請求書受領サービスとは？メリット・デメリットと選び方を解説

請求書受領サービスは、請求書の受け取りから電子化・送付まで、請求書処理業務の代理またはデータ化を行ってくれるサービスです。紙ベースの手作業中心だった作業を効率化できます。本記事では、請求書受領サービスのメリット・デメリット、サービス選定時の比較ポイントなどを解説します。

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目次

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1. 請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書受領サービスとは
3. 請求書受領サービスの3タイプ
4. 請求書の受け取りに関する課題
5. 請求書受領サービスのメリット
6. 請求書受領サービスのデメリット
7. 請求書受領サービスの機能
8. 請求書受領サービスを比較する際の失敗しない選び方
9. 請求書受領サービス選びのその他の比較ポイント
10. 請求書受領サービスの導入の仕方と注意点
11. まとめ

請求書受領サービスを検討するならこのサービスがおすすめ

請求書受領サービスとは

請求書受領サービス（請求書受取サービス）とは、受領した請求書をOCRで電子化し、システム上で一元管理するサービスのことです。受領した請求書の電子化や保管の代行に加え、仕訳や振込データの作成機能を搭載したサービスもあります。

請求書に関する業務には、請求書の受け取りから保存、電子帳簿保存法に準拠したスキャンと電子保存、インボイス制度への対応、会計仕訳や振込データの作成など多くの業務が含まれます。

請求書受領サービスを利用することで、これまで手間のかかった請求書処理業務を効率化し、経理業務の負担軽減が可能です。また、クラウド環境で利用できるものも多く、オンライン化によって請求書処理業務のテレワーク推進にも役立ちます。

請求書受領サービスが注目される背景

請求書には取引先への支払いに関する情報が記載されており、間違いなく支払いを完了させなければなりません。そのため、現場担当者や上司、経理担当者の間で複雑な承認ワークフローが生じてしまいます。

さらに、昨今では紙の請求書以外にもPDFやExcelといった電子データで届き、それぞれに対応した形式・方法で受領から支払処理までを完了する必要があります。また、電子帳簿保存法やインボイスなどの法改正にも適切な対応が求められます。

請求書を含めた証憑書類の管理は経理業務の大きな負担となり、業務の効率化が急がれているのが現状です。そこで、請求書受領サービスのようなシステムを活用し、法改正にも確実に対応しながら、経理業務全体の効率化・負担軽減を図る企業が増えています。

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請求書受領サービスの3タイプ

請求書受領サービスは、サービス提供会社によってサービスの内容が異なり、大きく3つのタイプに分けられます。ここでは、請求書受領サービスの3タイプについて特徴を交えながら解説します。

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請求書の受領から代行してくれるタイプ

請求書の受領からデータ化まで代行するタイプは、サービス提供会社が取引先から送られた請求書を代理で受け取り、データ化する方式です。請求書の受け取りやデータ化をベンダー側に委託でき、原本の保管や書類の廃棄なども任せられます。

ベンダーは紙の請求書をはじめ、PDFなどのデータで送られてくるものもまとめてデータ化します。なお、受領した紙の請求書は倉庫で一定期間保管後廃棄したり、一定期間経過したらまとめて送付したりなど、提供会社によって対応は異なります。

基本的に、請求書の受領からデータ入力、内容の点検から保管・送付までを提供会社のオペレーターが行います。そのため、データの精度は限りなく100％に近く、正確性には優れるものの、完了するまでに時間がかかるのが短所です。

受領から代行してくれるタイプは、請求書管理の工数を減らしたい企業におすすめです。受け取りや電子データ化、原本の保管や破棄など、請求書業務で必要な手作業を減らして人為的ミスの防止にもつなげられます。

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自社で請求書をデータ化するタイプ

このタイプは、自社で請求書受領システムを導入・運用し、自社内のリソースを活用して請求書のデータ化を行うものです。従来通り自社で請求書を受領し、電子請求書はそのまま保存、紙の請求書の場合はスキャンによって画像化します。

画像化したものを請求書受領システムにアップロードし、OCRが自動で読み取ってデータにします。請求書の受領からデータ化まで、自社のリソースのみを使って手作業で行うため、代行タイプより工数は増えますが運用コストを抑えられます。

