エクセルで契約書管理をする方法｜メリット・デメリットを解説

エクセルを使用した契約書管理は、低コストですぐに取り組むことができ、直感的な操作でカスタマイズしやすいのが特徴です。本記事では、エクセルを使った契約書管理のメリット・デメリット、導入する際の流れ、エクセルで管理を行う際のポイントを解説します。

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目次

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1. エクセルを使った契約書管理とは
2. エクセルを使って契約書管理をするメリット
3. エクセルを使って契約書管理をするデメリット
4. エクセルを使った契約書管理を導入する流れ
5. エクセルで契約書管理する際のポイント
6. エクセル以外の契約書管理方法
7. まとめ

エクセルを使った契約書管理とは

契約書管理では、契約書の情報を一元管理するために、エクセルを利用して管理台帳を作成し、契約書の情報を記録・整理することができます。エクセルは汎用性が高く、直感的に操作できるため、多くの企業が契約書管理に利用しています。

管理台帳には、契約書の内容や取引相手の情報、契約期間、更新日などを記載し、期限管理や契約書の検索・参照が容易に行えるようにします。エクセルを用いることで、手軽に契約書の一元管理を実現し、必要な情報を素早く把握することができます。

ただし、手動での入力作業が必要であり、大量の契約書を扱う場合には手間がかかる点や、機能が限られることで運用に工夫が必要な場合もあります。

エクセルを使って契約書管理をするメリット

エクセルを使った契約書管理は手軽に始められ、柔軟性も持ち合わせています。エクセルは多くの企業で使われている汎用性の高いツールであり、専門知識がなくても簡単に管理台帳を作成できます。

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コストがかからない

すでに使用しているPCにMicrosoft Officeが導入されていれば、追加の初期費用が不要であり、すぐに使用できます。つまり、エクセルを使って契約書管理をすれば、コストがかかりません。

エクセル以外の管理方法である契約書管理システムの導入には、導入コスト以外にも利用方法の周知といった教育コストも発生します。しかし、エクセルは汎用的で多くの企業で利用されているため、特別な知識やトレーニングを必要とせずに使用できます。

これにより、低コストで手軽に契約書管理を始めることができ、特に小規模な企業や予算の限られた組織にとって有益です。

カスタマイズしやすい

一般的な契約書管理システムは、あらかじめ決められた機能やフォーマットがあり、それを利用することが主流です。しかし、エクセルを使うと、自社のニーズに合わせて独自の契約書管理台帳を作成できます。

例えば、カラムの追加や削除、データの整理方法などを自由に設定できるため、企業の特有の要件に応じてカスタマイズが可能です。また、進行中のプロジェクトや契約状況に応じてデータを柔軟に更新することもできます。

エクセルを使って契約書管理をするデメリット

エクセルを使った契約書管理には、いくつかのデメリットが存在します。ここでは、エクセルを使って管理するデメリットについて解説します。これらのデメリットを踏まえて、効率的かつ安全な契約書管理方法を検討することが重要です。

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作成者目線になりがち

エクセルは個人が自由にカスタマイズできるため、作成者が自分の使いやすさを重視して台帳を構築することがあります。しかし、その台帳は第三者から見ると分かりづらく、引継ぎが困難になることがあります。

そのため、契約書管理の業務が一部の個人に依存しやすくなり、業務の属人化が生じる可能性が高まります。このような点から、契約書管理では標準化された台帳を導入し、複数の担当者がスムーズに業務を行える体制を整えることが重要です。

アラート機能がない

契約書管理に特化したシステムと違い、Excelにはアラート機能がありません。アラート機能がないと、重要な期限や更新が近づいている契約に気づくタイミングが遅れ、重要なスケジュールを見落とすリスクが生じます。

アラートによる通知やダッシュボードでの自動表示がないと、担当者は契約の重要なイベントを逐一確認しなければならず、手動での管理によるヒューマンエラーの可能性が高まります。

これにより、契約の自動更新忘れや期限切れなどが発生し、法的な問題や経済的な損失を招く可能性があります。つまり、アラート機能の欠如は、契約書管理の効率性を低下させ、重要な情報の見逃しやミスが生じる大きなデメリットとなります。

セキュリティリスクが高い

エクセルはファイルの共有が容易である一方で、同時に複数の担当者が編集すると更新のタイミングがずれることで、データの差異が生じる可能性があります。

また、契約書は機密情報であるため、セキュリティ面での保護が重要ですが、エクセルはパスワードなどのセキュリティ機能が限られていることにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。

