ID管理システムとは？システムの必要性やメリットなどを解説
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- ID管理システムでは、システムなどにログインする際のID・パスワードを一元管理できる
- ID管理システムの導入により、パスワードを記憶したりメモしたりする必要がなくなる
- ID管理システムを導入する際は、自社の規模に合っているか、提供形態などを確認する
ID管理システムとは、利用者がシステムやサービスにログインする際のID・パスワードなどを一元管理できるシステムのことです。ID管理システムの導入で、情報漏洩のリスク回避などが可能になります。本記事では、ID管理システムの機能やメリットなどを解説します。
ID管理システムとは
ID管理システムは、従業員やシステムのユーザーに対して、一意の識別子であるIDとして文字列や数値を割り当て、それらを効果的に一元管理するシステムです。このシステムにより、個人情報の保護や機密情報の漏洩防止など、セキュリティ面でも効果があります。
最近では、IDaaS（Identity as a Service）として、ID管理機能をクラウドベース上でサービスするシステムが注目されています。これにより、企業や組織が自社内に新たにID管理システムを構築する必要がなく、比較的短期間でシステム導入が可能となります。
さらに、ユーザーやエンティティの情報を一元的に管理して追跡することで、システムの管理や監視を行いやすくします。
ID管理とは
ID管理（Identity Management）は、組織やシステム内のユーザーを識別し、認証・認可・アクセス制御などを管理するプロセスです。主な目的は、正当なユーザーがアクセスを行い、機密性とセキュリティを保ちながら、情報を適切に利用できるようにすることです。
システムなどではユーザーが誰であるかを識別するために、一意の識別子（ID）が割り当てられます。この識別子は、ユーザー名・Eメールアドレス・社員番号などの情報で構成されることがあり、ユーザーアカウントの作成時やログイン時に身元確認が行われます。
ID管理は、情報セキュリティやコンプライアンスを強化し、データの機密性と完全性を保つために不可欠な要素です。特に、企業や組織では重要なデータを保護し、適切なアクセス制御を実施するために、効果的なID管理システムの導入が求められます。
ID管理システムが必要な理由
ID管理システムが必要な理由として、いくつかの項目があります。ここでは、業務の効率や生産性の低下、情報システム担当者の負担の問題、セキュリティの脆弱性、監査対応に時間や手間がかかるといった観点から解説します。
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ID管理システムが必要な理由
利用者の業務の効率や生産性の低下
組織内で複数のシステムやアプリケーションが利用されている場合、ID管理システムを導入することで、一元化されたアクセス制御を行えます。管理者は1つの場所からユーザーアクセスを管理し、業務の効率性を向上させることが可能です。
ID管理システムは、利用者がアカウント申請やパスワードのリセットを簡単に行えるセルフサービス機能を提供しています。これにより、ユーザーがパスワードを忘れてしまった場合でも、ユーザー自らで解決できるため、ITサポート部門の負担が軽減されます。
ただし、ID管理システムの導入は、セキュリティ向上やアクセス管理が効率化される一方、適切な設計と運用が必要です。利用者の利便性やセキュリティの確保に向けたバランスを取りながら、組織のニーズに合わせた適切なID管理システムの選定・導入が重要となります。
情報システム担当者に負担がかかる
利用者がパスワードを忘れた場合などは、情報システム担当者に負担がかかることがあります。例えば、普段利用しているシステムにログインできない場合、情報システム担当者に対して、アカウントのロックに関する利用者からの問い合わせが増えることになります。
また、パスワードリセットに対応するために、情報システム担当者は利用者と個別に連絡を取り、適切な手順を踏んでパスワードの再設定を行わなければなりません。これらの処理に時間を取られることで、他の重要な業務に時間を割くことが難しくなります。
その点、ID管理システムの導入でこれらの問題への対応の負荷を軽減できます。システムには、利用者が自らパスワードのリセットやアカウントの復旧が行える機能があるため、自ら問題を解決できるようになり、情報システム担当への負担が低減されます。
セキュリティの脆弱性とエラーの発生
手動によるIDの管理は、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。例えば、アカウントを適切に追加・削除しなかったり、誤った権限設定が発生したりします。これらのエラーはセキュリティを脆弱にし、情報漏洩や不正アクセスのリスクを高めることにもなります。
