おすすめ名刺管理ソフト10選(全23製品)を比較！【2024最新】

この記事を読めば、あなたの目的に合ったおすすめの名刺管理ソフトがわかる！名刺管理ソフトを機能性、連携機能、サポートなどの観点から厳選しました。名刺管理ソフトを導入したくても、種類が多すぎてわからない…そんなあなたにぴったりな名刺管理ソフトをおすすめします！

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目次

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1. 名刺管理ソフトの始め方
2. 【23サービスから厳選】おすすめの名刺管理ソフト
3. 【比較表】おすすめ名刺管理ソフト
4. 名刺管理ソフトとは？
5. 名刺管理ソフトの必要性・導入目的
6. 名刺管理ソフトの選び方
7. 導入企業社数・ユーザー数ランキング
8. 対象別 | おすすめの経費精算システム
9. 業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

名刺管理ソフトの始め方

名刺管理ソフトの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な名刺管理システムを選ぶことができますよ！

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1. 【法人向け】名刺管理特化型
2. 【多機能】名刺管理以外の機能も搭載
3. 【個人向け】無料で使える名刺管理アプリ

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【23サービスから厳選】おすすめの名刺管理ソフト

本記事では、対象や目的別におすすめの名刺管理ソフトをご紹介しています。名刺管理特化型の名刺管理ソフトは、名刺管理機能が充実しています。総合型は、名刺管理機能だけでなく、SFA機能やCRM機能など周辺業務も効率化できる機能も備わっています。気になるところからチェックしてみましょう。

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※1サービスのダウンロードページから、複数サービスの資料をダウンロードできます。

名刺管理特化型3選！

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総合型3選！

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無料で使える名刺管理ソフト3選！

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【比較表】おすすめ名刺管理ソフト

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名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をOCR機能を備えた装置で読み取り、名前や会社名などの情報をテキストデータとして自動的に登録するシステムのことです。OCRとは、紙に印刷された文字を読み取り、コンピュータで利用可能なデジタル文字コードに変換する技術です。

名刺管理ソフトで読み取った名刺情報はデータとして保管され、検索機能を使って必要な名刺情報を簡単に見つけることができます。これにより、紙の名刺を一枚一枚探す手間が省けます。

さらに、パソコンやスマホで名刺の読み取りから登録までを完結できるため、出張先などの外出先でも名刺管理が可能です。その結果、これまで名刺管理に費やしていた時間を、より重要な業務に充てることができます。

＼名刺管理ソフトの詳しい解説はこちら／

名刺管理ソフトの仕組み

名刺管理ソフトの流れは、まず紙の名刺をスキャナーまたはスマホで読み取ります。読み取った情報から名前、会社名、連絡先などの情報をテキストベースで登録することができます。登録した情報は、ソフト内で管理され、後から検索したり、社員間で共有することもできます。

名刺管理ソフトによっては、PC、タブレット、スマホなどのマルチデバイスに対応しており、外出先でもアクセスすることができるため、とても便利です。

名刺管理ソフトの種類：オンプレミス型/クラウド型

名刺管理ソフトには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社のニーズに合ったシステムを選ぶのがポイントです。

オンプレミス型とは、自社運用型のシステムを指し、自社の施設内に機器を設置して運用する形式です。そのため、管理や運営などをすべて自社で行う必要があり、ネットワークやサーバーの知識を持つ人材が求められます。

クラウド型とは、提供会社と契約してインターネット経由で利用する形式のシステムです。ソフトウェア自体は提供会社で管理されるため、自社での管理は契約に関する部分のみです。このため、ネットワークやサーバーに関する専門知識がない企業でも利用しやすいシステムとなっています。

オンプレミス型とクラウド型のメリット・デメリット

名刺管理ソフトの取り込み方法：スキャナー/スマホ

名刺管理ソフトの取り込み方法には、スキャナー取り込みとスマホカメラ取り込みがあります。スキャナー取り込みは、一度に多くの名刺を読み取れるため、顧客データの一元管理に便利です。

スマホカメラ取り込みは、専用アプリをスマホにインストールして利用するタイプで、アプリさえあればすぐに名刺を読み取れます。これにより、外出が多い営業マンでも手軽に使用できて便利です。

