請求書受領サービスおすすめ17選（全38選）を徹底比較！｜ツールの選び方を解説【2024年最新】

請求書の受領からデータ化までしてくれる請求書受領サービス。本記事では、代行タイプや自社タイプなどから、請求書管理を効率化できるサービスを紹介！厳選したおすすめの請求書受領サービスやツールの選び方、注意点などを解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスの始め方
2. 請求書受領サービスのおすすめ17選
3. 【比較表】おすすめ請求書受領サービス17選
4. 請求書受領サービスとは
5. 従来の請求書受領に関する課題
6. 請求書受領サービスを比較する際の失敗しない選び方
7. 請求書受領サービス選びのその他の比較ポイント
8. 請求書受領サービスの導入の仕方と注意点
9. 経理業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

請求書受領サービスの始め方

経理業務を行う担当者や経営者の方にとって、最適な請求書受領サービスを判断するのは容易ではありません。請求書受領業務は企業運営において極めて重要な業務であり、正確かつ効率的に行うことが求められます。

請求書受領サービスの利用を開始するには、公式サイトで資料請求が必要となるケースが多いです。本サイトでは、複数のサービスに関する特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。

なお、資料の取り寄せは無料であるため、複数の資料をダウンロードして、自社に最適な請求書受領サービスを選びましょう！

請求書受領サービスのおすすめ17選

ここでは、数ある請求書受領サービスを比較して判明した、おすすめ請求書受領サービス17選を紹介します。各サービスの特徴を比較しながら、資料請求と合わせて自社に最適なサービスを検討しましょう。

請求書受領サービスおすすめ17選早見表

	特徴	適応規模	タイプ	電子帳簿保存法 インボイス対応
＼Click／	他システムとの API連携で 業務を効率化	1名～	代行タイプ （オプション） 自社タイプ	○
＼Click／	精度・スピードに 合わせて データ化方法を 選択できる	1名～	代行タイプ （オプション） 自社タイプ 他社協力タイプ	○
＼Click／	月額基本料・ 初期費用0円！ 低コストでの 導入が可能	要問合せ	自社タイプ	○
＼Click／	毎月バラバラに 届く 「通信費」の 請求書を 1枚にできる	1名～	代行タイプ 自社タイプ 他社協力タイプ	○
＼Click／	毎月バラバラに 届く 「水道光熱費」の 請求書を 1枚にできる	1名～	代行タイプ 自社タイプ 他社協力タイプ	○
＼Click／	請求書業務を デジタル上で 完結できる	1名～	代行タイプ 自社タイプ （要問合せ） 他社協力タイプ	○
＼Click／	どんな形式の 請求書も 受け取りの 代行が可能	1名～	代行タイプ 自社タイプ 他社協力タイプ （要問合せ）	○
＼Click／	請求書支払業務 をなくして 管理を高度化	–	代行タイプ 他社協力タイプ	–
＼Click／	支払業務の ペーパーレス化 を実現	–	代行タイプ	○
＼Click／	月額料金なしで 費用を 抑えられる	–	代行タイプ	○
＼Click／	AIによる 最速処理で データ化	–	代行タイプ	○
＼Click／	freee会計と ワンクリックで 連携可能	–	代行タイプ （オプション） 自社タイプ	○
＼Click／	誰でも 使いやすい 支払処理を実現	要問合せ	代行タイプ （受取請求書） 自社タイプ （受取請求書） 他社協力タイプ （経理処理）	要問合せ
＼Click／	請求書以外の 証憑保存が 利用可能	1名～	他社協力タイプ	○
＼Click／	オンラインでの 一元管理で テレワークに対応	1名～	–	○
＼Click／	経費精算業務を まとめて効率化	1名～	–	○
＼Click／	フリーランスとの やり取りを 効率化	要問合せ	–	○

迷ったらこれ！おすすめ請求書受領サービスをピックアップ！

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通信費の請求書をデータ化！ 30秒で完了！資料を無料ダウンロード

