おすすめのフォーム作成ツール｜選び方や導入時のポイントを解説

フォーム作成ツールとは、Web上に設置するフォームを簡単に作成できるツールのことを言います。フォーム作成ツールの導入を考えていても、どのツールを選べば良いのかわからない場合も多いでしょう。本記事では、おすすめのフォーム作成ツールと選び方などを解説します。

目次

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1. フォーム作成ツールで誰でも簡単にフォームを作成
2. フォーム作成ツールは業務範囲・作成項目・機能で選ぶ
3. フォーム作成ツール選びで重要な3つのポイント
4. フォーム作成ツール選びのその他の比較ポイント
5. おすすめのフォーム作成ツール
6. フォーム作成ツール導入のメリット
7. フォーム作成ツールの導入の仕方と注意点
8. まとめ

フォーム作成ツールで誰でも簡単にフォームを作成

フォーム作成ツールとは、ユーザーからの問い合わせ・アンケート回答・会員登録などに利用される「Webフォーム」を作成するためのツールです。

通常、Webフォームの作成にはプログラミングの知識が必要ですが、フォーム作成ツールを利用すれば、プログラミングの知識がない方でも簡単にWebフォームを作成できます。

また、フォーム作成ツールの中には、自動集計機能・解析機能・情報管理機能を搭載したものもあります。近年では、営業活動やマーケティング活動の効率化が期待できることから、多くの企業でフォーム作成ツールの導入が進んでいます。

フォーム作成ツールは業務範囲・作成項目・機能で選ぶ

フォーム作成ツールは、カバーできる業務範囲・項目やテンプレートの充実度・搭載機能といった3つの基準から選定しましょう。さらに、操作性・カスタマイズ性・セキュリティ体制・サポート体制に注目すると、より自社にとって使いやすいツールを選定できます。

それぞれのポイントについては、次章から詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. カバーできる業務範囲を確認
2. 項目やテンプレートが充実しているか
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. ユーザー・管理者が使いやすいか
2. カスタマイズ性を確認
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

フォーム作成ツール選びで重要な3つのポイント

フォーム作成ツールの選び方としてまず確認したいのが、カバーできる業務範囲・項目やテンプレートの充実度・搭載機能です。それぞれのポイントについて適切に理解し、効果的なフォーム作成ツールの選定・導入につなげましょう。

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カバーできる業務範囲を確認

フォーム作成ツールは、製品ごとに特化している業種業態が違うため、カバーできる業務範囲も異なります。たとえば、一般的には次のような業務を支援します。

1. フォームの作成
2. ファイルの添付
3. 問い合わせ管理
4. 顧客管理
5. メール配信対応

フォーム作成のみできれば良いという場合は、フォームの作成に特化したツールが良いでしょう。ユーザーからの問い合わせまでカバーしたい場合は、問い合わせ管理に対応したツールがおすすめです。

また、マーケティングや営業活動までカバーする場合は、顧客管理・メール配信対応ができるものが便利でしょう。なお、カバーできる業務範囲を確認する際には、事前に自社が抱える課題や達成したい目標を明確にすることが大切です。

項目やテンプレートが充実しているか

フォームの入力項目やテンプレートは、作成ツールによって種類が異なるため、まずは自社が作成したいWebフォームに対応したツールを選びましょう。その他には、テンプレートが豊富なツールもおすすめです。テンプレートとは、いわゆる「雛型」です。

テンプレートを利用すれば、一からフォームを作成する必要がないため、業務の効率化につなげることができます。どのようなWebフォームの作成にも対応できるように、テンプレートが豊富なツールを選びましょう。

また、入力項目が少ない場合は必要な情報が得られない可能性があるため、入力項目に過不足がないツールを選ぶことも重要です。しかし、項目が多すぎると返ってユーザーが面倒に感じ、入力の途中で離脱する恐れがあります。

したがって、必要な項目は満たしつつ、ユーザーが入力しやすい項目数を見極めることが大切です。

自社に必要な機能が備わっているか

ツール選びでは、自社に必要な機能が備わっているかが非常に重要です。そのため、自社がカバーしたい業務範囲に対応できる機能を搭載したツールを選びましょう。一般的には、次のような機能を搭載したツールは利便性が高いとされており、おすすめです。

入力支援機能

入力支援機能とは、ユーザーの入力の手間を軽減できる機能です。たとえば、郵便番号を入力すると、自動で都道府県・市区町村などが入力される機能が代表的です。これにより、ユーザーの入力時の手間が減るため、入力作業における途中離脱の防止につながります。