スキャナー読み取りとスマホ読み取りのメリット・デメリット

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名刺管理ソフトの必要性・導入目的

名刺管理ソフトの必要性

名刺管理はビジネスにおいて重要な役割を果たします。正確な名刺情報を整理・保管することで、顧客関係の強化や効果的なネットワーキングが可能になります。正確な情報整理は、効率的なネットワーキングや顧客関係構築に欠かせません。

名刺管理によくある問題点として、管理が一元化されていないことや情報漏洩のリスクが挙げられます。紙の名刺やデジタルの名刺、スキャンした画像など様々な情報や形態が混在し、統一された管理が難しいのが現実です。また、個々の名刺が個人の手元にあるため、情報の把握や更新が困難であり、社内での共有もしにくい状況です。

また、データベースやクラウドに保存された名刺情報が不正アクセスやハッキングの対象になると、個人情報やビジネス関連情報が漏えいするリスクが高まります。これにより、信頼関係の損失や法的問題だけでなく、企業の社会的信用が低下し、顧客だけでなく世間からの評判が悪化する可能性もあります。

名刺管理ソフトの主な導入目的

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名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際には、まず次の3つのポイントを考えましょう。それぞれの内容を解説していきます。より詳しくしりたい方は「【もっと詳しく】名刺管理ソフト選びのその他の比較ポイント」をご覧ください。

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法人向けか個人向けか

名刺管理ソフトは、法人向けと個人向けの2種類に大きく分けられます。それぞれ値段・機能が異なるため、自社にとって使いやすいものを選びましょう。

ソフトによって異なりますが、法人向けの名刺管理ソフトの多くは有料です。それだけに機能が充実しており、たとえば名刺の取り込み・管理機能以外にも、名刺データの共有機能・メールの自動配信機能・他ソフトとの連携機能を搭載しています。

名刺の整理以外にもさまざまな機能を使いたい場合は、法人向けの名刺管理ソフトが良いでしょう。一方、個人向けの名刺管理ソフトはコストが安く、機能面もシンプルです。中には無料で利用できるソフトもあるため、できる限りコストを抑えたい個人事業主や中小企業におすすめです。

▼名刺管理ソフト対応規模早見表

名刺データ化の精度

名刺管理ソフトを選ぶ際は、名刺のデータ化の精度も確認しましょう。多くの名刺管理ソフトはOCR機能を搭載しており、名刺をスキャンまたはカメラ撮影するだけで、名刺情報を自動的に電子データ化できます。

ただし名刺情報の取り込み精度はソフトによってバラつきがあり、正常にテキストを読み込めず、誤ったデータが入力される場合もあります。この場合は、手動でのデータ確認・修正が必要です。

手動での目視・修正回数を減らすには、読み取り精度が高い名刺管理ソフトを選ぶのがおすすめです。あるいは、取り込んだ名刺データをベンダーのオペレーターがチェック・修正するソフトを選ぶのも良いでしょう。

ベンダーに名刺の取り込みを一任できるため、名刺管理業務をより効率化できます。なお、ベンダーによるチェックサービスがあるのは、法人向けの名刺管理ソフトです。また、名刺の読み取り機能を考える際は、精度だけでなく、読み取りスピードにも注目してください。効率的に業務をこなすには、やはり読み取りスピードが高いソフトを選ぶ必要があります。

▼名刺管理ソフトオペレーター補正有無早見表

自社に必要な機能が備わっているか

名刺管理ソフトの中には、名刺の整理以外にも、さまざまな機能を備えたものが多くあります。自社に必要な機能を備えた名刺管理ソフトを選ぶことで、業務効率のさらなる向上が見込めます。また、別ソフトの導入が不要になるため、コストの削減にもつながります。

基本機能

名刺管理をする上で必要な基本機能について解説します。名刺管理ソフトを選ぶ際に、これらの機能が搭載されているか確認しましょう。

オプション機能：営業活動に役立つ機能

名刺管理ソフトの中には、次のような営業活動支援機能を備えたものもあります。

名刺管理ソフトに顧客情報を集約できれば、顧客の確認のために別システムを立ち上げる必要はありません。よって営業活動の効率化につながるでしょう。

オプション機能：データの連携機能

他ソフト・システムとデータ連携できる名刺管理ソフトを選ぶのも良いでしょう。たとえばSFA/CRMとの連携できるソフトがおすすめです。

名刺管理ソフトに入力した顧客情報がそのままSFA/CRMに自動反映されるため、手動での転記の手間を省けます。名刺情報・顧客情報・商談状況を一元管理することで、より戦略的なアプローチも可能になるでしょう。