一元管理しにくい

契約書は、複数の担当者や部署が関わる重要な文書であり、一元管理が必要となります。しかし、エクセルは個別のファイルで管理されるため、契約書が分散してしまい、統合的な管理が難しくなります。

また、複数の担当者が同時に編集すると、データの競合や不整合が生じる恐れもあります。さらに、契約書の更新や期限管理を行う際に、手動で各ファイルを確認する必要があり、作業効率が低下する可能性もあります。

データ量で処理速度が低下する

エクセルを使用する際、契約書の数やデータ量が増えると処理速度が低下し、作業に時間がかかることがあります。特に、大量の契約書を同時に開くと、エクセルが固まって応答しなくなることがあります。

また、エクセルは数式や関数を多用する場合にも処理速度に影響が出るため、契約書の集計や統計処理などが遅くなる可能性があります。このような処理速度の低下により、契約書の検索や更新作業などに時間を要することがあり、作業効率が著しく低下します。

エクセルを使った契約書管理を導入する流れ

エクセルを使った契約書管理を導入する際は、慎重な計画から実際の導入までの複数のステップがあります。こうした一連の流れに沿って順を追って進めることで、効果的な契約書管理が実現できるでしょう。

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担当者を決める

エクセルを使った契約書管理を導入する際には、まず担当者を決めましょう。これは契約書管理の責任を明確にし、円滑な運用を確保するために重要です。一般的には、契約書管理は法務部門や総務部門が担当することが多いですが、企業によって異なる場合もあります。

担当者は契約書の作成や更新、台帳の管理、データの入力などを行い、契約書の状況を常に把握して必要な情報を迅速に提供できるようにします。担当者の役割を明確にすることで、他の部門との連携やコミュニケーションが円滑になるでしょう。

管理する書類を決める

契約書には様々な種類があり、企業ごとに異なる内容や取引先が存在します。そのため、管理する契約書の種類を事前に定めることで、適切な管理が可能になります。例えば、売買契約書、業務委託契約書、租借契約書など、重要度や取引頻度の高い契約書を選定します。

また、更新期限の把握が重要な契約書や法的な影響を与える契約書も重点的に管理対象とします。管理する書類を決めることで契約書の数を把握し、必要な情報を素早く取得できるため、契約書管理の効率化やリスク回避が図れるでしょう。

管理台帳を作成する

管理台帳は、契約書の一元管理や情報を整理するために重要な役割を果たします。台帳には契約書の基本情報（契約日、取引先、更新期限など）を記載し、契約書の把握と追跡を容易にします。

管理台帳を作成する際には、管理する項目を事前に決める必要があります。例えば、契約書の種類、契約先、契約期間、重要な取り決め、更新通知の日程などが重要な項目となります。

これらの項目を明確に定めることで、契約書の管理がスムーズに行え、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。項目を適切に設定することで、契約書の効果的な管理が実現し、重要な期限や取引に関する情報の見落としを防ぐことが可能となります。

契約書類の保管・保存

管理台帳を作成した後は、契約書をデジタル化し、エクセルファイルに保管・保存します。このデータ化により、契約書の整理や検索が容易になります。電子データの保存はスペース節約や検索効率の向上をもたらし、内外部の監査対応にも役立ちます。

また、紙媒体の劣化や紛失リスクを軽減できます。ただし、データセキュリティの確保と適切な権限管理を必要とするため、情報漏洩や不正アクセスを防止するために対策を講じなければなりません。

契約書管理ルールの設定・周知を行う

管理ルールの設定により、契約書の作成・管理・保存の方法、必要な情報の記載などが統一化され、混乱やミスを防げます。また、周知を行うことで全ての関係者がルールを理解し、遵守することができます。

これにより、契約書の漏れや重複を防止し、管理の効率化と信頼性向上につながります。また、ルールを定めることでセキュリティ対策や情報漏洩リスクの軽減にも寄与します。契約書管理ルールは、円滑な業務遂行と法的リスクの回避に欠かせないポイントとなります。

エクセルで契約書管理する際のポイント

エクセルを使った契約書管理には、慎重な計画と設計が必要ですが、以下のようなポイントを順守することで効果的な管理が可能となります。ここでは、エクセルで契約書管理する際のポイントについて解説します。

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必要最小限の管理項目にする

以下の項目を一元管理することで、契約書の状況を把握しやすくなり、期限の見落としや重複を防止できます。また、検索機能を活用して特定の契約を迅速に見つけることができるため、効率的な契約書管理が可能となります。

