タレントマネジメントシステムとは？機能や選び方、メリットを解説

タレントマネジメントシステムは、従業員の個人情報やスキルなどのデータを一元管理・分析できるシステムです。本記事では、タレントマネジメントシステムをよく知らない方のためにシステムの機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。

目次

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1. タレントマネジメントシステムとは？
2. タレントマネジメントシステムの活用が広がっている背景
3. タレントマネジメントシステムの機能・できること
4. タレントマネジメントシステムのメリット
5. タレントマネジメントシステムのデメリット
6. タレントマネジメントシステムの選び方・比較ポイント
7. まとめ

タレントマネジメントシステムとは？

「タレントマネジメントシステム」は、従業員の個人情報に加え、スキルなどのデータを一元管理・分析し戦略的に利用できるシステムです。本記事では、タレントマネジメントシステムに関する機能やメリット・デメリットに加え、選び方などを解説します。

タレントマネジメントとは

「タレントマネジメントシステム（TMS）」とは、従業員を「才能ある人材：タレント」とみなして、それぞれが持っている潜在的な資質や能力を最大限に活かすために、人材情報の一元管理を行い、戦略的に人材の配置や能力開発・幹部候補生の育成などを行う人事マネジメントシステムです。

タレントマネジメントシステムの導入により、最適な人材配置が行われるため、配属された従業員もやる気を持って、意欲的に仕事に取り組むようになります。また、それに見合った実績評価もされるようになり、その結果、離職防止にもつながります。

システムの導入に際しては、自社における導入の目的を明確にし、システムに搭載されている機能が自社の要求にマッチするのかという充分な事前確認が必要です。また、導入に先立ち社内のコンセンサスを得ることも重要なポイントになります。

大企業だけでなく中小企業にもおすすめ

最近の日本では、働き方改革や新型感染症などの影響など、働く環境が大きく変化しています。この変化の波は大企業や中小企業にも押し寄せています。そのため、事業を発展させる上で、大企業ばかりでなく中小企業でもタレントマネジメントシステムの導入が必要です。

システムの導入により、限られた人材を活用し、高いパフォーマンスが発揮できる的確な人材配置が行えます。さらに、従業員もやる気を持って業務を行うなど、モチベーション向上にもなり、優秀な人材の流出防止にもつながります。

タレントマネジメントシステムと人事システムの違い

タレントマネジメントシステムは、従業員の経歴に加え能力やスキル・経験などの情報を一元管理しています。登録されたデータは、企業の事業戦略に基づいた人材の配置や計画的な能力開発・将来的な人材育成などに戦略的に活用されます。

一方、人事システムは、従業員の職歴や職位、勤怠状況や給与、勤務評価、採用情報など多くのデータを一元管理しています。保管されているデータは従業員の人事管理に加えて、給与計算・年金などの福利厚生システムなどにも利用されています。

このように、それぞれのシステムは管理する情報の種類や目的が大きく違っています。ただし、2つのシステムを別々に管理・運用する非効率を避けるため、両システムをダイナミックに連動・連携させることにより、企業戦略の場面で一層効率的な活用が可能となります。

タレントマネジメントシステムの活用が広がっている背景

社会情勢の変化に伴い、人材マネジメントは人材の「量」より「質」を求めるようになり、その変化に伴い、タレントマネジメントが生まれています。

近年では、多くの企業でタレントマネジメントシステムの活用が広がっています。ここではその背景を、タレントマネジメントシステムの必要性と絡めて解説します。

価値観の多様化

従業員の価値観やニーズが多様化しているため、仕事に対する意識や働き方も複雑化しています。そのため、一律なアプローチではなく、個々の特性や希望に応じたサポートや育成が求められています。

