契約書管理システムとは？主な機能や選び方のポイントも解説

契約書管理システムとは、契約書をデータ化して一元管理するシステムです。電子化することにより、契約書保管の手間やコストを削減できます。この記事では、契約書管理システムの主な機能や種類、導入メリット・デメリット、選ぶ際の比較のポイントなどを詳しく解説します。

目次

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1. 契約書管理システムとは
2. 契約書管理システムの必要性
3. 契約書管理システムの機能
4. 契約書管理システムの種類
5. 契約書管理システム導入のメリット
6. 契約書管理システム導入のデメリット
7. 契約書管理システムを選ぶ際の比較ポイント
8. まとめ

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書をデータ化して一元管理できるシステムです。紙の契約書では紛失や破損のリスクがありましたが、電子データの契約書なら管理がしやすく、契約を交わす際もオンライン上で行えます。

契約書を保管するだけでなく、管理台帳の情報入力や更新期限通知機能などが搭載されたシステムも多くあり、紙ベースよりも契約書を効率的に管理できます。また、契約終了後も、管理システムがあれば場所を取らずに保管しておくことができます。

検索機能があれば、必要な書類を探す時間も大幅に削減可能です。さらに、近年は契約や打ち合わせなどがオンラインで行われるケースが多いですが、システムによっては電子契約の締結にも対応しています。

契約書管理システムの必要性

近年、契約書管理システムを導入する企業は増加傾向にあります。ここでは、契約書管理システムの必要性について見ていきましょう。

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そもそも契約書管理とは

契約書管理とは、過去に締結した契約を管理することです。契約書自体を保管しておくのはもちろん、契約の内容や更新時期の確認なども行います。契約書に関する全ての業務が契約書管理となり、今までは多くの場合、紙やExcel（エクセル）などで管理されていました。

契約書の内容に沿った業務を行っていくためにも非常に重要な管理業務であり、紛失や盗難などを防ぐ目的もあります。情報漏洩を防ぐためにも、契約書管理は徹底して行う必要があるでしょう。

従来の契約書管理の問題点や課題

従来、契約書管理は紙ベースやExcelで行われてきました。しかし、契約書管理ツールとして紙やExcelを利用することには、以下のような問題点があります。

業務負担やロスの発生

紙やExcelによる管理では、契約書を整理・管理することに時間と労力を必要とします。データの入力には時間がかかる上、情報の誤入力などヒューマンエラーのリスクが伴います。

また、契約書が分散していると、過去の契約書を探す際にも手間と時間がかかります。さらに、複数のフォーマット使用により最新のフォーマットが分からなくなる、期限や更新情報を把握しづらい、といった課題もあります。

契約書管理不十分によるリスクの発生

契約書管理の不備により紛失や破損等があれば、企業の信頼性を低下させてしまいます。また、契約の内容や期限を見落とすことで、業務の遅延や損失を招くだけでなく、意図しない契約違反が生じる可能性もあります。

法的な問題や紛争のリスクを避けるためにも、契約書管理システムを活用し、適切な管理を行うことが求められます。

セキュリティリスクが高い

契約書には機密情報が含まれるため、セキュリティは非常に重要です。しかし、紙やExcelによる契約書管理では、セキュリティ面が脆弱になりやすいことも課題となります。

紙の場合は簡単に盗難や紛失が起こりやすく、改ざんもしやすいでしょう。また、Excelの場合も同様に、書き換えやデータ持ち出しが比較的容易です。パスワード設定によるセキュリティ対策は可能ですが、必要な書類を複数メンバーで共有しづらくなってしまいます。

契約書管理システムの機能

契約書管理システムには、紙の契約書の電子データ化や検索機能など、さまざまな便利機能が搭載されています。以下で、主な5つの機能について解説するので、ぜひ導入の際の参考にしてみてください。

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紙の契約書の電子化機能

紙の契約書の電子化機能では、今まで紙で管理していた契約書を電子化してデータとして管理できるようにします。電子化機能によって契約書をペーパーレス化させれば、保管スペースを確保する必要もなくなります。

PDFやWord、Excelなど普段使っているツールにあわせ、編集・閲覧しやすいファイル形式を選んで電子化できます。また、契約書管理システムには印鑑のいらない「脱押印」をサポートする機能が搭載されたものもあります。

