社内SNSとは？メリット・デメリット、ツールの機能や選び方を解説

社内SNSとは、社内限定で利用できるビジネス用SNSのことです。社内のコミュニケーション不足の解消や迅速な情報共有の手段として役立ちます。本記事では、社内SNSをよく知らない方・導入を検討している方のために、社内SNSのメリットや機能、選び方を解説しています。

目次

開く

閉じる

1. 社内SNSとは？
2. 社内SNSが注目されている理由
3. 社内SNSの主な機能
4. 社内SNSと他ツールの違い
5. 社内SNSのメリット
6. 社内SNSのデメリット
7. 社内SNS導入に失敗しないためのポイント
8. 社内SNSツールの選び方
9. 社内SNSは自作できるのか
10. まとめ

社内SNSとは？

社内SNSとは、社内限定で運用されるSNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）です。チャット機能・掲示板機能・ファイルのアップロード機能を備えたものが一般的です。

社内SNSはメール・電話よりも気軽に利用できる点から、社内のコミュニケーションの活性化に役立っています。近年のSNSの普及によって、企業内でもこの仕組みを活用しようという流れが強まっています。

社内SNSが注目されている理由

社内SNSは近年、電話・メールにかわる新たなコミュニケーションツールとして注目を集めています。実際にメールを廃止し、連絡ツールを社内SNSツール一本に絞った企業も存在します。

なぜ社内SNSはこれほどまでに注目されているのでしょうか。主な理由をご紹介していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

コミュニケーション手段の変化

現代では若者を中心に幅広い世代の方がLINE・FacebookなどのSNSをコミュニケーションツールとして利用しています。これを受けて、より時代に即したコミュニケーションを行うために社内SNSが注目されているのです。

もともとSNSは情報発信や情報収集のためのツールとして開発されましたが、メッセージ機能が優れていることから、現在はメール代わりの通信手段として利用する方も少なくありません。

つまりSNSは、メールや電話と同等あるいはそれ以上に、通信手段として社会に浸透しているといえます。よって多くの企業でも、時流にあったコミュニケーションツールの導入が検討されているのです。

情報を素早くキャッチアップする重要性

現代の企業の最重要課題の1つは、精度の高い情報の迅速なキャッチアップです。例えば、時代の流れの中で変化する顧客のニーズを素早く拾い上げ、対応する必要があります。

情報をキャッチアップするには、社内外を問わずアンテナを張り続ける必要があります。ビジネスに役立つ情報は、従業員同士の何気ない会話の中に隠されていることも少なくありません。

社内SNSを利用すれば、各人が持っている精度・鮮度の高い情報を社内全体で共有しやすくなります。

多様な働き方への対応

現代は働き方が多様化しています。企業は従業員一人ひとりが働きやすい環境を整えるため、多様な働き方への対応を迫られています。

オフィス外で働く従業員は、他の従業員とのコミュニケーションが不足しがちです。心理的な距離が大きくなるため、些細なことであっても気軽に相談できないことも多いです。

そこで、社内SNSがあればメール・電話よりももっと気軽に連絡しやすくなります。使い方によっては、社内で働く場合と同じくらい密度の高いコミュニケーションも可能です。多様な働き方を叶えつつ、社内のコミュニケーション不足の防止に役立ちます。

社内SNSの主な機能

社内SNSはチャット機能のほか、チーム・グループ機能やファイル共有・アップロード機能などを備えています。それぞれの機能の特徴や使い方をご紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

機能	主な内容
チャット機能	・個別にメッセージを送信 ・絵文字の使用や送信メッセージの修正ができる
チーム・グループ機能	・特定のプロジェクトなど用途ごとに複数人を集めてやり取りを行う
ファイル共有・アップロード機能	・メンバー全員でのファイルの共有 ・営業システムとの連携
掲示板機能	・個人から大勢に向けて発信ができる ・『業界情報』や『ミス共有』などカテゴリ分けができる

チャット機能

チャット機能は、他の従業員とメッセージをやりとりする機能です。相手のアカウントを登録していれば、ワンクリックで個別にメッセージを送信できます。

送信メッセージは時系列で表示されるため内容の確認も簡単で、一度送信したメッセージの修正も行えます。ツールによっては、絵文字・スタンプを使えるものもあります。絵文字・スタンプは、時に言葉以上に有効で便利なコミュニケーションツールとなるでしょう。

チーム・グループ機能

チーム・グループ機能とは、名前の通り複数人を集めてチームやグループを作り、やり取りができる機能です。グループ内で投稿されたメッセージは、参加メンバー全員が確認できます。

