受発注管理システムとは？主な機能とメリット・デメリットを徹底解説

受発注管理システムとは、受注システムと発注システムの機能を併せ持ったもので、受発注に関する一連の業務・管理をデジタルで行えるシステムです。本記事では、受発注管理システムの主な機能一覧とメリット・デメリット、導入が推奨される企業や選び方についても解説します。

目次

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1. 受発注管理システムとは
2. 受発注管理システムのメリット
3. 受発注管理システムのデメリット
4. 受発注管理システムの主な機能一覧
5. 受発注管理システムの導入がおすすめな企業
6. 受発注管理システムを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

受発注管理システムとは

受発注管理システムは、受注と発注処理の両方の機能を持つシステムで、受発注における一連の業務を電子化します。近年のEC(Electronic Commerce)などの需要の高まりとともに注目されており、業務効率化を目指して導入を検討する企業も増加傾向にあります。

業務の処理としては、取引先からの受注やサプライヤーへの発注、入庫・在庫管理、出荷、納品、請求まで商品とお金の流れを一元管理できる、極めて多機能なシステムです。受注管理側と発注管理側には、それぞれ以下のような機能が備わっています。

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受注管理側の機能

受注管理側では、顧客からの注文をシステムによって自動的に受け付け、正確な情報を即座に反映します。これにより、受注情報の手動での入力・転記などが不要となります。納品書・受領書のデータから請求書の作成・発行まで自動化できます。

出荷管理も行うことができ、納期に合わせた出荷指示など、指定の商品を確実に出荷するのに役立ちます。

また、顧客の注文履歴や連絡先情報を記録・登録でき、過去の取引内容をシステム上で一元管理することができます。受注数や受注額などのデータを収集して分析・レポート作成をしてくれるのも機能の1つです。

発注管理側の機能

発注管理側は、システム上で商品の発注を行えます。在庫管理ができる機能もあるため、適正な在庫管理が可能となります。

中には、在庫が一定のレベル以下になった時や、需要予測に基づいて、自動的に発注が行われる自動発注処理機能が備わったシステムもあります。これにより、在庫切れを防ぎながら、効率的な資材や商品の調達などを行うことが可能となります。

また、受注側と同様に今までの取引履歴を記録・分析することもできるため、リソースの最適化とコスト削減を促進し、より戦略的な調達計画が策定できるようになります。

受発注管理システムのメリット

受発注管理システムを導入することには、多くのメリットがあります。システムでの管理に移行することにより、Excel（エクセル）などで管理するよりも、業務プロセスの効率化やヒューマンエラーの軽減といった効果が得られます。

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業務負荷とミスを削減できる

受発注管理システムにより、受注・発注のプロセスが自動化されます。システムが受注・発注業務を高速かつ正確に処理することで、従業員は手作業による煩雑なタスクを行う必要がなくなり、従業員の業務負荷が軽減されます。

また、手作業などによるデータ入力は、人的エラーが発生するリスクがあります。その点、受発注管理システムでは、あらかじめ設定されたルールに基づいてデータの入力処理を自動的に行うため、人的ミスやエラーが大幅に低減されます。

業務の属人化が防げる

受発注管理システムは、特定の担当者に業務が依存する「属人化」を防ぐ効果があります。従来の手作業による受発注処理では、特定のスタッフが今までの経験などを基に重要な情報を保持・管理することで、業務全体が属人化する傾向がありました。

受発注管理システムを利用すれば、業務が自動化される割合も大きくなり、受発注処理の情報が可視化・共有されるため、個人の能力や都合に左右されずに業務を遂行することができます。

ペーパーレス化が進む

受発注管理システムは、注文書や発注書をデジタル化して処理します。そのため、従来の紙面による管理からペーパーレスの環境に切り替えることができ、書類のデジタル化が進みます。これにより、環境に配慮した経営が行え、企業全体のコスト削減にもつながります。

システムによってデジタル化されたデータは、コンピュータやサーバーに記録・保存されます。つまり、紙の注文書や発注書を保管するためのファイリング作業や、専用の保管スペースが不要になります。そして、データの検索やコピーも容易となります。

さらに、紙の文書は紛失や破損のリスクがありますが、デジタル化されたデータは暗号化されたりバックアップを取ったりするため、情報の安全性やセキュリティ面が強化されます。システムが的確に管理することにより、機密性の高い情報も安全に保護されます。