また、OCRやAI OCRの光学文字認識機能によって、書面の文字を自動でデータ化するため、読み取りのスピードが速くなります。ただし、専門のオペレーターが点検を行う代行タイプよりもミスが生じやすいのがデメリットです。

自社で請求書をデータ化するタイプは、決まった形式の請求書を大量に処理することが多い企業におすすめです。そして、よりコストを抑えて運用したい場合にも適しています。

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取引先との共同利用で運用するタイプ

取引先との共同利用で運用するタイプは、取引先も同じサービスを利用していることが前提です。受領側は業務の一部を取引先が行うため、業務を大幅に効率化でき、発行側も受領側の入力ミスを防げるなど双方にメリットがあります。

取引先が行う作業はサービスごとに異なり、取引先は無料で使用できる請求書受領サービスも多いです。さらに、紙で送られてくる請求書を1つのプラットフォームで一元管理し、自動で電子データとしてまとめられる点も魅力です。

このタイプは取引先との連絡・連携が必須であるため、同じサービスの導入を検討できる取引先がいる場合や、すでに利用している取引先が多い場合におすすめです。

請求書の受け取りに関する課題

従来の紙ベースの請求書受領では、受領方法が一律ではない、支払いまでの工数が多いなど、さまざまな課題があります。また、企業にはペーパーレス化やインボイス制度への対応も迫られています。ここでは、請求書受領における課題について解説します。

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受領方法が一律ではない

請求書は取引先によって、紙ベースやデータといったように取り扱う形式が異なり、受領方法が一律ではないという課題があります。例えば、紙の書類で郵送、PDF形式の電子メールで送付、Webサイトからのダウンロードなど、取引先によって受領方法が異なります。

そのため、担当者は複数の異なる形式・方法の請求書処理と管理に手間を必要とし、支払い完了までの経理業務がスムーズに進行しないことが多いです。また、受け取りの事実証明を目的として行う受領書の発行にも手間がかかります。

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支払いまでの工程が複雑

請求書業務は、請求書の受け取りから社内の承認フロー、代金の支払い、請求書のデータ化、会計の仕訳など数多くの工程を踏むため、支払いまでの工程が複雑です。さらに、それぞれの工程には営業スタッフ、承認者、経理担当者など複数の人物が携わります。

人為的な作業が増えるほど、ミスなくスムーズに請求書の手続きや確認を行うのは困難になり、支払い完了までに多くの時間を要することになります。特に、取引先との金銭的なやり取りであることから、間違いのないよう慎重に行うための経験とスキルが必要です。

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処理状況が把握しづらい

請求書の受領では、取引先ごとの進捗状況が可視化できず、現在の処理状況を把握しづらいというのも課題の1つです。例えば、個別で受け取った請求書が、現在どの部署の誰が保持しているのかをすぐに把握できません。

仮にどこかのフローで紛失・破損が起きていて、支払い完了までの間にトラブルが発生している場合、生産性の低下につながるだけでなく、取引先からの信頼が低下する恐れもあります。特に、紙とデータが混在しているほどトラブルが生じやすいです。

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企業全体で電子化が進んでいない

請求書処理業務に限らず、企業全体でシステムを活用した業務の電子化が進んでいない場合、請求書に関してもアナログな業務中心で取り組んでいることがほとんとです。紙で請求書を受領する際は、金額をExcelやシステムに手入力しなければならず、請求書原本の保管義務もあります。

そのため、アナログな作業を削減しない限りは、経理業務の負担を軽減できません。また、外出先からの作業やリモートワークにも対応できず、業務の効率化が図れないことにより、煩雑な請求書業務の改善につなげられないのも課題です。

請求書の確認や経理処理のためだけに出社するなど、担当者の業務負担が大きいのは業務効率化の上で深刻な課題といえます。

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インボイス制度に対応できていない

2023年10月1日から、適格請求書を発行する事業者はインボイス制度への対応が義務化されています。インボイス制度によって適格請求書に記載する項目が追加され、要件を満たした請求書を発行し適切に保管することが義務付けられました。

適格請求書に対応した請求書は、従来の形式で発行される請求書とは異なります。定期的な法改正も行われるインボイス制度への対応を社内の経理担当者にすべて任せる場合、大きな負荷となってリソース不足に陥る可能性が高いです。

