業務可視化ツールとは？メリットや機能・業務可視化の目的を解説

業務可視化ツールとは、業務時間内の従業員の動きを見える化して、業務の傾向を分析するツールです。業務可視化ツールの導入で、業務の改善や適切な人事評価に期待できます。本記事では、業務可視化の目的や、業務可視化ツールのメリット・デメリットなどを解説します。

目次

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1. 業務可視化とは
2. 業務や業務量を可視化するなら業務可視化ツールがおすすめ
3. 業務可視化ツールの主な機能
4. 業務可視化ツールを導入するメリット
5. 業務可視化ツールを導入するデメリット・注意点
6. 業務可視化ツールの選び方
7. まとめ

業務可視化とは

業務可視化とは、ビジネスにおける業務の流れがどのように行われているか、可視化できるようにする取り組みを指します。具体的には、業務プロセスにおける目標・計画・進捗状況・実績・評価などを、図や表を利用してわかりやすくします。

業務可視化によって自社業務を大局的な視点で見ることができるため、現状の問題点や無駄を洗い出すことが可能です。業務の効率化や業務量の調整などを行う際、最初に業務可視化を実施することで、自社業務の全体像・流れを把握し、必要な作業を特定します。

なお、契約業務の可視化など、一部業務だけを可視化する場合もあります。

業務の可視化を行う目的

今後、業務やプロセスの可視化を推進するのであれば、ただ単に可視化自体を目的とするのではなく、どのような課題を解決したいのか目的を明確にすると、可視化の効果が高まります。ここでは、企業が業務可視化に取り組む際の主な目的を解説します。

業務の改善を行うため

現状の業務やプロセスを改善する目的で、可視化を推進するケースは少なくありません。その際、業務の全体像や進捗状況を目に見える形で把握し、全体の中で非効率とされるポイントや問題の原因を見極めることが重要です。

可視化をしないまま改善を行おうとすると、問題の原因がわからず、不必要に試行錯誤を繰り返すことになり、無駄に時間を浪費してしまいます。その点、業務やプロセスが可視化されれば、改善点が見やすくなります。

例えば、特定の作業に時間がかかりすぎている・手直しが多いといった非効率の原因が明確になれば、既存の業務プロセスを効率的に組み直したり、重要度の低い作業を省略化したりできます。

ツールの導入を検討するため

最近では、多くの企業がRPAの積極的な導入を推進していますが、導入における現状把握にも業務可視化は効果的です。なお、RPAとは、さまざまな作業（定型業務・繰り返し作業など）の自動化を実現する技術を指し、業務効率化や従業員の負担軽減が期待されています。

RPAの導入でさまざまなメリットが得られますが、業務の中には自動化に向いていないプロセスもあるため、導入にあたっては該当業務を選別する必要があります。そして、必要に応じて業務プロセスの変更を伴う場合もあります。

よって、業務が可視化されていれば、業務実態や作業手順の把握が容易に行え、自動化業務の選択がスムーズに行えます。また、導入後の効果測定や課題の洗い出しにも取り組みやすくなります。

業務の仕組みを整えて内部統制を強化するため

業務可視化は、業務の仕組みを整えて内部統制を強化するためにも必要です。内部統制とは、経営目標を達成するために全従業員が守るべきルールや、適正な業務を行うための仕組みの確立・運用する取り組みを指します。

内部統制は、上場企業や関連会社では、報告書を提出して監査を受けなければならないことが法律で義務づけられているほどに、企業にとって重要な取り組みです。

内部統制の整備・運用・評価を行う際には、内部統制3点セット（フローチャート・業務記述書・リスクコントロールマトリックス）を用います。この内のフローチャートでは、すべての業務プロセスを図式化して可視化しなければなりません。

業務や業務量を可視化するなら業務可視化ツールがおすすめ

業務可視化ツールとは、従業員が業務の中でパソコンをどのように操作したのかが可視化されるツールです。具体的には、メールシステム・Webブラウザ・Word・Excelなどのソフトウェアを、どのように操作したかがグラフ化されて視覚的に判断しやすくなります。