注文状況をリアルタイムで把握できる

受発注管理システムは、注文情報をリアルタイムでデータベース上に反映します。そのため、顧客が新しい注文を行ったり、既存の注文を変更したりすると、その情報がシステムに即座に登録・反映されます。これにより、最新の注文情報を把握できるようになります。

リアルタイムな注文情報は、在庫管理や生産計画に活用できます。在庫状況や生産予定と注文情報を連携すると、需要と供給のバランスが最適化され、過剰在庫や品切れを最小限に抑えることができる点がメリットです。

必要な情報がいつでも入手可能となり、受発注業務に対する意思決定が迅速化されるとともに、今後の経営を考えるうえで重要となる業績指標の選定・設定も効果的に行うことができます。

対応の迅速化が図れる

受発注管理システムは、クラウド上で受発注のやり取りを行うためのシステムです。最も一般的な方法はWeb発注で、発注側は受注側の都合を考慮せずにいつでもどこでも発注ができるようになります。急に発注が必要になった場合も、対応しやすいです。

受注側も、発注側、つまり顧客ごとのリアルタイムな注文情報に基づいて、受注側は顧客の要望に迅速かつ正確に対応できます。注文内容の確認メールなどを自動で送信できるシステムもあり、便利です。

顧客のニーズが把握しやすくなることもメリットで、注文のキャンセル理由や新たな商品を選んだ理由など、顧客ニーズの変化に合わせて的確な提案をすることができるようになります。

受発注管理システムのデメリット

受発注管理システムにはデメリットもありますが、事前に知っておくことで、的確にシステムを利用することができます。ここでは、導入には取引先の同意が必要なことや、システムの定着までに時間がかかることについて解説します。

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導入には取引先の同意が必要

受発注管理システムは通常、受注側と発注側の両者で利用します。そのため、システムの導入により、取引先に発注方法の変更などを申請する場合があります。しかし、取引先の中には、既存の処理に慣れており、新システムへの変更に対して抵抗感を持つ場合があります。

特に、取引先の企業が小規模な場合や、伝統的な手法を重視する企業の場合には、システム導入に対しての抵抗感が大きく、コスト面でも懸念する可能性があります。

そこで、システムの導入を検討する際には、導入前に取引先に対してシステム導入の意思を伝える必要があります。相手側に意思を伝えず、同意を得ないまま一方的に受発注システムを導入すると、急に取引が行えなくなり、今までの良好な関係が保てなくなります。

また、取引先も同時にシステムを変更する場合、取引先に手間や迷惑をかけるだけでなく、自社の動きに合わせてインターネット環境の整備などを依頼する場合もあります。よって、事前にシステム導入の同意を得ることは必須事項となります。

システムの定着までに時間がかかる

受発注管理システムは、従来の手作業や既存システムとは異なるインターフェース・操作を必要とする場合がほとんどです。そのため、従業員に対して勉強会を行い、新しいシステムを理解するための内容説明や、効果的な操作のためのトレーニングが必要になります。

また、新システムの変更点や操作などを記述したマニュアルを作成する必要もあり、導入してから実際の稼働までに、手間やコストがかかる点がデメリットになります。さらに、操作トレーニングなどに時間がとられ、一時的に業務の効率が低下する可能性もあります。

取引先との話し合いと併せてこういった点も考慮して、導入前にしっかりとした計画を立てておくことが重要となります。

導入コスト・運用コストがかかる

受発注管理システムを用いて受発注業務をシステム化することでコスト削減効果も見込めますが、それと同時にシステムを導入・運用するためのコストが新たに発生します。初期費用と月額費用が主な負担になるでしょう。

システムやプランによって具体的な金額は異なりますが、初期費用は数万円から数十万円、月額費用は数万円程度のことが多いようです。

特に初期費用は大きな投資になる場合もあるため、費用対効果の面から考えると始めはマイナスになるかもしれません。コスト的な導入効果が出始めるのはシステムの運用が軌道に乗り始めてからなので、中長期的な視点を持つことが大切です。

受発注管理システムの主な機能一覧

受発注管理システムには、さまざまな機能があります。ここで、その主な機能について改めて詳しく見ていきましょう。マルチチャネル機能や在庫の反映、出荷・請求管理、メールの自動返信、ログイン方法、他システムとの連携など、7つの機能について解説します。

