CSV取り込み対応の会計ソフトおすすめ7選｜取り込み方法や注意点も解説

会計ソフトのCSVインポートは、Excelや他ソフトのCSV形式のファイルを会計ソフトに取り込むことができる機能を指します。本記事では、CSVインポート機能を使うメリットと注意点を交え、CSV取り込みができるおすすめの会計ソフトを解説します。

目次

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1. CSVとは
2. 会計ソフトにCSVを取り込むメリット
3. 会計ソフトにCSVを取り込む際の注意点
4. CSV取り込みができる会計ソフトを活用して業務効率化
5. CSV取り込み対応のおすすめ会計ソフト7選
6. CSV取り込み対応のおすすめ会計ソフト比較一覧表
7. その他の会計ソフトの選び方
8. まとめ

CSVとは

CSVは、コンマで区切られたテキストファイルのデータ形式の一種です。Excelなどの表計算ソフトや、様々なアプリケーションで利用されています。データのインポートや、エクスポートに広く用いられている形式です。

通常CSVファイルの各セルの値は、コンマで区切られています。この形式のため、データがテキストとして扱われ、様々なアプリケーションやプログラム間でデータを簡単に共有・交換できるのが特徴です。

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CSVの役割とは

CSVファイルでは、データの要素がコンマで区切られ、行と列で整理されています。これにより、表計算ソフトやデータベースソフトなどのアプリケーション間で、データを簡単にやり取りできます。

また、CSVファイルはサイズが小さく、データの移行や共有も可能です。会計ソフトにおいては、エクセルで作成した経費データをCSVファイルとして出力し、会計ソフトに取り込むことで、手作業での入力作業を省略できます。

CSVファイルは汎用性が高く使い勝手が良いため、多くの会計ソフトがCSVファイルのインポート機能を提供しています。そのため、利用者は便利にデータのやり取りを行うことが可能です。

CSV取り込みを行う理由

CSVの取り込みを行えば、既存のExcelデータをそのまま会計ソフトに取り込めるので、手間を省きながらデータ入力が可能です。また、取引明細や経費データ、銀行口座の情報をCSVファイルとして保存し取り込むことで、手作業の入力を回避できます。

このようなメリットがあるため、多くの企業や個人事業主がCSVでの取り込みを積極的に活用しています。

使い慣れたExcelを活用したい

会計ソフトとは別に、経費や売上データをExcelで整理している場合、CSV取り込みを活用することで、手軽にデータを会計ソフトに取り込むことが可能です。

Excelで作成した経費データをCSVファイルとして出力し、会計ソフトに取り込むだけなので、手作業での入力を省略できます。Excelの使い勝手に慣れている方は、CSVファイルのインポート機能を利用することで、よりスムーズなデータ管理が可能です。

ダウンロードしたデータを移行したい

ネットバンキングやクレジットカード会社からダウンロードしたデータは、通常CSV形式で提供されます。これらのデータを手動で仕訳のために変換するのは手間がかかりますが、CSV取り込みを利用すれば簡単です。

まずは、ダウンロードしたCSVデータをExcelで開き、仕訳の形に変換しましょう。必要な項目を整理し、会計ソフトで要求されるフォーマットに合わせて編集します。そして、CSVファイルとして保存して会計ソフトに取り込むことで、データの移行が可能です。

会計ソフトの口座連携に頼らなくても経理を把握したい

一部の会計ソフトでは銀行との口座連携が提供されていますが、全ての銀行が対応しているわけではありません。また、口座連携を行う際には、セキュリティ上の懸念も発生します。

CSV取り込みを活用することで、会計ソフトの口座連携を利用しなくても経理を把握できます。例えば、銀行からダウンロードした明細データをCSV形式に整理し、会計ソフトに取り込むことで、取引情報を手動で入力せずにすみます。

そのため、対応していない銀行口座の種類に依存せず、確実なデータ管理が可能となります。

会計ソフトにCSVを取り込むメリット

会計ソフトにCSVファイルを使ってデータを取り込むことで、膨大なデータを手動で入力する手間とヒューマンエラーの軽減が可能です。特に、Excelなどで作成したデータをそのまま取り込むことができるため、データの再入力を行う手間がなくなります。

また、CSV取り込みはデータの扱いがシンプルであるため、IT技術に詳しくない経理担当者でも簡単に実施できるのも利点です。これにより、経理業務の効率化や生産性の向上が見込めます。

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Excelのデータを取り込めるので再入力する手間を削減できる

CSVの取り込みでは、Excelで作成したデータを手動で再入力する手間を省けるため、二度打ちと呼ばれる重複作業の回避が可能です。これにより、時間と労力を節約できるだけでなく、データ入力に伴うミスを防止することができます。

例えば、経費データや現金出納帳、預金データなどをExcelで管理している場合、これらのデータをCSVファイルで会計ソフトに取り込むことで、同じデータを手動で再入力する必要がありません。そのため、大量のデータを手作業で入力する手間が省けます。

手作業で行う業務を削減できる

CSVでの取り込みでは、会計ソフトに対応していない販売管理データなど、他のソフトのデータも取り込みが可能です。そのため、手作業で行っていた支払い記録や売上データなどの入力も自動化できます。

これにより、従来は別々のシステムで管理していたデータを、CSVファイルを介して一元化できるため、複数のシステムを行き来する手間が省けます。また、手動で入力する際に生じるヒューマンエラーのリスクを低減できる点もメリットです。

会計ソフトにCSVを取り込む際の注意点

CSVファイルはテキスト形式でデータがコンマで区切られているため、正確なデータの取り込みを行うためには、いくつか注意する点があります。一部の会計ソフトにはCSV取り込み機能が提供されていない場合もありますので、事前の確認が必要です。