用途ごとにグループを作れるので、プロジェクトごとのタスク管理やスケジュール管理などに役立ちます。同じ内容のメッセージを個別に送信する必要がなく、グループ内でやり取りの履歴を確認できるため、メールのように埋もれて確認漏れが出にくい点もメリットです。

ファイル共有・アップロード機能

ファイル共有・アップロード機能とは、Word・Excel・PDFといった文書・画像ファイルをアップロードする機能です。特定の個人チャット内、あるいはグループでアップロードできます。

社内SNSの中にはSFA（営業支援システム）など他のツールと連携できるものもあり、そうした他ツールで保管しているデータも共有できます。

掲示板機能

掲示板機能とは、従業員個人から社内全体に向けて連絡や報告をできる機能です。特に、支店や店舗といった多数の拠点を持ち、一度に情報共有を行いたい場合に有用です。

ツールによってはカテゴリごとに複数の掲示板を作成することができ、わかりやすく情報をまとめることで社内のノウハウの蓄積にも繋がります。

社内SNSと他ツールの違い

社内用のコミュニケーションツールは、社内SNS以外にもあります。機能が被っている場合もあるため、他のツールとの違いがよくわからないという方もいるかもしれません。ここでは、社内SNSと他のコミュニケーションツールの違いをご紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内SNSとメールの違い

メールと比べた場合の社内SNSの主な特徴を挙げます。

1. カテゴリ・グループごとにメッセージを管理できる
2. グループチャットなら一度で複数人に送信できる

社内SNSはメールと異なり、投稿先をグループやカテゴリで分類できます。個々のメッセージはグループ・カテゴリ内で一括管理できるため、メールに比べると古いメッセージが流されていくことは少ないです。したがってメッセージの見落としを防ぎやすいでしょう。

ただし、グループ分けしている分、メールに比べると日付ごとのメッセージ検索等はしにくい点に留意しましょう。

社内SNSとビジネスチャットの違い

ビジネスチャットは社内外におけるコミュニケーションのためのツールです。社内SNSとの最も大きな違いは、社外の方とのコミュニケーションにも利用できる点です。

また、個人やグループでのチャットができるという点では社内SNSとビジネスチャットに大きな違いはありませんが、掲示板機能は社内SNS特有の機能と言えるでしょう。

それ以外にも、社内SNSはプライベートで使うSNSと同じように、相手のプロフィールや過去の投稿などを見れる、といった違いもあります。

社内SNSとグループウェアの違い

社内SNSとグループウェアの主な違いは次の通りです。

1. 目的はコミュニケーションor業務の効率化
2. フォーマル度

グループウェアは業務の効率化を目的としたツールです。メッセージ機能だけでなく、タスク管理・スケジュール管理・ワークフロー管理機能などを備えたものが一般的です。

また、グループウェアでは基本的にプロジェクトごとにグループを作るのに対し、社内SNSではユーザーが自由にグループを立てられます。たとえば業務とは関係なく、気の置けない仲間同士で息抜きの場を作りたいときにも便利でしょう。

グループウェアでのグループ作成は管理者・情報部門が統括するため、気軽に作るというわけにはいきません。社内SNSに比べると、フォーマルなコミュニケーションが要求されるでしょう。

社内SNSのメリット

社内SNSの導入には、社内のコミュニケーション不足の解消・効率的な情報共有・顧客満足度の向上といったメリットがあります。効率的に社内SNSを使いこなすためにも、どのようなメリットが期待できるのか見ていきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内のコミュニケーション不足解消

社内のコミュニケーション不足は企業に次のような悪影響をもたらします。

1. 帰属意識の低下
2. モチベーションの低下
3. プロジェクトの進行への悪影響
4. 従業員の孤立

従業員間のコミュニケーションが不足すると、モチベーションや生産性の低下を招きます。情報共有が滞ることで、思いもかけないトラブルが発生するケースも少なくありません。

社内SNSによってコミュニケーションが活性化すれば、上記のような問題を防止しやすくなります。今まで関わりのなかった他部署の従業員ともリアルタイムな交流が生まれやすく、他業務の知識を得ることで担当業務に関する考え方や取り組み方が変わることも多いです。

社内SNSには、従業員間でちょっとした感謝や賞賛を伝えられる「サンクスカード機能」や「いいね機能」を備えたものもあります。より手軽に社内コミュニケーションを活発化させたい場合に有効です。

情報共有の効率化

社内SNSでは情報共有の効率化が期待できます。電話のように相手の手を止めなくてよいため、必要なときにすぐ連絡を取りやすいです。

業務を行う上ではスムーズな情報共有が肝心で、必要な時にすぐに連絡が取れる仕組みがないと業務の滞りを招きます。社内SNSで素早く情報共有ができることで、生産性もアップするでしょう。

