デジタルIDを設定
6. ダイアログボックス「デジタルIDで署名」でIDを指定
7. デジタルID設定に利用したパスワードを入力
8. ファイルを保存

「5」のデジタルIDは任意で設定できます。より機密性を高めるには、認証局にIDを発行してもらうのがおすすめです。認証局でのID発行には時間がかかるほか、本人証明書類などの提出が必要であるため、前もって申請・取得しておきましょう。

電子契約のメリット

契約書を従来のような紙媒体ではなく、電子化することで、次のようなメリットが得られます。それぞれの内容を理解し、電子契約書の導入を検討してみましょう。

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コスト削減

契約書を電子化することで、紙の契約書にかかっていた次のようなコストが不要になります。

• 紙代
• （プリントアウト用の）インク代
• 物理的な保管スペース
• （取引先への）郵送代
• （郵送のための）封筒代
• 収入印紙

業務の効率化

電子契約書は、紙の契約書に比べて契約書管理業務を効率化できます。たとえば紙媒体で契約書を取り交わす場合は、パソコンで作成した契約書を手動で印刷・郵送し、受け取った側は手動で押印・整理・管理しなければなりませんでした。

一方、電子契約書の場合は、パソコンで作成した契約書は、ファイル化すればメールで送信できます。受け取った側にしても、押印・整理・管理はコンピュータ上で行え、従来のような手動での工程数を大幅に削減できます。

さらに電子契約書は、契約締結までの時間が短い点もメリットです。紙の契約書を先方に届けるには郵送せねばならず、契約書が手元に届くまでにある程度の時間が必要でした。
一方、電子契約書はメール添付で送信できるため、紙の契約書に比べれば、先方に届くまでの時間を短縮できます。契約が必要な業務にも迅速に取り組めるように

リスクマネジメントの強化

紙の契約書に比べると、電子契約書では次のような点からリスクマネジメントを実現できます。

• 契約書を1つのシステムに集約できるため、紛失・破損が起こりにくい
• 電子署名・タイムスタンプ機能により、契約書の改ざんを防止できる
• 更新期限の通知機能により、契約の更新漏れを防げる
• チェック機能により、法的に問題がある場合はシステムが指摘してくれる
• システムの多くは情報漏洩防止機能などのセキュリティ対策がなされている

多様な働き方への対応

電子契約書の導入は、多様な働き方を実現する上でもメリットがあります。従来の紙媒体の契約書は、契約書の作成・印刷・郵送・押印などのために出社が必要なケースがほとんどでした。
しかし電子契約書では、専用のシステムにアクセスさえできれば、契約書の作成・送信や押印・管理は全てコンピュータ上で行えます。時間・場所を問わずに業務に取り組めるため、リモートワーク・テレワーク・在宅勤務を推進したい企業にもおすすめです。

電子契約のデメリット

電子契約書にはさまざまなメリットがある一方、デメリットも存在します。電子契約の導入は、メリット・デメリットを理解した上で慎重に行いましょう。

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相手の同意が必要

電子契約を交わす場合は、必ず両者が合意する必要があります。もし先方に電子契約を拒否された場合は、当然ながら電子契約は実現できません。たとえばITシステムの導入が遅れている企業は、電子上での契約に抵抗を覚えやすく、拒否される確率が高いです。

相手の同意を得るには、電子契約書の有効性・メリットについて先方の理解を促すほか、知名度の高い電子契約サービスを利用するなどの対策を行いましょう。

電子契約ができない契約がある

契約の中には電子契約できないものもあります。

• 事業用定期借地契約
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
• 任意後見契約書
• 特定商取引（訪問販売等）の契約等書面

上記のような契約は、紙媒体（公正証書）での締結が義務づけられています。なお、上記のような契約の電子化については現在検討がなされており、将来的には電子契約できる可能性はあります。

電子契約書を作る際の注意点

電子契約書に法的効力を持たせるには、電子署名法の要件を満たす必要があります。また、電子契約書の保管の際は、電子帳簿保存法・e-文書法に準拠した手順を踏む必要があります。

各ポイントを解説します。

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相手への配慮をする

電子契約書をメールで送信する時にはファイルサイズの大きさに注意しましょう。特に、WordファイルやExcelファイルをPDFファイルに変換する際、ファイルが大きくなってしまう恐れがあります。