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名刺管理ソフト導入がもたらすメリット

名刺管理ソフトとは、名刺データをコンピュータ上で一元管理するソフトです。名刺データの取り込みにはスキャナや専用アプリを用います。名刺管理ソフトには次のようなメリットがあります。

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スキャンするだけで名刺情報をデータ化でき、業務効率化できる

名刺管理ソフトを導入することにより、名刺を読み取るだけで自動的に一元管理が可能になります。たとえ同じ人物の名刺を読み取ってしまった場合でも、システムが判別してくれるため、適切に処理・管理を行えます。

手動での名刺情報の入力には、転記ミスなどの人為的ミスが起こりやすいです。しかし、読み取りによるデータ化であれば、ヒューマンエラーも防止することができます。

名刺の自動データ化されることによって、ファイル整理やインデックスをつけたり、並び替えをしたりする手間を省けるため、作業効率が向上します。また、多くの名刺を持ち歩く手間が省け、データ化された名刺情報はスマホやパソコンから簡単にアクセスできるため、外出先でも閲覧できます。

名刺情報を組織全体で共有できる

紙の名刺を社内で共有する場合、1枚しかないと同じ場所で見る必要があることや、複数の部署で同時に閲覧することが難しいことなど、不便な点が多いです。

しかし、名刺管理ソフトでデータ化された名刺情報であれば、各従業員が個別にもらった名刺を1つのシステムに集約できるため、社内のさまざまな部署や外出先でも、複数の人が同時に閲覧することが可能です。商談内容の共有や顧客情報の共有など、上司や部下、同僚との情報共有が容易に行えるため、業務効率の向上につながります。

名刺の検索が容易になる

名刺管理ソフトには目的の名刺を検索できる機能があるため、紙の名刺のように1枚1枚目視と手作業で探す手間がかかりません。検索機能によって、名前、所属会社、ポジションなどのキーワードで検索し、商談や連絡先の確認が迅速に行えます。

電話対応中や急な来客などで、急いで名刺の情報が知りたい場合などにも、迅速に名刺データを見つけられます。

紙の名刺の保管スペースが不要になる

名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺の保管は不要となります。保管スペースの削減・ペーパーレス化の推進を実現できるほか、名刺の紛失・破損などの心配もなくなるでしょう。

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名刺管理ソフトの導入の仕方と注意点

名刺管理ソフトを効果的に運用するには、導入前の下準備が重要になります。次のようなポイントに注意して、名刺管理ソフトの適切な導入・運用につなげていきましょう。

1. 名刺管理の導入目的を確認

まずは名刺管理ソフトの導入目的を確認しましょう。単純に名刺整理を行いたい場合は、名刺管理に特化したシンプルなソフトのほうが使いやすいでしょう。

もし商談管理や顧客管理にも応用したい場合は、各機能を備えた名刺管理ソフトが必要です。たとえば商談管理に利用したい場合は、SFAと連携できるものが良いでしょう。

顧客管理を行いたい場合、CRMと連携できるソフトやメール自動配信機能を備えたソフトがおすすめです。

このように、目的によって導入すべき会計ソフトは大きく異なります。適切な会計ソフトを導入するためにも、まずは導入目的を明確にしましょう。

2. 利用料金や費用対効果を確認

名刺管理ソフトの多くは利用料金がかかります。料金に見合った機能が搭載されているかどうか、導入前に必ず確認しましょう。

なお、クラウド型会計ソフトの場合、料金体系は月額従量課金制と月額固定制の2種類があります。登録ユーザー数またはひと月に登録したい名刺の数から考えましょう。

従量課金制は、登録ユーザー数または管理できる名刺の枚数で料金が変動するため、従業員・もらう名刺の数が少ない企業に向いています。

反対に従業員が多い企業・もらう名刺の数が多い場合は、ユーザー数や名刺の数に関係なく毎月一律の利用料金が発生する月額固定制が割安で利用できます。

3. 運用ルールを策定しておく

名刺管理ソフトは全従業員で使用するため、入力内容などにバラつきが出やすいです。情報を均一化するためにも、あらかじめ運用方法をマニュアル化しておきましょう。

たとえば入力すべき項目（企業名・名前・所在地・電話番号・メールアドレス）を決めておくのがおすすめです。

商談管理や顧客管理も行う場合は、コンタクト状況・自社の担当者・商談の内容なども併せて記載しましょう。この場合、記載文言を統一化しておけば、誰が見ても内容を一目で把握しやすくなります。

