サブスクリプション管理システムとは？メリットや選び方などを解説

サブスクリプション管理システムとは、定額料金などでサービスを利用できるサブスクリプションビジネスに関する業務を管理できるシステムのことを言います。本記事では、サブスク管理の課題からサブスクリプション管理システムのメリットや選び方について解説しています。

目次

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1. サブスクリプション管理とは
2. サブスクリプション管理の課題
3. Excelやスプレッドシートによるサブスク管理の課題
4. サブスク管理はサブスクリプション管理システムがおすすめ
5. サブスクリプション管理システムの主な機能
6. サブスクリプション管理システムのメリット
7. サブスクリプション管理システムのデメリット
8. サブスクリプション管理システムを選ぶポイント
9. まとめ

サブスクリプション管理とは

サブスクリプション管理とは、サブスクリプションビジネスに関連する業務を管理することです。略称の「サブスク」と呼ばれることの多いサブスクリプションの管理業務では、顧客情報や契約情報、請求情報などを扱います。

サブスクリプションビジネスの管理内容は、顧客ごとの料金の違いや契約・解約に付随する事務作業など多岐に渡ります。そのため、顧客が増えるほど管理業務は複雑化してき、人手も必要になることが懸念されます。

そんな中、サブスクリプションビジネスの業務内容をシステム上で一括管理できる、サブスクリプション管理システムが注目されています。

サブスクにおける基本的な管理項目

サブスクでは基本的に、顧客情報・契約情報・請求情報の管理が必要です。ここでは、サブスク管理における基本的な管理項目について詳しく解説します。

顧客情報

顧客の名称・連絡先・担当者・配送先住所・支払方法など、顧客に関わる様々な情報を管理します。サブスクでは顧客へのメール配信や注文の受付、商品の発送など、顧客情報をもとに行われる業務が非常に多いため、確実な管理が求められます。

顧客情報は新たなサービスやキャンペーンを行う際に参考になるデータでもあり、確実な管理だけでなく有効的な活用も必要です。

契約情報

顧客ごとの契約期間や決済方法、プラン内容などの契約情報を管理します。契約情報は顧客への料金の請求や売上管理のために必要不可欠であるため、正確な管理が必要です。

顧客がプランの変更やアップグレードなどを行なって契約情報が変わった場合は、その都度請求額の変更など個別での対応が求められます。そのため、過去の変更履歴やオプションの追加履歴まで管理することが必要です。

請求情報

確実な売上管理を行うためには、請求情報の管理も必要不可欠です。正確な料金を精算した上で顧客に請求し、受け取る必要があります。

顧客ごとの請求額・契約内容・決済方法・支払先など、請求情報に関わる内容に漏れや管理ミスがないよう正確に管理しなければいけません。

サブスクリプション管理の課題

サブスクリプションサービスはiPhoneなどのスマートフォンでも使用できるものも多く、急激に拡大しているサービスですが、従来のビジネスモデルとは異なる点が多く、課題もあります。ここでは、サブスクリプション管理の課題について解説します。

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顧客増加に伴う管理の限界

サブスクリプションサービスはビジネスの特性から、時間の経過とともに抱える顧客数が増加します。そのため、事業の拡大や世間への浸透などに伴い急速に顧客が増加すると、同じ方法では管理業務が追いつかなくなってしまいます。

顧客管理が追いつかないと、注文した商品の遅延やログインができないなど、顧客満足度の低下につながる事象の発生が懸念されます。事業の成長は大切なことですが、適切な管理体制を整えることがサブスク管理の課題です。

多様なニーズ対応に伴う料金体系などの複雑化

サブスクリプションサービスのプランが多様化することで、料金体系をはじめとした管理内容が複雑化することも課題の1つです。顧客のニーズに沿う形で事業を展開していくため、顧客が求めるサービスに応えていくことが求められます。

従来のサブスクでは当たり前とされていた定期ごとの「定額制」に加えて、利用分を課金される「従量課金制」の浸透、新しいプラン設計など、サブスク業界の環境も変わり、顧客満足度向上のために進化を続けています。

