おすすめのイベント管理システム6選｜選び方や導入時の注意点を解説

イベント管理システムとは、セミナーや展示会などのイベント開催に関わる業務をサポートするシステムのことを言います。本記事では、イベント管理システムの導入を検討している方のために、おすすめのイベント管理システムや選び方、導入時の注意点などを解説しています。

目次

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1. イベント管理システムでイベントに関わる情報を一元管理
2. イベント管理システムを導入するメリット
3. イベント管理システムは機能・ログ取得範囲・操作性で選ぶ
4. イベント管理システム選びで重要な3つのポイント
5. イベント管理システム選びのその他の比較ポイント
6. おすすめのイベント管理システム6選
7. イベント管理システムの導入の仕方と注意点
8. まとめ

イベント管理システムでイベントに関わる情報を一元管理

イベント管理とは、セミナーや展示会などのイベントを成功させるために必要な管理業務のことです。イベントの運営ではさまざまな作業を行ったり、あらゆる情報を管理したりする必要があります。これらを一元的に管理できるのがイベント管理システムです。

システムを導入することで、参加者の受付や有料イベントの決済、参加者情報の管理などをサポートしてくれます。また、イベントの開催だけではなく、イベント終了後に来場者の情報をマーケティング活動や新規顧客の開拓に活かすことも可能です。

このような効果を実感するためには、自社に最適なイベント管理システムを導入する必要があるでしょう。本記事では、イベント管理システムを選ぶ際の重要なポイントと比較ポイントを解説し、おすすめのイベント管理システムを紹介します。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムを導入することで、イベント管理の効率化や人件費の削減などに繋がります。ここでは、イベント管理システムを導入するメリットについて解説します。

イベント管理の効率化

イベント管理システムの導入によって、参加者の個人情報や従業員のスケジュールなどさまざまな情報を一元管理できます。これにより、従業員間で迅速な情報共有や、イベントに関するメールを参加者に一斉送信できるなど、イベント管理の効率化に繋がります。

また、イベントサイトや申し込みフォームの作成を簡単に行える機能を備えたシステムもあるため、知識がない担当者でも効率的にサイトを作成できます。このような効率化により、生産性の向上や人為的ミスの削減にも期待できます。

運営の負担を軽減できる

イベント当日は、多数の参加者によって受付に時間や手間がかかる可能性があり、運営スタッフの負担は非常に大きいです。しかし、イベント管理システムを導入することで、QRコードや電子チケットを発券でき、無人受付が可能になるため人件費の削減に繋がります。

さらに、クレジットカードやATM、事前決済と連携できる機能があると、有料イベントの際もスムーズに参加者から代金を回収できます。また、システムによっては、未入金の参加者に対して催促メールを送信できる機能があるため、運営の負担を軽減できます。

イベント管理システムは機能・ログ取得範囲・操作性で選ぶ

イベント管理システムを導入する際には、確認しておくべき点がいくつかあります。特に備わっている機能やログ・データの取得範囲、使いやすい操作性かどうかという点は、着目したい重要なポイントです。

次の章からは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。自社の課題やニーズと照合し、適切なシステムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能が備わっているか
2. ログやデータの取得範囲を確認
3. 使いやすい操作性か

【その他の比較ポイント】

1. 他システムと連携できるか
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

イベント管理システム選びで重要な3つのポイント

イベント管理システムを選ぶ際には、3つのポイントが重要であることをお伝えしました。ここでは、それぞれのポイントが大切な理由を詳しく解説します。

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必要な機能が備わっているか

イベント管理システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能が備わっているかどうかが重要なポイントになります。自社に最適な機能を選ぶことで、課題解決へ向けた効果的な運用ができるためです。

必要な機能を把握するためには、どの機能がどのような役割をするか理解しておく必要があります。イベント管理システムに搭載される機能はさまざまですが、以下で紹介する機能があると、より利便性が高まります。