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ワンクリックで振込みが可能

他システムとのAPI連携で業務を効率化「マネーフォワード クラウド債務支払」

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月額0円からインボイス制度に対応

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通信費の課題を解決する

毎月バラバラに届く「通信費」の請求書を1枚にできる「Gi通信」

公共料金の支払いをまとめて代行

毎月バラバラに届く「水道光熱費」の請求書を1枚にできる「OneVoice公共」

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受領からデータ化まで代行

請求書業務をデジタル上で完結できる「Bill One」

どんな形式の請求書も受け取りの代行が可能「TOKIUMインボイス」

請求書支払業務をなくして管理を高度化「Concur Invoice」

支払業務のペーパーレス化を実現「請求書受取スキャンサービス」

月額料金なしで費用を抑えられる「ペイトナー請求書」

AIによる最速処理でデータ化「バクラク請求書」

freee会計とワンクリックで連携可能「sweeepインボイス」

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AI OCRでデータ化をサポート

誰でも使いやすい支払処理を実現「freee支出管理」

請求書以外の証憑保存が利用可能「freee支出管理 受取請求書キャビネット」

請求書の受領と送付業務を効率化

オンラインでの一元管理でテレワークに対応「マネーフォワード クラウドインボイス」

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フリーランスとのやり取りを効率化

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【比較表】おすすめ請求書受領サービス17選

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製品の特徴を詳しく見る！ 全38選｜その他の請求書受領サービスを詳しく見る

請求書受領サービスとは

請求書受領サービス（請求書受取サービス）とは、受領した請求書をOCRで電子化し、システム上で一元管理するサービスのことです。受領した請求書の電子化や保管の代行に加え、仕訳や振込データの作成機能を搭載したサービスもあります。

請求書に関する業務には、請求書の受け取りから保存、電子帳簿保存法に準拠したスキャンと電子保存、インボイス制度への対応、会計仕訳や振込データの作成など多くの業務が含まれます。

請求書受領サービスを利用することで、これまで手間のかかった請求書処理業務を効率化し、経理業務の負担軽減が可能です。また、クラウド環境で利用できるものも多く、オンライン化によって請求書処理業務のテレワーク推進にも役立ちます。

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従来の請求書受領に関する課題

従来の請求書受領には、受領方法が一様ではない、支払いまでの工数が多いなどさまざまな課題があります。さらに、企業にはペーパーレス化の流れやインボイス制度への対応が迫られています。ここからは、従来の請求書受領にはどのような課題があるのかを解説します。

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受領方法が一律ではない

従来の請求書受領には、取引先によって受領方法が一律ではないという課題があります。請求書の受領は、紙の書類で郵送、PDF形式の電子メールで送付、Webサイトからのダウンロードなど、取引先によって異なります。

このため、担当者は複数の様式の請求書の処理や管理に手間が増え、請求書の処理にもたつくと、支払いまで経理業務がスムーズに進みません。

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支払いまでの工程が複雑

請求書業務は請求書の受け取りから社内手続き、代金の支払い、請求書のデータ化、会計の仕訳など数多くの工程を経ます。従来の請求書受領は、支払いまでの工程が複雑で多いという点も課題です。

この間に営業スタッフ、承認者、経理担当者など複数の人物が請求書の手続きに携わります。ミスなく、スムーズに請求書の手続きや確認を行うには、経験とスキルが必要で、経理処理には時間がかかります。

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処理状況が把握しづらい

従来から行われている請求書の受領業務には、現在の処理状況を把握しづらいという課題もあります。従来の請求書受領では、請求書の受け取りから代金の支払い、請求書を保管するまでの工数も関わる人の数も多いです。

このため、受け取った個別の請求書が、現在どの部署のどの人物のところにあるのか、判然としません。もしも請求書に関するトラブルがあった場合、取引先に対して迅速に対応できないケースも出てきます。

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電子化が進んでいない

紙の請求書を郵送で届けるなど、アナログで請求書の処理をしている企業が多い点も請求書受領の課題として挙げられます。紙で請求書を受け取ると目視で確認し、金額を会計システムなどに入力する必要があり、その後に請求書は保管しなくてはいけません。

このため、請求書受領サービスを利用していない場合、取引先がアナログで請求書を処理していると経理業務の負担は大きくなります。取引先が請求書を郵送やアナログで処理していると、リモートワークにも対応できません。

担当者はリモートワークをしているときにも、郵送されてくる請求書の確認や経理処理のために出社する必要があり、請求書受領サービスを利用していない場合、リモートワークの推進にブレーキがかかります。

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インボイス制度対応の準備ができていない

2013年10月1日から始まるインボイス制度に対応しなければいけない点も、請求書受領の課題です。インボイス制度で、適格請求書に記載する項目が追加され、要件を満たした請求書を発行すること、並びに保管が義務付けられました。