サービスの改良と共に契約管理も複雑になると、人為的なミスの発生や業務効率の低下を招くデメリットがあります。それをカバーするために人員を割かなければならないため、管理業務における課題と言えます。

Excelやスプレッドシートによるサブスク管理の課題

サブスク管理はExcelやスプレッドシートを用いて行われることが多いですが、課題も多く残されています。人為的な作業がメインであることに伴う、ミスの発生や業務効率の低下、担当者の属人化が関係することが多いです。

例えば、顧客がプランの変更やオプションを追加した際の履歴などは上書きされるため、スプレッドシートによる確認が困難です。変更履歴を見れるようにするためには、別途管理者が作成・記録することが求められます。

また、顧客数が増えるほど管理する内容も膨大なものになり、作業が複雑化します。システムの動作が遅くなったり管理に時間がかかったりするなど、業務効率の低下につながります。管理する規模によっては、Excelやスプレッドシートは不適切な場合もあります。

サブスク管理はサブスクリプション管理システムがおすすめ

サブスク管理に課題を抱えている場合、サブスクリプション管理システムの導入がおすすめです。サブスクリプション管理システムは、サブスク管理業務に特化したシステムです。膨大且つ複雑なデータを一元管理し、業務フローの自動化やデータの可視化ができます。

特に情報管理や請求額の計算などの事務作業が自動化されることで、業務が大幅に効率化できます。従業員が他の作業に割ける時間が増え、Excelやスプレッドシートによる管理と比較しても生産性の向上が見込めます。

顧客ごとの請求金額の管理や決済処理、顧客のKPI管理やLTVの分析など、管理の仕組み化が可能です。また業務の効率化に留まらず、顧客の状況把握や自社の経営戦略にも活かせる機能も備わっています。

サブスクリプション管理システムの主な機能

サブスクリプション管理システムは、管理に役立つ便利な機能が搭載されています。ここでは、サブスクリプション管理システムの主な機能を解説します。

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機能	内容
定期的な請求	登録情報をもとにした請求・請求処理の自動化
サブスクリプションライフサイクル管理	プランの変更やキャンセルなど顧客行動の管理
プラン管理	プランの管理・プランの設計
顧客分析	新規契約数や解約率などの確認

定期的な請求

サブスクリプション管理システムの主な機能として、顧客に対する定期的な請求があります。システム上で管理されている顧客の登録情報をもとに、契約内容に合った金額の自動請求が可能です。システム上で処理されることで、確実な金額を回収できます。

システム上でフォーマットや発行日などを設定しておくことで、決まったタイミングで自動の請求処理を行えます。自身で請求額の計算や請求書作成の必要がないため、作業の大幅な簡略化につながります。

サブスクリプションライフサイクル管理

サブスクリプションライフサイクル管理の機能では、個々の顧客のプランのアップグレードやダウングレード、契約の更新や退会などを管理します。顧客行動を把握して、自社サービスの課題や満足度の向上に向けた対策が可能です。

顧客の満足度調査が行えるものでは、顧客の率直な意見を集めることもできます。サブスクリプションライフサイクルを管理することで、自社サービスの価値を高めて顧客とのエンゲージメントを向上させることも可能です。

プラン管理

プラン管理は、契約情報や料金、サービス内容や商品などのプラン内容を管理する機能です。多くの顧客データを正しく取り扱うためには、顧客ごとの正確な情報管理が必要不可欠です。

また、プランの設計をサポートできる機能もあるため、自社と顧客の双方にとって価値の高い内容のプランを考案できます。

顧客分析

サブスクリプションビジネスでは、新規契約の獲得数や解約率といった数値が非常に重要です。その数値を基に、新規契約獲得に向けた新たな施策を考案したり、解約につながる要因を突き止めて改善したりできます。