【契約書の種類】

契約書の種類を明確にすることで、契約の管理や検索が容易になる 

【契約企業名】

契約相手の企業名を記録することで、特定の企業との契約を把握できしやすくなる

【契約締結日】

 契約が締結された日付を記録することで、契約の有効期間を把握できる

【契約開始日】

契約の有効期間が開始する日付を記録し、契約の満了日を把握する

【契約終了日】

契約の有効期限が終了する日付を記録し、契約の更新・延長の必要性を把握する 

【自動更新の有無】

契約が自動更新されるかどうかを記録し、契約の更新に関する注意が必要か判断する 

電子契約と書面契約を区別する

エクセルで契約書管理する際は、電子契約と書面契約を区別することが重要です。電子契約では、電子署名やタイムスタンプなどの証拠が必要であり、書面契約とは異なる法的要件があります。

そのため、正しく区別しないと、法的効力や保存期間の違いによるリスクが生じる可能性があります。なお、電子契約はオンラインで締結されるため、データの適切な保管や改ざんの防止も重要です。

電子・書面を区別することで法的トラブルを回避でき、契約書の検索と管理も容易になります。契約の種類を明確にし、電子契約と書面契約を正確に記載して管理することにより、契約書管理の信頼性と効率性を高めることができます。

一元管理を意識する

部署・部門・拠点で契約書が分散管理されると、契約書の重複や欠落、更新漏れが生じるデメリットがあります。さらに、情報共有が難しくなり、他の部署や関係者が必要な情報にアクセスしにくくなります。

エクセルでは複数のファイルやシートに分散して管理されるため、契約書の一元管理が難しいことも挙げられます。一元管理を行えるようにするためには、契約書を統一的なフォーマットで作成し、中央の管理台帳に全ての情報を集約することが必要です。

その結果、契約書の全体像が把握でき、重要な情報をすぐに見つけ出すことが可能となります。

過去の契約書は後で処理をする

契約書は日々の業務で次々と増えていき、管理が大変になります。したがって、エクセルによる契約書管理を考えるわけですが、今までに作成した過去の契約書に関しては、業務の中で時間が空いた時に処理を行うようにしましょう。

なぜなら、過去の契約書はすでに締結しているものであり、これからの管理に必要なのは最新の契約書であるからです。

よって、新しくエクセルでの契約書管理を始めるなら、最新の契約書管理から処理をしていき、慣れて管理体制が整ってから過去の契約書にも着手するのがおすすめです。

エクセル以外の契約書管理方法

契約書管理システムは、電子的な手段で契約書を一元管理するためのシステムです。契約書のデータをデータベースに保存し、検索・共有・管理を効率化します。利用者はウェブブラウザを通じてアクセスでき、契約書の状況をリアルタイムで把握できます。

このシステムの特徴として、契約書をスキャン・デジタル化して容易に登録できること、テキスト検索による素早い検索が可能であることが挙げられます。そして、アクセス権限の設定で情報の機密性を保ちつつ、関係者が必要な情報にアクセスできるようにもなります。

また、契約書管理システムのメリットとしては、契約書の一元管理による業務効率化も大きく、契約書を複数のファイルやフォルダに分散して管理する手間が省けます。情報共有が円滑に行え、関係者間でのコミュニケーションがスムーズになります。

さらに、データのバックアップやセキュリティ対策もシステムに組み込まれているため、情報漏洩やデータの消失を防止できます。このように、契約書管理システムは業務の効率化とリスクの低減が期待できる便利なツールです。

エクセルからの移行には注意が必要

契約管理システムを導入する際、エクセルでの契約管理から移行する場合には、今まで手入力してきた全てのデータをまた新たに入力する必要があります。したがって、一度エクセルでの管理を始めたら、後々の移行作業に手間がかかる点を考慮しなければなりません。

ただし、契約書管理システムの中には、エクセルファイルからデータを自動抽出して台帳に自動入力できるものもあります。

そのため、エクセルのデメリットを補いながら、システムによる管理・電子帳簿保存法にも対応した契約書管理を行うなら、契約書管理システムの機能や移行手順などにも留意しましょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

まとめ

エクセルを使った契約書管理は、低コストで導入できる利点があります。また、エクセルの柔軟なカスタマイズ性により、必要な項目を簡単に設定できます。契約書の種類、契約企業名、締結日、契約の開始日・終了日、自動更新の有無などを管理項目として挙げることが重要です。

しかし、エクセルでは一元管理が難しく、データ入力の手間や共有・セキュリティの問題が生じる可能性があります。適切なルールと効率的な管理方法を定め、効率的に契約書管理を運用しましょう。