受付システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

受付システムとは、来客対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化できるシステムです。テレワークの普及により、オフィスへの来客者が減ったことで導入している企業も増えています。本記事では、受付システムの機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。

目次

開く

閉じる

1. 受付システムとは？
2. 受付システムの機能
3. 受付システムのメリット
4. 受付システムのデメリット
5. 受付システムの比較ポイント
6. 受付システムは自作できる？
7. まとめ

受付システムとは？

受付システムとは、従来、受付担当の社員が担っていた来客対応や電話の取り次ぎを自動化できるシステムです。iPadのようなタブレット端末や、Pepper（ペッパーくん）のようなロボット対応の受付システムがあります。来客者が受付をした後、システムから直接担当者へ通知したり、入館証を発行したりできます。

受付業務を自動化・無人化できるため、人員と人件費が削減できることがメリットです。従来のように受付票の記入や取り次ぐ時間がないため、受付に時間がかからず、混雑していても来客を待たせなくて済みます。

外国語にも対応しているシステムであれば、海外からの来客対応も困りません。対面なしでの受付により感染症対策もでき、社員や会社のセキュリティ対策にもなります。

受付システムの導入が増えている背景

受付システムは、新型感染症の蔓延をきっかけに導入が進みました。人との接触を最低限にするためにテレワークが普及し、オフィスで直接対面して行う商談が大幅に減りました。そのため、受付業務に人手を割く必要性が無くなったのです。

しかし、受付を無くすことはできないため、受付での感染が防げる機械化・無人化が求められ受付システムの導入が進みました。また、感染時に備えて接触日時を正確に把握する必要があるため、来客情報を記録できるデジタル化、業務効率化が求められたのです。

受付システムの機能

受付業務は、来客対応と一言で言っても複数の役割があります。ここからは、受付システムにはどのような機能があるのかを解説します。自社にはどのような機能が必要なのか、検討する際の参考にしてください。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

機能	主な内容
来客予約・受付	事前に来訪日時を予約し、受付番号やQRコードを発行する。当日来訪時に受付する
来客・社員データ登録	予約時や当日来訪時に来客者情報を登録し、来訪回数や担当社員のデータと紐付けできる
入退場記録	受付記録や入館証の発行で、誰がいつオフィスを入退場したかを記録できる
来客通知	受付システムを通して来訪したことを担当者に通知できる

来客予約・受付

受付システムでは、事前の来客予約やタブレット端末での受付ができます。来客予約では、アポイントの日時を決めた時点で来客情報や使う会議室、日時などを登録し、来客者に共有が可能です。来客者に通知すれば伝言ミスや漏れが防げます。

予約後に受付番号やQRコードが発行されるシステムもあり、来訪当日に受付システムに番号を入力したり、QRコードをかざしたりするだけで受付が済みます。

来客の人数が多くても受付票を記入する手間がないため、来訪客を待たせないスムーズな受付が可能です。

来客・社員データ登録

セキュリティ対策や営業への活用、操作性向上のために、来客者情報や社員データの登録が可能です。来客者情報は、事前に社員が来客者情報を入力する場合もあれば、来訪者自身で入力するパターンもあります。

来客者情報が登録できれば、当日の受付がスムーズに済むだけでなく、社員データと来訪者情報を連携できます。それにより、何回来社したか、何人と面会できたかなど、営業に役立つデータの蓄積も可能です。

面会する前にアポイント有りと無しの分類が可能なため、飛び込み営業の抑止にもつながります。さらに、社員データに顔写真を登録して表示すれば、受付システムで顔を合わせなくても企業の雰囲気が伝えられ、直感的に担当者を選択できます。

入退場記録

受付システムでは、誰が何時にオフィスに入退場したか、データに記録を残せます。新型感染症が蔓延した際は、感染者や接触した社員、接触した日時を正確に把握するために役立ちました。

昨今では、感染症対策に加えて、セキュリティ対策としても役立てられています。受付をしなければゲートや扉を通過できない入館証発行タイプの受付システムは、部外者がオフィスに入るリスクを防げます。

受付システムでは受付が完了した時点でデータで管理されるため、入力作業なしで入退場の記録が可能です。

来客通知

従来の受付では、受付から担当者に内線電話で来客の通知をしていましたが、受付システムでは、システムから直接来客の旨を通知してくれます。通知する方法は、メールやビジネスチャット、固定電話の内線、スマートフォンなどさまざまです。

受付システムに呼び出し機能があるため、受付の人員が削減でき、来客を待たせる時間の短縮が可能です。通知後、予約しておいた会議室に誘導してくれる機能もあるため、案内する人員も手間も削減できます。

受付システムのメリット

受付システムの導入を検討している方に向けて、どのようなメリットが得られるのかを具体的に解説します。メリットは主に以下の6つです。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

業務効率化が図れる

受付システムを導入すると、業務効率化に期待ができます。従来の受付票に記入してもらう場合は、データ入力する必要があり、電話の取り次ぎにも時間がかかります。

しかし、受付システムはそれらの作業が全てシステム上で完結可能です。来客が受付端末を操作すると担当社員に直接通知され、来客情報や入退場データは自動的に管理されます。

