人材派遣管理システムとは｜機能やメリット・デメリットを解説

人材派遣業では扱うデータが膨大にありますが、人材派遣管理システムを導入することで、人材派遣業に関わる情報を一元管理でき、業務が効率化します。本記事では、人材派遣管理システムの特徴や主な機能、メリットデメリットの他、選び方・導入する際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. 人材派遣管理システムとは
2. 人材派遣管理システムの種類
3. 人材派遣管理システムの主な機能・できること
4. 人材派遣管理システムのメリット
5. 人材派遣管理システムのデメリット
6. 人材派遣管理システムの選び方
7. 人材派遣管理システムを比較する際のポイント
8. まとめ

人材派遣管理システムとは

人材派遣管理システムとは、人材派遣業に関わる業務を管理・サポートするシステムです。派遣社員は派遣先と直接的な雇用関係にあるわけではないため、人材の管理方法が特殊で複雑になりがちです。登録者数が増えると、基幹システムのみでは管理が追いつきません。

人材派遣管理システムでは、主に派遣登録している自社のスタッフの基本情報や勤怠管理のデータをシステム上で一括管理できます。企業とスタッフのマッチングや給与計算の自動化など、担当する従業員の負担となる作業を簡略化することが可能です。

人材派遣業務が抱える課題を解決する手段として、人材派遣管理システムは注目されています。

人材派遣管理システムの種類

人材派遣システムの種類は重視する機能によって3つのタイプに分かれています。ここでは、人材派遣管理システムの種類について解説します。

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マッチングを重視したタイプ

マッチング重視のタイプは、登録スタッフの情報を一元管理でき、企業とのマッチングの精度を上げられる特徴があります。スタッフの稼働状況を含めたリアルタイムなデータをもとに採用条件などで絞り込みを行い、適切なスタッフを派遣できます。

中には、マッチング率の高いスタッフにメッセージを送る機能が備わったシステムもあります。マッチングの際に自社の従業員が連絡をするという作業が不要であるため、正確なマッチングができる上に業務効率の向上が可能です。

営業活動を重視したタイプ

営業活動重視のシステムは派遣先企業の情報を管理し、営業活動に活用できる機能が備わっています。企業ごとに契約内容や人材に求める条件、給与形態などが異なり、複雑化するところをシステム上で一括管理が可能です。

また、案件の受注からマッチングして派遣が決定するまでの流れを、企業ごとに可視化できます。可視化したデータは、営業業務の改善や戦略に役立てることができるでしょう。

効率・連携を重視したタイプ

効率や連携を重視したタイプでは、既存システムや相乗効果を生み出すシステムとの連携に長けています。例えば、勤怠管理システムや給与管理システムとの連携で、スタッフによって変動する勤務時間や給与を確実に管理することが可能です。

派遣先企業とのやり取りが発生する作業をシステム上で処理できることで、作業効率の向上や人為的なミスの防止につながります。

人材派遣管理システムの主な機能・できること

人材派遣管理システムには、複雑になりがちな派遣業務をシステム上で管理できる機能が搭載されています。ここでは、人材派遣管理システムの主な機能やできることを解説します。

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スタッフの情報管理機能

スタッフの基本情報やスキルに始まり、勤怠データや給与、派遣先のデータを一括で管理できます。スタッフにより個々で異なる情報をシステム上で正確に管理することにより、給与計算のミス防止やマッチングの精度を上げることが可能です。

契約情報の管理機能

派遣先企業の契約情報を管理する機能で、派遣先ごとに必要な対応を把握してミスや漏れを防ぐことが可能です。契約書の内容には、派遣するスタッフの人数や日時・場所・条件などの取り決めがあるため、適切に管理することで確実な対応ができます。

また、派遣先企業に対する契約書や請求書の作成・管理もシステム上で行うことが可能です。登録スタッフの勤怠情報をまとめて処理できるため請求ミスもなく、派遣先企業との良好関係を築きやすくなります。

作成したデータはシステム上で管理できるため、書類整理などの手間を省くことが可能です。

マッチング機能

マッチング機能は、派遣先企業に合う登録スタッフを探し出して提案する機能です。派遣先企業とスタッフ間の希望条件の相性を踏まえて、システム上で管理されているデータをもとに、正確なマッチング先を探し出せます。

派遣先とスタッフの情報や条件を入力するだけで自動的にマッチングできる機能では、従業員が手作業で探す必要がないため、業務の効率化やミスマッチの防止につなげることができます。