それにより、一般的に勤務状況の詳細を把握しづらいことも多いパソコン作業の内容を正確に確認でき、勤務状況の適切な把握だけでなく、公正な人事評価にも役立てられます。

また、業務可視化の中には、利用状況を業務フローとして図式化する機能を搭載しているツールもあるため、業務の標準化や効率的なマニュアル作成への活用も可能です。

業務可視化ツールの主な機能

社内への業務可視化ツールの導入は、業務改善の実現により企業活動にさまざまなメリットを及ぼします。そのため、業務可視化ツールの多くには、業務可視化を実現する以下のような機能が搭載されています。

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機能	内容
業務フロー図作成機能	図形の記入や重要度によって色分けする業務マニュアルやチャットツールなどを、リンクとして業務フロー図に紐づける
業務に関する書類・管理表作成機能	業務フロー図から情報を読み取り、課題の管理表などを簡単に作成する
業務プロセス監視機能	業務プロセスの操作ログ、進捗状況などを画面上で確認できる
業務改善後の効果予測機能	課題をもとにプロセスを調整し新しく作った業務フロー図の効果を予測できる

業務フロー図作成機能

業務可視化における業務フロー図作成は、専用のツールを使えば簡単に作成ができます。例えば、単純に図形を記入したり、優先度によって色分けしたりといった作業もすぐに実行できます。

また、すでに社内で活用している業務マニュアルやチャットツールなどを、リンクとして業務フロー図に関連させる機能も搭載されています。これにより、煩雑な作業がなくなり、業務フロー図から直接資料やツールを確認してスピーディーに作業が行えます。

そして、完成した業務フロー図は簡単に手直しができるため、業務マニュアルとして流用するなど、さまざまな使い方に活用できます。

業務に関する書類・管理表作成機能

業務可視化ツールの中には、業務書類や管理表を作成する機能を搭載したものもあります。この機能は自らの業務を大局的に見るだけでなく、内部統制に関する書類の作成にも有効です。特に、複雑な業務プロセスの場合に管理表の作成が役立つでしょう。

例えば、上場企業の場合、内部統制に関する書類の提出を課されることがあります。その際に、業務フロー図から関連書類の効率的な作成が可能で管理表に取り入れられる機能は、複雑な業務プロセスの企業であるほど効果的です。

業務プロセス監視機能

業務可視化ツールの種類によっては、誰がどのようなプロセスで操作ログを実行したのか、進捗状況はどうなのかなどを画面上で迅速に確認できます。

プロセス監視機能により、作業の重複防止、業務フロー図が従業員間で確実に活用されているかもチェックできます。業務は可視化しただけでは価値がありません。作成された業務フロー図などをもとに、業務がしっかりと遂行されているかをチェックすることが大事です。

業務改善後の効果予測機能

業務可視化ツールの中には、設定した業務フローの効果予測ができるツールもあります。これは業務改善後の効果を予測できる機能で、改善後の業務プロセスにどの程度効果があるのかを確認するのに有効です。

効果測定の精度はツールによって変わりますが、上手に活用すれば特定の部署・部門の業務効率化を大幅に向上できます。これにより、業務改善と実行のサイクル（PDCAサイクル）の効率化に役立ちます。

設定した業務フローの効果予測ができれば、業務改善前と改善後のプロセスを比較することで、効果予測に役立てられます。予測精度はツールごとに異なりますが、PDCAサイクルを回して業務効率化を目指したい場合には、有効に活用できるでしょう。

業務可視化ツールを導入するメリット

業務可視化ツールは、従業員の勤務状況を可視化して管理することによって、社内業務の改善に期待が持てます。ここでは、業務可視化ツールを社内で活用することで得られる良い効果について解説します。