来客者情報は社員や来客自身に入力してもらい、予約と同時に会議室や担当社員も登録すればデータの一括管理が可能です。

受付時間の短縮ができる

受付システムを導入すれば、1人あたりの受付にかかる時間が短いため、来訪者が多くてもスムーズに対応できます。

従来の受付では、名刺を受け取るか、受付票に記入してもらって担当社員に来客の旨を電話で伝えていたため、受付票の記入や取り次ぎには時間がかかっていました。受付が1人で複数の来客に対応していた場合はさらに時間がかかっていたことでしょう。

一方で受付システムの場合、来客情報を事前に入力して予約すれば、発行された受付番号やQRコードの読み込みや担当者選択のみで受付が完了します。

当日に来客情報を入力してもらう場合、入力には時間がかかりますが、システムから担当者に直接通知が行くため、取り次ぎに時間がかかりません。

コストの削減が可能

受付システムの導入により、人員にかかるコストの削減に期待ができます。作業の効率化とスムーズな受付が可能になることで、受付担当の人件費のみならず担当者の採用すら不要になります。

日頃からコスト削減に努めている企業にとっては、さらなるコストカットに期待ができます。

セキュリティ対策を強化できる

受付システムを導入すれば、直接顔を合わせる前にシステムに来訪目的の確認が可能です。これによりアポイントがない人を避けることが可能になり、セキュリティ対策を強化できます。

従来の受付では、アポイントあり・なしを聞かなければ、来訪目的の区別ができませんでした。そのため、どのような方でも対応する必要があり、必要以上にオフィスに入場できてしまいました。

しかし、受付システムは受付番号やQRコードを持った方しか受付できないようにでき、セキュリティゲートとの連携も可能なため、不要な場所へ立ち入られる心配がなく、社員の安全対策や飛び込み営業への抑止にもつながります。

フリーアドレスに対応

受付システムを導入すれば、社員のスマートフォンやパソコンなどの個人端末に電話やチャットで来客が通知されるように設定できます。それにより、フリーアドレスやレイアウト変更も柔軟にできるようになります。

従来は固定電話の内線番号と座席位置が紐づいていたため、席を移動すると自分宛の電話に対応できず、他の社員が電話に出て担当者を探し、声をかける必要がありました。受付システムは、受付業務だけでなく従業員全員の業務効率化を叶えられる点がメリットです。

予定の管理がしやすい

事前に受付システムに来訪予約を入れると、担当社員にリマインドされるため、予定の管理がしやすいです。自身でメモをとらずとも予定の管理ができ、うっかり来訪予定を忘れていたというミスを防げます。

予定失念は準備が不十分な状態で来訪者と顔をあわせることになるため、企業としての印象を著しく損なう可能性があります。社員数に対して来訪客が多く管理が難しい企業にとって、大きなメリットと言えるでしょう。

企業のイメージアップやブランディングに役立つ

受付システムは、来訪客やステークホルダーが来社して初めて接触するものであるため、先進的な技術を積極的に取り入れ、人件費や人員の削減、業務効率の推進を図っている企業だとアピールできます。

また、デザイン性や機能面においては、自社のブランディングにもつながります。たとえば、デザイン制作会社では、受付の端末の使いやすさやデザイン性で企業のイメージを表現できるでしょう。

IT系やAIを取り扱う企業であれば、使いやすさや業務効率化を推進できる最新技術でイメージアップが図れます。

受付システムのデメリット

ここまで受付システムのメリットを解説しましたが、導入を検討するにはデメリットも把握しておく必要があります。ここからは3つのデメリットを具体的に解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

導入にコストがかかる

受付システムの導入には、システム自体の費用、来訪者が操作するタブレット端末やロボット、端末を繋げる配線の設置も必要なため、初期費用としてまとまった金額が必要です。

初期費用に加えて、月々のランニングコストもかかるため、現状受付にかかっている費用と比較して検討しましょう。

さらに、システム自体の費用は、予約や入退場管理などのデータを一括管理できるメリットがありますが、機能が多いほど費用がかかります。そのため、費用を抑えたい場合は、どのような業務を効率化させたいのか、事前に検討することがおすすめです。

システムによる受付を好まない人もいる

受付システムを導入する際は、取引先の特性や従業員のITスキルも考慮しながら導入を検討しましょう。

世代や業種によっては受付システムのような機械に抵抗があったり、タッチパネル操作に慣れてない方がいます。受付システムの操作についてわからないことがあった場合、誰にも聞けず、企業に対して不親切だと感じるかもしれません。

来訪者の中には、受付担当者の対応に「おもてなし」を感じる方もいるでしょう。受付は企業の顔と言われるように、受付システムは企業のイメージに影響を与える可能性があります。