社内SNSは気軽なメッセージツールである分、メールのような「お疲れ様です」といった定型文・挨拶を排除できる点もメリットです。要件だけを簡潔に投稿できるため、メッセージを受け取る側も一目で内容を把握しやすいでしょう。

マネジメントに利用できる

社内SNSではマネジメントの向上も図れます。グループ内で情報共有が簡単になり、タスク・スケジュール管理しやすくなるためです。

日報の管理を社内SNS上で行ったり、「報・連・相」を徹底したりすることでメンバーの働きぶりも可視化しやすくなるため、部署全体の進捗状況の把握や公平な人事評価といった面でもメリットがあります。

経営層と一般の社員のつながりを作れる、アンケート機能などを用いて意見を集められる、といった効果もあり、マネジメント業務全般で多様な活用方法が考えられます。

従業員満足度向上に繋がる

社内SNSの導入には、従業員の満足度・モチベーションの向上も期待できます。コミュニケーションが活発化することで社内の風通しがよくなり、現場の声を上層部に届けやすくなるためです。

たとえば現場の不満の声を上層部が素早く拾い上げ、対応することで、より業務が行いやすくなったり、より有効なアプローチができるようになったりします。そのことは、業務品質の向上、ひいては顧客満足度向上にも繋がります。

社内教育に役立つ

社内SNSは、社内にあるナレッジの活用にも役立ちます。自社の業務に有益な情報は、時に従業員個人に属人化していてビジネス全体に還元されていないことがあります。しかし、こうした情報は広く共有してこそ力を発揮するものです。

社内SNSの掲示板機能などを使ってこうしたナレッジを体系的に整理することができれば、従業員一人ひとりの経験や知識、スキルに頼る部分が少なくなり、全社的な業務品質の向上を図れます。教育コストの削減にも繋がるでしょう。

社内SNSのデメリット

社内SNSにはデメリットも存在します。費用対効果を高めるには、あらかじめデメリットを把握して対策を立てる必要があります。ここでは、社内SNSの代表的なデメリットを解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内に浸透しない恐れがある

社内SNSのデメリットの1つは、社内に浸透しないことです。特に導入の目的・重要性の周知が十分にできていない場合は、期待したほど従業員に広まらない恐れがあります。

一部の従業員だけが使用するような状況では、コストを支払って導入した意味がありません。他人の目が届かないのを良いことに、不適切に利用される恐れもあります。

従業員がストレスを感じる可能性がある

社内SNSでも、一般的なSNSのような弊害はつきまといます。いわゆる「SNS疲れ」というものです。

社内SNSで特に起こりやすいのは、メッセージの確認・返信を催促するケースです。特に職場内で「すぐに確認・返信すべき」という空気ができあがると、常に社内SNSに注意を払わなければなりません。

社内SNSに気を遣いすぎると、気力を消耗するだけでなく、他の業務がおろそかになる可能性もあります。社内SNS自体をストレスに感じる従業員も出てくるでしょう。

仕事とプライベートの境界線が曖昧になりやすい

社内SNSはフランクなコミュニケーションが可能である分、フォーマルとプライベートの境界が曖昧になりがちです。いわゆる「なれ合い」が発生しやすいため、職場内の緊張感の低下・規律の乱れにつながりかねない点に留意してください。

緊張感の低下は、従業員全体のモチベーション・生産性の低下につながることもあります。 一定の節度を保つための工夫が必要です。

社内SNS導入に失敗しないためのポイント

社内SNS導入にはメリットとデメリットの両方が存在します。導入の成果を上げるには、いかにデメリットのリスクを回避するかが鍵となります。そこでここからは、社内SNSの導入に失敗しないためのポイントを解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

導入目的を明確にする

まずは社内SNSの導入目的を明確化しましょう。そのためにも、自社が現在抱えている問題点・課題や達成したい目標の洗い出しが大切です。課題が明確になることで、導入目的に合ったツール選びや活用方法の構築が可能になります。

社内のコミュニケーション不足を解消したい場合は、気軽な交流を叶えるような機能を搭載したツールが必要です。たとえばスタンプ機能・サンクスカード機能があるツールは、コミュニケーションに対するハードルが下がるため利用しやすいでしょう。

マネジメントや業務の効率の向上を狙う場合は、タスク管理機能やスケジュール管理機能を備えたツールが適しています。SFA（営業支援システム）など他システムと連携できるツールも良いでしょう。

運用ルールをつくる

社内SNS導入の際は、運用ルールの作成が重要です。フランクなコミュニケーションが可能になる分、職場の緊張感・モラルの低下を招きやすく、いわゆる「炎上」が発生することも少なくないためです。