契約書管理台帳の情報入力機能

契約書管理台帳の情報入力機能は、今まで手入力していた台帳への入力作業を自動化できる機能です。今までは項目ごとに情報を手作業で入力し、管理しなければなりませんでしたが、情報入力機能を使えば契約情報を自動で抽出して一元管理できます。

契約相手・契約日・契約期間・原本保管場所・電子データファイルなど、情報をそれぞれ入力するのは非常に大変ですが、システム化すれば入力も管理も楽になるでしょう。データをスキャンしてアップロードするだけで、自動でデータベース化してくれるAI機能などがあるとより便利です。

契約書の検索・閲覧機能

契約書の検索・閲覧機能では、管理している契約書を検索したり閲覧したりできます。紙媒体で管理する場合、どこにどの契約書があるのか分からなくなるケースもあるでしょう。契約書管理システム内にある検索機能を使えば、そのような事態も防げます。

見たい書類を見たいときに簡単に探すことができるため、手間を大きく減らせるのがメリットです。また、閲覧や編集権限の付与も自由に行えます。書類ごとに閲覧できる従業員を変えたい場合や、編集できる従業員を限定したいときに便利な機能です。

契約書の更新期限通知機能

契約書の更新期限通知機能は、それぞれの契約書の更新期限が近付くと通知をしてくれる機能です。契約書には更新期限が設けられている場合がほとんどですが、多数の契約を交わしていると更新時期を見逃してしまう可能性があります。

更新期限通知機能があれば更新時期を把握しやすくなり、不要になった契約を自動更新してしまう心配もありません。通知先や通知回数のほか、期限以外の通知条件などを設定できる機能がついたシステムもあります。業種にあわせ、必要な機能を持つものを選びましょう。

契約書のバージョン管理機能

契約書のバージョン管理機能では、操作ログや承認履歴を残すことができます。また、万が一の場合に過去のバージョンを復元できるため、データの損失や紛失を防げるのが特徴です。

多数の契約書を管理している場合、どれが最新版だか分からなくなるケースもあるでしょう。バージョン管理機能は、そのような場合に活躍してくれる機能です。更新日時やファイル名だけだと混乱しやすい契約書のバージョンも、システムを使えば正確に管理できます。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには、契約書データ管理がメインのタイプや紙の契約書にも対応可能なタイプなど、さまざまなものがあります。業種や自社の経営スタイルにあわせ、以下を参考にしながら使いやすいものを選びましょう。

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契約書データ管理がメインのタイプ

契約書データ管理がメインのタイプは、データ入力や検索など管理を効率化するための機能が充実しているのが特徴です。契約書の管理をメインとしているため、紙媒体の契約書をデータ化したり欲しい書類を効率よく探したりできます。

中には、契約のプロセス全体を管理できるシステムもあり、契約書の数が多くて管理しにくいと感じている企業におすすめです。操作性もシンプルなシステムが多いので、使いやすさを重視している場合にもチェックしてみてください。

電子契約がメインのタイプ

電子契約がメインのタイプでは契約書の管理をはじめ、オンラインでの契約締結をサポートしてくれます。契約を締結する段階からデータ化できるため、よりスムーズに契約書管理を行えるのが特徴です。

契約書の作成から契約、管理まで全てオンラインで完結できるため、作業の効率化を図れます。電子契約がメインのタイプは直接会うことなくさまざまな契約を交わせるため、リモートワークなどが多い企業にもおすすめです。

紙の契約書対応も可能なタイプ

紙の契約書に対応したタイプは、既存の紙の契約書を効率よくスキャンし、データ化することを得意としています。現在、紙の契約書が手元にたくさんあり、全てを電子化して管理したいと考えている企業におすすめです。

1つ1つをデータ入力し、電子化させるのは非常に手間がかかりますが、契約書管理システムの中にはAIがスキャンした内容を自動で判別して入力してくれるものもあります。また、スキャン業務を代行してくれるサービスもあるので、あわせて検討してみましょう。

紙の契約書に対応したタイプは、契約作業をこれから進めていくのではなく、すでに契約を多数抱えている場合に便利です。

他の文書管理対応も可能なタイプ

他の文書管理対応も可能なタイプでは、契約書だけでなく幅広い種類の文書を電子化して管理できます。契約書以外に電子化したい文書がある場合には、他の文書管理にも対応しているシステムを選ぶのがおすすめです。