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導入企業社数・ユーザー数ランキング

法人向け名刺管理ソフト | 導入企業社数ランキング

※公式サイトから引用

法人向け名刺管理ソフトの中で導入企業社数が多いものをランキングにしました。第1位は、9,000社以上の導入実績があるSansanです。法人向け名刺管理サービス市場でシェア率82%、業界でNo.1の実績があります。第2位は、Knowledge Suiteです。導入社数7,500社を超える実績があります。第3位は、3,000 社以上の導入実績がある、CAMCARD BUSINESSです。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ名刺管理ソフト選びにご活用ください！

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個人向け名刺管理ソフト | ユーザー数ランキング

※公式サイトから引用

個人向け名刺管理ソフトの中で利用ユーザー数が多いものをランキングにしました。第1位は、利用ユーザーが1.1億人を超えるCAMCARDです。全世界で利用されており、グローバルに活動する人におすすめです。第2位は、Wantedly Peopleです。ユーザー数500万人を超える実績があります。第3位は、ユーザー数350万人以上の導入実績がある、Eightです。

同じアプリを使っている人が多いほど、名刺交換もしやすくなりますよね。ぜひ、名刺交換アプリ選びに役立ててください！

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【もっと詳しく】名刺管理ソフト選びのその他の比較ポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際は、前述の3つのポイントに加え、次のような＋αポイントにも注目してみましょう。必要な機能は企業によって異なるため、まずは名刺管理における自社の課題・目標を明確にすることが大切です。

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提供形態を確認

会計ソフトの提供形態は、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類です。それぞれ特徴が異なるため、自社に適したものを選びましょう。

1. クラウド型：ベンダーがインターネット上に設置したサーバを利用
2. オンプレミス型：自社で構築したサーバ・ネットワークを利用

クラウド型会計ソフトは、ベンダーが用意したサーバやシステムを利用するため、導入・運用が比較的容易なのが特徴です。導入費用もほとんどかかりませんが、一方で月額利用料金が発生する点に注意しましょう。

クラウド型では、セキュリティ・サポート・システムアップデートもベンダーに一任できます。ただし、データをすべてインターネット上のサーバで管理する以上、情報漏洩のリスクが一定数存在する点を忘れないでください。

オンプレミス型は自社でサーバ・ネットワークなどを一から構築する方法です。導入に時間・お金のコストがかかりますが、一度構築してしまえば、その後のランニングコストは低く抑えられます。ただし、システムアップデートは自社で行う必要があります。

名刺の取り込み方法を確認

名刺管理ソフトを選ぶ際は、名刺の取り込み方法も確認しておきましょう。たとえばスキャンで取り込む場合、自社の既存のスキャナが利用できるかは重要なポイントです。

会計ソフトによっては、スマートフォンやタブレット内蔵のカメラで読み取りできるものもあります。モバイル端末から取り込めるソフトであれば、外回り先でもすぐに名刺を登録できるため、業務をより効率化できます。

名刺データを共有できるか

名刺の共有が容易な会計ソフトを選ぶのがおすすめです。各従業員がバラバラに集めた名刺を組織全体で一括管理することで、アポイントメント重複の防止・担当者交代のデータ引き継ぎなどが容易に行えるようになります。

名刺データの共有機能は、ほぼすべての会計ソフトに備わっています。なお、より共有が容易なのはクラウド型会計ソフトです。基本的には、システムにログインさえできれば、誰でも入力された名刺データを閲覧できます。

併せて、アクセス管理機能・通信暗号化機能を備えた名刺管理ソフトであれば、情報漏洩やサイバー攻撃などのリスクにも備えられます。名刺には取引先・顧客の個人情報も含まれるため、名刺管理ソフトを選ぶ際は適切にデータ管理できるかどうかも重視してください。