タレントマネジメントシステムは、一人ひとりをより良く理解し、個々の強みを最大限に活かすことで、多様性を組織の強みに変える手段となります。

結果として、生産性の向上や従業員の満足度向上、組織全体の競争力強化につながるため、多様な価値観に対応するために不可欠な存在となっています。

深刻化する人材不足

経済の変化や需要と供給の不均衡、少子高齢化による労働人口の減少などにより、労働条件や働き方の変化があり、人材の不足を引き起こす業界や業種も生まれています。

人材不足に伴い競争が激化し、優れた人材の獲得・維持が企業成長に不可欠な要素となっています。タレントマネジメントシステムは、従業員のスキルやポテンシャルを評価し、適切なトレーニングや成長機会を提供することで、人材の成長を促進します。

従業員のモチベーションを高め、優秀な人材を組織内に引き留める手段としても機能するため、タレントマネジメントシステムは人材不足に対処し、優れた人材を獲得・育成・定着させる上で不可欠なツールとなっています。

グローバル化への対応

ビジネスのグローバル化が進み、企業は異なる文化や国際的な環境でビジネスを展開する必要性が高まっています。また、競合企業が国内だけにとどまらないため、企業は国際市場での競争力を獲得する必要があります。

この状況下で、異文化間のコミュニケーションや協力を強化するため、グローバルな人材の採用・育成・配置が重要です。タレントマネジメントシステムは、異なる地域や文化における人材のニーズや特性を理解し、それを組織の利益に繋げるための重要な枠組みとなります。

タレントマネジメントシステムの機能・できること

タレントマネジメントシステムには、スキル管理や目標管理、人材情報データベース管理など、さまざまな機能が搭載されており、企業の事業戦略に基づいた人材の配置や将来的な人材育成などに戦略的に活用されます。

ただし、タレントマネジメントシステムを使ったことがない方にとっては、導入する際の具体的なイメージが描きにくい点もあると思います。ここからは、タレントマネジメントシステムに搭載されている各機能について解説します。

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機能	主な内容
スキル管理	従業員のスキル・能力をデータとして登録・共有して管理
目標管理	個人や部署単位の目標設定や実績把握が可能
人材情報データベース管理	社員に関するあらゆるデータを集約し、可視化したデーターベースの管理
組織図作成・人材配置	組織の状態を可視化し、従業員の適正配置をサポート
後継者管理	企業の重大な経営課題の1つ、後継者育成に効果あり
データ分析・レポート作成	集約したデータを分析し、レポートにより可視化
アンケート・サーベイ機能	従業員に対するアンケート・サーベイにより、モチベーションや満足度アップに効果あり

スキル管理

スキル管理では、社員のスキル・能力をデータとして登録し一元管理します。このデータを元に新規の業務などに最適なメンバーを割り振る適材適所の配置が可能となります。また、会社の基準が未達成の社員を選んでスキルの研修をする人材教育の面でも活用できます。

スキルの種類

スキルには、大きく分けて「技術的なスキル」と「対人関係におけるスキル」があります。

1. 技術的なスキル
   業務上の遂行上で必要とされる知識や技術・能力
   （例：事務処理能力・情報処理能力・分析能力・IT知識・パソコン技能など）
2. 対人関係におけるスキル
   良好な対人関係を築くために必要な能力
   （例：コミュニケーション能力・プレゼンテーション能力・リーダーシップなど）

目標管理

目標管理は、業務またはキャリアステップに沿って目標を立て、そのゴールに向かって個々の人材に対して教育・研修などを実施します。そして、それぞれの目標に対する実績や達成度を客観的に評価・管理する機能です。

これまでは、社員個人が設定する目標管理はあいまいで、目標の高さもまちまちでした。また、実績把握も個人ごとにExcelなどを使って手作業で行われ、全社的に見ると一貫性がありませんでした。

一方、タレントマネジメントにおける目標管理は、個人や部署単位の目標設定・管理が可能になります。さらに、目標達成の実績の把握や評価の集計ができる効果があります。全社的な観点からは、部署ごとの目標の高さの調整や企業戦略に結び付く目標設定が可能です。

人材情報データベース構築・管理

人材データベースとは、従業員に関するデータを有効活用するため、従業員に関するあらゆるデータを集約・可視化したデータベースを指します。従業員の基本情報に加えて、職歴や人事評価やスキル、採用時の適性検査など、さまざまな情報を幅広く集積したものです。