また、従業員が退職した際には、IDが削除されないまま放置される可能性もあります。退職者のアカウントが気付かずにアクティブなまま残されていると、セキュリティ上の大きな危険性や脆弱性につながります。
ID管理システムの導入は、セキュリティ・エラー問題への対応として非常に有効であり、組織力を強化する重要な要素です。手動による管理では対応が難しいリスクやエラーの発生を抑え、効率的で正確なID管理を実現できるでしょう。
監査対応に時間や手間がかかる
手動でID管理を行っている場合、従業員やユーザーのアクセス権限における正確な把握が難しい場合があります。例えば、アクセス権限が不要であるのに付与されている場合や、すでに退職した従業員の権限が削除されていない場合などが考えられます。
また、監査を行う際には監査記録の整備が求められます。手動でID管理が適切に行われていないと、監査記録が不完全であったり、必要な情報が欠落していたりすることがあります。その結果、監査業務の正確性を欠如させ、追加調査や再実施が必要になります。
しかし、ID管理システムの導入でこれらの問題を解決し、監査業務の効率性と正確性を向上させられます。ID管理システムはアクセス権限の適切な把握、ログの収集・保存、監査記録の整備などを自動的に行うことで、監査業務の効果的な実施を支援します。
ID管理システムの機能
ID管理システムの機能としては、いくつかの代表的な機能が挙げられます。ここでは、主な機能として、IDやパスワードの一元管理、プロビジョニング機能、アクセス制御、レポート機能、シングルサインオンについて解説します。
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ID管理システムの機能
IDやパスワードの一元管理
ID管理システムのID一元管理により、アカウント情報が安全に保管されます。手動の管理では、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まる危険性がありますが、セキュリティ対策が施された環境でアカウント情報を管理することで、セキュリティ強化を図れます。
一方、Excelなどによる手動の管理では、アカウント情報の作成・更新・削除などに時間と手間がかかります。組織の規模が大きい場合、アカウント数が増えるほど作業量も増加し、重複などのミスが発生することで正確性が低下する可能性があります。
また、Excelなどの管理では、スプレッドシートの使用によりセキュリティ面が弱く、誰でもアクセスできてしまう危険性があります。特に、機密性の高い情報を保存する場合、不正アクセスや情報漏洩のリスクが格段に高まります。
プロビジョニング機能
ID管理システムにおけるプロビジョニング（Provisioning）機能は、新しいユーザーに向けたアカウントとして、ユーザー名・Eメールアドレス・パスワードなどを割り当てます。また、組織のルールに基づいてユーザーに適切なアクセス権限を自動的に設定します。
そして、組織の改編などに合わせて、従業員やユーザーのアクセス権限を変更したり、必要がなくなった権限を取り消したりすることも、プロビジョニングの機能になります。例えば、昇進や異動に伴い、ユーザーの権限を適切に更新する機能が代表的です。
プロビジョニング機能により、アクセス制御やアカウント管理を効率的に自動化できます。その結果、ヒューマンエラーを防ぎつつセキュリティを向上させ、組織の運用効率の向上が実現します。
アクセス制御機能
ID管理システムにおけるアクセス制御機能は、従業員・ユーザーがシステム内のリソースやデータに対して、どの程度のアクセス権限を持つかを制御・管理する機能です。この機能は情報セキュリティとして重要であり、機密性とデータ保護を確保するために不可欠です。
ユーザー・グループ・部署などに対し、必要なアクセス権限を付与することで、特定のデータ・システム・アプリケーションにアクセスできるようになります。そして、不要な権限を削除することで、情報漏洩や不正アクセスを防止できます。
アクセス制御機能により、ユーザーのアクセスログを収集し、必要な場合に監査やセキュリティ調査と連携して利用することが可能です。アクセスログにより、誰が・いつ・何にアクセスを実行したかが追跡できるため、セキュリティ上でも重要な役割を果たします。
レポート機能
レポート機能は、システムの状態・アクセス権限・アカウントの利用状況などに関する情報を可視化し、分析・評価・監査などの目的で利用者に提供する機能です。レポート機能は、組織のID管理の健全性を確認し、セキュリティ向上や問題の早期発見に役立ちます。
システム内のアカウントの状況をレポートで表示することにより、新規作成のアカウント数や削除されたアカウント数、アカウントの有効化と無効化の状況なども可視化されます。また、ユーザーやグループごとのアクセス権限をまとめたレポートも作成できます。
レポート機能はシステム内に蓄積されたデータを視覚化し、管理者が組織のセキュリティやアクセス制御の健全性を評価するための重要なツールです。これらのレポートは、監査対応やセキュリティの改善、アクセス権限の適切な調整などに活用されます。