インボイス制度の新しい適格請求書は、従来の形式で発行される請求書とは異なります。請求書受領サービスを利用してない場合、インボイス制度の新しい適格請求書の処理・管理に不慣れな経理担当者には、負荷が増えると予想できます。

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、企業が仕入れ税額控除を受けるために新しく作られた制度のことを言います。これまでの請求書には取引金額、取引年月日、発行者などを記載した区分記載請求書が使われてきました。

新しく創設されたインボイス制度では、請求書発行の際に従来用いられてきた区分記載請求書へ登録番号と適用税率、消費税額等を追加で記載することが義務付けられています。そして、請求書の発行の際は、この形式に沿った適格請求書（インボイス）を作成します。

インボイス制度は、10%と8%が混在する消費税の正確な納税額算出のため、消費税課税対象外の事業者の元に残る益税や課税額5000万円以下の事業者の簡易課税制度で算出した消費税額の益税問題を解決するために作られました。

企業が適格請求書を発行するためには適格請求書発行事業者になる必要があり、税務署に登録申請をします。仕入れ税額控除は、登録した売り手が買い手に適格請求書を発行し、双方が請求書を適切に保存している場合にのみ適用されるようになります。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

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請求書受領サービスの機能

請求書受領サービスを導入する企業は増加していますが、請求書受領サービスでは具体的にどのような機能が提供されているのでしょうか。ここからは、請求書受領サービスに含まれる主な機能を解説します。

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請求書の受領代行

請求書受領サービスは、請求書の受け取り代行をサービスとして提供しています。取引先から自社に届けられる大量の請求書を、請求書受領サービスが代わって受け取ります。

近年は、紙の請求書は受け取り後スキャンし、データ化作業も行われるようになりました。また、PDF形式で受け取った請求書も、アップロードするだけでまとめて管理できるようになっています。

このように、請求書受け取り代行を利用すると、請求書を電子データとして一元管理することも可能です。

請求書のテキストデータ化

請求書受領サービスには、紙の請求書をスキャンした画像やPDFの請求書をOCRやAI OCRを使ってテキスト化する機能を実装しているサービスもあります。光学文字認識機能を用い、自動で請求書の画像やPDFから文字に起こし、テキスト化します。

請求書のテキストデータ化に使われるOCRは、Optical Character Readerの略称です。OCRは、光学文字認識機能で画像の文字を認識し、文字データに変換します。OCRの文字認識機能で、請求書の画像データやPDFから自動で文字を読み取ります。

AI OCRは、OCRにAI技術を活用した技術のことです。AI OCRは、AIの機械学習によって文字補正の結果を学習します。このため、OCRよりも画像データとして処理された請求書の文字を認識する文字認識能力が向上しています。

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請求書データの保管

請求書受領サービスは、請求書を電子データ化して保管するサービスを提供しています。一般企業の場合、請求書は7年間の保存が義務付けられていますが、紙の書類を保存するためにはノートに貼り付けたり、ファイリングしたりと手間がかかります。

請求書をまとめたノートやファイルの保管スペースも必要です。しかし、請求書受領サービスを利用すると、請求書を電子データとして保存できるため、書類の保管スペースも不要になります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

電子帳簿保存法にも対応

電子帳簿保存法の改正により、2024年からはPDFなどの電子データとして受け取った請求書等の書類は、電子データとして保存することが義務付けられます。これにより、書類データをプリントアウトして保管することはできなくなりました。

電子帳簿保存法には、電子データの保存要件も細かく定められています。保存要件を満たすシステム等が自社にない場合、一から用意するのは難しいこともありますが、請求書受領サービスを利用すれば、法律に則った保管方法に簡単に対応することができます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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請求書受領サービスの3タイプ

請求書受領サービスは、サービス提供事業者によって提供するサービス内容が異なり、大きく分けると3つのタイプに分けられます。ここからは、3つある請求書受領サービスのタイプについて特徴を交えながら解説します。

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受領・スキャンを代行するタイプ

請求書受領サービスには、請求書の受領・スキャンを代行するタイプがあります。こちらのタイプは、その名の通り、請求書の受け取りや内容の電子データ化を委託でき、ほかにも原本の保管や書類の廃棄なども任せられます。

請求書の受領とスキャンを代行するタイプは、請求書管理の工数を減らしたい企業におすすめのタイプです。受け取りや電子データ化、原本の保管や破棄など、請求書業務で必要な人の手作業の部分をなくせます。