事前決済機能

事前決済機能が備わったシステムにより、有料イベントを開催する際の参加費を事前に決済できます。当日の現場での集金や決済は手間がかかる上に、人員の確保が必要です。また、規模によっては作業が煩雑になり、人為的なミスも起こりやすくなります。

事前決済機能があることにより、当日の支払処理の手間を省けます。有料イベントを運営する際は、事前決済機能が備わったシステムや、決済システムと連携できるシステムを選びましょう。

イベント申し込みフォーム作成機能

イベント申し込みフォームの作成機能があることで、システム上で参加者を募る仕組みを作ることができます。システム上で受け付けることで参加者の情報を自動管理できるため、郵送や電話による申し込みに比べて作業の簡略化が可能です。

申し込みフォームの作成によって得られるメリットは、参加者を募集することだけではありません。参加者の必要な情報をデータとして整理し、当日の受付や参加状況の確認、その後のマーケティングに活かすなど、幅広く情報を活用できます。

ログやデータの取得範囲を確認

イベントで得た情報を活用したい場合は、ログやデータの取得範囲を確認しましょう。取得した参加者のログやデータは、今後のマーケティング活動に大きく関わるためです。

イベント終了後のアンケートやイベントサイトのPV数、イベント来場者の行動を追跡する機能など、取得できる範囲はシステムによってさまざまです。中には参加者をIDなどで紐づけ、アクティビティを自動管理できる機能を備えたシステムもあります。

マーケティング活動はもちろん、イベントの成果を振り返って次の開催イベントや経営戦略にも活かすことができます。情報を活用するためには、データを幅広く取得できるシステムがおすすめです。

使いやすい操作性か

イベント管理システムは機能が豊富なため、使いやすいシステムでないと活用しきれません。使いやすさは業務効率や参加者の満足度にも影響するため、重要な選定ポイントです。

性能の高いシステムや多機能なシステムは、操作が複雑になり、従業員と参加者の両方が十分に使いこなせない可能性があります。そのため、従業員の教育に時間を割く必要があることや、参加者に申し込みを断念されるリスクも出てきます。

集客の失敗を防ぐためには、運営側と参加者の双方が直感的に使用できるシステムを選ばなければなりません。

イベント管理システム選びのその他の比較ポイント

イベント管理システムを選ぶ際は、上記で紹介したポイント以外でも比較しておきたいポイントがあります。

製品によって特性や強みがさまざまなため、多角的に比較して自社に合ったシステムを導入することが大切です。ここでは、イベント管理システムのその他の比較ポイントについて解説します。

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他システムと連携できるか

イベント管理システムは、他のシステムと連携することでより高い効果を得られます。例えば、CRMやMAツールと連携すれば、イベントに来場した顧客や見込み客のデータを個々に管理し、マーケティング活動に活かすことが可能です。

また、SNSとの連携では、情報の拡散やチケットの販売などをSNSを通して行うことができ、イベントを知らないユーザーの呼び込みにも繋がるでしょう。自社の既存システムと連携できるか確認し、相性のいいシステムを選ぶことが大切です。

セキュリティ対策は万全か

イベント管理システムを選ぶ際は、セキュリティ対策が万全なものを選びましょう。イベント管理システム内では参加者の個人情報を管理するため、厳重な管理が求められます。

不正アクセスや情報漏洩などがあった場合、参加者に迷惑をかけるだけでなく企業としての信頼を失います。そのため、データの暗号化やアクセス権限の付与など、セキュリティ対策が十分に行われているシステムを選びましょう。

サポート体制は充実しているか

イベント管理システムは機能が多いため、サポート体制が充実しているかどうかも確認しましょう。操作における疑問点がある場合やトラブルの発生時は、専門知識を持ったベンダーなどのサポートが必要です。

特にイベント前やイベント当日に不具合が発生した場合は、迅速な対応が求められます。万が一のトラブルに備えて稼働時間や電話・メールなどの問い合わせ方法の確認と同時に、イベント時の対応方法についても確認しておくことが大切です。

