会計ソフトの導入で販売管理が効率化できる｜システム連携について解説

販売管理は、受注・入出庫・売上や請求・入金など、販売活動に関わるモノやお金の動きを管理することです。お金の動きについては会計業務とも関わるため、連携を取ることが大切です。本記事では、会計ソフトと販売管理システムの連携も含め、会計と販売管理の関係性を解説します。

目次

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1. 会計ソフトと販売管理システムを連携させよう
2. 会計ソフトの基本機能
3. 会計ソフトでできること
4. 会計ソフトと販売管理ソフトの違い 
5. 販売管理が効率化する会計ソフトの選び方
6. まとめ
7. 更なる業務の効率化！関連サービス記事はこちら

会計ソフトと販売管理システムを連携させよう

会計ソフトとは、日々の記帳から決算書類の作成まで、企業や組織における一連の会計業務をサポートするツールです。一方、販売管理システムとは、商品の販売に伴うモノやお金の動きを一元管理するツールです。

この2つのツールは異なる業務分野をサポートしていますが、販売管理ではお金の動きも管理するので、その情報は会計業務とスムーズに連携されなければなりません。そこで有効な手段となるのが会計ソフトと販売管理システムのシステム連携です。

システム連携を行うことで、販売データが自動的に会計データに反映され、双方の業務において効率化が図れます。

販売管理と会計の関係性

販売管理とは、企業が商品やサービスを販売する際に発生する、一連の流れを管理することです。具体的には、見積書の作成、受注・発注の管理、在庫の管理、出荷の管理、請求書の作成、入金の管理、支払業務など多岐に渡ります。販売管理は、業界・業種を問わず行わなければならない重要な業務です。

販売に伴って必ず発生するのが、受注・発注・納品・出荷といった各フェーズにおける資産などの変化です。企業では、こうした1つ1つの変化を会計業務を通して明確に記録しなければなりません。

会計ソフトの基本機能

会計ソフトには、伝票入力・帳簿作成・自動仕訳など、さまざまな基本機能が搭載されています。会計ソフトの基本機能について、以下で解説します。

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伝票入力

伝票入力は、日常的に使用される、活用頻度の高い機能です。入力した伝票データをもとに、入金伝票・出金伝票・振替伝票などの伝票作成を、会計ソフトが自動で行います。

ほとんどの会計ソフトでは、振替伝票形式が採用されていて、借方・貸方それぞれに金額と勘定科目を入力し、仕訳を登録します。中には、自動で仕訳を行ってくれるソフトも存在します。

転記をソフトが自動で行うため、転記ミスや転記漏れといった人為的ミスを防止できます。

高機能な会計ソフトでは、各拠点ごとの分散入力に対応しているものもあります。経理担当者の入力作業の負担を分散できるため、複数の拠点を持つ企業は、ぜひ着目したい機能です。

帳簿作成

従来の紙ベースでの会計処理では、伝票作成後、仕訳を総勘定元帳などの帳簿に転記する手間がかかります。また、転記ミスなどが起こりやすい作業でもあり、経理部員の負担が大きい業務の1つです。

しかし、会計ソフトを導入すれば、伝票入力と帳簿作成がシステム上で関連づけられ、伝票入力をするだけで自動的に総勘定元帳・現金出納帳などの帳簿が作成できます。

自動化により、煩雑な業務を大幅に効率化でき、転記の手間やミスを防げるほか、経理の知識や経験が浅い従業員でも容易に扱えるメリットがあります。

入金管理

入金管理は、売掛金などの債権管理ができる機能です。ソフトによっては、入金管理だけに特化したものもあれば、請求・集金までの経理全般をサポートするものもあります。

ソフトによってカバーしている業務の範囲は異なりますが、請求金額の管理、入金済み案件の消込、回収予定や遅延の確認、売上債権をレポートで確認できる機能などがあります。