具体的なルールやガイドラインの内容の例としては、以下のようなものが考えられます。

敬語を使う

社内SNSは、メールとは違い気軽に利用できるのが魅力です。しかし、気軽に利用できることから緊張感がなくなるケースも少なくありません。

緊張感がなくなるのは、時として良い場合もありますが、フランクな言葉遣いでメッセージを送るのは、相手に対して失礼になることもあります。社内SNSは、ビジネスツールであることを意識して利用することが大切です。

プライベートとの線引きを行う

上記でも解説した通り、社内SNSは気軽に利用できるものです。しかし、ビジネスに関係のないプライベートな投稿を行うと、ビジネスに関する情報が埋もれたり、他の従業員にストレスを与えたりする恐れがあります。

社内SNSを利用する際は、なるべくビジネスに関わることだけを発信する、あるいはビジネスに関係のないことは別途グループや掲示板を作成する、といったルール作りが必要でしょう。

運用チームを設置する

社内SNSを導入する際には、社内SNS導入の目的や活用方法、運用ルールなどを従業員に周知・浸透させることが大切です。ツールの重要性や使い方が分からなければ積極的な利用にはつながりません。

こういった取り組みに当たっては専門の担当チームを作るのが有効です。担当チームは、ツール導入後のトラブル発生時の相談窓口にもなります。

スモールスタートを切る

社内SNSの導入時はスモールスタートを切ることが大切です。いきなり社内全体に広げるのではなく、少しずつ導入範囲を拡大していきましょう。

新しいツールの導入時は混乱やトラブルが発生しやすいためです。トラブルをできる限り最小にするためにも、まずは一部の部署・グループのみに試験的に導入してみましょう。徐々に導入範囲を広げることで、課題・改善点も細かく拾い上げやすくなります。

試験導入は、可能であればもともとコミュニケーションが活発な部署での導入がおすすめです。コミュニケーションに対してある程度のノウハウがあるため、マナー違反・炎上といったトラブルが起こりにくいためです。

社内SNSツールの選び方

社内SNSの成果を最大限にするには、自社に適したツールを選ばなければなりません。たとえば使いやすさ・搭載機能・自社システムとの連携は重要なポイントです。ここからは、社内SNSツールの選び方をご紹介していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

従業員が使いやすいか

社内SNSは基本的に全従業員が利用します。そのため、誰にとっても使いやすいツールを選ぶことが大切です。

操作が複雑なものは、SNSツールのメリットである「手軽さ」が活かせません。よって、利用する従業員が少なくなる可能性があります。

SNSをほとんど使ったことがない従業員への配慮も必要です。操作が直感的・シンプルなツールは、SNSに馴染みのない方でも使いやすいでしょう。

自社で使っているシステムと連携できるか

自社の既存システムと連携できるツールであれば、利便性が高まるため、従業員も積極的に利用しやすいでしょう。既存のツールを使えれば社内SNSに必要な機能が絞れることもあり、コスト削減も期待できます。

ただし、他システムとの連携機能はツールによって大きく異なります。導入前に比較・検討しましょう。

翻訳機能を確認

外国人従業員がいる場合、または今後雇い入れる可能性がある場合は、複数言語に対応したツールが望ましいでしょう。翻訳機能の精度・対応言語はツールによって異なるため、導入前の確認が必要です。

サポート・セキュリティ対策を確認

導入後のサポート体制・セキュリティ対策も重要なチェックポイントです。トラブル発生時の対応範囲は必ず確認しましょう。併せて、窓口の対応時間も確認しておくことが望ましいです。

また、どのようなツールにも情報漏洩のリスクはつきものです。できる限りリスクを低減させるには、精度の高いセキュリティを敷いているツール選びが重要です。セキュリティ会社の賠償範囲なども確認しておきましょう。

社内SNSは自作できるのか

社内SNSはオープンソースソフトなどを利用すれば自作も可能です。自社専用のアプリを開発する方法もあります。

ただし、自作の場合は大きな開発コストが発生します。万全のセキュリティ対策を取るには、SNSツール運用に関する専門的な知識も必要です。開発の成功後も、維持・管理に時間とお金の両方がかかるでしょう。

既存の社内SNSツールの多くは有料ですが、開発コストに比べると安価な場合がほとんどです。トラブル対応やセキュリティ対策も任せられるため、手軽に利用したい場合は既存の社内SNSの導入がおすすめです。

まとめ

社内SNSは社内のコミュニケーションの活発化に役立つツールです。情報の共有・業務の効率化アップ・顧客の満足度向上などさまざまなメリットが期待できます。

ただし、有効に活用するには、注意しておきたいポイントもあります。本記事を参考に、自社に合う社内SNSツール選びと運用体制の構築を行い、従業員同士のつながりを深めましょう。