来客にどう思われたいか、どのような人が操作するかを念頭において導入を検討してください。

システムトラブルが起きる可能性がある

システムは万能ではないため、急なトラブルが起きることもあります。トラブル時の来訪客対応に人員を割かなくてはならず、それにより業務に支障をきたす可能性もあります。

業者による定期的なメンテナンスの有無やトラブルの対応フォローがあるかを確認して導入し、トラブル時の対応について考えておきましょう。

受付システムの比較ポイント

受付システムの導入を前向きに検討するにあたって、数あるシステムからどれを選べばよいかわからない方が多いのではないでしょうか。ここからは、受付システムを比較するポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

iPad・タブレット対応かロボット対応か

受付システムには、iPadのようなタブレット端末や、Pepper（ペッパーくん）のようなロボット対応があります。受付システムは企業のイメージアップやブランディングにつながるため、どのような機械が会社のイメージに合うか、使いやすいか、検討してください。

タブレット端末は、スマートフォンが普及しているため、比較的操作がしやすい特徴があります。また、狭いスペースでも設置できる点がメリットです。

ロボットはタブレット端末に比べて設置スペースが必要ですが、珍しさがあり先進的なイメージを与えられるでしょう。また、音声や顔の認識機能によりロボットとコミュニケーションを取れ、「おもてなし」を感じてもらえます。

可能であれば、実際に受付体験をしてみることがおすすめです。受付での使いやすさや通知が来た際の対応のしやすさ、受付に置いて違和感がないか確かめましょう。

自社に必要な機能・コストを確認

受付システムの導入や機能の追加、端末の購入など初期費用がどれくらいかかるのか、複数社の費用を比較してください。各社の基本プランやできることが異なります。

機能が多ければ便利ですがその分コストもかかるため、コストを抑えたい場合は、どの業務を効率化させたいのか明確に決めて機能を選びましょう。無料で利用できる場合もありますが、機能が制限される可能性もあります。

また、受付システムは社員が通知を受ける端末や、アプリケーションも必要です。新たなデバイスやアプリケーションの導入はさらにコストがかかるため、既に使用しているもので連携できる受付システムを選ぶのがおすすめです。

チェックイン方法を確認

チェックインは、誰もいない受付で来客者が機械を操作する必要があるため、誰でもわかりやすく使いやすい方法を選びましょう。可能であれば、体験して判断することをおすすめします。

受付システムを導入した場合のチェックイン方法は、内線番号や受付番号、QRコードを事前にメールに添付して送る方法があります。他にも当日来社した際に、担当社員を検索することも可能です。

また、セキュリティゲートとの連携や、音声認識、顔認証の機能を加えたチェックイン方法もあります。先進的な機能やセキュリティ対策など、どのような印象を来訪客に与えたいかにあわせて比較検討するとよいでしょう。

来客通知の受け取り方法を確認

受付システムを選ぶ際は、来客通知を受け取る方法を確認することがおすすめです。受付システムの来客通知の受け取り方法は、メールや内線電話、ビジネスチャット、社用携帯、専用のアプリなどがあります。

通知を受け取るために、新たな端末やシステムを導入するとさらに費用がかかってしまうため、費用を抑えたい場合は、既に使用しているメールやTeamsをはじめとするビジネスチャット、スマートフォンなどと連携できる受付システムを選びましょう。

使いやすいか

来客者に限らず、従業員にも受付システムのような機械操作に不慣れな方もいます。そのため、直感的な操作ができ、従業員も予約や通知の受け取りがしやすいものを選びましょう。

なかには、音声ガイダンス機能付きや、事前に発行されたQRコードをかざすだけで受付ができるシステムがあります。従業員の業務効率も考慮して、スケジュール表のように予約管理ができ、予約完了と同時に来客者へ自動送信できる機能もおすすめです。

事前に体験できる受付システムであれば、操作性を確認して比較検討しましょう。

サポート体制・セキュリティ対策を確認

受付システムは社員の名前や来客者の情報などの個人情報が含まれるため、セキュリティ対策も重要です。情報漏洩防止のため、個人情報の取り扱いや情報セキュリティについて確認してください。

また、定期的なメンテナンスや突然のトラブル、疑問点の解消など、アフターフォローのサポート体制も重要な比較対象です。

受付が使えないとなると来客にも迷惑をかけてしまうため、エラーが出た際に通知機能があるのか、修理をお願いしたらどれくらいで駆けつけてくれるのか、サポート受付時間や対応までの速さも確認しましょう。

受付システムは自作できる？

受付システムは、タブレット端末であれば自作可能です。しかし、十分な機能を持たせるには高い技術力が必要なため、利便性に加えて安全・安心性を求める場合には不向きです。

自作には、タブレット端末に表示させる画面の製作や、来客者情報・社員データを登録するデータベース、社員を呼び出す通知機能が必要です。また、予約機能や入退場を記録するには、さらにシステムを開発する必要があります。

十分な機能がなければ業務効率化にならず、セキュリティ面でも不十分の可能性があります。トラブルが起これば来客者に迷惑がかかる可能性もあるため、受付システムの導入をおすすめします。

まとめ

受付システムは、iPadのようなタブレット端末や、Pepper（ペッパーくん）のようなロボットを配置して、受付業務を自動化・機械化するシステムです。来客者が操作して担当を呼び出すため、受付の人員とコストが削減でき、業務効率化も実現できます。

ただし導入にはコストがかかるため、必要な機能を厳選し、自社のイメージに合った使いやすい受付システムを選びましょう。