支払管理

支払管理とは、主に買掛金の債務管理を行う機能です。買掛金・未払金などの仕訳から債務データを自動で抽出し、支払予定表を自動作成したり、支払時に必要な振込データを作成したり、支払済みの取引を管理したりできます。

支払管理は、会社の資金を適切に把握するために欠かせません。支払いが滞りなく行われることは、取引先との信頼関係にも影響します。会計ソフトによって、支払管理の充実度や機能は異なるため、自社に合った支払管理機能を備えた会計ソフトを選びましょう。

資産管理

企業の取引は、即金で行われる機会が少ないため、収益が上っても入金は後回しになるというケースは多々あります。そのため、決算書上は健全な会社経営ができているようでも、入金のタイミングが遅いと、実際の会社の資金繰りは悪いといった状況に陥る場合があります。

決算書上で資金繰りまで読み取ることは難しいため、資金繰りを確認するには会計ソフトの資金管理機能が役立ちます。キャッシュフローが確認できる機能が搭載されている会計ソフトなら、資金管理を円滑かつ適切に行えます。

経営分析

会計ソフトには、経営分析に関わるデータを自動集計するものもあります。会計ソフトは、財務に関するあらゆるデータを集積します。それらのデータを活用し、経営分析帳票を出力したり、予測B/S・予測P/Lを作成したりするなど、経営判断に役立つデータを分析してユーザーに提供します。

製品によっては、支店・部署・地域別に自動でデータを分析し、見やすくグラフに加工できるものもあります。集計や分析の手間がかからず、グラフ等で見やすく表示できるので、スピーディーかつ適切な経営判断に役立ちます。

予実管理

予実管理は、「予算」と「実行結果」を管理する機能です。設定した売上目標に対して、企業がどの程度達成できたかを比較分析し、その差異を把握することで、自社の経営課題を特定して改善策を講じられます。

予実管理機能の使用には、経営課題の早期発見・改善策の早期実行・経営目標が達成しやすくなる・経営の透明性向上などのメリットがあります。

予実管理機能は、会計ソフトに一般的に備わっている機能ではないものの、金融機関から資金調達する際の事業計画書の作成にも役立つため、搭載しているものを選んでおくと良いでしょう。

決算書作成

多くの会計ソフトには、決算書の作成機能が備わっています。日々の仕訳データをもとに、貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書などを自動的に作成します。

貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書の数値部分は、各勘定科目から自動集計で入力され、決算書作成までの一連の作業を自動で行えます。決算書作成機能は、社内での経営分析のほか、確定申告や金融機関から融資を受ける際にも役立ちます。

固定資産管理

固定資産は、保有する固定資産を把握するだけでなく、減価償却が適切に行われるように管理する必要があります。固定資産管理は、企業が保有している固定資産の適切な管理を支援する機能です。会計ソフトの固定資産管理機能には、以下のようなものがあります。

1. 固定資産の取得登録
2. 固定資産の減価償却計算
3. 固定資産の移動・売却・廃棄処理
4. 固定資産台帳の作成
5. 固定資産のレポート作成

固定資産台帳は決算関連書類で、保有する資産の名称・取得日・減価償却方法・減価償却の累計など、固定資産に関する詳細が記載されています。固定資産管理機能のある会計ソフトを導入していれば、必要に応じて固定資産台帳の閲覧・出力が可能です。

近年、テレワークで勤務する従業員のために、会社のノートパソコンやスマートデバイスを貸与する企業が増えています。固定資産管理機能のある会計ソフトを導入しておくと、社外に持ち出されている会社の資産を適切に管理しやすくなるでしょう。

税務申告

会計ソフトでは、法律に準拠した税務申告書類の作成が可能です。企業は、法律にのっとって納税を行う必要があります。しかし、手作業で会計処理を行っている企業では、経理担当者が法改正のたびに手動で変更を行わなければならないため、大きな負担となっています。