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データの電子化を自動化できるタイプ

データの電子化を自動化できる請求書受領サービスは、紙の請求書をスキャンした画像やPDFの請求書などをアップロードすると、OCRやAI OCRの光学文字認識機能で書面の文字をデータに起こす機能を提供しています。

データの電子化を自動化するタイプは、請求書をスキャンする、画像をアップロードするという工程を踏みますが、承認フローがスピーディーに進むという点が特徴です。しかし、光学文字認識機能は100%の精度ではありません。

電子化された請求書のデータには間違いが含まれる可能性もあるため、データの電子化を自動化するタイプは、決まった形式の請求書を大量に処理するといったケースに向いていると言えるでしょう。

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自社と取引先で共同利用するタイプ

請求書受領サービスに取引先がログインし、直接請求書のデータを入力できる自社と取引先でサービスを共同利用するタイプも登場しています。こちらのタイプは、取引先もプラットフォームを利用しますが、取引先は無料で使用できる請求書受領サービスも多いです。

こちらのタイプは、紙で送られてくる請求書をプラットフォームで一元管理できる点も特徴です。取引先から届いた紙の請求書画像をアップロードし、請求書受領サービス上で電子データとしてまとめられます。

自社と取引先で共同利用するタイプの請求書受領サービスの導入する際には、先方の都合もあるため、協力を期待できる取引先が多いケースにおすすめと言えます。同じ請求書受領サービスを取引先が利用しているケースなら、協力も要請しやすいでしょう。

請求書受領サービスのメリット

請求書受領サービスは、請求書の受領代行やテキストデータ化、請求書データの保管などの有益な機能を提供していますが、導入した企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここからは、請求書受領サービス導入で企業が得られるメリットを解説します。

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ペーパーレス化の促進・検索性の向上

請求書受領サービスの導入は、ペーパーレス化の促進と請求書の検索性向上を企業にもたらします。請求書処理は受け取りから開封、確認、スキャンによるPDF化、原本をファイリングして保管など多くの工程を踏みます。

さらに、担当者から部署の上司、さらに上長や経理担当者の確認とハンコによる承認も必要です。しかし、請求書受領サービスを導入すると一連の請求書業務の人的作業は不要になり、電子データ化された請求書をサービス上で確認し、承認できるようになります。

そのため、紙の請求書を用いていたときのようなやり取りが不要になり、業務の効率は大幅に向上します。紙の請求書を保管する必要もなくなり、ペーパーレス化も進むでしょう。請求書受領サービスを導入すると、テレワークでも請求書の処理ができるようになります。

パソコン上で請求書の確認と承認ができるため、ハンコを押すために出社する必要もありません。クラウドに請求書を電子データとして一元化して保存するため、検索性も大幅に向上するでしょう。確認したい請求書があるときは、検索するとすぐに内容を見られます。

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さまざまな形態の請求書に対応しやすい

請求書受領サービスを導入すると、さまざまな形態の請求書に対応しやすくなります。請求書受領サービスは、複数ある請求書の形態に対応しており、紙の請求書をスキャンし電子データ化する作業も任せられます。

請求書受領サービスでは、請求書をスキャンした画像やPDFの請求書をOCRやAI OCRでテキスト化することも可能です。請求書を電子データ化して一元管理できるため、さまざまな形態の請求書に都度対応せずに済みます。

さらに、形態の違う請求書の内容を確認しつつ、手打ちでPCに転記していく必要もありません。請求書の内容をチェックするサービスも提供している請求書受領サービスなら、仕訳までをほぼ自動化できるようになるため、担当者の負担を低減できます。

処理フローが円滑化できる

請求書受領サービスを利用すると、請求書処理のフローを円滑化できるでしょう。上司が不在で請求書の処理が滞り、承認までに時間がかかるといった紙の請求書で手続きを進めているときに起こりがちなトラブルがなくなります。

請求書受領サービスでは、請求書を電子データ化するため、不在の上司もPC上で請求書の内容の確認や承認ができます。請求書受領サービスを導入すると、ワークフローが電子化され、今誰が承認を行おうとしているのかといった承認までのフローも可視化できます。

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コストを削減できる

請求書受領サービスの導入は、コストの削減にも繋がるでしょう。請求書受領サービスの導入で、請求書をスキャンしてデータ化、ファイリングして保管など社員が手作業で行っていた業務を委託できるため、経理業務の手間が減り人件費の削減を期待できます。