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マルチチャネル機能

受発注管理システムのマルチチャネル機能は、異なるチャネルを通じて発生した受注を一元管理する機能です。

チャネルは売手と買手の接点を指し、企業が商品やサービスを複数の販売元・窓口で提供している場合、さまざまなマルチ（複数）チャネルを通して受注が行われます。

BtoB、BtoCといった事業の形態や、商材によっても異なりますが、販売チャネルにては以下のようなものがあります。

1. 店頭
2. 訪問営業
3. Web、ECサイト
4. ダイレクトメール
5. SNS
6. 電話注文
7. FAX
8. モバイルアプリ

複数のチャネルを持っている場合、受発注管理システムでそれらを統合的に管理するために、マルチチャネル受発注管理機能を活用できます。

在庫の反映機能

受発注管理システムにおける在庫の反映機能は、企業が保有している商品の在庫情報を、リアルタイムでシステムに反映させる機能です。この機能により、在庫の正確な情報を常に把握できるため、受注処理を効率化し、適正な在庫管理が実現できます。

受発注管理システムでは、商品・製品の在庫数の増減、商品の追加・削除などがあった場合に、それらの情報が自動的に反映されます。それにより、在庫状況や売れ筋商品の把握など、企業戦略に必要な情報を常にリアルタイムで得ることができます。

さらに、発注処理との連携により、在庫数の誤差や在庫切れを防止し、注文のキャンセルや設定した納期の遅れを回避することができます。その結果、利用者に安心感を与え、顧客満足度の向上にもつながります。

出荷管理機能

受発注管理システムの出荷管理機能は、受注処理が完了した商品や製品を顧客に配送する際、そのプロセスを効率的に管理する機能です。この機能により、顧客の入力した配送情報を正確に反映し、適切な配送手段を選択して出荷をすることができます。

システムは受注情報を元に、出荷指示書や伝票などを自動的に作成します。指示書には、出荷する商品の種類・数量・配送先・発送元・配送方法などの情報が含まれます。そして、出荷する商品の在庫を確保し、受注商品の在庫数を管理します。

また、出荷指示書を基に、出荷スケジュールを作成・管理します。出荷の優先順位や納期に応じて、適切な出荷日を設定します。配送業者との連携により、商品の発送・配送状況を把握することが可能となり、出荷された商品の配送状況もリアルタイムで追跡できます。

請求管理機能

受発注管理システムは、受注情報を元に、必要に応じて請求書を自動的に作成し、商品やサービスの詳細、価格、数量、支払い条件などを記載した請求書を顧客に送付します。請求書には支払い期限や支払い方法、割引条件などの項目も含まれます。

請求書は、電子メールや郵送などの方法で顧客に送付され、システムは請求書の送付状況や配信履歴を記録します。顧客からの支払い情報をシステムに入力し、入金の確認・追跡処理を行い、未払いや遅延が発生した支払いに対しても、適切な対応を行います。

請求管理機能により、請求書の作成や送付が自動化されるため、人的ミスが減り、請求処理が効率的に行える点がメリットになります。また、正確な請求管理により、金銭的なトラブルを回避することができ、顧客との信頼関係の構築にも寄与します。

メールの自動返信機能

受発注管理システムのメールの自動返信機能は、顧客からの注文や問い合わせなどを受信した際に、自動的に注文内容や回答などをメールで送信する機能です。例えば、顧客の注文を受け付け完了した際には、自動的に注文の詳細確認メールやお礼メールを送信します。

これらのメールには、注文内容の詳細や受注番号、支払い情報などが含まれます。また、顧客からの問い合わせメールには、問い合わせを受け付けた旨を記載したメールを自動返信します。これには、問い合わせ内容の確認と、その後の対応についての案内が含まれます。

自動返信メールは、システムによって自動的に送信されるため、24時間365日対応が可能となり、休業時間や休業日でも、顧客からの問い合わせを即座に受け付けることができます。

そして、問い合わせ内容に応じて、稼働時間に合わせた対応が可能であるため、自社の業務効率化だけでなく、顧客との円滑なコミュニケーションの実現や顧客満足度向上にも期待できます。

発注者ごとのマイページ作成機能

受発注管理システムには、それぞれの発注者がシステムに個別でアクセスするために、専用のマイページを作成・提供する機能があります。この機能により、各発注者は自身の注文や取引情報にアクセスし、特定の情報・設定に対応した機能を利用することができます。

ログイン画面では、各発注者に個別のアカウントが割り当てられ、発注者は独自のユーザー名とパスワードを使用してログインします。その後、マイページから自身の注文情報や取引履歴を閲覧でき、過去の注文や支払い履歴なども項目を選択して表示・確認できます。

このように、独自のマイページを提供することで、他の発注者情報にアクセスするリスクを低減でき、情報の機密性を保持します。その結果、システムのセキュリティ面を強化することができます。