そのため、サブスクリプションビジネスを成功させるには分析機能が重要であり、欠かすことのできない機能といえます。

サブスクリプション管理システムのメリット

サブスクリプション管理システムでは、システム上でサブスク管理業務を行えることで様々なメリットが期待できます。ここでは、サブスクリプション管理システムのメリットを解説します。

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代金請求・回収の効率化やミス防止

サブスクリプション管理システムを活用することで、代金の請求や回収の効率化やミスの防止につながるメリットがあります。請求に関わる業務を自動化でき、顧客の契約ごとに正確な代金を請求できるためです。

顧客ごとに請求金額が異なるサブスクは、顧客が増えるほど作業も煩雑化します。代金の請求にミスが発生すると売上に影響が出るだけではなく、顧客の信頼感を損なうことにもなります。

顧客ごとの契約内容や変更履歴をシステム上で管理できることで、正確さが求められる請求業務の人為的なミスを防止できます。

顧客ごとに契約管理が可能

サブスクリプション管理システムでは、顧客ごとに契約管理ができます。現時点の契約内容はもちろん、過去の契約情報からプランの変更履歴やオプションの追加履歴などの情報を遡ることが可能です。

顧客からの問い合わせがあった場合などは、システム上で管理されている情報を確認すれば、適切な対応方法をとることができます。これにより、問い合わせ担当の属人化の防止も見込めます。

毎月の売上や利用率などの可視化

サブスクリプション管理システムでは、管理しているデータをもとに毎月の売上や利用率などを可視化できるメリットがあります。

システム上では顧客情報や契約内容、請求情報など、幅広い情報が管理されており、売上や利用率を可視化することで自社の現状を把握し、課題を洗い出すことが可能です。

請求額だけではなく新規のユーザーの数や解約率、顧客の属性による傾向の把握など、多角的に分析することで、事業目標を達成するためのKPIの整理や、今後の施策にもつながります。サブスクリプション管理システムは、事業拡大のサポートもできるといえます。

既存システムとの連携

自社の既存システムと連携することで、売上向上にさらなる効果をもたらせるメリットがあります。連携したシステムの情報を相互で有効活用することで、業務の効率化や顧客との関係性の向上につながるためです。

マーケティング支援ツールや営業支援ツールなどはサブスクリプション管理システムと連携することで利便性が高まり、売上の向上にも役立ちます。既存システムとの相性を確認することがおすすめです。

顧客目線での利便性向上

サブスクリプション管理システムの導入によって、顧客にとっての利便性向上が見込めます。サブスクの多くは毎月支払いが発生するため、決済の容易さは顧客にとってコンテンツの次に重視するポイントです。

決済機能が充実しているシステムであれば豊富な決済方法に対応でき、顧客は希望の方法で決済できます。利便性は新規契約の獲得や解約率などにも影響する要素のため、システムによる利便性向上は大きなメリットといえます。

サブスクリプション管理システムのデメリット

サブスクリプション管理システムは顧客数や契約数が少ない場合には、コストが見合わない可能性があります。システムの初期費用や月額料金、決済手数料などのコストがかかるため、それ相応の効果が得られなければ無駄になってしまいます。

また、既存システムからの引継ぎ作業や従業員の操作の慣れも必要とされるため、かえって手間がかかり、従業員の負担となることも考えられます。

人為的な作業でも管理に困っていない場合は、導入しても思うような効果を得られないことが多いです。今後の見込みも踏まえて、システムが必要なのか既存のままで問題ないか慎重に決める必要があります。

サブスクリプション管理システムを選ぶポイント

サブスクリプション管理システムを有効活用するためには、適切なものを選ぶことが大切です。ここでは、サブスク管理システムを選ぶ際の比較ポイントを解説します。

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外部システムと連携できる

外部システムと連携できるサブスクリプション管理システムは、データを様々な方向に活用できておすすめです。特に会計ソフトのように既存のシステムがある場合、連携することで利便性が高まるため、連携機能のあるシステムを選ぶことが求められます。