したがって、問い合わせフォームの収集率を高めたい場合は、入力支援機能付きのツールを選びましょう。また、入力を離脱しようとすると警告がポップアップされる、「入力離脱防止機能」が搭載されたものもおすすめです。

顧客管理機能

顧客管理機能とは、フォームに入力された情報を自動で収集・分析するための機能です。たとえば顧客の氏名・性別・年齢などの基本情報から、購買ニーズ・行動傾向などを分析できます。

さらに、収集したデータを顧客管理システムと連携させれば、顧客情報の一元管理・詳細な顧客分析も可能です。中でも、メール配信機能が搭載されたものなら、分析したデータを基に顧客が好むと予測されるメールをテンプレートから作成・送信できます。

マーケティング活動や営業活動の効率化を狙う場合は、顧客管理機能を備えたツールを検討しましょう。

他ツールとの連携機能

営業活動やマーケティングなどの範囲まで広くカバーしたい場合は、他ツール・システムと連携可能なものを選びましょう。たとえばSFA/CRM/MAなどと連携できるツールは需要が高いです。

ツール同士を連携させておけば、フォーム作成ツールに入力されたデータは自動的に他ツールにも反映されます。これにより、キャッチした情報をすぐに戦略に活かせるため、営業活動・マーケティング活動の効率化につながります。

さらに、データを自動反映できれば、手動でのデータの転記が不要になる点もメリットです。手間の削減や、転記ミスなどの人為的ミスの防止に期待できます。

フォーム作成ツール選びのその他の比較ポイント

フォーム作成ツールを選ぶ際は、操作性・カスタマイズ性・セキュリティ性・サポート体制にも注目するのがおすすめです。重視すべき項目は企業によって異なるため、自社が抱える課題や達成目標と照らし合わせて考えましょう。

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ユーザー・管理者が使いやすいか

フォーム作成ツールは、ユーザー・管理者の両者が使いやすいものを選びましょう。使いにくいツールは浸透せず、せっかく導入しても形骸化する恐れがあります。主に、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

1. マルチデバイス対応で社外でも簡単にフォーム作成できるか
2. 直感的に操作できるか
3. データの一元管理が可能か
4. データの共有がしやすいか
5. ユーザーが使いやすいフォームを作成できるか

カスタマイズ性を確認

テンプレートのフォームではなく、自社イメージに合わせたフォームを作成したい場合は、カスタマイズ性も確認しておきましょう。たとえば、テンプレート・フォント・色などが豊富なツールでは、デザイン性が高いWebフォームを作成できます。

また、Webフォームの中には「問い合わせフォーム」「会員登録フォーム」「資料請求フォーム」など、さまざまな種類があります。フォームの性質によって必要項目が異なるため、入力項目を自由に設定できるツールを選びましょう。

また、一度完成させたフォームを自由に変更できるかどうかも重要な比較ポイントです。

セキュリティ対策は万全か

Webフォームの送信内容には、ユーザーの氏名・住所といった個人情報が含まれることも多いです。万が一送信データが流出すれば、個人情報保護法違反に該当する恐れもあります。

よって、情報漏洩リスクを低減するためには、セキュリティ対策が万全のフォーム作成ツールを選ぶ必要があります。特に、クラウド型のフォーム作成ツールは、インターネット上にデータを保管する特性上、セキュリティリスクが高い点に留意しておきましょう。

SSL/TLS暗号化通信を搭載したツールは、送信データをハッキングなどから守れます。また、データの紛失や破壊に備えて自動バックアップ機能を搭載したツール、ウイルス感染防止対策・スパム対策の機能を搭載したツールもあります。

サポート体制は充実しているか

フォーム作成ツールをスムーズに導入・運用するためには、サポート体制が充実したものを選ぶのがおすすめです。たとえば、導入支援があるソフトなら自社でのツール導入の手間を削減できます。

また、導入後のトラブル発生時に備えて、利用方法のサポートやトラブル対応サポートがあるツールの検討も重要です。サポート方法（チャット・電話・訪問）やサポート対応日時についても、あらかじめ十分に確認しておきましょう。

おすすめのフォーム作成ツール

フォーム作成ツール導入のメリット

フォーム作成ツールは、利用者の利便性を向上させる非常に便利なツールです。また、導入することによって管理者側にも大きなメリットをもたらします。

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見やすいフォームを簡単に作成できる

フォーム作成ツールには豊富なテンプレートが用意されており、作成者は作成したいフォームの内容に合わせてテンプレートを選択するだけで、簡単に見やすいフォームを作成できます。Excel（エクセル）などの表計算ソフトと比べても効果的です。