電子帳簿保存法やインボイス制度など、法改正にも柔軟かつ適切に対応するためには、請求書受領サービスを含めたシステム・サービスの利用が推奨されます。

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、企業が仕入税額控除を受けるために新しく作られた制度です。これまでの請求書には取引金額、取引年月日、発行者などを記載した区分記載請求書が使われてきました。

新しく制定されたインボイス制度では、請求書に発行者の登録番号と税率ごとに区分した消費税額等を追加で記載しなければなりません。インボイスを受け取れなかった場合、仕入税額控除ができず納付税額の負担が大きくなる場合があります。

インボイス制度は、消費税の10%と8%を正確に納税額算出するため、消費税課税対象外の事業者の元に残る益税や課税額5,000万円以下の事業者の、簡易課税制度で算出した消費税額の益税問題を解決するために作られました。

企業が適格請求書を発行するためには適格請求書発行事業者になる必要があり、まず税務署に登録申請をします。仕入税額控除は、登録した売り手が買い手に適格請求書を発行し、双方が請求書を適切に保存している場合にのみ適用されます。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

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請求書受領サービスのメリット

請求書受領サービスは、請求書の受領代行やテキストデータ化、請求書データの保管といった機能の活用で、請求書業務の効率化に役立ちます。ここでは、請求書受領サービスの導入で得られるメリットについて解説します。

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ペーパーレス化の促進・検索性の向上

紙ベースの請求書処理業務では、受け取りから開封、内容の確認、スキャンによる電子データ化、原本のファイリング・保管など多くの工程を踏みます。さらに、担当者から上司、上長や経理担当者の確認・ハンコによる承認といった承認ワークフローも発生します。

しかし、請求書受領サービスの導入によってオンライン化が実現すると、ペーパーレス化の促進が可能です。一連の請求書業務の人為的な作業が不要となり、データ化された請求書をオンラインのサービス上で確認し、素早く承認できるようになります。

そのため、紙ベースの煩雑なやり取りを削減し、業務の効率が大幅に向上します。紙の請求書保管にかかる負担が減り、検索性を向上させることも可能です。

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さまざまな形態の請求書に対応しやすい

請求書受領サービスでは、さまざまな形態の請求書に対応できます。ほとんどのサービスが、紙・メール・データといった形態・方法がバラバラに届く請求書に対応しており、サービスのタイプによっては請求書のスキャンからデータ化までをすべて任せられる場合もあります。

また、スキャンした請求書の画像やPDFを、OCR・AI OCRでテキスト化することが可能です。請求書をデータ化して一元管理できるため、届いた請求書の内容を確認しつつ、取引先によって異なる形態の請求書に都度対応せずに済みます。

特に、請求書の内容をチェックするサービスも提供している請求書受領サービスなら、仕訳までをほぼ自動化できるようになり、より担当者の負担を削減できます。

承認ワークフローの円滑化につながる

通常の請求書処理業務では、担当者の上司が不在だった場合、請求書の確認・承認が滞り、次のフローに進めず最終的な承認までに時間がかかってしまうのが大きな課題です。さらに、修正を必要とする際には余計に時間がかかります。

請求書受領サービスでは請求書を電子データ化するため、オフィスに不在の上司も外出先のパソコン・スマートフォンから、請求書の内容確認・承認が可能です。

オンライン化によって承認ワークフローが円滑化するだけでなく、進捗状況が一覧で確認できるため、透明性の向上にもつながります。

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多様な働き方に合わせた効率化が可能

請求書受領サービスの導入で作業場所が限定されなくなると、在宅勤務・テレワークでも請求書の処理ができるようになります。インターネット環境があればパソコン上で請求書の確認と承認ができるため、ハンコを押すためだけの出社が不要です。

また、サービスの中には、スマートフォンから確認・承認・差し戻しなどの承認作業が行えるものもあります。クラウド上に請求書を電子データとして一元化・保存するため、急な確認が求められる場合でもスピーディーに対応可能です。

