会計ソフトの摘要欄の活用例｜摘要欄の必要性や注意点も解説

会計ソフトにある摘要欄は、仕訳内容だけでは分からない取引相手や取引内容を明確にするために必要な項目です。摘要欄はできるだけ空欄にせず、必要な事項を必ず入力するようにしましょう。本記事では、会計ソフトにある摘要欄の必要性や活用例を解説します。

目次

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1. 摘要とは
2. 会計ソフトにある摘要欄の必要性
3. 会計ソフトの摘要欄に記載する内容
4. 会計ソフトの摘要欄の活用例
5. 会計ソフトの摘要欄に入力する際の注意点
6. まとめ

摘要とは

摘要とは、辞書によれば「要点を抜書きすること。その抜書き。」と記されています。読み方は「てきよう」です。

会計においては、摘要は取引の内容をわかりやすくするものを意味します。摘要欄には、勘定科目や金額だけではわからない取引の詳しい情報を書き留めておきます。

似ている言葉として「備考」や「概要」が挙げられます。備考は文章を補足するもの、概要は文章全体を要約してまとめたものです。３つの言葉の意味は非常に似ていますが、取引の記録で使うのは「摘要」です。

会計ソフトにある摘要欄の必要性

会計ソフトには、あらかじめ「摘要」という記入項目があります。まずは、どういった内容を書くべきか分からない方のために、会計ソフトにある摘要欄の必要性について解説します。

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取引内容などを明確にするため

会計帳簿には、記帳と保存の義務があり、日付や勘定科目以外にも取引理由などを明確にする必要性があります。

帳簿作成においては、整然かつ明瞭に取引内容を記入することが求められているため、取引の日付や科目、金額のほか、相手方の名称や取引事由なども示されなければなりません。そのための記入欄が摘要欄です。

軽減税率に対応をするため

会計ソフトの摘要欄は、軽減税率への対応のために記載する必要があります。2019年10月から施行開始した軽減税率制度では、その取引が軽減税率対象品目であることを明確にしなければなりません。

標準税率は10％、軽減税率8％なので、軽減税率の対象の摘要欄に「軽減税率」であることを明らかにします。すべての摘要欄に「軽減税率」と書くのは大変なので、「※軽減税率の対象」などと記載し、それ以降は「※」などと記載すると簡略化できます。

参考：軽減税率制度の概要｜国税庁

税務調査などの外部チェックに対応するため

税務調査などの外部のチェックに対応するためにも、摘要欄に詳しく取引内容などを記載する必要があります。税務調査などで仕訳内容が記載された帳簿の提出を求められた場合、取引内容について分かりやすく記載されているかがチェックポイントです。

そのため、会計を行った本人が後で見返した時に、どのような取引だったのか理解できるように記載しましょう。摘要欄を見ても記帳した本人が取引内容の詳細が把握できない場合、会計管理がずさんだと判断されてしまいます。

帳簿の提出の際に管理に問題があると判断されると、現地調査など隅々まで調査が必要になる可能性もあります。税務調査完了まで時間がかかる場合があるため、できる限り分かりやすく記載しておきましょう。

会計ソフトの摘要欄に記載する内容

摘要欄に記載するべきことは以下の２つです。

1. 取引相手の名前や名称
2. 取引の内容

例えば、新人研修会参加のために大阪から東京間を新幹線で移動した交通費を記録するときの摘要欄の記載例を示します。

日付	借方	貸方	摘要
〇月〇日	交通費：20000	現金：20000	大阪-東京間新幹線代　 新人研修会参加のための移動

会計ソフトの摘要欄の活用例

会計ソフトにある摘要欄は、実際に使ったことがない人にとっては具体的なイメージを描きにくい部分もあるでしょう。ここからは、具体的に通信費・接待交際費・交通費を例にとり、摘要欄の活用例について詳しく解説します。

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通信費

通信費には、固定電話料金・携帯電話料金・プロバイダ料金・切手代などが該当します。幅広い費用が含まれ、勘定科目だけでは内容が分からないため、どのような通信費であるかという詳細を摘要欄に記載する必要があります。