求人管理・応募管理機能

求人管理機能は、派遣先から受注した求人を管理する機能です。派遣管理システムで求人管理を行うことにより、求人情報の一元管理や、複数の求人媒体を連携させて入力の手間を省いた、効率的な求人掲載が可能になります。

一方、応募管理機能は、掲載した求人への応募者を自動で受付して管理する機能です。応募状況や応募者それぞれの選考プロセスを一元的に管理できるため、選考の効率化や連絡漏れの防止、社内での情報共有に役立ちます。

人材派遣管理システムのメリット

人材派遣管理システムでは、派遣業務のサポートを受けることで様々なメリットを得ることができます。ここでは、人材派遣管理システムのメリットを紹介します。

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管理業務の効率化

人材派遣管理システムでは、管理業務を効率化できることがメリットとして大きいです。多くの情報をシステム上で一括管理したり、既存の業務を自動化できたりなど従業員の作業負担を減らすことができます。

例えば、従来運用されることの多かったExcelなどの表計算ソフトにより作成していた管理表は、システムの導入により自動化されます。登録スタッフや派遣先企業が増えるほど多くの情報を扱うため、人為的な作業は煩雑になり、ミスや漏れの発生につながりがちです。

作業負担の大きい業務を自動化できることで、業務の効率化だけでなく正確性のある業務の遂行にもつながります。また、作業が減ることにより登録スタッフや派遣先企業とのコミュニケーションを深めるなど、他の業務に時間を作ることもできるでしょう。

給与管理の効率化

人材派遣管理システムは、派遣スタッフの給与管理を効率化できるメリットがあります。勤怠データと紐づけて一元管理することで、正確な給与を支払うことが可能です。また、支払を自動化して作業の簡略化も行えます。

派遣先企業によって勤務時間や支払う金額が異なるため、従業員の管理では限度があり、派遣スタッフが増えるほど作業は複雑化します。そのため、手動での給与管理や計算はミスが発生しやすいと言えるでしょう。

給与管理が効率化することでも、管理業務の負担を減らしてミスを防ぎ、生産性を上げることができます。

マッチング精度の向上

人材派遣管理システムでは、マッチング精度を向上させられるメリットがあります。登録スタッフの履歴書や職務履歴書などの必要な情報を一括管理でき、正確な情報がわかるためです。別々の求人媒体で応募したスタッフの情報も、自動で管理されます。

システム上には勤務地やスキル、給与形態などの希望条件から登録スタッフを検索できる機能や、希望条件を入力することでマッチングできる機能があります。登録スタッフが派遣先企業を探すことも可能です。

マッチング精度が上がることで、双方が高い満足度を感じることにつながるでしょう。

セキュリティ面の向上

人材派遣管理システムでは、セキュリティ面を強化できるメリットがあります。個人情報の暗号化や、認証されたユーザーのみに閲覧・管理する権限を与えられるためです。

派遣業務ではスタッフや派遣先企業の情報を多く扱うため、安全に管理されなければなりません。書類など紙媒体での情報管理は、スタッフのミスなどによる個人情報の紛失や流出につながることもあります。

自社の信頼にも関わるため、セキュリティに関しては適切な処置を取らなければなりません。セキュリティ面にも強みのある人材派遣管理システムは、情報漏洩のリスクを低減できることもポイントが高いです。

人材派遣管理システムのデメリット

人材派遣管理システムの導入には、コストがかかることが大きなデメリットです。システムを運用するには、初期費用やランニングコストなどが必要となります。会社規模やスタッフの登録数によっては、必要のない場合もあるでしょう。

例えば、管理に負担や不便を感じない程度のスタッフ数や担当の従業員人数であれば、大きな効果は得にくいと言えます。移行のための費用や作業負担なども考えると、現行のやり方が適切な場合もあるかもしれません。

自社の分析や予算など多角的に調査した上で、慎重に導入を検討することが求められます。

人材派遣管理システムの選び方

人材派遣管理システムは製品によって機能が異なるため、適切なものを選ぶことが大切です。ここでは、人材派遣管理システムの選び方について解説します。

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導入の目的を明確にする

派遣管理システムを導入する際は、目的を明確にすることが必要不可欠です。自社のニーズや目的により必要とする機能は異なり、適切な製品も異なります。不要な機能が多かったり期待していた機能がなかったりする場合、コストの無駄になる可能性も否定できません。