契約書に紐づく関連資料がある場合には、同じ場所で管理できるシステムだとよりスムーズに管理できます。また、別部署でもシステムを使いたいと考えているなら、文書管理に特化したシステムを選ぶようにしましょう。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムには、業務の効率化やコスト削減などのメリットがあります。以下で、主な3つのメリットを見ていきましょう。

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業務を効率化できる

契約書管理システムの導入メリットとしては、業務を効率化できる点が挙げられます。今まで紙媒体やExcelで管理していた契約書をシステムによってデータ化できるため、作業時間も大きく削減できるでしょう。

従来の管理業務で煩雑になっていた部分が自動化され、契約書の作成・締結・管理までを一気通貫で行うため、業務の効率化を図れます。契約書管理の工数が削減されることで、他の業務により注力できるようにもなります。

コストの削減ができる

契約書を電子化してデータで管理できるようになると、用紙代・インク代・収入印紙代・郵送費などがかからなくなり、コストを大きくカットできます。ただし、今までかかっていた費用がかからなくなる分、システムの利用料がかかることも覚えておきましょう。

システムの利用料は選ぶサービスによって異なるため、削減できるコストと照らし合わせながら検討するのがおすすめです。選ぶ種類によっては高額な初期費用がかかる場合もあるため、導入費用や運用費用などランニングコストを加味しながら考えましょう。

セキュリティ強化につながる

契約書管理システムの多くは、通信の暗号化などによって外部からの不正アクセスを防止しています。契約書には重要な機密情報や個人情報が含まれるケースもあるため、セキュリティ対策は欠かせません。

紙の契約書では盗難や紛失のリスクがありますが、電子化して管理すればセキュリティ性も向上します。また、有効期限の管理もできるため、期限切れのリスクもありません。

契約書管理システム導入のデメリット

契約書管理システムにはコスト削減など多くのメリットがある一方で、システムに慣れるまで時間がかかるなどのデメリットがあります。メリットだけでなく、デメリットもしっかり理解した上でシステムの導入を検討しましょう。

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システムに慣れるまでに時間がかかる

今まで契約書を紙媒体で管理していた場合、新しいシステムに慣れるまで時間がかかる場合があります。契約書以外の書類をすでに電子化して管理し始めている場合には導入もスムーズですが、慣れていないと上手く扱えるようになるまで時間がかかるでしょう。

早く使いこなせるようになるには、従業員が扱いやすいシステムを選ぶことが重要です。トライアル期間のあるシステムを選ぶなどして、実際に導入した際に従業員が簡単に操作できるかどうか確認しておきましょう。

また、使用感を確認する際は管理者だけでなく、従業員全体で行うのがおすすめです。多くの従業員が扱いやすいシステムを選ぶことで、よりスムーズな導入ができるでしょう。

機能への期待値とズレを感じる場合がある

契約書管理システムは、選ぶシステムによって備わっている機能に違いがあります。そのため、実際に使ってみた際に機能への期待値とズレを感じる可能性もあるでしょう。自社が求める要件を洗い出した上で、必要な機能を持つものを選ぶことが重要です。

自社に必要な機能が備わっていない場合、想定した効果が得られないケースもあります。導入後にズレを生じさせないためにも、あらかじめ機能や操作性を確認しておくことが大切です。

契約書管理システムを選ぶ際の比較ポイント

契約書管理システムのメリット・デメリットが分かったところで、次は選ぶ際の比較ポイントを紹介します。これから導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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導入形態

まずは、導入形態に注目しましょう。導入形態にはオンプレミス型とクラウド型があるので、事前にどちらを選ぶか決めておく必要があります。以下で、それぞれの導入形態のメリット・デメリットを見ていきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、ネットワーク機器やサーバーなどを自社で購入し、運用していく方法です。自社の使いやすいようにシステムをカスタマイズしていけるだけでなく、セキュリティに強い特徴があります。

完全に自社で運用するため、初期費用やメンテナンス費が高額になるのがデメリットです。一定額の初期費用を用意でき、社内に運用ノウハウがある場合におすすめです。予算や知識がない場合には運用が難しくなるため、注意が必要です。

メリット	デメリット
自由にカスタマイズしやすい	初期費用やメンテナンス費がかかる
セキュリティ面を強化できる	運用ノウハウが必要になる
	導入までに時間がかかる
	自社サーバーを保有する必要がある

クラウド型

クラウド型は、既存のインターネット回線を使用することで、サービスとしてシステムを利用する方法です。オンプレミス型のように自社でサーバーなどを用意する必要がないため、初期費用や運用コストが低く手間がかかりにくいメリットがあります。