無料トライアルがあるか

イベント管理システムに無料トライアルがある場合、操作性や機能などが自社にマッチしているかを確かめた上で導入できます。使いやすいシステムかどうかを導入前に確認でき、コスト面で失敗しにくいメリットがあります。

システムについて調査しただけでは、実際の使い勝手がわからず、導入に失敗するケースもあるため、積極的な無料トライアルの活用がおすすめです。無料トライアルを利用する際は、あらかじめ確認しておきたい機能などをピックアップしておくと適切に評価できます。

おすすめのイベント管理システム6選

イベント管理システムの導入の仕方と注意点

イベント管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。注意点を理解し、事前に対策を立てておくことで失敗を防げます。ここでは、イベント管理システムの導入の仕方や注意点を解説します。

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導入目的とシステムが合っているか

イベント管理システムを導入する際は、導入目的とシステムが合っているかの確認が必要です。イベント管理システムにはさまざまな機能がありますが、システムによって搭載されている機能が違うため、自社の必要とする機能を備えたシステムが最適と言えます。

自社にとって最適なシステムを選ぶためには、導入目的を明確化することが大切です。自社の特徴やイベント業務が抱える課題を洗い出し、どの機能で解決できるか調査しましょう。

イベント開催業務の効率化や大規模なオンラインイベントの開催など、システムによって得意分野は異なります。効果を最大限に発揮するには、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。

コストに見合っているか確認

無駄なコストを少しでも減らすには、コストに見合った効果を得られるかの確認が必要です。高度な機能は魅力的に感じますが、性能ばかりを求めるとコストは大きくなる上に、使いこなせなければ、コストの無駄になるでしょう。

コストをかけて導入するからには、新規顧客の獲得や業務効率化による生産性の向上などの得られる成果があるべきです。そのためにも、自社の機能に合ったシステムを選ぶことが重要です。

システムには有料プランと無料プランがあります。イベントの規模が小さく、必要な機能が少ない場合は、無料プランが最適である可能性も考えられます。

中には、決済手数料が無料で月額払いのみや、無料イベントの場合は完全無料のシステムもあります。イベントの規模感なども考慮し、自社に最適なシステムを選びましょう。

導入から運用までに時間がかかる

イベント管理システムの導入から実際に運用を開始するまでにかかる時間は、やや長めです。特にイベントに関わる業務全般の管理を行うシステムは、特定の分野に特化したシステムよりも機能が多く、操作方法などの研修に時間を要します。

また、イベントに関わるあらゆる部署・チームが使用するため、研修対象者となる使用者が多いのも、運用開始までに時間がかかる要因の1つです。

企画段階よりも前に導入を済ませ、イベント準備開始時にはシステムに関する研修が完了しているようスケジュールを組んで導入しましょう。

トラブル対応に備えた体制を整えておく

イベント管理システムを利用する際は、トラブル対応に備えた体制を整えておくことが大切です。システム使用時やイベント中など、いつどのような不具合が起きるかわかりません。ある程度は自社で解決できるような体制を整えておく必要があるでしょう。

社内FAQやマニュアルの作成、サポートセンターの連絡先などを周知し、万が一のトラブル発生時に備えておくことが求められます。

まとめ

イベント管理システムは、イベントの運営に関わる作業や管理業務をサポートできるシステムです。システム上で参加者の応募や事前の決済、参加者の情報管理ができるため、イベントに関わる業務の大幅な効率アップや人為的ミスの未然防止に繋がります。

イベント管理システムを有効活用するためには、自社のニーズに最適なシステムを選ぶことが大切です。機能面や操作性、ログやデータの収集範囲などに重点をおいて調査しましょう。

より利便性を高めるには、他システムとの連携やセキュリティ面が強化されたものを選ぶことがおすすめです。本記事で紹介した内容を参考にイベント管理システムを導入し、イベント運営を成功させましょう。