人材データベースの活用により、従業員各自の情報を元に、戦略的な育成プランの策定や適材適所への人材配置を行う効果があります。また、人員不足の部署や逆に多い部署の人員構成が把握でき、人員の再配置や採用活動にも繋がる情報として活用できます。

組織図作成・人材配置

タレントマネジメントにおける組織図作成機能は、組織の状態を可視化し、従業員の適正配置をサポートする効果があります。また、適格な人材配置のために、各部門の社員の職位やスキル・勤務状況などの情報と連動しグラフ表示などで可視化する機能もあります。

さらに、従業員の配置の効率化や質の向上を最適化する機能もあり、最近ではAI（人工知能）を利用して人材の最適配置を支援するシステムもあります。

後継者管理

企業の将来を担う、後継者の人材の選抜・育成は、タレントマネジメントの中でも重要な機能となっています。特に、次世代人材の選抜・育成や、キーポジションの後継者計画は企業の大きな経営課題となります。

タレントマネジメントシステムにおける後継者管理では、人事部門によって全社的な基準やルールを明確に設定し、さらに、ラインの部門長による後継者候補の仕事への実績や評価を反映することにより、公正で的確な後継者育成が可能となるとされています。

データ分析・レポート作成

タレントマネジメントシステムでは、社員情報に関わる多くのデータが集約され一元管理されています。さらに、システムを有効活用するために、これらのデータの分析が必要となります。

分析の例としては、過去の退職者のデータから退職につながる傾向を分析し、動向を導き出すことで、離職する前兆がみられる従業員の早期発見や適格なフォローを行うなど改善に繋がる効果があります。

また、分析結果はレポートなどでグラフやチャートにして可視化し、関連部門で共有することが可能です。その結果、適格な人材配置や異動、将来的な人材の予測なども期待できます。さらに、将来的な人材育成や採用活動、人事戦略の計画立案の局面でも役立ちます。

アンケート・サーベイ機能

昨今の業務の複雑性やスキルの多様性が求められる環境の中で、従業員の健全な心身の維持・管理が企業の重要課題となり、さらに、将来への発展にもつながります。そのためには、システムに搭載されているアンケートやサーベイツール機能を活用すると効果的です。

従業員の現状満足度アンケートや上司・部下間の満足度サーベイ、新型感染症などへの体調管理サーベイなどを適宜行うことで、従業員の置かれている状況をタイムリーに把握できます。そして、部門やグループ単位での早期の対策などの立案や実施に効果があります。

タレントマネジメントシステムのメリット

ここからは、タレントマネジメントシステムの導入後に期待される4つのメリットについて解説します。

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人材配置の最適化

人材を配置する場合には、社員のスキルを見極めて配置し、その結果、実際にそのスキルが発揮できているのか、さらにスキルが向上しているのかなどを考慮して、効果的な人材配置が行われているかを見極めることが重要になります。

タレントマネジメントシステムの採用により、各社員のスキルや能力などの多数のデータが登録され一元管理されます。そして人材配置の際には、これらのデータに基づき、総合的な判断により最適な人材配置が行われるようになります。

計画的な人材育成

企業の中・長期のビジョンの目標達成のためには、人材育成や成長が強く求められます。各社員の持っているスキルや強み・弱点をベースにして長期的視野から育成や教育を行うとより効果的です。また、高いスキルや能力・ノウハウを持つ将来を担う人材育成も可能です。

タレントマネジメントシステムの導入により、各社員の能力や資質・適性、保有している資格、心身の状況などのデータを管理・分析することにより、根拠に基づき将来を見越した適格で計画的な人材育成に役立ちます。

従業員のモチベーション向上・離職防止

不適格な人材配置が行われた場合、組織の業務効率が悪化し、ケースによってはその組織の社員の離職につながる可能性もあります。そのため適格な人材配置は企業が発展する上でも、非常に重要なファクターです。