また、電子契約サービスを導入すると相手方に費用がかかる場合があります。事前にトラブルを防ぐために、電子契約サービスを導入する前に取引先への丁寧な説明が必要になります。

書面と電子では文言に違いがある

電子契約では契約書の最後に書かれる「後文」の書き方が書面契約とは異なります。

【書面契約での後文の例】

「本契約の成立を証するため、本契約書2通を作成し、甲乙各自記名押印の上、各1通を保有する。」

【電子契約での後文の例】

「本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、甲乙合意の後電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。」

このように、契約方法が異なるため文言の違いに注意が必要です。

電子契約に関する法律

電子署名法とは

電子署名法とは、電子契約に必要な電子署名についてのルールです。正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」で、施行は2001年4月1日です。

電子契約は、電子署名法に則って行う必要があります。なお、電子署名法を満たさなくとも電子契約を交わすことは可能ですが、契約に法的拘束力はありません。

電子署名法に則って電子契約するには、次の2つを担保する必要があります。

1. 本人性：電子署名が本人によってなされたことを示すもの
2. 非改ざん性：電子署名について改変がおこなわれていないかどうか確認できるもの

代表的な手段としては、「電子証明書」「タイムスタンプ」があります。電子証明書とは、認証局が間違いなく本人であると証明するための仕組みです。

一方、タイムスタンプとは、存在証明と非改ざん性を証明できる仕組みです。付与により、スタンプ刻印時にその電子データが存在していたこと（存在証明）、それ以降、電子データの改変が行われていないこと（非改ざん性）を担保できます。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

e-文書法とは

e-文書法とは、法的保存が義務づけられた文書の電子化保存を認めた法律です。すなわち電子契約書の保存も、e-文書法の対象となります。

e-文書法は、大まかにいえば「文書の原本性」を担保するためのルールです。文書の原本性とは、作成した契約書等が改ざんされることなく、そのまま（原書）保管されることを指します。

つまり電子契約書を保管する際は、原本の改ざんを防止するような対策が必要です。具体的な手段としては、「電子署名」と「タイムスタンプ」が利用されています。

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律｜e-Gov法令検索

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関連書類を電子化保存を認めた法律です。従来、国税関連書類は紙媒体での保管が必須でしたが、電子帳簿保存法の改正により、電子取引に用いた契約書は電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法で保管を義務づけられている電子書類は、次の要件を満たす形で保存しなければなりません。

1. 見読性：電子化データが容易に確認できること
2. マニュアルの設置：保存データの閲覧に必要な機器すべてにマニュアルを設置する
3. スキャナの入力機器の要件：解像度200dpi 相当以上/赤色・緑色および青色の24 ビットカラーの読み取りが可能

なお、電子帳簿保存法では、電子データの保管期限を7年と定めています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子契約書を効率的に行うなら電子契約システムがおすすめ

電子契約を交わすには、電子署名法・e-文書法・電子帳簿保存法などの法令を遵守できる環境を整備する必要があります。さらに、電子契約書の作成・管理やセキュリティ対策も自社で行わなければなりません。

こういった環境整備には莫大なコストと時間が必要であり、すべて自社でまかなうのは現実的ではありません。そこでおすすめなのが、電子契約システムの導入です。

電子契約システムとは、電子契約業務を支援するシステムです。テンプレートを使って契約書を作成できるほか、閲覧・押印・管理・セキュリティ対策も一括して行えるため、手動での電子契約管理に比べて業務を大幅に効率化できます。

また、ほとんどの電子契約システムは各法令に遵守した体制を整えており、法律の知識が浅い従業員でも、適切に電子契約の管理を行えます。

電子契約システムの中には、無料で利用できるものもあります。有料システムに比べれば機能面は簡素であるものの、シンプルなシステムを検討している企業は導入を検討してみても良いでしょう。あるいは、お試し・テスト運用での利用もおすすめです。

まとめ

電子契約書とは、契約書を電子上で締結・管理するものです。従来の紙の契約書に比べ、コストの削減・業務の効率化・リスクマネジメントが可能になる一方、先方の考え方や契約の内容によっては実施できないというデメリットがあります。

電子契約書の作成と契約の流れは、紙媒体での契約とほぼ同様です。ただし、電子契約は紙での契約と異なり、契約書への電子署名の付与が必要です。
また、電子契約の締結・保管には各種法令の遵守が必要です。電子契約が可能な環境を自社ですべて整えるのは現実的ではありません。電子契約業務に特化した電子契約システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。