また、自身の取引情報や注文状況が確認できるため、受注者に対する問い合わせや確認作業を減らすことができ、業務の手間が軽減される点もメリットになります。

他システムとの連携機能

受発注管理システムは、他システムとの連携機能によって、企業内のさまざまなシステムとデータの連携を可能にします。在庫や販売管理、生産管理など、他システムとの連携により、受注データの二重入力や人的な入力ミスによる修正作業が不要になります。

例えば、受発注管理システムが在庫情報を必要とする場合に、在庫管理システムと連携することにより、在庫数や入出庫履歴をリアルタイムで共有できます。また、在庫の更新や自動的な発注業務も行えます。

このように、他システムとの連携により、業務プロセスの自動化が実現され、手作業でのデータ入力や転記を削減し、人的ミスを減らすことができます。

また、各システム間でデータを共有することにより、データの一元化が図られ、データの一貫性や正確性が向上します。

受発注管理システムの導入がおすすめな企業

受発注管理システムは、多数の店舗や取引先がある企業や、納品・請求の回数が多い企業、他の業務に注力したい企業などにおすすめです。それぞれについて、詳しく解説します。

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多数の店舗や取引先がある企業

多数の店舗や取引先を持つ企業では、受注や発注情報が分散してしまい、管理が煩雑になります。それが、受発注管理システムにより、全ての店舗や取引先の注文情報を一元管理することで、リアルタイムに情報を共有でき、企業全体で情報の一貫性を確保できます。

また、このような企業では在庫管理も複雑化しやすいですが、受発注管理システムは在庫の一元管理を可能にするため、在庫数や入出庫履歴がリアルタイムに把握できます。その結果、在庫の過不足を防ぎ、効率的な在庫管理が行えます。

また、多数の店舗や取引先を持つ企業は、膨大な受発注データや在庫情報の管理が難しいです。その大変な管理を、システムの導入によって効率化し、在庫を統合管理することで、顧客サービスの向上、統合的なデータ分析が行え、競争力の向上にもつながります。

受注・発注の回数が多い企業

飲食業や製造業では、日常的に多くの注文や納品が発生します。受発注管理システムは、これらの業務を効率化し、手作業によるヒューマンエラーを減らします。注文の受け付けから請求書発行までの流れを自動化することで、迅速かつ正確な処理を行います。

また、飲食業や製造業では素材や商品の在庫管理が重要になります。これが、受発注管理システムにより、在庫数や入出庫履歴をリアルタイムで把握できるため、あらかじめ決められた適切なタイミングでの発注や、在庫の管理が容易になります。

納品や請求の回数が多い飲食業や製造業は、受発注業務が複雑であり、手作業による処理では限界があります。受発注管理システムの導入により、効率的な業務処理を可能とし、的確な納品・請求によって顧客サービスの向上に期待できます。

他の業務に注力したい企業

人員が限られている中小企業などでは、業務の効率化と省力化が重要です。受発注管理システムは受注・発注関連の業務を自動化できるため、従業員の手作業をなるべく減らし、他の注力すべき業務に時間とリソースを割り当てることができます。

限られた人員のみで、適切な在庫管理を行うのは難しい場合がありますが、受発注管理システムにより、在庫のリアルタイムな管理が可能となります。また、適切なタイミングで受発注・入出庫の処理が行えるため、少ない人員でも過剰在庫・在庫不足が防止できます。

中小企業は、企業継続のために顧客との信頼関係を築くことが重要です。受発注管理システムにより、顧客からの注文や問い合わせにスピーディに対応できるため、顧客への迅速な対応と正確な情報提供を可能とし、顧客満足度を高めて既存顧客を増やすことができます。

受発注管理システムを選ぶ際の比較ポイント

受発注管理システムを選ぶ際の比較ポイントには、さまざまな観点があります。ここからは、主なポイントとして、導入目的に合ったシステムかどうか、取引先企業も導入しやすいか、簡単に操作できるかなどがあります。

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導入目的に合ったシステムか

受発注管理システムは、導入目的に合ったシステムを選ぶことが重要です。企業や組織によって導入目的は異なるため、第一ステップとして自社のニーズを整理して、導入目的を明確にしましょう。

受発注管理において、どのような機能を必要としているのか、属人化などに対する業務の改善をしたいのか、顧客ニーズを把握して売上向上につなげたいのか、企業によって導入目的はさまざまです。