タレントマネジメントシステムにより人材配置が最適化されると、従業員がやる気を起こし、やりがいを感じながら業務を遂行できるため、モチベーション向上や離職防止にもなります。

社内の人材発掘

企業の発展には、社内で埋もれている優秀な人材を発掘し、持つスキルを充分に発揮できる人材配置が重要です。多くの企業では、優秀な人材を社外から採用する傾向が強いですが、社内で優秀な人材を見つけ出すことは社員のモラルの面や採用コストの削減にもなります。

タレントマネジメントシステムの活用により、各社員の持っている能力やスキル・経験などを網羅的にデータとして一元管理することにより、これまで埋もれて、活かしきれていなかったスキルを発見し活かせるため、内部の人材発掘の面でも効果的です。

タレントマネジメントシステムのデメリット

社員のスキルや能力を一元管理し、適材適所の人材配置に有効なタレントマネジメントシステムですが、導入前に把握しておくべきデメリットや注意点について説明します。

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導入目的を明確にしないと活用しにくい

タレントマネジメントシステムを目的や効果が不明確な状態で導入し、社内でデータを収集し登録しても、システムが持つ多機能を使いこなせず、システムの稼働が頓挫してしまいます。また、システム導入の無駄なコストも発生することになります。

このデメリットを回避するためには、同業の企業が既に実施している事例を把握し確認することや、システムを供給・販売している会社のデモンストレーションと共に効果や意義を充分に把握することにより、一層具体的なイメージが湧き、導入する成果に繋がります。

従業員の理解を得る必要がある

タレントマネジメントでは、従業員の個人の能力や職歴・教育などのデータを定期的に回収することになり、現場の従業員の負担にもなりデメリットとなってしまいます。さらに実施のイメージが湧かないと、従業員が自発的に情報を提供しないことにもなります。

このような状況を回避するために、システム導入の意義や効果などを充分説明し、社内のコンセンサスを得て、理解を求めることが重要です。また、情報を現場から容易に吸い上げる仕組み作りも必要となります。

タレントマネジメントシステムの選び方・比較ポイント

タレントマネジメントシステムと一言でいっても、市場には多種多様なシステムが開発・提供されています。ここからは、システムの選び方として、7つの比較ポイントを解説します。

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導入目的を明確にしておく

タレントマネジメントシステムを導入し稼働する主な目的は、企業の経営目標を達成させるための戦略的な適材適所の配置や、社員各自のスキルや能力を向上させ発揮させるための育成や人事戦略の実行です。

そのため、導入に先立ち会社における導入の目的を明確にして、全社的な理解を求め、自社に合った機能を持つシステムの選択・導入が重要になります。

自社に合った提供形態か確認

タレントマネジメントシステムは、それぞれが持つ機能や提供形態が違っているため、自社に合ったシステムの選択・導入が重要です。そのため、自社が抱える問題を解決し、目的を達成できる形態のシステムかどうかの確認も必要です。

システムの提供形態として、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つがあります。各形態で下記のようなメリット・デメリットがあるため、それを考慮して自社に最適な形態を選んでください。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由でシステムを提供するメーカーが構築したサービスにアクセスし、利用する形態です。メリットとしては自社でサーバは不要となります。また、導入が短期間で完了し、導入コストを抑えられます。

さらに、システムの運用や保守は提供メーカー側で行うため、自社でのバージョンアップやメンテナンスは不要となり、常に最新のバージョンを使用できる点も、メリットになります。また、社外からマルチデバイスでのアクセスが可能で、ファイルの共有なども容易です。

デメリットとしては、月額など定期的な費用が発生することや、システムを提供する側のサーバーダウンや定期的なメンテナンスの期間は使用ができないなどの影響を受けることです。また、セキュリティ対策は提供企業に依存することになります。

その他に、インターネット接続ができる環境が必要となり、たくさんの人が利用するためアクセスが集中すると処理パフォーマンスが落ちる可能性もあります。また、カスタマイズの範囲なども限定されます。