目的を明確にするためには、自社の課題を洗い出す必要があります。管理する現場でどのような声が挙がっているか、登録スタッフや派遣先企業が不満に感じていることは何かなどに着目すると、改善点が見えてくるでしょう。

自社が解決すべき課題を明らかにして、改善に活用できる機能を選ぶことが大切です。

自社の目的にあった機能か確認する

導入を検討しているシステムが、自社の目的に合ったものであるかの確認は必要不可欠です。本来の目的に沿わない機能を搭載したシステムでは、思うような効果を得られない可能性があります。

例えば、企業とスタッフのマッチングを自動化して業務効率を上げたいという目的の場合、多機能なシステムを導入しても使いこなせず、思うような効果を得られない可能性が高いです。ニーズを満たすシステムが多機能である場合を除き、不適切と言えます。

派遣管理システムの効果を十分に得るためには、自社の目的に特化したシステムを選ぶことが大切です。

使いやすいか確認する

派遣管理システムは使いやすさも重要なポイントです。操作のしやすさは、業務効率や担当者の負担にも直結します。高機能なシステムを選んでも操作に時間がかかる場合、業務効率が低下する可能性があります。

Excelやスプレッドシートのように手動で管理してきた場合、新しいシステムに移行して慣れるまでには時間がかかります。複雑な操作を必要とせず、従業員が使いやすいと感じるシステムを導入することが必要です。

コストを確認する

派遣管理システムの導入には費用がかかるため、コストをあらかじめ確認しておく必要があります。初期費用や月額料金、メンテナンス費用などが発生するため、費用対効果を見極めて導入しましょう。

クラウド版では初期費用が無料ですが月額などのサービス料金がかかり、パッケージ版ではユーザーの人数に応じてまとまった初期費用や年単位などのライセンス費用、機能を追加する際の費用が必要となります。

自社の予算と必要な機能に見合わないシステムの導入を避けるため、コストの見極めは重要です。

カスタマイズの柔軟性を確認する

派遣管理システムを選定する際は、カスタマイズの柔軟性を確認しておくことも重要です。派遣管理の項目や方法は派遣会社によって異なるため、自社の業務を柔軟にカバーできるシステムを選定する必要があります。

もし、現状の業務内容が標準機能のみでカバーできている場合でも、新規顧客からの要望や業務プロセスの変化に応じて、カスタマイズが必要になる可能性も考えられます。そのため、将来的な使いやすさも想定してシステム選びを行いましょう。

人材派遣管理システムを比較する際のポイント

適切な人材派遣管理システムを選ぶためには、様々な製品を比較して決めることが大切です。ここでは、人材派遣管理システムを比較する際のポイントを解説します。

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クラウド版かパッケージ版か

人材派遣管理システムには、インターネット上のサーバーを利用するクラウド型と、社内にインストールするタイプのパッケージ型があります。

クラウド型はインターネットを通じて利用するため、初期費用や導入の手間がかからず、外部からもアクセスできることがメリットです。メンテナンスなどもベンダーが行うため、専門知識も必要ありません。ただ、運用に関するカスタマイズ性が低いという懸念点があります。

パッケージ版はサーバーマシンが必要ですが、運用管理が自身で行えるメリットがあります。ただ、管理やメンテナンスを自身で行う必要があり、知識や手間を必要とする点がデメリットです。外部からのアクセスにもVPNを必要とするため、コストがかかります。

既存システムと連携できるか

自社の既存システムと連携できるかどうかも、比較する際の大切なポイントです。給与計算システムや勤怠管理システムは、人材派遣管理システムと連携することで、管理されているデータを活用できます。

既存システムとの相性や対応した製品であるかを見極めた上で導入しましょう。

まとめ

人材派遣管理システムは、人材派遣に関連する業務の管理をサポートするシステムです。事業規模が大きくなるほど複雑化する管理業務や事務作業を、システム上で自動化することで、業務の効率化や作業の正確性につなげることができます。

人材派遣管理システムは、マッチング精度の向上やスタッフの情報、給与管理を効率的且つ正確に行えるため、生産性の向上に効果的です。一方、コストがかかるため導入する際には慎重にサービスを検討しなければなりません。

この記事を参考に導入目的に合った機能や使いやすさ、費用対効果などに着目し、自社の業務を改善できるシステムを選びましょう。