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業務改善が行いやすくなる

現場の状況や従業員の細かい業務内容・業務量は、上司や経営陣からすると詳しく把握しづらい部分です。しかし、業務可視化ツールを社内へ導入すると、業務に関するシステムの操作履歴などの情報がデータ化・自動分析され、一目で把握できるようになります。

そして、社内全体の業務量を的確に知ることができ、従業員一人ひとりの負荷状況を可視化できるため、業務の改善が行いやすくなります。

品質を統一化することが可能

業務の可視化によって通常の業務フローを把握し、どの従業員でも業務に携われるようになれば、導き出される結果・品質を統一化することができます。仮に、1人の従業員に業務が集中してしまう属人化が発生している場合、急な病欠などで業務が停滞してしまいます。

その点、事前に業務フローを可視化・マニュアル化できていれば、特定の人物がいない状況でも業務を継続することが可能です。また、不良品などを発生させないという点でも業務の可視化は役立ちます。

日報としても活用できる

業務可視化ツールは日々の日報としても活用できます。例えば、1日の終わりにその日に行った業務を日報として、一人ひとりが業務可視化ツールに記載します。これにより、作業の進捗状況が把握できるだけでなく、どのような業務内容なのかも把握できます。

そして、個々の作業負担を可視化することで、負担の均等化を行うことも可能です。

適切な人事評価が行える

業務可視化ツールの活用で、社員一人ひとりの具体的な仕事内容を数字で確認できるため、適切な人事評価が可能です。

特に、従業員個々のパフォーマンスが見えにくいリモートワークやハイブリッドワークなどを実施している企業は、ツール導入によるメリットが大きいと言えます。また、業務可視化ツールの利用で得られるのは、数値化された業務上のデータだけではありません。

社員一人ひとりの業務に対する意気込みや真剣さ、チームへの貢献心など、数値では測れない部分も分析ができます。

組織の部署間の連携強化

社内に複数の部署が存在する場合、各部署がどのような業務を行っているのか、どの従業員がどのような業務を担っているのかなど、他の部署の状態が思ったように見通せない部分があります。

しかし、業務可視化ツールの利用で、各部署の業務量を可視化できます。そして、従業員一人ひとりが抱えている業務内容も把握できるため、繁忙期などにどの部署をサポートすれば良いのかも一目でわかります。

このように、各部署の業務内容が可視化されることで、部署間の連携が取りやすくなり、組織全体の連携が強化されるといったメリットがあります。

情報漏洩や改ざん防止に役立つ

業務可視化ツールはセキュリティ管理ができるため、機密情報漏洩・改ざん防止にも有効です。また、操作ログの管理では操作者の操作履歴を確認できるため、不正抑止はもちろん、不正発覚後の原因追求にも効果を発揮します。

例えば、マウスクリックやキーボード⼊⼒時の画⾯を画像で記録します。この操作画面として記録・保存される画像スライドの確認だけで、いつ・誰が・何をしたかを簡単に把握できます。

業務可視化ツールを導入するデメリット・注意点

業務可視化ツールの利用でいくつかの恩恵を受けられますが、適切な利用を行わないと十分な効果は得られません。ここでは、業務可視化ツールを利用する際の2つの注意点を解説します。

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導入目的の周知・理解が必要

社内への業務可視化ツールの導入において、従業員が管理や監視目的で導入されていると感じると、ストレスを感じたり組織に対して拒否反応を示したりするかもしれません。

よって、従業員の業務負担を軽減するため、生産性を向上させて組織全体の活性化を図るためなど、導入目的を事前に周知し、十分に理解してもらうことが大切です。それにより、測定しなければならない効果もわかりやすくなります。

導入効果を定期的に共有する

業務可視化ツールの導入当初、従業員に対して満足のいく説明をしても、効果についての報告を怠ると、ツールに対する疑問が浮上し、信頼性が低下する恐れがあります。したがって、定期的にデータ活用状況を共有することが重要です。

