会計ソフトで複数会社を管理できる？メリット・デメリットも解説

複数の会社を設立したい場合、1つの会計ソフトで管理することができるのでしょうか。本記事では、1つの会計ソフトで複数会社を管理できるのかについて解説し、複数の会社を持つメリット・デメリット、個人事業主が複数の事業を営む場合についても解説します。

目次

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1. 1つの会計ソフトで複数の会社を管理できるのか
2. 連結会計専用のシステムを利用する方法もある
3. 複数の会社をもつメリット
4. 複数の会社をもつデメリット
5. 個人事業主が複数事業を行っている場合
6. まとめ

1つの会計ソフトで複数の会社を管理できるのか

会計ソフトは、企業のお金の流れを一元的に管理でき、日々の帳簿付けから決算処理まで、一連の会計業務のサポートが可能です。中には、事業内容ごとに会社を設立して経営しているケースもありますが、会計は会社ごとに行います。

そのため、会計ソフトを利用している場合でも、別の会計データとして登録が必要です。そこで問題なのが、1つの会計ソフトで複数の会社を管理できるのかという点です。

基本的には複数会社を登録できるが注意も必要

会計ソフトで複数の会社を管理することは基本的に可能です。ただし、クラウド型は、1つのアカウントにつき1つの会社を管理する制限がある場合があります。つまり、1つのアカウントで複数の会社のデータを同時に管理することはできません。

そのため、複数の会社を管理するには、その数の分だけアカウントを発行する必要があり、利用料金もアカウントごとに発生します。

一方でインストール型の場合は、1つのライセンスで複数の会社のデータ領域を作成できる場合が多いです。しかし、インストール型はパソコンの容量を使うため、会社の数が多くなりデータ量が増えればそれだけ容量も圧迫される点に注意しましょう。

クラウド型・インストール型の特徴も理解しておく

上述のように、会計ソフトには主にインストール型とクラウド型の2つの種類があります。企業の規模やニーズに合わせて導入形態を選択しましょう。ここでは、2つの種類について解説します。

インストール型

インストール型の会計ソフトは、パソコンにソフトウェアをインストールして使用するタイプです。基本的に買い切り型で、まとまった初期費用が必要ですが、一度購入すればずっと使い続けることができます。

また、オフライン環境でも使用可能で、インターネット接続が不安定な場合でも安心して利用できます。ただし、法改正などによるアップデートには手動で対応する必要があります。

クラウド型

クラウド型の会計ソフトは、インターネット経由で利用するタイプで、ベンダーが提供するクラウドサーバーにデータが保存されます。利用者はどのパソコンからでもアクセス可能で、複数の拠点や担当者が同時にデータを確認できるメリットがあります。

また、データのバックアップやセキュリティ対策はベンダーが行うため、大きな負担なく利用できます。インストール型とは違い、クラウド型は初期費用が安い反面、月額や年額で継続的に利用料が発生します。

複数の事業を管理できる会計ソフトの選び方

会計ソフトを導入する場合、上述した導入形態のほかにも注意する点がいくつかあります。自社の目的や業務にあわせて、以下を参考に適切な会計ソフトを選びましょう。

1. 搭載されている機能の種類
2. ソフトの操作性
3. サポート内容
4. 税理士との共有方法

会計ソフトでは、日々の帳簿作成機能はもちろん、複数会社のデータ分析や資産管理などの機能を備えています。また、複数の会社の経理業務を行う場合は、入力作業の頻度も高まるため、使い勝手のいい会計ソフトを導入する必要があります。

そのため、操作性がよく、会社の切り替えや入力作業が簡単なものを選ぶのがおすすめです。そして、サポート内容の確認も忘れずに行いましょう。ソフトに関する疑問やトラブル時の対応など、社員の知識や技術にあわせて選ぶのもおすすめです。

最後に税理士とデータの共有方法を相談し、お互いに送受信しやすいかどうかを確認しましょう。会計ソフトによっては、税理士専用のログインアカウントの設定が行えます。複数の会社を管理するうえで、税理士とのスムーズな連携は時間の短縮にもつながります。

連結会計専用のシステムを利用する方法もある

グループ会社で連結会計を行う場合、連結会計専用のシステムを利用する方法もあります。連結会計とは、親会社と子会社など、グループ関係にある複数の企業をひとつの組織とみなして会計・決算を行う方法です。

連結会計は、一般的な会計とは異なる手順も踏む必要があります。そのため、連結会計を採用する場合には、連結会計に対応したシステムで効率化を図るのがおすすめです。連結会計システムは、大企業やグローバル企業にも対応できる豊富な機能を持っています。

複数の会社をもつメリット

ひとつの会社で複数の事業は行えますが、分社化することによるメリットも存在します。分社化により、会社の経営をより効果的に運営できるため、成長戦略や企業価値の向上につながります。ここでは、複数の会社をもつメリットについて解説します。

