予約管理システムとは？導入のメリットや選び方のポイントも解説

予約管理システムとは、顧客がお店への来店予約をオンラインでできるようにするためのシステムのことです。この記事では、予約管理システムの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、システムを選ぶ際の比較ポイントなどについて詳しく解説します。

目次

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1. 予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ
2. 予約管理システムとは
3. 予約管理システムの仕組み
4. 予約管理システムの機能
5. 予約管理システムのメリット
6. 予約管理システムのデメリット
7. 予約管理システムの選ぶ際の比較ポイント
8. 店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム
9. まとめ

予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ

Squareは、予約管理から決済まで、店舗業務を幅広くサポートする予約管理システムです。美容・ネイルサロンをはじめ、さまざまな業種ごとの予約に合わせた柔軟な活用方法を選択できます。

24時間いつでもどこでも手軽に使える予約専用サイトを開設し、顧客が誰でもスムーズにネット予約ができる環境を構築可能です。また、既存のWebサイトに予約機能を追加したり、他アプリとの連携で事業運営を強化できたりします。

Squareは顧客関係の機能、スタッフ管理・在庫管理といった機能を搭載しており、無断キャンセル対策にもつながります。リマインドの自動化で予約管理にかかる手間と時間を大幅に削減しつつ、業務を効率化するなら、Squareの導入がおすすめです。

予約管理システムとは

予約管理システムとは、その名の通り予約を管理するためのシステムです。美容室や飲食店などを利用する際の予約がオンラインで行えるといった顧客にとってのメリットがあります。また、予約の受付や変更などの対応負担を軽減でき、店舗側の利点も大きいです。

店舗への来店予約の管理だけでなく、施設のレンタルやセミナーの申し込み状況なども管理できます。予約の受付はもちろん、顧客に対する予約確認メールの送信やサポート、決済など予約に関する基本業務を一括して行えます。

自社でイチから開発することもできますが、必要となる開発期間や技術、費用などを考えるとクラウド型の予約管理システムを導入するのがおすすめです。

予約管理システムの仕組み

予約管理システムを使うと、Webでアクセスできる予約ページを簡単に作ることができます。ページの作り方はシステムによって異なりますが、ノーコードでデザインできることが多いため特別なスキルは必要ありません。

ページを作成したら、そのURLをWebサイトなどに設置することで顧客向けに予約システムを公開できます。ページデザインの要素はシステムごとにある程度決まっていますが、色や配置は任意に変えられることが多いです。

予約管理システムの機能

予約管理システムには予約受付のほか、顧客の管理や予約連絡ができる機能が搭載されています。以下で、主な8つの機能について解説します。

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予約受付機能

予約受付機能では、顧客からの予約を受け付けます。予約管理システムのメインとなる機能で、さまざまな予約管理の単位が設けられているのが特徴です。時間や日付、イベントごとなど複数の管理方法があり、業種や予約する内容によって使い分けられます。

また、従業員用のアプリなどと連動させれば、受け付けた予約をスタッフ間で共有可能です。予約受付機能があれば顧客側は時間を気にせず予約できるため、企業側は機会損失を防ぐことができます。

予約変更受付機能

予約変更受付機能は、一度受けた予約の内容を変更したり、キャンセルしたりできる機能です。日時を変更したいときや急用で来店ができなくなったときなど、店舗に連絡しなくても気軽に予約の変更が行えます。

顧客側が手軽に予約を変更できるのはもちろん、企業側も細かな連絡を直接受ける必要がなくなり、電話応対などの手間を減らせるのがメリットです。キャンセル待ち機能が搭載されていれば、キャンセルによって空いた枠を顧客へ自動的に知らせることも可能です。

顧客管理機能

顧客管理機能では、過去に予約歴のある顧客の情報を管理できます。予約をしてくれた顧客の名前や住所のほか、性別や過去の予約内容などの詳細なデータを表示してくれる機能です。顧客管理をすることで、より精度の高いマーケティング施策を行えるようになります。　

例えば、予約履歴が確認できるシステムを使うと、リピーターに絞った顧客分析も可能です。利用傾向や顧客ごとの好みを知ることができれば、それぞれに合わせた施策やマーケティングも行えます。

予約連絡機能

予約連絡機能は、予約をしてくれた顧客に対してその内容をメールなどで連絡をする機能です。予約を受け付けた段階で予約確定メールを送ると、顧客側は安心して来店できます。

また、ネットで予約を行う場合、日時を忘れて無断キャンセルとなってしまう方は意外と多いものです。予約連絡機能があれば、来店前日などに確認メールや詳細案内メールなどを送信でき、来店忘れなども防げます。