また、必須項目が欠落していると、CSVファイルを取り込めない可能性があります。さらに、CSVファイルのデータと会計ソフトの会計年度が一致しない場合や、文字列書式が異なる場合は、エラーが発生してデータを取り込むことができません。

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会計ソフトにCSVインポート機能が搭載されているか確認する

多くの会計ソフトにはCSV取り込み機能が提供されていますが、CSV取り込みに対応していないソフトもあります。これから新たに会計ソフトを利用する場合は、公式サイトやサポートセンターに問い合わせて確認しましょう。

既に使用している会計ソフトにCSVインポート機能があるか確認するには、まず会計ソフトのメニューや設定画面をチェックしましょう。大抵の場合、会計ソフトではデータの取り込み機能が、メニューに表示されています。

CSVインポート機能が見当たらない場合は、会計ソフトのヘルプ画面やオンラインサポートなどを参照して確認することもできます。

必須項目を必ず入力する

会計ソフトにCSVファイルを取り込む際には、データの正確な取り込みをするために必須項目を正しく入力する必要があります。項目が不足した場合、取り込み時にエラーが発生し、正常にデータを取り込めません。

必須項目は、ほとんどの会計ソフトではインポート画面で確認できます。具体的な必須項目は会計ソフトによって異なりますが、一般的には取引日や摘要、金額などです。必須項目を確認し、忘れずに入力しましょう。

最初の行を正確に入力する

CSVで取り込む際の最初の行は、会計ソフトに取り込むデータの各列に対応する情報となるため、正確に入力しましょう。最初の行に誤りがあると、データの取り込みが失敗する可能性があります。

最初の行には、取り込むデータの種類やフォーマットに応じた情報を記載します。例えば、日付の列がある場合には日付の書式を守り、金額の列がある場合には通貨記号や桁区切りなどを必要に応じて適宜入力することが重要です。

最初の行を正確に入力することにより、会計ソフトはCSVファイルのデータを適切に判断して取り込むことができます。

会計期間を確認する

会計ソフトは、特定の会計期間内の取引データを処理します。そのため、取り込むCSVファイルのデータが対象の期間に適合しているか確認が必要です。

例えば、CSVファイルに記載されている取引データの日付が、会計ソフトの設定している会計年度や決算期間を超えている場合、そのデータは正しく取り込めません。会計期間の確認は、会計ソフトの設定画面や取り込み画面で行うことができます。

会計期間を正しく設定し、CSVファイルのデータが対象の期間内に収まるように調整しましょう。

文字列書式の確認をする

会計ソフトはデータを特定の書式に従って解釈することにより、正しく取り込むことができます。そのため、CSVファイル内の文字データや数値データが、会計ソフトが要求する書式に適合していなければいけません。

例えば、会計ソフトが日付を「年-月-日」の形式で要求している場合や、金額を表す数値データが通貨記号などを含んだ形式で要求される場合など、CSVファイルのデータがそれに準拠しているかを確認する必要があります。

必要に応じてCSVファイル内の書式を調整し、会計ソフトが正常にデータを取り込めるようにしましょう。

CSV取り込みができる会計ソフトを活用して業務効率化

CSV取り込みができる会計ソフトを活用することで、簿記などの専門知識がなくても経理業務を効率化することが可能です。例えば、大量の取引データを素早く会計ソフトに取り込むことができるため、手動入力にかかる時間を大幅に削減できます。

また、CSV取り込みはコンピューターが自動的にデータを処理するため、誤った取引データを誤入力するリスクを軽減できます。さらに、会計ソフトが自動的に仕訳や集計などの処理を行うため、財務諸表や経営分析レポートも迅速に作成可能です。

CSV取り込み対応のおすすめ会計ソフト7選

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CSV取り込み対応のおすすめ会計ソフト比較一覧表

その他の会計ソフトの選び方

クラウド会計ソフトを選ぶ際は、自身のビジネスの形態に合ったソフトを選びましょう。個人事業主向けソフトはシンプルで扱いやすく、最低限の機能が備わっています。一方、法人向けソフトは複雑な取引や帳簿処理に対応しているものが多いです。

また、経理の知識がない方など初心者が使用する場合は、直感的に操作できるソフトがおすすめです。使いやすさは、業務の効率化に直結します。ほとんどの会計ソフトでは、試用版が用意されているので、実際に操作してみましょう。

また、会計ソフトには、クラウド型とインストール型があります。クラウド型の利点はいつでもどこでもアクセスできることです。一方、インストール型はデータの管理が自社内で完結するため、セキュリティ面が気になる場合などに選ばれています。

【重要な3つのポイント】

1. 個人事業主向けか法人向けか
2. 帳簿の知識が少なくても使いやすい操作性か
3. クラウド型かインストール型か

【その他の比較ポイント】

1. 必要な機能が搭載されているか
2. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
3. 自身の申告方式や電子申告に対応しているか
4. 使用するデバイスやOSに対応しているか
5. 他システムと連携できるか
6. 顧問税理士とデータ共有ができるか
7. サポート体制・セキュリティ対策は万全か
8. 無料トライアルがあるか

まとめ

会計ソフトへのCSVでの取り込みは、手動入力に比べて効率的なデータ入力が可能なため、経理業務の効率化に繋がります。ただし、会計ソフトにCSVインポート機能が搭載されているか、必須項目をきちんと入力しているかなどを確認する必要があります。

自社のニーズに合ったソフトを選択することで、経理の知識がなくても簡単に利用できます。会計ソフトの活用により、経理業務の効率化と正確なデータ管理を実現しましょう。