また、手作業では人為的ミスが起こりやすく、法律に準拠していない状態で税務申告をすれば、企業の信頼性が失われるばかりか、過少申告などにより法律違反に該当し、罰則が科せられる可能性もあります。

会計ソフトでは、法改正に合わせてソフトのアップデートがあり、自動で法改正に対応できます。変更の手間やミスもなく、確実に法改正に対応できるため、押さえておきたい機能です。

自動仕訳

自動仕訳は、会計ソフトの主機能の1つです。取引で発生した金額の数字を入力するだけで、システムが自動で適切な勘定科目を判別し、分類します。

従来の方法では、手作業で入力する必要があり、転記漏れやミスが起こりやすく、経理担当者の頭を悩ませていました。

しかし、会計ソフトを導入すれば、自動的に勘定科目が入力されます。科目が誤っていれば手直しし、誤りがなければそのまま仕訳が完了します。仕訳の自動化により、経理担当者にとって負担やストレスになっていた、転記作業や転記ミスを軽減できます。

データ連携

会計ソフトには、以下のような機関やサービス事業者のデータと連携できる機能を持つものもあります。

1. 銀行口座
2. クレジットカード
3. ECサイト
4. 決済サービス
5. 販売管理システムをはじめとした業務システム

これらの機関やサービス事業者とのデータ連携ができると、会計ソフトが取引明細の中から引き落とし・決済・入金などのデータを集計し、自動で会計処理してくれます。

データ連携させていない場合、たとえば発行した請求書に入金があった際、銀行口座で入金確認後、会計ソフトに手作業で入力しなければなりません。一方、銀行口座とデータ連携していれば、入金状況を取得し会計処理をするまでの一連の作業を自動で行ってくれます。

データ連携の活用により、企業は会計処理にかかる時間を節約でき、ミスのない正確な帳簿管理が可能になります。しかし、会計ソフトの種類や、既に自社で利用しているシステムによっては連携できないケースもあるため、連携可能かどうか事前に確認しておきましょう。

データバックアップ

使用しているパソコンなどの急な故障により、データが破損する可能性があります。そのようなトラブルを防ぐために、会計ソフトには登録したデータをバックアップする機能が備わっています。

バックアップのタイミングはソフトの種類によって異なり、インストール型・オンプレミス型では手動で定期的にバックアップ処理を行わなければなりません。一方、クラウド型なら自動でバックアップを開始します。

「毎回バックアップするのは面倒」という場合は、万が一のデータ破損に備えて、自動でバックアップを行うタイプのソフトを選んでおくと安心です。

会計ソフトでできること

会計ソフトは多彩な機能を搭載し、企業の迅速でスムーズな会計処理をサポートします。会計ソフトでできることについて、以下で解説します。

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会計業務を迅速に行える

会計ソフトを導入すると、仕訳入力・帳簿作成・決算書作成・税務申告など、多くの会計業務を自動化することができます。これにより、会計業務にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。データを手作業で転記する作業がなくなるため、人為的ミスも防げます。

業務が迅速に行え、経理担当者の負担を大幅に削減することが可能です。会計ソフトの導入で、企業は会計業務を迅速かつ正確に行えるようになるでしょう。

ミスを軽減できる

会計ソフトでは、伝票入力機能や、金融機関などとのデータ連携機能により、自動で帳票類への転記や取引情報の入力を行います。また、入力したデータを活用し、決算書など必要な資料への転記も自動で行うため、転記漏れや入力ミスといった人為的ミスの防止が可能です。

また、入力情報に矛盾が発生した場合は、通知音やアラート表示で注意を促します。これにより、会計書類の正確性を維持できます。また、入力履歴が残るので、データ改ざんなどの不正防止にも効果的です。