また、業務可視化によって得られたデータで、どういった分析や応用ができるのか、従業員に協力を仰ぐことでモチベーションの向上に結びつく可能性もあります。

業務可視化ツールの選び方

最近のリモートワーク推進により、業務可視化ツールの需要も増加傾向にあります。しかし、さまざまな業務可視化ツールが提供されているため、選び方の基準が難しい場合があります。

ここでは、業務可視化ツールの選び方について解説します。自社にマッチした業務可視化ツールを選択し、業務の改善に向けて従業員の勤務状況を把握しましょう。

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業務範囲や目的に合っているか

業務可視化ツールの分析機能はツールの種類によって、カスタマイズの自由度・分析軸・種類・データの表示方法などの違いが存在します。

業務可視化ツールは基本、操作履歴を確認して業務フローを可視化しますが、ツールやサービスごとにデータとして取り入れられる範囲や領域に違いがあります。そのため、可視化したい業務範囲をカバーするツールの選択が基本です。

機能がどれほど豊富であっても、自社が必要とする業務範囲を満たしていなければ、使用する価値が下がってしまいます。したがって、まずは業務範囲や目的が自社にマッチしているツールかを確認しましょう。

データの取得範囲を確認

社内で業務可視化ツールを利用する場合には、最初にどういったデータをどの程度の粒度で取得したいのかを決めておきましょう。Excel・Word・メール・Webブラウザなど、ログを取得できる対象は業務可視化ツールによって異なります。

また、ソフトウェアの使用履歴の他に、どのファイルをどのように変更したのかといった細かな履歴まで取得可能なツールもあります。

しかし、細かなデータを取得しすぎると、分析に手間がかかるだけでなく、会社から監視されているといったプレッシャーを従業員に与えてしまう点には注意しましょう。そのため、目的に応じた範囲でのログ取得が好ましいです。

使いやすい操作性か確認

業務可視化ツールを使用することにより、想定していた通りのデータ取得が可能なのか、従業員にそれなりのストレスが発生するのかは、実際に試してからでないと正確な情報は得られません。

従業員によってツールを使いこなす能力には違いがあるため、導入担当者は実際にツールを操作する従業員の能力レベルを認識し、それに合ったツールやサービスを選択する必要があります。

よって、業務可視化ツールを導入する際は、無料トライアル・フリープランがあるツールで操作性を確認しましょう。現場の反応やデータ取得の精度を試してから、本格的に導入するといった手順を踏むのがおすすめです。

導入コストと費用対効果を確認

業務可視化ツールの種類によって、初期費用や利用料金は異なります。また、可視化ツールを利用する従業員数・機能が増えるほど、コストがかかります。そのため、導入コストを考慮しながら、最適なコストで導入できるツールを選ぶ必要があります。

ツールの選定においては、どういったデータを可視化したいのかを理解し、求める機能の全体像を把握しておくと選びやすいです。そして、自社の成長に合わせたプランのアップグレードや機能の追加ができるのか、費用対効果を確認してから導入しましょう。

サポート体制は充実しているか

システムの突発的なトラブルが発生した際に、スピーディーなサポートを受けられるかも重要な選択ポイントです。業務可視化ツールの運用においては、操作方法の不明点や疑問点が発生する可能性があります。

そのため、問題点の迅速な解決はもちろん、システムトラブル時のスピーディーな対応をしてくれるベンダーを選びましょう。また、ベンダーによっては、業務可視化ツールの導入相談を受け付けている場合もあるため、自社の環境に応じて必要かどうかの判断が必要です。

まとめ

業務可視化ツールは社員一人ひとりの行動力を可視化したり、部署間の連携を強化したりする際に効果を発揮するだけでなく、取得・分析したデータを基に人事評価の正当性を向上させることも可能です。

また、一言で業務可視化と言っても、効率化を目的とした業務内容の把握、残業を減らすための勤怠確認、さぼり・不正の防止を目的とした監視、意欲やコンディションの把握など、多種多様な目的で応用されています。

業務可視化ツールを選択する際には、労働時間の管理や業務の改善に関する課題や改善点を軸に、自社にマッチするツールを選びましょう。