多様な働き方に対応できることにより、従業員のワークライフバランスを整え、職場満足度の向上を図りつつ、BCP対策としても効果を発揮します。

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経理業務にかかるコストを削減できる

請求書受領サービスの利用で紙ベースの請求書をデジタル化できれば、ペーパーレス化によって従来までの保管コストを削減し、請求書の印刷・郵送にかかるコスト削減も可能です。

さらに、手作業で行っていた業務を電子化できるため、経理業務の手間が減り人件費の削減と業務効率化にもつながります。特に、会計システムとの連携が可能なサービスであれば、経理処理にかかる工数を減らし、より業務コストの削減が可能です。

税制改正や法改正に対応しやすい

請求書受領サービスは、最新の税制改正・法改正に対応しているものが多く、自社のリソースのみで対応するのではなく、サービスの利用で自動的に法令を遵守した請求書処理業務が行えます。

例えば、電子帳簿保存法の改正とインボイス制度の創設に伴い、請求書受領サービスは機能を順次アップデートして対応します。高頻度で行われる法改正への対応は非常に大きな負担となりますが、サービスの利用で担当者の負荷を大きく軽減できます。

なお、提供されているサービスごとに機能は異なるため、導入検討時には税制改正・法改正にどのような対応を起こっているのかも、しっかりと確認しましょう。

受領メールの送信を自動化できる

取引先から請求書や書類を受け取った際には、受領メールを送るのが基本です。自社の元に正しく届いていることを伝えることで、取引先にも安心感を与えられます。また、お礼の意味としても良好な信頼関係を築く上で重要です。

そのような受領メールを、請求書受領サービスでは自動で送ってくれる場合があります。事前にフォーマットを設定しておけば、取引先と請求書の内容に合わせて自動で情報が入力され、1件ずつ対応する手間が省けます。

対応漏れなどのヒューマンエラーを防げるため、迅速かつ丁寧な対応によって企業の信頼性向上にも役立ちます。

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請求書受領サービスのデメリット

請求書受領サービスの導入でさまざまなメリットを得られる反面、利用にはコストが発生するなどのデメリットもあります。ここでは、請求書受領サービスのデメリットについて解説します。

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サービスの利用・導入にコストがかかる

請求書受領サービスの利用・導入には、初期導入費用や月額利用料が発生します。中には無料プランが用意されているものもありますが、受領できる請求書の枚数が限られていたり、利用人数に制限があったりするため、有料プランの検討も重要です。

なお、請求書受領サービスは無料トライアルまたは無料デモを利用可能なことが多く、お試し運用によって自社に必要な機能は何か、サービスの利用・導入が必要であるかの判断ができます。一概にコストの安いサービスが良いとはいえないため、自社との適合性も十分に判断しましょう。

セキュリティリスクを考慮しなければならない

請求書には自社と取引先の大切な情報が含まれ、請求書受領サービスの利用ではベンダーに情報を読み取られることになります。また、管理サーバーが第三者からのサイバー攻撃を受けると、自社の請求書に関する不正リスクや情報漏洩などのセキュリティリスクがあります。

さらに、内部での不正にも注意しなければなりません。これらのセキュリティリスクを考慮しつつ、利用するサービスがどのようなセキュリティ対策を行っているのかを確認し、社内での権限管理の徹底や社員教育の周知も行うことが大切です。

受領から代行してもらう場合には時間がかかる

請求書受領サービスの中には、請求書の受領から代行してくれるサービスがあります。利用者は取引先ごとにさまざまな形式で届く請求書を都度受け取り・データ化する必要がなく、請求書処理業務の大幅な簡略化が可能です。

しかし、請求書の受領代行を依頼するとサービスごとに決められた日数・時間がかかるため、瞬時の受け取り・データ化が難しいことが考えられます。代行タイプのサービスは便利ですが、選定時にはデータ化・送付までの時間を確認しておきましょう。

サービスが終了してしまう可能性がある

請求書受領サービスを含め、外部がシステムを提供しているサービスは常に提供元によるサービス終了のリスクがあります。万が一利用できなくなった場合、サービスに依存しすぎていると他サービスへの移行や業務フローの見直しが困難になるでしょう。