請求書受領サービスを利用すると、取引先が紙で請求書を届けてきたとしても、請求書を電子データ化して一括管理できるようになるため、ペーパーレス化も進み、紙やインク代などの削減にも繋がるでしょう。

税制改正や法改正に対応しやすい

請求書受領サービスを導入すると、電子帳簿保存法の改正とインボイス制度の創設などの税制改正に対応しやすくなります。たとえば、電子帳簿保存法の改正とインボイス制度の創設に伴い、請求書受領サービスは機能をアップデートして対応しています。

税制が改正されたとしても、請求書受領サービスではサービスに実装された機能が自動でバージョンアップされるため、自社が特別な対応策を取らなくても制度の改正に対応できるでしょう。

請求書受領サービスのデメリット

請求書受領サービスは、コストが発生する、請求書確認に時間がかかるケースもあるといったデメリットも持っています。

請求書受領サービスを導入すると初期費用が発生する場合もあり、サービスの利用には月額料金も必要です。中には無料で利用できるものもありますが、受け取られる請求書の数が限られていたりと、機能は限定的になります。

利用する請求書受領サービスと自社の休日が異なる場合、請求書の確認に時間がかかるケースもあります。たとえば、請求書受領サービスが休日の場合、先方が営業日になるまで請求書の確認できないなどです。

請求書受領サービスを比較する際の失敗しない選び方

請求書受領サービスは、サービスによって機能が異なっています。ここでは、自社にとって最適なサービスを選ぶために、押さえておきたいポイントを解説します。

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データ化の方法と精度を確認

請求書受領サービスは、提供方式によって「請求書の受領から代行」「自社で請求書をデータ化」「取引先が請求書を入力」の3つのタイプがあります。

この3つのタイプでは、請求書の内容をどのようにデータ化するかが提供方式によって異なっています。自社タイプはOCRが自動でデータ化するのに対して、代行タイプは提供会社のオペレーターが担います。

そのため、提供方式によってデータ化までの時間と精度が異なります。データ化までの時間とデータの精度は、基本的に両立できません。それぞれ長所短所があるため、事前にどちらを重視するかを決めた上でサービスを比較検討しましょう。

請求書の受領から代行してくれるタイプ

受領から代行してくれるタイプというのは、サービス提供会社が取引先から送られた請求書を受け取り、データ化する方式です。

紙の請求書も代理で受領してスキャンし、データ化します。なお、受領した紙の請求書は、倉庫で一定期間保管後廃棄する場合や一定期間に一度まとめて送付する場合など、提供会社によって異なっています。

基本的に、請求書の受領からデータ入力、内容の点検までを提供会社のオペレーターが行います。そのため、データの精度は100％に近く、正確性には優れるものの、完了するまでの時間がかかるのが短所です。

自社で請求書をデータ化するタイプ

このタイプは、請求書のデータ化を自動で行うものです。請求書の受領は従来どおり自社で行い、電子請求書はそのまま、紙の請求書の場合はスキャンで画像化します。画像化したものを請求書受領システムにアップロードし、OCRが自動で読み取り、データにします。

請求書の受領からデータ化までを自社にて手作業で行うため、代行タイプより工数は増えますが費用が抑えられます。また、自動で読み取りを行うことから、スピードが速くなります。

しかし、OCRが自動で項目を読み取ってデータ化するため、オペレーターの点検がある代行タイプよりミスが出やすい場合もあります。

取引先に請求書を入力してもらうタイプ

取引先に請求書を入力してもらうタイプは、取引先もサービスを利用していることを前提としています。受領側は業務の一部を取引先が行うため業務を大幅に効率化でき、発行側も受領側の入力ミスを防げるなど双方にメリットがあります。

取引先が行う作業は、サービスによって異なっています。取引先がこれまでほかのサービスを使っていないなどで導入が可能な場合や、同じサービスを導入している取引先が多い場合におすすめです。

データ化できる項目を確認

請求書に記載される内容には、基本的に次のような項目が挙げられます。

1. 請求日
2. 発行者
3. 請求金額
4. 税区分ごとの金額
5. 源泉徴収税額
6. 支払期限
7. 振込先口座

しかし、請求書のどの項目をデータ化するかはサービスによって異なっています。そのため、導入したいサービスが自社で必要な項目をデータ化できるかの確認が重要です。また、源泉徴収税や軽減税率への対応も必要です。

なお、請求明細もデータ化できるサービスなら、品名で仕訳が行えるようになるため、仕訳の自動化にも役立ちます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