シングルサインオン
シングルサインオン（Single Sign-On：SSO）は、複数の異なるシステムやアプリなどに対して、一度のログインでアクセス権限が得られる認証機能です。ユーザーは一度の認証で、メールや社内ポータルなど、複数のシステムへのログインが可能になります。
シングルサインオンにより、ユーザーは複数のパスワードを覚える必要がなくなり、ログイン手続きが簡素化されます。その結果、ユーザーの利便性が向上し、生産性の向上にも寄与します。
また、シングルサインオンは、ユーザーの利便性を向上させながらセキュリティを強化する重要なID管理の機能です。したがって、企業や組織が複数のシステムに対してID管理とアクセス制御を効果的に実施するためには、シングルサインオンの導入が有効となります。
ID管理システムを導入するメリット
ID管理システムを導入することで、情報漏洩の防止や管理部門の業務効率化などにつながるメリットがあります。ここでは、主なID管理システムを導入するメリットについて解説します。
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ID管理システムを導入するメリット
情報漏洩の防止
ID管理システムでは、アクセス権限の一元管理を行い、ユーザーに対して的確なアクセス権限を与えます。そして、不正アクセスや不要な情報へのアクセスを防止することで、情報漏洩などのリスクを軽減できます。
また、パスワードルールやポリシーを適用することにより、強力なパスワードの設定やパスワードの定期的な変更をルーチン化できます。これにより、パスワードの不正利用やクラックによる情報漏洩リスクを低減でき、セキュリティが向上されます。
ID管理システムの導入は情報漏洩リスクを回避し、組織の情報セキュリティを強化する効果的な手段となります。情報漏洩が発生すると、企業や組織にとって深刻な影響をもたらす重大なリスクとなる可能性があるため、適切なID管理ができるシステムの導入が効果的です。
管理部門の業務効率化
ID管理システムは、新しいユーザーアカウントの作成、既存のアカウントの更新・削除などを自動化します。これにより、管理部門は手動で煩雑な作業を行う必要がなくなり、効率的にアカウント管理を行えます。
また、アクセス権限やアカウントの状態に関するレポートの表示が可能です。管理部門はこれらのレポートを活用し、アクセス権限の監査やアカウントの有効性を確認できます。
ID管理システムの導入は、管理部門の業務効率化に大きく貢献します。従来の手動のアカウント管理やアクセス制御に比べて、効率的で確実な運用が可能となるため、管理部門はより戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。
内部監査の手間を削減
企業におけるITの活用が一般的とされる中で、情報漏洩やサイバー攻撃に対応したIT統制が重要視されています。そして、IT統制における評価は内部監査や外務監査法人によって行われます。
内部監査時には、システムごとのID・パスワード・ログイン履歴などが求められますが、ID管理システムによってこれらを一元管理できます。そのため、IT統制・内部監査に関する管理者の手間を大幅に削減することが可能です。
利用者の利便性向上
ID管理システムで利用者の利便性が向上する機能として、一度のログインで複数のサービスにアクセスできるシングルサインオン機能があります。この機能を活用することで、一度のログインで、複数システムやアプリケーションにシームレスなアクセスが可能です。
また、ユーザーはログイン情報を個別に記憶・メモをする必要がなくなります。つまり、一度のログインで複数のサービスにアクセスできるため、パスワードを頭に入れておく必要がなく、パスワード管理にかかる手間やストレスを軽減できます。
ID管理システム導入によるシングルサインオンの機能は、利用者の利便性向上とセキュリティ強化に貢献します。ユーザーは複数のサービスに対して煩雑なログイン手続きを行わずに、スムーズな業務の遂行を実現できます。
グローバル化への対応
日本国内では、人材不足への対応の観点から、外国人労働者を雇用する企業が増えています。そういったグローバル化にも、ID管理システムの導入で対応が可能です。特に、複数の多言語に対応したシステムであれば、自社内での指導も不要となります。
管理者の負担を軽減しつつ、利用者の利便性を向上できることにより、さまざまな雇用形態に対応できるでしょう。
ID管理システムを導入する際のデメリット
ID管理システムを導入する際には、メリット以外にデメリットも存在することを認識し、的確に対処することが必要です。ここでは、情報漏洩が起きた場合に影響が大きい点、システム障害で利用できなくなる可能性がある点について解説します。
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ID管理システムを導入する際のデメリット
情報漏洩が起きた場合の影響が大きい