サービスを選ぶ際には、提供会社の安定性はもちろん、シェア率なども考慮しながら事前に停止のリスクも踏まえてリスク分散しておくことが重要です。

請求書受領サービスの機能

請求書受領サービスには請求書処理業務に必要な機能がいくつも搭載されています。ここでは、請求書受領サービスの主な機能について解説します。

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請求書の受領代行

請求書受領サービスは、請求書の受け取り代行をサービスとして提供しています。取引先から自社に届けられる大量の請求書を、請求書受領サービスが代理で受け取ります。

近年は、紙の請求書は受け取り後スキャンし、データ化作業も行われるようになりました。また、PDF形式で受け取った請求書も、システムにアップロードするだけでまとめて管理できます。

請求書の受領代行を利用すれば、自社宛てに届くすべての請求書をクラウド上で一元管理することが可能です。

請求書のテキストデータ化

請求書受領サービスには、紙の請求書をスキャンした画像やPDFの請求書を、OCRまたはAI OCRを使ってテキスト化する機能を実装しているサービスもあります。光学文字認識機能を用いて、自動で請求書の画像やPDFから文字に起こし、テキスト化します。

OCRは「Optical Character Reader」の略称です。OCRの文字認識機能によって紙文書のデータを読み込み、文字データとしてデジタル化します。請求書の画像データやPDFから自動で文字を読み取ることも可能です。

AI OCRは、OCRにAI技術を活用したものであり、AIの機械学習によって文字補正の結果を学習します。そのため、OCRよりも文字の認識能力が高く、認識精度が99.9%であることを謳っているサービスも多いです。

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請求書データの保管

請求書受領サービスは、請求書を電子データ化して適切に保管するサービスも提供しています。一般企業・法人の場合、請求書は7年間の保管義務がありますが、紙ベースの書類を保存する際には、ファイリングや保管場所に手間とコストがかかります。

しかし、請求書受領サービスを利用すると、請求書を電子データとして保存できるため、書類の保管スペースが不要になり、必要な書類をすぐに探し出せるようになります。国税調査で書類提出を求められた際にも対応しやすいです。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

電子帳簿保存法にも対応

電子帳簿保存法の改正により、PDFなど電子データで受け取った証憑書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。これまでは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、現在は電子帳簿保存法に則った電子保存が必須です。

また、電子帳簿保存法には、電子データの保存要件も細かく定められています。保存要件を満たすシステム・対応が自社で行われていない場合、請求書受領サービスを利用すれば、法律を準拠したデータ保存に自動で対応できます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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請求書受領サービスを比較する際の失敗しない選び方

請求書受領サービスは、サービスによって機能が異なっています。ここでは、自社にとって最適なサービスを選ぶために、比較する際の失敗しない選び方についてポイントを解説します。

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データ化できる項目を確認

基本的な請求書に記載される内容としては、次のような項目が挙げられます。

1. 請求日
2. 発行者
3. 請求金額
4. 税区分ごとの金額
5. 源泉徴収税額
6. 支払期限
7. 振込先口座

請求書のどの項目をデータ化するかはサービスによって異なります。そのため、導入したいサービスが自社で必要な項目をデータ化できるか必ず確認しましょう。また、各項目に加えて源泉徴収税や軽減税率への対応も必要です。

請求明細もデータ化できるサービスなら、品名で仕訳が行えるようになるため、仕訳の自動化にも役立ちます。

請求書の保管期間を確認

請求書の原本は、法人の場合だと原則7年、個人事業主なら原則5年の保管義務があります。特に、紙で受け取った請求書は、期間中適切に保管しておくスペースが必要であり、取引数が大きい企業ほど保管スペースに悩まされがちです。

受領代行も行っている請求書受領サービスの場合、紙原本の項目をデータ化した後、倉庫で一定期間保管しています。保管期間はサービスによって異なりますが、7年以上としていることが多く、期間が過ぎると自動で破棄するサービスもあります。

一方、一時保管後に原本を郵送するサービスもあります。この場合、残りの保管期間中自社で保管するためのスペースが必要です。そのため、導入を検討しているサービスがどれほどの保管期間を設定しているのか、事前に確認しておきましょう。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

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電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

請求書処理に関する法律や制度は、デジタル化やグローバル化など環境の変化に合わせて大きな変化を続けています。2022年には電子帳簿保存法改正で電子保存要件が変更され、2023年10月からは適格請求書の保存が必要なインボイス制度も適用されました。