請求書処理に関する法律や制度は、デジタル化やグローバル化など環境の変化により大きく変わりつつあります。2022年の電子帳簿保存法改正で電子保存要件の変更があり、2023年10月から適格請求書の保存が必要になるインボイス制度も開始されます。

インボイス制度では従来の請求書より内容が煩雑化し、手作業で対応すると処理に多くの手間がかかります。また、電子帳簿保存法における保存要件も複雑なため、手作業でスキャンするとミスでデータが使えなくなる可能性があります。

請求書受領サービスが電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新の法制度に対応していると、このような手間やミスの発生を抑えることができ、業務効率化や担当者の負担軽減になります。

参考：電子帳簿保存法の概要

参考：インボイス制度の概要

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請求書受領サービス選びのその他の比較ポイント

請求書受領サービスは、提供会社によって異なりますが請求書のデータ化以外にも機能を搭載しています。ここでは、請求書のデータ化以外で考慮するべきポイントについて解説します。

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請求書の保管期間を確認

請求書の原本は、法人の場合原則7年、個人事業主なら原則5年の保管義務があります。特に紙の請求書の場合、その間保管しておくスペースが必要です。そのため、取引数が大きい企業ほど保管スペースに悩まされがちです。

請求書受領サービスで請求書受領代行も行っている場合、紙原本の項目をデータ化した後も倉庫で一定期間保管しています。この保管期間はサービスによって異なっていますが、7年以上が多く、期間が過ぎると破棄も行うサービスもあります。

一方で、一時保管後に原本を郵送するサービスもあります。この場合、自社で保管スペースが必要です。導入したいサービスがどれぐらいの保管期間を設定しているのか、事前に確認しておきましょう。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

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国税関係の書類も受領・データ化できるか

請求書の処理が電子帳簿保存法に対応していても、領収書や納品書などほかの国税関係書類が未対応の場合、経理担当者の負担はそれほど減りません。また、別のシステムを導入する手間が発生し、コストが余計にかかります。

そのため、既存の文書管理システムがない場合は、請求書以外の国税関係書類も法対応できるかが重要になります。請求書受領サービスの中には、同じシリーズのシステムを使用することで請求書以外の電子保存も可能なサービスがあります。

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データ化以外の機能も確認

請求書に関係する業務は、請求書をデータ化するだけではありません。請求書受領サービスには、請求書のデータ化以外にも下記のような経理業務の支援を行える機能を持っているサービスがあります。

これらの機能があると、請求書を受領したあとに発生する仕訳作業や上司などへの承認、銀行への振込などの業務が効率化でき、経理担当者の負担軽減や経費削減にもつながります。

自動仕訳・会計システムとの連携

請求書受領サービスには、受領してデータ化された請求書の情報をもとに自動で仕訳データや請求データを作成する機能を備えているものがあります。この機能があると入力でのミスが減り、作業を効率化できます。

データを会計システムに連携するには、APIを使用する方法と出力したCSVファイルをインポートする方法の2つがあります。API使用の場合は、担当者がデータを触らずに自動で連携できるのが長所ですが、使える会計システムが限られるのが短所です。

一方、CSVファイルは汎用性が高く、連携できる会計システムが多くなります。しかし、サービスによって出力したCSVファイルのデータ整形が必要なケースもあります。ファイル整形が不要なサービスを選んでおくと、作業による遅延を防げます。

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FBデータの作成

請求書の金額を銀行で振り込む際、特に振込先が多い企業は日本国内の銀行宛の場合FB（ファームバンキング）を使用することが多くなります。この際、統一形式である全銀フォーマットに基づいて、FBデータを作成しています。

このFBデータを簡単に作成できる機能を備えた請求書受領サービスなら、銀行振込の業務を効率的にすることが可能です。ただし、そのサービスが自社の取引銀行に対応しているかを事前に確認しておく必要があります。

承認ワークフロー

請求書を受領してから実際に取引先へ支払うまでには、担当者から部署の上司、経理担当者などの確認と承認のワークフローを経る必要があります。しかし、従来のいわゆる「ハンコリレー」は、関係者が不在でハンコを貰えず処理が滞ることが度々起きています。

しかし、請求書受領サービスでワークフローを電子化することで、物理的にハンコを押す必要がなくなりパソコンなどの端末から確認や承認ができます。オンラインで使えることから、自宅や外出先でもチェックできテレワークにも対応しています。