メリット	デメリット
自社のサーバは不要なので導入コストが抑えられる	月額など定期コストがかかる
導入が短期間で済む	提供メーカーのダウンやメンテナンスなどの影響を受ける
自社での構築やメンテナンス不要	セキュリティ対策は提供メーカーに依存する
最新バージョンが利用できる	処理パフォーマンスが落ちる可能性がある
社外からマルチアクセスが可能	カスタマイズの範囲は限定される

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバにシステムをインストールして利用する形態です。メリットとしては、定期コストが発生しない点やシステムの拡張性が高く、独自の要求にも柔軟に対応できる点です。

また、セキュリティ面も強固で、さらに端末からの応答時間が早いなど高い処理効率も期待できます。デメリットとしては、初期コストが高額になり、導入・構築に時間がかかる点です。また、自社で保守をする必要があり、そのための要員確保や運用の手間がかかります。

メリット	デメリット
月額など定期コストは発生しない	初期費用が高額となる
拡張性が高く、機能追加などに柔軟に対応できる	導入・構築の手間がかかる
セキュリティ面が強固	メンテナンスの要員が必要
端末への早い応答時間など高いパフォーマンスが期待できる	運用コストがかかる

自社に必要な機能を確認

タレントマネジメントシステムのソフトには、タレントマネジメントに特化したソフトや、外部ツールと連動しているソフト、人事システムの一部となっているタイプのものまで幅広く提供されています。

これらのソフトの中から、最適な商品を選ぶ際には、自社にはどのような課題が存在し、どの課題を解決するために導入するのか、そしてその課題の解決にどのような機能が必要となるのかを、事前に明確にして絞り込んでおくことが重要になります。

その結果、全システムの一部の機能しか使わない状況が発生したり、システム全体を使わず持て余してしまうなどの事態を防ぐことができ、無駄なコストの発生を防げます。

他のシステムと連携できるか確認

タレントマネジメントでは、常にデータの更新が行われ、最新の情報を一元管理することが重要になります。そのため、既存の人事関連システムや基幹システムとの連携がスムースに行われることも強く求められる機能となります。

また、システム導入後に組織変更や外部環境が変化することも充分考えられるため、項目の変更や機能追加などの仕様変更に柔軟に対応できるシステムを選ぶことが大事になります。

操作の使い勝手を確認

タレントマネジメントシステムは、日常的に関連部署のエンドユーザーからアクセスされるため、操作が簡単で使いやすい点も重要になります。特に、実際に操作をする経営層や人事スタッフなどが操作しやすく、使い勝手が良いシステムを選ぶことがポイントです。

コストを確認

システムの導入にあたっては、コストを考慮した費用対効果の見極めが重要です。データの登録人数や求める機能の数によってシステムの費用が異なるため、自社の規模や予算に見合ったシステム・機能を選び、費用対効果を最大限に生かすことがポイントになります。

サポート体制・セキュリティ対策を確認

導入したシステムのトラブル時のサポートや質問事項への対処、サポート時間帯など、サポート体制も確認しておきたいポイントです。さらに、導入時や導入後の運用や分析に対するサポートが充実していることも重要です。

　

また、従業員のスキルなど重要な個人情報や機密情報が登録されているため、システムへの不正なアクセスを阻止する頑強なセキュリティが必要です。さらに、情報が外部へ簡単に流出できないなど、強固なセキュリティ機能を持つシステムの導入が重要になります。

まとめ

タレントマネジメントシステムは、人材情報の一元管理を行い、戦略的に人材の配置や能力開発を行う人事マネジメントシステムです。また、従業員の持つ資質や実績などを総合的に管理することで、能力開発などの育成も効率的に行えるようになります。

システムの導入に際しては、自社の目的に合った機能を持つソフトを選ぶことが重要な点や、タレントマネジメントシステムのメリットやデメリット、選び方などについて解説しました。

今後のタレントマネジメントシステムの採用・導入を検討する際に、本記事を参考にされて、より効果的な導入や運用を実現し、会社の事業発展につなげてください。