インボイス制度によって従来の請求書よりも内容が煩雑化し、手作業のみの対応では処理に多くの手間と時間がかかります。また、電子帳簿保存法における保存要件も複雑なため、人為的なミスや紛失リスクなどもあります。

請求書受領サービスで電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法改正に対応できると、さまざまな手間とミスを防止することが可能です。その結果、企業全体の業務効率化や担当者の負担軽減にもつながります。

参考：電子帳簿保存法の概要

参考：インボイス制度の概要

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請求書受領サービス選びのその他の比較ポイント

請求書受領サービスは、請求書のデータ化以外にも複数の機能を搭載しています。ここでは、請求書のデータ化以外で考慮すべき比較ポイントについて解説します。

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国税関係の書類も受領・データ化できるか

請求書処理が電子帳簿保存法に対応していても、領収書や納品書を含めた国税関係書類に未対応の場合、経理担当者の負担はそれほど変わりません。また、新たなシステムを導入する手間が発生し、かえって負担が増加することも考えられます。

そのため、自社に既存の文書管理システムが導入されていない場合は、請求書以外の国税関係書類も法対応できるかが重要です。請求書受領サービスの中には、同シリーズのシステム利用などによって、請求書以外の電子保存にも対応可能なサービスがあります。

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データ化以外の機能も確認

請求書に関連する業務は、請求書のデータ化に限りません。請求書受領サービスには、請求書のデータ化以外にも、さまざまな経理業務を支援する機能を用意したサービスがあります。

特に、自動仕訳・会計システムとの連携、FBデータの作成、承認ワークフローといった機能があると便利です。請求書の受領後に発生する仕訳作業や上司などへの承認フロー、銀行への振込などの業務を効率化でき、経理担当者の負担軽減や経費削減にもつながります。

自動仕訳・会計システムとの連携

請求書受領サービスには、受領してデータ化された請求書の情報をもとに、自動で仕訳データや請求データを作成する機能を備えているものがあります。この機能を活用することで、入力におけるミスが減り作業を効率化できます。

データを会計システムに連携する際には、APIを使用する方法と出力したCSVファイルをインポートする方法の2つがあります。API使用の場合は、担当者がデータを触らずに自動で連携できるのがメリットですが、使える会計システムが限られるのが難点です。

一方、CSVファイルは汎用性が高く、連携できる会計システムの種類も多いです。ただし、サービスによって出力したCSVファイルの整形が必要なケースもあります。ファイル整形が不要なサービスを選んでおくと、作業による遅延を防げます。

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FBデータの作成

請求書に記載された金額を銀行から取引先に振り込む場合、振込先が多い企業は日本国内の銀行宛ではFB（ファームバンキング）を使用することが多いです。その際、統一形式である全銀フォーマットに基づいて、FBデータを作成します。

FBデータを簡単に作成できる機能を備えた請求書受領サービスなら、銀行振込の業務を効率化することが可能です。なお、自社の取引銀行に対応しているかを事前に確認しておく必要があります。

承認ワークフロー

請求書を受領してから取引先へ支払うまでには、担当者から部署の上司、経理担当者などの確認といった承認ワークフローを辿ります。しかし、従来のいわゆる「ハンコリレー」では、関係者が不在だとハンコを貰えず、処理が滞る原因となります。

そこで、請求書受領サービスでワークフローを電子化すれば、物理的にハンコを押す必要がなくなり、パソコンやスマートフォンなどの端末から確認・承認が可能です。オンラインで使えるため自宅や外出先でも作業ができ、テレワークにも対応しています。

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セキュリティの安全性を確認

請求書に記載されている内容は、自社と取引先に関する重要な機密情報です。万が一情報漏洩が発生した場合、自社だけでなく取引先にも多大な影響が出てしまい、信用失墜の原因にもなり得ます。

請求書受領サービスは提供会社に請求書を預けて内容を読み取られるため、提供会社のセキュリティ対策が万全であるかの確認が重要です。

例えば、データセンターの監視体制や立地、セキュリティに関する各種認証取得の有無をはじめ、通信データの暗号化・IPアドレスの制限など、セキュリティ機能を十分に備えているかを必ず確かめましょう。