決済機能

決済機能は、予約を行ったときにオンライン上で支払いまで行える機能です。前払いで料金を支払って欲しい場合には、決済機能のついた予約管理システムを選びましょう。

利用可能な支払い方法については、選ぶシステムによって違いがあります。クレジットカードに対応しているのはもちろん、銀行振込やコンビニ支払いなど、ニーズに合った支払い方法に対応したシステムを選ぶと、顧客側が好きな方法を選んで決済できます。

入金管理機能

入金管理機能は、決済機能と組み合わせて使用する機能です。オンライン上で決済まで行う予約の場合、顧客の入金が完了しているかどうかを一覧で確認できます。未入金や入金遅れなども一目で分かるため、あわせて使用すると便利です。

請求額と入金額が一致しているかどうかも確認でき、ミスや漏れを防げます。入金管理はExcelなどを使って行っている企業も多いものの、たくさんの数字を扱うため手入力の作業でミスが出る可能性が高いでしょう。システムであればそのような心配もありません。

一斉メール配信機能

一斉メール配信機能では、以前に予約をしたことがある顧客に対してメールを一斉配信できます。自社のサービスや商品などを利用した経験のある顧客に、キャンペーンメールやクーポンメールを配信することで、リピーターの獲得を狙えるのが特徴です。

また、新しいイベントなどのお知らせメールを配信すれば、予約数のアップも期待できます。顧客全員に一斉メールを配信できるのはもちろん、条件を絞ったセグメント配信ができるシステムもあります。顧客の属性や好みにあわせ、メールを配信しましょう。

外部サービスとの連携機能

予約管理システムの中には、以下のような便利な外部サービスと連携できるものも多数あります。

1. SNS
2. 決済システム
3. SFA
4. CRM
5. MAツール
6. Googleアナリティクス

SNSと連携できるシステムなら、SNSでの集客を予約へと直接繋げられます。また、決済機能や入金管理機能がないシステムでも、外部のシステムと連携できれば効率的に管理可能です。分析を強化したい場合は、Googleアナリティクスに対応したものを選びましょう。

また、営業を強化したいならSFAと連携できるもの、顧客管理や集客を強化したい場合にはCRMと連携できるシステムがおすすめです。予約管理システムは、他のシステムやサービスと連携することで機能性がアップするので、ぜひ活用しましょう。

予約管理システムのメリット

予約管理システムの導入には集客の機会損失を防ぐほか、予約対応の負担軽減やミスの低減など多くのメリットがあります。効率よく顧客からの予約を獲得していくためにも、メリットを知って上手く活用していきましょう。

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集客の機会損失が少なくなる

予約管理システムを活用すると、24時間365日予約を受け付けられるようになり、機会損失を防げます。電話対応だけでは時間に限りがあり、営業中は忙しさのあまり予約対応ができなかったり遅れたりすることもあるでしょう。

しかし、予約管理システムがあれば、電話対応できない時間帯の対応が可能になり、取りこぼしていた顧客も獲得できるようになります。機会損失を最小限に抑えられ、効率よく予約を獲得することが可能です。

予約対応の負担軽減や効率化ができる

電話などで予約を受け付ける場合には、対応する担当者が必要なのはもちろん、受けた予約を入力して管理する業務も必要です。予約管理システムがあれば、予約管理に関する業務をシステム化できるため、対応の負担を大きく減らせます。

今まで対応に追われていた担当者が別の業務を行うこともでき、効率の良い運営や営業に繋げられるでしょう。予約管理をシステム化すると、予約業務だけでなく店舗や企業運営全体の効率化を図れます。

予約管理のミスを防止できる

電話で受けた予約を手入力する場合、どうしても聞き間違いや入力ミスが起きてしまいますが、予約管理システムを導入すればミスを防げます。ネット予約では顧客自身が情報を入力するため、聞き間違いや記入漏れ、予約漏れなどのミスも回避できます。

予約のミスや漏れがあると顧客に大きな迷惑がかかり、信用を失ってしまう原因になります。情報を正しく入力し、管理するためにもシステムの導入がおすすめです。

顧客情報の一元管理ができる

予約管理システムを活用すると、顧客情報を一元管理することができます。システム上で顧客情報をデータベース化し、一元管理できるためマーケティング施策にも活用可能です。

多店舗を同時に管理できるシステムであれば、グループ店舗の情報をまとめて管理できます。また、店舗同士で情報を共有することもできるため、各店舗ごとの予約状況や予約傾向なども簡単に把握できて便利です。