例えば電話料金の場合は、支払先・支払い項目・利用月について摘要欄に記載しましょう。具体的には、「〇〇電話会社　電話料金2023年7月分」などと記載します。

通信費は翌月の後払いになることが多いため、何月分の料金なのか入力しておくと後で見たときに分かりやすいです。

接待交際費

営業目的で取引先と飲食をした場合、接待交際費として計上することができます。しかし、業務目的であることが把握できない場合は、接待交際費として認められない場合があります。

そのため、業務目的であることが把握できるように、摘要欄に取引先名・接待参加人数・名前・お店・目的理由などを入力しましょう。具体的には、「◇◇食堂　〇〇会社との懇親会（参加者：〇〇会社△△部長、当社営業部△△、△△、△△計4名」などと記載します。

接待交際費と認められるには条件が細かく定められているため、領収書などの証憑書類と合わせて保管しておくことが大切です。

交通費

交通費は、タクシー・バス・新幹線・電車代などを計上することができます。それぞれ区間や距離によって料金が異なるため、どこからどこまで利用したのかを把握できるように記載が必要です。また、利用した内容についても、具体的に記載しておきましょう。

例えば新幹線の場合は、上記の例でも示したように「大阪-東京間新幹線代　新人研修会参加のための移動」などを記載しましょう。バスやタクシーなどの場合は、利用した交通機関の名称も記載しておくと良いです。

会計ソフトの摘要欄に入力する際の注意点

会計ソフトの摘要欄に入力する際には気を付けるポイントがいくつかあります。ここからは、摘要欄に入力する際の注意点について解説します。

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摘要欄は空欄にしない

摘要欄の記入は義務ではないため、書かないでおいても良いと考える人もいるかもしれません。しかし、会計ソフトの摘要欄は空欄にしないようにしましょう。摘要欄は、取引先や取引内容を明確にするための大切な部分です。

記帳内容を見ても業務に必要な内容なのか分からなければ、他の書類の提出が必要になったり、税務署などに否認されてしまったりする可能性もあります。

会計ソフトには、摘要欄なども含めた検索機能が搭載されているものもあり、摘要欄に登録している内容で取引を抽出することができます。後で確認したい時もすぐに抽出できるため、摘要欄はできるだけ入力するようにしましょう。

内容は簡潔に入力する

会計ソフトの摘要欄の内容は、簡潔に入力することが重要です。文字数の上限はそれほど厳しくありませんが、情報を入れすぎてしまうとかえって分かりにくくなる場合があります。

入力する際のポイントは、必要な情報を簡潔に入力し、かつ記載方法を統一することです。同じ取引でも違った文言で入力をしてしまうと、明瞭さに欠け、検索で抽出できない可能性もあるので、書き方のルールを決めておくのがおすすめです。

消費税の区分についても記録する

会計ソフトの摘要欄には、消費税の区分についても記録しましょう。消費税法において課税事業者が仕入税額控除を受ける場合は、取引内容や金額などの必要事項をしっかり帳簿に記帳するように求められています。

必要事項が記載されていなければ、必要以上に多くの納税が必要になってしまうため注意が必要です。以下のような内容が記帳されているかチェックし、正しく記帳を行いましょう。

1. 取引先の名称（氏名）
2. 取引日時
3. 勘定科目
4. 金額
5. 取引内容
6. 軽減税率の対象であるか

ソフトによっては税区分の設定機能がある場合もある

会計ソフトの中には、摘要欄とは別に消費税の税区分を設定する機能があるものもあります。取引ごとに税区分を設定でき、それをもとに消費税の申告納税額が自動で計算されます。

また、手動で設定するタイプのものもあれば、自動で税区分が選択されるものもあります。勘定科目の内訳ごとなどにあらかじめ設定を行うことで、1件1件選択しなくても自動で税区分が入力されるので便利です。

まとめ

会計ソフトにある摘要欄は、仕訳内容だけでは分からない取引相手や取引内容を明確にするために必要な項目です。

会計ソフトの摘要欄は、空白にぜず必要な事項を必ず記載するようにしましょう。摘要欄を適切に利用すれば、軽減税率の対応ができたり税務調査などの外部のチェックに対応したりすることができ、取引の内容が具体的に把握できるようになります。

摘要欄にどういった内容を書けばいいのか、どのように書くのか分からない方は、本記事を参考に記帳を行ってみましょう。会計ソフトの摘要欄を上手く活用して、会計業務を行いましょう。