一からフォームを作成する場合、どのようなレイアウトが視覚的な効果を発揮するのかがわかりません。その点、フォーム作成ツールを導入すれば、目的に即したテンプレートを迅速に判断可能であり、離脱率を含めた効果測定も行いやすいため負担を軽減できます。

プログラミングの専門知識が必要ない

フォーム作成においては、通常であればWebサイトのプログラムであるHTML・CSSなどの知識や、コーディングに関する技術が必要です。しかし、フォーム作成ツールを導入すればそれらの専門的な知識・技術は必要なく、簡単な操作でフォーム作成が完結します。

具体的には、基本のドラッグ＆ドロップ、ボタン操作でフォーム作成が行えるものがほとんどです。ただし、カスタマイズ性の高さを要求する場合や柔軟なレイアウト変更を求める場合には、ある程度のプログラミング知識が必要となります。

フォーム作成ツールの導入の仕方と注意点

フォーム作成ツールは、ただ導入するだけでは社内に浸透しない恐れがあります。そのため、導入の際は次のようなポイントに注意し、円滑な導入・運用につなげましょう。

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• 導入目的を明確にする
• 費用対効果を確認する
• 無料トライアルでテスト運用を行う

導入目的を明確にする

フォーム作成ツールの導入の際は、まず導入目的を明確にしておきましょう。フォーム作成ツールは製品によって機能や強みが異なるため、導入目的を明確にすることで自社にとって本当に必要な機能が絞り込めるでしょう。

たとえば、フォーム作成を効率化したい場合は、フォーム作成以外の機能は必要性が低いです。また、一般的に高機能なツールはコストが高い傾向にあるため、不要な機能が多いツールを導入すると無駄なコストが発生しやすくなります。

したがって、コストの浪費を防ぐためにも、まずはツールの導入目的を明らかにし、必要な機能や特徴を考えましょう。なお、導入目的を明確にするには、自社が現状抱えている課題を分析するのが効果的です。

費用対効果を確認する

導入前は費用対効果の確認も重要です。具体的には、ツールの利用料金に対して利用できる機能・入力項目数・テンプレート数が見合っているかを確認しましょう。

単純にコストの安さだけでツールを選ぶと、利用できる機能が少なさから利便性が悪くなる可能性があります。よって、適切なツールを選ぶためにも、コストだけでなく支払う費用から得られるメリットにまで目を向けることが大切です。

なお、フォーム作成ツールの中には無料で利用できるものもあります。無料ツールの多くは機能面がシンプルですが、フォーム作成だけできれば良いという場合、またはとりあえずフォーム作成ツールを試してみたいという場合におすすめです。

無料トライアルでテスト運用を行う

フォーム作成ツールは初めから本格導入するのではなく、まず無料トライアルなどでテスト的に運用しましょう。ツールの使い勝手は、実際に使ってみなければ分からないことも多いです。

テスト運用なしの導入はミスマッチの原因ともなり、想定よりも使いにくい場合、せっかくのツールが形骸化する恐れがあります。導入後のミスマッチを防ぐためにも、まずはテスト運用で実際の使用感を試しましょう。

なお、テスト運用の際は、次のようなポイントを比較検討するのがおすすめです。

1. 簡単に操作できるか
2. データの共有はしやすいか
3. 他システムとの連携の相性は良いか
4. フォームのカスタマイズしやすいか
5. セキュリティに問題はないか
6. （ユーザー視点で）完成フォームの入力はしやすいか

まとめ

フォーム作成ツールは、問い合わせフォーム・会員登録フォームといったWebフォームを簡単に作成できるツールです。導入により、プログラミングの知識がない方でもWebフォームの作成が可能になります。

フォーム作成ツールは、カバーできる業務範囲・搭載機能・項目やテンプレートの充実度といった3つのポイントで選びましょう。たとえば、営業活動やマーケティング活動までカバーしたい場合は、顧客管理機能や他ツールとの連携機能があるものがおすすめです。

その他、自社のニーズに合わせて、操作性・カスタマイズ性・セキュリティ対策・サポート体制などのポイントにも注目してみましょう。必要な機能を絞り込むには、まずツールの導入目的を明確にしておくことが大切です。
また、ツールの導入前には費用対効果の確認・テスト運用を行うのがおすすめです。自社のニーズを満たすフォーム作成ツールを導入し、戦略的なWebフォームを作成しながら、集客率や生産性を効率的に向上させましょう。