予約の無断キャンセルへの対策が打てる

予約管理機能には、リマインドメールを送信できる機能が搭載されており、予約の無断キャンセルを防いでくれます。ネットで予約したのは良いものの、当日までに時間が空くと予約内容や日時を忘れてしまう顧客もいます。

リマインドメール機能を使えば、予約の数日前や前日に予約内容を知らせるメールを送信できるため、顧客の予約忘れを防止できます。また、事前決済機能を使えば先に料金を支払って貰えるため、無断キャンセルを未然に防ぐことも可能です。

集客・販売を促進できる

予約管理システムでは顧客管理や顧客情報の収集も同時に行えるため、マーケティング活動がしやすくなります。顧客情報をもとにしながら、メルマガやクーポンを配信してリピーターを狙うのはもちろん、SNSと連携して集客・販促を促進することも可能です。

また、Googleアナリティクスなどの解析ツールと連携して分析をしたり、MAツールを使ったりしながら、効率のよいマーケティング活動が行えます。

予約管理システムのデメリット

予約管理システムには多くのメリットがある一方で、ダブルブッキングの発生やキャンセルの多発などデメリットの可能性もあります。メリット・デメリットの両方を理解した上で、予約管理システムの導入を検討しましょう。

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ダブルブッキングが起こりやすくなる

予約管理システム移行後は、ダブルブッキングが起こりやすくなるので注意が必要です。電話などで受け付けている予約は、すぐにシステムに反映しなければダブルブッキングなどのミスが起き、顧客に迷惑がかかってしまいます。

システムだけでなく、電話でも予約を受け付ける場合には、ダブルブッキングなどのミスが起こらないように気を付けましょう。メモだけして後で操作するのではなく、その場でシステムに反省させるクセをつけておくことが大切です。

顧客側で手軽にキャンセルが可能になる

予約管理システムを使うと、顧客がネット上で手軽に予約を行える一方で、キャンセルも簡単にできるようになってしまいます。顧客側で手軽にキャンセルできてしまうと、何度も予約やキャンセルを繰り返され、予定の把握が難しくなってしまうケースもあるでしょう。

事前決済できる業種であれば、決済機能のあるシステムを選び、キャンセルを減らす工夫を施しましょう。また、場合によってはキャンセル料を設けるなどの方法を取ることもこのデメリットをカバーする方法につながります。

操作ミスのリスクがある

予約管理システムをスタッフが使い慣れていない場合、操作ミスによって予約トラブルが起こる可能性があります。全スタッフで研修を行うなどして、システムの使い方を習得して貰う必要があるでしょう。

また、スタッフ側だけでなく顧客側がミスをするケースも考えられます。日時やメニューなどを間違って予約してしまうこともあるため、確認画面を設けるなどしてミスを防げるようにするのがおすすめです。

既存の予約方法との併用になる

予約管理システムを導入する場合、電話など既存の予約方法と併用することになります。ダブルブッキングを防止するために管理体制を整えておくのはもちろん、ミスが起こらないようなマニュアルを社内共有することも重要なポイントです。

現在、使用している予約方法がある場合には、システム導入の際にスタッフと管理体制について話し合う必要があります。その際、システムの仕組みや管理体制が社内全体に浸透するよう、工夫する必要があります。

導入するだけでは集客は見込めない

予約管理システムはあくまでも予約に関する業務を効率化するためのシステムであり、システムの導入が集客に直結するわけではありません。

集客効果は、予約管理システムが収集した情報を活用することで期待ができます。そのため、より多くの予約を獲得するには、データの分析と分析結果に基づいた施策の実行が必要です。

魅力的なコンテンツをSNSで発信したり、メールでクーポンを配布したりといった施策を行い、集客につながる施策を実施しましょう。

予約管理システムの選ぶ際の比較ポイント

予約管理システムを選ぶ際は、決済機能の有無やセキュリティの充実など、自社のニーズと照らし合わせながら検討することが重要です。以下で、検討する際に注目したい7つのポイントを解説します。

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決済機能があるかどうか

予約管理システムを選ぶ際、まず注目したいのが決済機能の有無です。決済機能があると予約の時点で料金を前払いして貰うことができ、予約キャンセルの抑止になります。ネット予約はキャンセルも簡単なので、キャンセル料や料金先払い制度を設けて抑止しましょう。

また、現金精算の手間や現金を店舗などに保管しておくリスクを減らせるのも決済機能のメリットです。選ぶシステムによって使える決済手段が異なるため、自社の業種やターゲット層に合うものを選んでみてください。