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サポート体制が充実しているか

業務システムを導入する際には、必ず初期設定を行う手間が発生します。特に、経理担当者がITに不慣れな場合、設定自体が大きな負担となり、運用開始・定着までに多くの時間を要することになります。

そのため、提供会社による徹底したサポート体制があると、担当者の負担軽減や運用定着までの短縮化につながります。稼働後のサポートへの連絡方法として、メールやチャット、Webサイトでの問い合わせに加え、電話も利用できると安心です。

なお、サポート体制はサービスによって回答回数に制限があったり、相談内容によって有料になったりする場合があるため、事前にサポート範囲なども確認しておきましょう。

無料トライアルがあるか

サービスを一度導入してしまうと、すぐに止めることはできません。自社に合わず使用を止めてしまうと、それまでの手間とコストが無駄になってしまいます。サービスの機能や操作感を確かめるには無料トライアルを活用しましょう。

お試し利用できる内容はサービスごとに異なり、無料トライアルまたは無料デモから選択することになりますが、利用期間の範囲内であれば、さまざまなサービスを比較検討することができます。

シェア率の高いサービスやコストパフォーマンスの高いサービスなどから、自社に必要な機能とサービス内容を検討し、より費用対効果の高いサービスを選定するのがおすすめです。

請求書受領サービスの導入の仕方と注意点

提供されている請求書受領サービス別に、特徴や備えている機能には違いがあります。導入後に後悔しないためにも、導入までの過程を慎重に進めることが大切です。ここでは、請求書受領サービスの導入の仕方と注意点を解説します。

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課題の洗い出しとサービス利用の業務範囲を確認

請求書受領サービスを導入したい理由は、企業ごとに異なります。まずは、自社がどうしてサービスを導入したいのか、現状の課題を洗い出して明確にしましょう。そして、解決するために必要な機能やサービス利用の業務範囲を確かめます。

例えば、紙の請求書が多く処理の煩雑さを解決したい場合は、受領やスキャン代行があるサービスを使用すると業務の負担を削減できます。また、請求書の数が多い場合は、自動で高精度かつ素早いデータ化を行うAI OCR機能を搭載したサービスがおすすめです。

その他、請求書のデータ化だけでなく、法制度への対応や業務システムとの連携機能もチェックしましょう。

費用対効果を確認

請求書受領サービスはクラウドサービスがほとんどで、基本は月額固定料金を採用しており、約5,000円～3万円程度が費用相場です。しかし、企業の規模や機能の数・種類によって変動するため、自社に適したサービスを選定しましょう。

また、月額固定料金の他に、請求書のデータ処理1件ごとに費用が発生する従量課金制を採用したサービスもあります。さらに、オプションを選択した場合は、その分の料金も加算されます。

費用を十分に確認せずに導入すると、余計なコストがかかる恐れがあるため注意が必要です。ベンダーの担当者との打ち合わせを行いながら、料金体系やオプションなどをしっかりとチェックし、導入後に想定外の費用が発生しないようにしましょう。

テスト運用で導入を検討

請求書受領サービスに限らず、業務システムは実際に稼働する前にテスト運用を行うことが大切です。テスト運用は本格運用後と同じ環境下で行い、実際の業務で問題なく利用できるかを確認しましょう。

システムの開発段階の不具合とは異なり、特定の環境で想定外の動きをすることがあります。そのため、仮にテスト運用で生じたトラブルに対策できれば、本格的に稼働してから大きな問題へと発展するのを防止できます。

まとめ

請求書受領サービスとは、請求書の受け取りから電子データ化・保管など、さまざまな請求書処理業務の効率化を支援するサービスです。サービスの利用によって、ペーパーレス化や承認ワークフローの円滑化につながります。

請求書受領サービスは、高頻度で行われる税制改正・法改正に合わせてサービスの機能をアップデートするため、法令を準拠した請求書処理業務が可能です。利用にはコストが発生することがほとんとですが、得られるメリットは非常に大きいといえます。

サービスを選定する際には、請求書の情報をデータ化できる項目、請求書の保管期間、他社の会計システムとの連携性などを確認し、自社に最適な請求書受領サービスを選びましょう。

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