多言語に対応しているか

海外の名刺をもらう機会が多い場合は、多言語対応の名刺管理ソフトが良いでしょう。外国語をスキャンできない名刺管理ソフトの場合、入力は手動で行わなければなりません。

もしスキャンよりも手動入力する名刺の方が多くなれば、ソフト導入の意味がなくなります。海外企業との取引が多い企業は、名刺管理ソフトも多言語対応のものが望ましいでしょう。

データの引き継ぎは可能か

データの引き継ぎのしやすさも重要なポイントです。名刺管理ソフトを管理している従業員が異動・退職する場合でも、後任担当者にスムーズに情報を引き継ぐためです。

あるいは、使用する名刺管理ソフトを変更する際、旧ソフトから新ソフトへのデータの引き継ぎが必要になることもあります。他ソフトへの引き継ぎの可否についても考慮しておきましょう。

操作しやすいか

名刺管理ソフトは操作しやすいものを選びましょう。シンプルな画面・操作が直感的なものは、ITツールを使い慣れていない従業員でも使いやすいでしょう。

操作しにくい名刺管理ソフトは、せっかく導入しても社内に浸透しない恐れが高いです。たとえば名刺管理ソフトは主に営業部門などで活用されますが、スキャンしにくいソフトだと外回り先での名刺の登録ができず、使い勝手が悪いでしょう。

導入したソフトの積極的な利用を促すためにも、名刺管理ソフトは操作しやすいものがおすすめです。操作のしやすさは実際に利用しなければ分からないことも多いため、無料トライアルやお試しプランを活用してみましょう。

セキュリティ対策は万全か

名刺には個人情報や機密性の高い情報も含まれます。サイバー攻撃あるいは人為的ミス（誤送信・デバイスの紛失など）による情報漏洩を防ぐためにも、名刺管理ソフトは、セキュリティ対策が十分なものを選ぶ必要があります。

たとえば次のようなものがおすすめです。

1. ログイン認証機能がある
2. IPアドレス制限を設定できる
3. 通信が暗号化されている
4. セキュリティ認証（プライバシーマークなど）がある
5. 導入実績が豊富

名刺管理ソフトや名刺管理アプリを使わない方法

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Excel（エクセル）を利用する

Excelは多くの企業のパソコンに標準装備されているため、すぐに取り掛かれる名刺管理の方法の1つになります。Excel（エクセル）で名刺管理を行うメリットには次のような点があります。

1. コストを抑えられる
2. オフラインでも使える

Excelで名刺管理向けのシートを自作することもできますし、名刺管理向けのテンプレートを利用することもできます。テンプレートには有料・無料のものがあり、自社の予算や導入目的にあわせて種類を選べます。

しかし、入力の手間がかかることや、Excelに慣れていないと使いづらいといったデメリットもあります。

Google Keepを利用する

Google Keepは、Googleアカウントがあれば手軽にアクセスでき、無料で使用できるメモアプリです。Google Keepを名刺管理に活用することで、名刺の撮影、検索、データ化を行うことができます。

Google Keepには、OCR（光学文字認識）が搭載が搭載されています。OCRとは、画像内のテキストを検出し、そのテキストをコンピューターが解釈できるテキストに変換する技術です。そのため、名刺の画像内の情報をテキストとして抽出することも可能です。

その他の名刺管理ソフト一覧

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有料 | 名刺管理特化型

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無料 | 名刺管理特化型

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総合型

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名刺管理ソフト比較一覧表

まとめ

名刺管理ソフトは名刺データをコンピューター上で管理できるソフトです。導入により名刺管理業務の効率化・迅速化が期待できます。

名刺管理ソフトを選ぶ際は、法人or個人向け・データ化の精度・搭載機能の3点を重視しましょう。併せて、提供形態・共有機能・多言語対応・操作性・セキュリティ性などのポイントにも注目してください。
名刺管理ソフトを導入する際は、まず自社が抱える課題をもとに導入目的を明確にする必要があります。費用対効果の確認・運用ルールの策定なども実施しながら、自社に最適な名刺管理ソフトを選定・導入・運用していきましょう。

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