顧客も運営側も使いやすいシステムかどうか

予約管理システムを導入した場合、実際に使うのは顧客とスタッフです。顧客も運営側も使いやすいシステムでなければ、導入によって得られる効果が半減してしまいます。どちらか一方が使いにくいだけでも意味がないため、双方の視点から使いやすさを考えましょう。

例えば、顧客側の目線に立った際、予約がしやすいかどうか、確認がしやすいかどうかなどを確認してみてください。また、予約管理システムがLINEに対応していると、顧客側の利便性がアップします。自社の利用者の年齢層や性格などを考慮しながら選びましょう。

自社に適した機能はきちんと揃っているか

予約管理システムに備わっている機能は、サービスによってさまざまです。業種や店舗によって独自の予約ルールが存在しているため、それぞれに合った機能が備わっているかどうか確認しましょう。

機能面や使い勝手などが自社の予約方法に適しているかどうか確認し、スムーズに導入できるシステムを選ぶのがおすすめです。

また、システムの利用料は機能性が高いほど高額になる傾向があります。予算との兼ね合いも考えながら、自社のスタイルに合ったものを選ぶようにしましょう。

業種や業界に特化したシステムも

予約システムの中には、特定の業種や業界向けのものもあります。例えば、飲食店向けのものや美容室・サロン向けのものなどがあります。

業種や業界が変わると、予約時に必要な情報も異なってきます。例えば飲食店では、来店人数の確認とそれに合った席の確保が必要です。業種・業界特化型のシステムは、あらかじめ必要な予約機能が用意されているので、設定やカスタマイズの手間が省けます。

また、予約機能以外の部分でもその業種・業界で便利に使える機能が揃っていたりするので、こういったシステムは有力な選択肢です。

マルチデバイスに対応しているか

予約管理システムの多くはマルチデバイスに対応していますが、中にはPCにしか対応していないものもあるため、対応デバイスは必ず確認しましょう。

スマホが普及した現代では、PCからの予約にしか対応できないシステムは十分な導入効果を得られない可能性が高いです。

スマホからの予約に対応していても特定のOSバージョンには対応していないといった場合もあるため、デバイスだけでなくOSのバージョンまで細かく確認するのがおすすめです。

集客にも繋げられるものか

前述したように、予約管理システムは予約を管理するものであり、ただ使うだけでは集客の効果は見込めません。集客を強化したい場合には、顧客情報を細かく管理・分析できる機能が備わったものや、スケジュールアプリとの連携機能があるシステムがおすすめです。

また、カスタマイズ性が高く他のシステムと連携しやすいシステムや、アクセス集中に強いものも選択肢に入れてみてください。

無料プランがあるかどうか

予約管理システム導入の際は、使いやすさなどを試すために無料プランがあるものを選ぶのもおすすめです。1つのシステムだけを使うのではなく、複数のシステムを無料プランで試しながら比較し、使い勝手やインターフェースをチェックします。

無料プランを試す際は1人で行うのではなく、スタッフ数人で使いながら使い心地などを確認してみてください。

また、無料トライアルを使う際は無料期間についても併せて確認しておきましょう。短期間では少ない人数でしか試すことができず、実装した際に使いにくいと感じるスタッフが出てくる可能性もあります。不安な場合は、じっくり試せるものを検討しましょう。

導入実績やセキュリティ対策はどうか

システム提供企業の導入実績を確認すれば、どのような業種・業態・規模の企業が実際にシステムを使っているのかが分かります。自社の業種と似た企業が使っているかどうか、導入によってどんな効果が得られたのかなどを確認してみましょう。

また、セキュリティ対策についても細かく確認しておくのがおすすめです。SSL暗号化や管理者制限、使用者の履歴が閲覧できるなど、セキュリティに特化した機能を比較してみてください。

予約管理システムでは顧客の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は必須です。情報漏えいなどが起きると会社の信用問題に関わってくるため、システムのセキュリティとあわせて自社の体制も見直しましょう。

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まとめ

予約管理システムを使うと、顧客が時間に関係なく自由に予約できるようになります。電話対応の負担も減り、機会損失を防げるのが大きなメリットです。しかし、ダブルブッキングや頻繁なキャンセルの増加などのデメリットもあります。

予約管理システムを導入する際は、自社の業種や業態に適した機能があるか、他システムと連携できるかなどを確認しながら選びましょう。上手く活用すれば企業全体の業務効率化を図れるだけでなく、売上のアップも期待できます。