ID管理システムでは、全てのログイン情報が一元管理されます。ユーザーの認証情報として、ユーザー名・パスワード・アクセス権限・認証方法・アクセス履歴などの情報が格納・管理されています。
そのため、情報漏洩が起こると、第三者がログイン情報を入手して機密データにアクセスできてしまいます。特に、漏洩した情報にパスワードが含まれる場合、他のアカウントやサービスにも影響し、それらすべての不正ログインへと発展する可能性があります。
したがって、ID管理システム自体のセキュリティを強化することが重要です。強力なパスワードポリシーやルールの適用、多要素認証の指紋認証や虹彩認証、顔認識などの導入、アクセスログの監視など、セキュリティ対策を強化する機能での適切な対処が求められます。
システム障害で利用できない場合がある
自然災害や技術的なトラブルにより、ID管理システムが利用できなくなるケースも発生します。このような場合、システムの復旧をスムーズに行うために、バックアップや冗長性の確保が重要になります。
また、サポートが確立されているID管理システムは、サーバーの2重化やデータバックアップの仕組みを持っており、システムの可用性が高められています。なお、運営元が24時間体制でサポートを提供しており、適切な対応が期待できるかどうかも重要なポイントです。
その他にも、適切なドキュメンテーションやトレーニング資料の提供も確認しましょう。運用担当者がトラブルの解決に役立つ情報を得られるようにすることで、運用担当者のトレーニングや教育を行いながら、緊急時の適切な対応を学べます。
ID管理システムの選び方
ID管理システムを導入する場合は、システムの選び方を考慮する必要があります。ここでは、自社の企業規模や業種との整合性、目的に即した機能があるか、システムの提供形態、一元管理の可否、連携方法や対応範囲、サポート体制の充実度などについて解説します。
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ID管理システムの選び方
自社の企業規模や業種に合っているか
一般的に、ID管理システムのコストはユーザー数に応じて設定されます。大企業の場合、多数のユーザーに対応するためライセンス費用が高くなる傾向があり、中小企業ではユーザー数が少ないことからライセンス費用を抑えられることが多いです。
大企業は数千人以上の規模も考えられるため、ID管理システムは大規模なアカウント数に対応できる必要があります。しかし、中小企業はユーザー数が少なく求められる規模は小さいです。よって、機能や予算を考慮し、自社の規模に合ったシステム選びが大事になります。
自社の目的に即した機能があるか
ID管理システムを選ぶ際には、まず自社のニーズと目標を明確にし、シンプルなIDの一元管理だけで充分なのか、それ以外の機能も求めるのかを把握することが重要です。例えば、IDの一元管理だけを目的に導入する場合は、基本として以下の機能が求められます。
ユーザー情報の作成・編集・削除など、更新作業として新規ユーザーの追加や退職者のアカウントの削除などが簡単に行える機能、パスワードの複雑性要件の策定・有効期限の設定など、セキュリティを強化する機能が必要です。
また、その他の追加機能としては、パスワードの認証機能、指紋認証や顔認証などの機能、シングルサインオン（SSO）として一度のログインで複数のアプリケーションにアクセスできる機能、ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できる機能などが挙げられます。
システムの提供形態を確認
ID管理システムを導入する際は、システムの提供形態の検討も重要です。ここでは、主な提供形態として、ソフトウェア型・アプライアンス型・クラウド型の3種類について解説します。
ソフトウェア型
ソフトウェア型のID管理システムは、ソフトウェアパッケージの形態で提供されることが多いです。ユーザーは、ソフトウェアを自社のサーバーなどにインストールし、自社独自の環境下でシステムの運用を行います。
ID管理システムはセキュリティ上の重要なシステムであるため、適切なセキュリティ対策を行うことが必要です。また、システムで使用するデータは重要な情報を含むため、定期的にバックアップを取ること、リカバリ対策の確立などが注意点として挙げられます。
ソフトウェア型のID管理システムは、セキュリティとコントロールを重視する組織に適しており、一元管理やカスタマイズの可能性が要求される場合に有効です。適切な運用とリソースの投入により、組織のセキュリティやユーザーの利便性を向上させられます。
アプライアンス型
アプライアンス型（Appliance型）は、専用のネットワーク機器やサーバーなど、ハードウェアにID管理システムを事前にインストールして提供されます。そのため、ユーザーはシステムのセットアップや設定を行う必要がなく、簡単に導入・展開できる特徴があります。