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節税対策になる

複数会社を持つことで、利益（所得）を分散させられます。各会社が独立した利益を上げるため、ひとつの会社に収益が集中するのを避けられます。また、利益が一定金額以下になると、税率が低くなる可能性があり、節税効果が期待できます。

ただし、節税目的のみで会社を複数設立すると、税務署で指摘される場合があります。税務当局は節税を目的とした構造に対して厳しい対応を行うため、適切な理由がないと、不適切な税務措置と見なされる可能性があります。

複数会社を設立する際は、節税だけでなく合理的な経営上の必要性があることを明確にし、税務上の問題を避けるように注意する必要があります。

事業のリスク分散になる

複数会社を持つことにより、事業のリスクが分散するのは大きなメリットです。各会社が異なる事業を展開している場合、1つの事業が不調でも他の事業が好調であれば、全体のリスクが軽減されます。

例えば、製造業のA社とサービス業のB社を展開している場合、製造業に関連する市場の変動や問題などがA社のリスクとなる一方で、B社はその影響を受けない可能性があります。これにより、両社の経営リスクが分散でき、経営全体の安定性が向上します。

ただし、複数会社を運営する場合は、それぞれの会社の経営状況を適切に管理し、リスク分散の効果を最大化するのが重要です。

事業の経営管理がしやすくなる

共通の経営戦略や方針を適用することで、事業の経営管理がしやすくなり、経営資源を効率的に配分できます。また、統合的な経営体制によって、管理の標準化と情報の一元化につながります。

これにより、経営者は全体の状況が把握でき、迅速な意思決定が可能となります。さらに、複数の事業を有するとリスクが分散されるため、ひとつの事業が不振でも全体の安定性が保たれる利点もあります。

融資を受けやすくなる

複数の事業展開は収益源が多様化し、ひとつの事業に依存しなくなります。これにより、金融機関は事業リスクが低減された企業に対して、融資を行いやすくなります。さらに、異なる事業を展開している場合、各事業の収益が相乗効果を生む可能性があります。

また、収益性が向上し、借入金の返済能力が高まるため、金融機関は安心して融資が行えます。加えて、複数の事業を運営している企業は、業績や経営能力が高いと見なされる場合があります。

複数の会社をもつデメリット

複数の会社を持つことは、多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。ここでは、複数の会社をもつデメリットについて解説します。これらのデメリットを理解し、適切な経営戦略を構築することが重要です。

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コストがかかる

複数の会社を設立する際には、それぞれに法的手続きや登記費用がかかります。また、各会社の運営には個別の経費や人件費が必要となります。

経営資源が分散されるため、管理コストや経費が増加し、効率性や利益率の低下を招く可能性があります。経営者はこれらのコストを考慮し、適切なリソース配分と経営戦略の策定に努める必要があります。

経理作業が煩雑になる

各会社ごとに経費の記録や申告を行う必要があり、会社の数だけ作業が増え、手間がかかります。例えば、取引先や経費の分類が異なる場合、それぞれに応じて記帳や帳票作成をしなければなりません。

ただし、近年の会計ソフトの進化により、経理作業の自動化が進み、大きな手間にはなりません。会計ソフトを活用することで、複数の会社の取引や経費を効率的に管理し、帳簿の自動作成や税務申告のサポートが可能となります。

税務調査で指摘をされる可能性がある

複数の会社を持つことで、税務調査で指摘をされる可能性があります。特に、運営の実態がない場合や、租税回避を意図した構造である場合、税務当局からの指摘や問題が生じる可能性が高まります。また、同一の事業内容で複数の会社を持つことは禁止されています。

このような場合、法的に問題となる可能性があるため、法令を遵守することが重要です。経営者は、税務の適切な申告と税金の支払いを確実に行い、事業の合法性を確保するために、会社の運営や取引について慎重に検討する必要があります。

個人事業主が複数事業を行っている場合

個人事業主が複数の事業を行っている場合、確定申告書や決算書は1つでまとめられます。会計ソフトを使えば、日々の会計処理も1つのアカウントやライセンスで部門ごとに行えるため、複数の事業所得があっても経理作業が煩雑にならず、データの一元管理が可能です。

会計ソフトは自動化されているため、決算書や帳簿の作成、確定申告も手間がかからずに簡単です。これにより、個人事業主は効率的な経理管理が実現し、時間と労力を節約できます。

ただし、正確なデータ入力と適切な設定が重要であり、適切な監査を行うことが大切です。

まとめ

複数の会社管理を行うにあたり、会計ソフトの導入は欠かせません。複雑になりやすい各社の情報を一元管理でき、業務効率の向上に加えて、迅速な経営判断が行えます。

また、1つの会計ソフトで複数の会社管理もできますが、会計ソフトのアカウントやデータ領域の複数用意が必要で、追加の費用がかかる場合もあります。導入する際は、導入形態や機能・サポートなど、事前によく確認しておきましょう。

さらに、法人だけでなく、個人事業主にも会計ソフトの導入はおすすめです。今後の事業拡大や成長を見据えて、本記事を参考にしながら、会計ソフトの導入を検討してください。