また、一緒に導入すると便利なシステムがあるため、それも含めて検討することも必要です。自社の必要とするシステムがある場合、サブスクリプション管理システムが連携できることが大前提になります。

例えば、CRMと連携することで顧客ごとの適切なアプローチや、見積書の作成が可能になります。またSFAと連携すれば、顧客の購買行動をもとにした売上予測や経営戦略を立てる際の参考データとして活用することが可能です。

既存のシステムや導入を検討しているシステムを明らかにし、サブスクリプション管理システムと連携できるかどうか確認しておきましょう。

自社に必要な機能が備わっているか

サブスクリプション管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているかどうかも大切なポイントです。システムによって搭載されている機能は様々であるため、自社のニーズに合ったものを選ぶ必要があります。

例えば、請求・経理業務を効率化したい場合は、請求書の計算や作成を自動化できる機能が必要であり、販売管理を行いたい場合は見積管理の機能が搭載されていることが必須と言えます。

闇雲に導入するのではなく、自社の抱える課題を明らかにした上で必要な機能を洗い出し、適切な機能を持つシステムを導入することで効果的な運用が可能になります。

誰でも操作しやすいか

サブスクリプション管理システム導入の目的の1つに、業務の属人化防止があります。そのため、誰でも使いやすいものを選ぶことも重要です。操作性が悪いと慣れるのに時間がかかってしまうだけでなく、結果的に業務の生産性を落としてしまう可能性もあります。

操作性やUIを確かめるには、無料トライアルを活用するのがおすすめです。実際の使用感を試し、業務効率化に繋がるか、費用対効果は見込めそうかを検討します。また自社の既存システムとの相性も合わせて確認しておきましょう。

コストや料金体系を確認

コストや料金体系を確認し、自社の予算や必要な機能とマッチしているか調査しておく必要があります。サブスクリプション管理システムの運用には、初期費用やランニングコスト、手数料などが発生します。

月額制や従量課金制など、どのサービスの料金体系が自社に合ったものであるか確認することが必要です。また、サービスの中には初期費用が無料でも最低契約月数が決められているものがあるため、注意して選ぶ必要があります。

自社に必要な機能や自社の顧客数、決済回数などを計算して見積もりを出せば、失敗するリスクを減らせるでしょう。

サポート体制は充実しているか

万が一の場合に備え、サポート体制の充実性も確認しておきたいポイントです。トラブルが発生した場合、業務の停滞だけではなくサービス内容にまで波及すると顧客の信頼性を損なう可能性があります。

自社で対応しきれないことを含めたサポート範囲や、電話やチャットなどの問い合わせ方法、対応時間が自社の稼働時間に合ったものであるかなど確認することが必要です。トラブルの発生時を想定し、様々な角度からサポートの手厚さを見極めましょう。

セキュリティ対策は万全か

サブスクリプション管理システムでは、膨大な量の個人情報や決済情報を扱います。万が一流出した場合、会社としての信頼を大きく損ねる危険性があります。そのため、情報漏洩を防ぐ対策が万全かどうかは、重要なポイントです。

具体的には、データの暗号化・アクセス制御・定期的な脆弱性のチェックなど、ベンダーによってどのような対策がなされているかを確認しましょう。

各ベンダーのセキュリティ体制は、多くの場合公式Webサイトなどで確認できます。また、決済代行として運用年数や実績を見て信頼度を判断することも有効です。

まとめ

サブスクリプション管理システムは、サブスクリプションビジネスで必要な業務を一元管理できるシステムです。請求業務の自動化や契約情報の可視化など、サブスク管理における課題を解決に導くシステムとして注目されています。

サブスクリプション管理システムでは、顧客ごとの過去を含めた契約内容の把握や代金請求のミス削減、業務効率化など様々なメリットがあります。管理データをもとに事業戦略を立てることも可能です。一方、顧客数の少ない場合はコストが無駄になることが懸念されます。

サブスクリプション管理システムを有効活用するためには、自社の予算や月々の支払の見積もりを行った上で、必要とする機能を搭載したシステムを選びましょう。