アプライアンスは、特定の用途に特化して設計・最適化されているため、高い性能と安定性に期待できます。また、セキュリティ面でも、防火壁（ファイアウォール）、侵入検知システム（IDS）、侵入防御システム（IPS）などの機能が搭載され、強化を続けています。
アプライアンス型のシステムは特定の機能を迅速に展開し、環境全体の管理を簡素化できます。しかし、特定のアプリケーションに特化しているため、多目的な利用には向いていない場合もあります。
クラウド型
クラウド型のID管理システムは、インターネットを介してクラウドベースのサーバー上で提供されます。ユーザーはインターネット経由でシステムにアクセスし、必要な機能を利用できます。通常、月額または年間契約料を支払う料金体系となっています。
サービスプロバイダーがインフラストラクチャとソフトウェアを管理しているため、導入や展開にかかる時間と手間が少なく済みます。また、プロバイダーがシステムのアップデートやメンテナンスも行うため、常に最新の機能やセキュリティを利用できます。
クラウド型のID管理システムは手軽に利用できることから、特に中小企業やリソースに制約のある組織に適しています。ただし、データセキュリティや可用性に対するリスクを理解し、適切なサービスプロバイダーを選択することが重要です。
社内のID情報を一元管理できるか
ID管理システムでは、社内のオンプレミス型で管理しているID情報を一元管理することで、クラウド型でもシングルサインオンでアクセス可能な環境を構築できます。つまり、ユーザーにとって、利用の簡素化や透過性アクセスの面で大きなメリットがあります。
したがって、ID管理システムを選ぶ場合には、クラウド・オンプレミスのID情報を一元管理できるシステムを検討することが重要になります。適切なシステムの選択によってユーザーの利便性が向上し、業務処理の効率アップを図れます。
連携方法や対応範囲を確認
ID管理システムの機能や連携方法は、製品により異なる場合があるため、自社のニーズに適合しているかを把握することが重要です。組織が求めるID管理システムへの要件や機能は、業種業態によってもさまざまです。
特定の機能としては、シングルサインオンやマルチファクタ認証（MFA）などのセキュリティ機能がサポートされているかなどを確認することで、製品が組織の要件に適合しているかの指標となります。
また、ID管理システムの連携方法としてAPI（Application Programming Interface）などがあります。連携方法により、システムが対応しているプロトコルやインターフェースが異なるため、事前に必要な連携方法をサポートしているかを確認することが重要です。
サポート体制が充実しているか
ID管理システムの導入や運用には、複雑な設定やカスタマイズが必要な場合があります。適切なサポート体制が確立されていると、予期せぬ問題や障害が発生した際にも迅速に対応でき、導入や運用の円滑化が図れます。
なお、海外製品の場合は、日本語でのサポートが提供されているかも確認ポイントになります。また、サポート時間が日本時間に対応しているかも確認しましょう。時差が大きい場合には、サポートを受ける際に遅延が発生する可能性があるため注意が必要です。
その他にも、サポートは電話・メール・オンラインチャット・チケットシステムなど、さまざまな方法やチャネルで提供されることがあります。よって、適切なサポート方法が提供されているかを確認し、組織に適した方法を選択できることが大事です。
費用対効果が見合っているか
費用対効果とは、投じたコストに対して得られた効果のことです。基本的にシステムの機能が豊富になるほど費用も高額になるため、自社の予算内で無理なく運用できるように、求める機能を絞り込む必要があります。
ただし、安さにこだわりすぎるとシステムの使い勝手に不十分さを感じて導入が失敗する恐れもあるため、機能とコストのバランスが取れたシステム選定を意識しましょう。
将来的な組織拡大に対応できるか
選定するID管理システムにより、大企業向けや小規模事業者向けなど利用に適した企業規模が異なります。管理するIDの数により、必要な管理機能やセキュリティ対策などが異なるためです。
将来的な組織拡大に合わせて、機能を拡張したりプランをグレードアップしたりできるか予め確認しておくと、スムーズに業務に対応させられます。
まとめ
ID管理システムには、利用者がシステムやサービスにログインする際のID・パスワードなどを一元管理する機能があります。また、ID管理システムの導入により、情報漏洩のリスク回避や管理部門の業務効率化なども可能になります。
情報のシステム化において、ID管理システムの導入は組織にとって重要な課題です。そのため、導入に際しては自社の要件を明確にし、要件に合致したシステムを選びましょう。導入コストと運用コストを比較し、長期的な費用対効果の検討も重要なポイントになります。
ID管理システムの選択や導入に際しては、自社の要件に合った的確なシステムを選び、セキュリティ向上と運用の効率化を目指すことがおすすめです。
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