受発注管理システムを選ぶ際には、これらの目的を明確化し、導入後に目的との認識違いを発生させないよう、十分に比較検討しましょう。

トータルコストと予算が見合っているか

システムを比較する際には、コスト面の検討も欠かせません。コストの内訳は、単なる導入費用だけで収まらず、運用コストやカスタマイズなどにかかる費用も考慮する必要があります。

システムの導入に必要な、初期費用や運用コストなどを正確に把握し、トータルコストを参集してから自社の予算内で収まるかを確認しましょう。

また、導入によってどの程度のコスト削減効果が得られるのかを事前に算出しておくことで、費用対効果の高さについても評価できます。

取引先企業も導入しやすいか

受発注管理システムを選ぶ際のポイントとして、取引先が使いやすいシステムであることも重要です。取引先は、従来の方法に慣れ親しんでいる場合があるため、導入するシステムの操作性がよく、直感的な操作が可能なインターフェースを持っていることが大切です。

また、新しいシステムの導入は、慣れるための教育の手間やコストが発生します。そのため、取引先が導入によるメリットなどを充分理解し、認識する必要があります。事前の説明会や講習の際には、この点を含めて、充分納得してもらうことが大切です。

取引先が使いやすい受発注管理システムは、受発注プロセスを円滑に進め、取引先との関係を強化するためにも重要です。顧客のニーズを理解し、使いやすいシステムを導入することで、取引先との信頼関係を築き、受発注プロセスの効率化も促進できます。

簡単に操作できるか

受発注管理システムを選ぶ際のポイントとして、簡単に操作できることが重要です。例えば、ルーティン業務の合間にスムーズに受発注処理が可能になると、従業員の作業にかかる時間と負担を低減することができ、他の業務に集中することができます。

また、受発注システムで時間をかけずに受発注業務ができると、顧客からの注文に対しても迅速な対応ができます。さらに、的確かつスピーディに処理することも可能となり、顧客の信頼度・満足度を高めることもできます。

また、システムによって業務が自動化されることで、人的ミスが軽減されます。手作業によるデータ入力ミスや、書類の紛失などのリスクを低減し、受発注業務の正確性が確保されます。

同じ業界・業種への導入実績があるか

受発注管理システムが、自社と同じ業界や業種の企業に多数導入されている場合、そのシステムには、標準的な業務内容に加えて業務全体が最適化されている可能性が高いです。よって、自社も同一システムの活用で、効率的な受発注管理システムの運用が実現できます。

また、初期から備わっている機能に加えて、業界の特性や要件に適したカスタマイズが行われている可能性も高く、自社の業務にも適していることが考えられます。

このように、自社と同じ業界・業種への導入実績がある受発注管理システムは、同業界の業務に適した特性を持つ場合が多く、効果を見込める判断がしやすいです。

ただし、顧客層が似ていたとしても、実際の商品ごとの売れ行きや、顧客ニーズには違いがあります。自社のニーズを適切に理解し、導入システムの特性と要件をよく比較検討することが大切です。

サポート体制は充実しているか

トラブルの防止や業務品質向上のために、サポート体制の充実性も重視しましょう。特に、専門的な知識を持った従業員がいない場合など、導入や稼動のための操作に自信がない場合は、サポート体制のチェックは非常に重要な部分となります。

システム運用中に、必要なトラブル対応や、問い合わせを行うための電話サポートが提供されているかどうかを確認しましょう。また、電話サポートが無料か有料か、有料の場合は、その料金についても確認しておく必要があります。

なお、メールやチャット、オンラインフォームなどのオンラインサポート体制も確認し、1日の中で利用可能な時間帯や応答可能な時間のチェックも大事です。

サポート体制の充実性は、システムの導入や導入後に安心して運用できるかどうかの重要な要素となるため、事前の充分な確認が必要です。

まとめ

受発注管理システムの活用によって、効率的な業務処理、在庫管理の最適化、顧客満足度の向上などにつながります。さらに、自動化された受発注プロセスにより、人的ミスを減らし、業務の作業効率を高めます。

また、リアルタイムで在庫情報管理をすることにより、在庫切れや過剰発注を防止して、適正在庫による在庫管理を可能とします。しかし、システムの導入には、初期コストや従業員の教育トレーニングなどが必要になり、適切な費用対効果の算出も求められます。

システムの選び方としては、業務ニーズに合った機能、拡張性、セキュリティ、サポート体制などが比較ポイントになります。受発注管理システムを導入する場合には、自社のニーズに合った最適なシステムを選択し、的確に受発注管理業務を効率化しましょう。