一方で、セキュリティはシステムの提供側が対策を行うため、自社でセキュリティを管理したい場合には不向きです。複雑な設定や手続きが必要ないので短期間で導入できますが、カスタマイズに制限がある点にも注意しなければなりません。

メリット	デメリット
初期費用や運用コストが低い	カスタマイズ性が低い
複雑な設定が必要ない	セキュリティ面が弱い可能性がある
比較的短期間で導入できる

コスト

システムの導入費用はもちろん、利用料やメンテナンス費用、機能の拡張にかかる費用などランニングコストを考えることも重要です。特に、オンプレミス型は初期費用やメンテナンス費がかかりやすいため、予算に合っているかどうか細かく確認しましょう。

クラウド型は初期費用などはかかりにくいものの、システムの利用料がかかります。契約書管理システムの導入によって削減できるコストとあわせ、費用対効果を加味した上で自社に合うシステムを選んでみてください。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法に対応しているかどうかも、確認しましょう。電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の要件を定めた法律です。契約書も対象となるため、契約書管理システムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかは非常に重要です。

電子保存された契約書が電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合、税務調査で指摘を受ける可能性があります。契約書管理システムの多くの製品は対応していますが、導入する際には必ず確認することをおすすめします。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

データ化の精度

契約書管理システムでは、基本的に契約書の電子化がメインとなるため、データ化の精度についても必ず確認しておきましょう。PDFで保存できれば良いのか、画面上の文字を自動で読み取ってくれるOCR機能が欲しいのかによっても、選ぶシステムが異なります。

フリープランやトライアル期間を活用して、データ化の精度を確認しておくのがおすすめです。また、どの程度データ化できるのか、保存できる形式や読み取り精度なども細かくチェックしましょう。

検索精度

システム内で管理しているデータの中から、欲しい書類を探し出すために必要なのが検索機能です。検索できる範囲がタイトルのみなのか、文書全体なのかなど、精度も確認しましょう。検索機能が充実していると、欲しい書類をすぐに探せるのが魅力です。

契約の内容を確認したいとき、検索に時間がかかると時間を無駄にするだけでなく、クライアントを待たせてしまう可能性もあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、検索精度に注目しましょう。

操作性

操作性については、従業員が操作しやすいシステムを選ぶことが重要です。契約書管理システムは従業員が多く触れるシステムのため、管理画面や操作画面を見て直感的な操作で使えるかどうか確認しておきましょう。

責任者だけが扱えれば良いわけではないため、社内全体で操作性をチェックしながら選んでいくのがおすすめです。トライアルなどで実際にシステムに触れ、使いやすいかどうか確認してみてください。

機能の豊富さ

契約書管理システムには多くの種類があり、選ぶタイプや種類によって備わっている機能もさまざまです。自社が欲しい機能が備わっているかどうか、業務を効率よく進めるために必要な機能があるかどうか確認しましょう。

また、先述したシステムのタイプ以外に、外部ツールとの連携性なども着眼点となります。連携できる機能によって契約過程の管理がしやすくなるケースもあるため、あわせて確認してみてください。

セキュリティの高さ

契約書の中には機密情報や個人情報が含まれることも多々あるため、セキュリティ面は特に重視する必要があります。どのようなセキュリティ機能が備わっているかは選ぶ製品やサービスによって異なるため、導入前に確認しておきましょう。

通信の暗号化や多要素認証など情報流出を防ぐためのセキュリティ機能はもちろん、操作ログの記録といった内部統制を強化できる機能についてもチェックしておくのがおすすめです。

まとめ

契約書管理システムは、今まで紙媒体だった契約書を電子化して管理できるシステムです。コストやミスを減らせるメリットがあるほか、煩雑になりがちな契約書管理業務を大幅に効率化できます。また、セキュリティ面の強化にも有効です。

ただし、システムに慣れるまで時間がかかるケースもあるため、従業員が使いやすいものを選ぶ必要があります。また、自社の業種に合うタイプを選び、コストやデータ化の精度なども加味した上で選ぶのがおすすめです。

契約書管理システムを導入すれば、管理が楽になるだけでなく小さなミスを減らし、外部との契約をスムーズに行えるようになります。ぜひ、本記事を参考にしながら契約書管理システムの導入を検討してみてください。