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セキュリティの安全性を確認

請求書に書かれていることは、自社にとって重要な機密情報です。もし情報漏洩があると、自社だけでなく取引先にも多大な影響が出て信用失墜の原因になります。

請求書受領サービスは提供会社に請求書を預けることになるため、提供会社のセキュリティは万全か確認しておくことが重要です。

データセンターの監視体制や立地、セキュリティに関する各種認証の取得の有無のほか、通信データの暗号化・IPアドレスの制限などのセキュリティ機能を備えているかを必ず確認しましょう。

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サポート体制が充実しているか

請求書受領サービスに限らず、業務システムを導入する上で面倒なのが初期設定を行うことです。特に経理担当者がITに不慣れな場合、設定自体が大きな負担になります。この場合、提供会社からリモート指導などのサポートがあると、負担も軽減されます。

稼働後のサポートへの連絡方法も、メールやチャット、Webサイトでの問い合わせのほか電話も利用できると、ITに慣れない担当者でも安心です。

サービスによって回答回数に制限があったり、相談内容によって有料になったりする場合があるため、事前に確認しておきましょう。

無料トライアルがあるか

特に、今まで書類の電子化に対応しておらず、サービス自体を使用したことがない場合、請求書受領サービスが一体どのようなものなのか分かりにくい可能性があります。

しかし、サービスを一度導入してしまうと、すぐに止めることはできません。自社に合わずに結局使わなくなるのを防ぐために、どんな仕組みかを実際に体験して機能を確かめるのが重要です。

ここで便利なのが無料トライアルです。無料トライアルなら、合わなければすぐに変えることができるため、サービスの操作性を確かめるのはもちろん、実際使うことで自社に必要な機能を検討する助けにもなります。

請求書受領サービスの導入の仕方と注意点

ひとことで請求書受領サービスと言っても、備えている機能やできる範囲は異なっています。導入後に後悔しないためにも、導入までの過程を慎重に進める必要があります。ここでは請求書受領サービスの導入の仕方と注意点を解説します。

自社の課題を洗い出し、サービス利用の業務範囲を確認

請求書受領サービスを導入したい理由は、企業ごとに異なります。まずは、自社がどうしてサービスを導入したいのか、その理由を明確にしましょう。そして、導入したい理由を解決するには何ができたらいいのかを考え、サービスに必要な機能を洗い出してみます。

たとえば、紙の請求書が多く処理が大変なのを解決したい場合は、受領やスキャン代行があるサービスを使用すると業務の負担が削減できます。また、請求書の数が多い場合は自動で読み込むAI-OCR機能があるサービスがおすすめです。

請求書のデータ化だけでなく、法制度への対応や業務システムとの連携といった機能のチェックも重要です。

費用対効果を確認

請求書受領サービスは、基本的に月額固定料金を採用しており、料金の相場は約5,000円～3万円ほどです。しかし、企業の規模や機能の数・種類によって異なっているため、必要な機能が備わっているサービスの料金を確認しましょう。

また、月額固定料金に加えて、請求書のデータ処理1件ごとに費用が発生する従量課金がつくサービスもあります。オプションを選択した場合は、その料金も加算されます。

費用を十分に確認せずに導入すると、余計なコストがかかる恐れがあります。導入前に料金体系やオプションなどをチェックし、無駄なコストがかからないようにしましょう。

テスト運用で導入を検討

請求書受領サービスに限らず、業務システムは実際に稼働する前にテスト運用を行うことが重要です。テスト運用は本番稼働後と同じ環境で行い、実際の業務で問題なく利用できるかを確認します。

ある程度の不具合については提供会社が開発した際に対策しますが、特定の環境では想定外の動きをする場合があります。テスト運用することで起こるトラブルを事前に知って対策を立てられることで、本格的に稼働してから大きなトラブルになるのを防止できます。

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まとめ

請求書受領サービスは、受領した請求書を電子化して管理し、請求書処理業務を効率化するサービスです。請求書の電子化や保管のほか、仕訳データや請求データの作成などの機能も備えています。

請求書受領サービスには、自社で請求書の受領を行うものと提供会社が受領から代行するもの、取引先が入力するタイプがあります。それぞれ処理の速さや精度が違っているため、導入の目的に従って選びましょう。

また、請求書のデータ化以外にも、会計システムなどとの連携可否やセキュリティ対策などもチェックして、理想のサービスを選びましょう。

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