簿記の知識がなくても帳簿付けができる

会計ソフトは、経理・簿記・会計の知識が浅い従業員でも容易に操作できるものが多くあります。必要な金額や項目のみ入力すれば、あとはソフトが自動で仕訳を行い、取引データを自動で取り込んだり会計処理を行ったりと、会計業務全般をサポートしてくれます。

簿記の知識がなくても帳簿付けができるため、企業によっては、専任の経理担当者を配置せず、他の業務と兼任して会計業務を行うケースもあります。

会計ソフトと販売管理ソフトの違い 

会計と販売で共通するのは、はじめにも述べたようにお金の動きを管理することです。ただし、会計ソフトでは販売に関わる部分のみならず、企業全体のお金の動きを管理します。

お金に関して販売管理システムが担うのは、請求書の発行、入金管理、仕入れや支払いの管理といった取引先に関わる部分です。つまり、会計ソフトの方がより広い範囲を担っていて、その一部に販売データも含まれると言えるでしょう。

会計ソフトと販売管理ソフトを連携させるメリット

会計ソフトと販売管理ソフトは、連携させることで、より業務効率が向上するなどの相乗効果が見込めます。

会計ソフトと販売管理ソフトとの連携により、売上・収益・支出などのデータが最新かつ正確な状態で反映されます。 多くの人手や時間を割くことなくリアルタイムでデータが反映されるので、連携や修正にかかっていた人的コスト削減に貢献するなど多くのメリットをもたらすでしょう。

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販売管理が効率化する会計ソフトの選び方

どの会計ソフトを選べば自社の販売管理業務を効率化できるか、会計ソフトの選び方のポイントについて以下で解説します。

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販売管理システムとの連携に対応しているか

システム連携の機能では、ソフトによって対応できるシステムや連携方法の種類が異なります。そのため、会計業務と販売管理をスムーズに連携させたいと考えている場合は、まず連携機能の対応範囲を確認する必要があります。

効率的な連携を行うのにおすすめの連携方法はAPI連携です。API連携をすれば、手動の作業を最小限に抑えて自動化が図れます。

ただし、API連携に対応しているかや、そのシステムと連携できるAPIが用意されているかはソフトやシステムによって異なりますので、互換性のあるものを導入しましょう。

自社の目的に沿った機能が搭載されているか

会計ソフトは、製品により機能や特性に違いがあります。確定申告を行いたい場合は決算書作成機能、事業の財務状況を確認したい場合は経営分析機能など、自社の目的に合う機能を備えているかどうかを確認して、ソフトを選びましょう。

自社に合った会計ソフトを選ぶには、導入目的を明確にすることが大切です。自社の課題を洗い出し、導入目的を明確化すれば、課題の克服のために必要な機能が見えてきます。

自社の規模に合っているか

会計ソフトは、高性能で高額な大規模企業向けのものや、シンプルな機能でリーズナブルな個人事業主向けのものなど、事業規模に応じた製品があります。個人事業主向けの会計ソフトは、個人の青色申告に対応しているものがほとんどで、企業の決算に対応する機能は備えていません。

そのため、個人事業主向けの会計ソフトでは、企業の会計業務に対応できません。また、個人事業主や小規模企業が高性能な会計ソフトを導入しても、機能を持て余して無駄なコストを支払うことになるため、自社の規模に合わせて会計ソフトを選びましょう。

操作はしやすいか

会計ソフトは、日々の会計業務に欠かせません。そのため、操作のしやすさは、会計ソフト選びの重要な要素となります。操作を担当する従業員が復数いて、知識やスキルにばらつきがある場合は、誰にでも使いやすい操作性の会計ソフトを選びましょう。

会計ソフトによっては、無料のトライアル期間が設けられているものもあります。可能であれば、トライアル期間を利用して、機能の操作方法やソフト全体の操作感を確かめてから導入を決めるのがおすすめです。

トライアル期間があるか

会計ソフトには、クラウド型・オンプレミス型の2つがあります。クラウド型は、ネットワーク環境があれば場所やデバイスを選ばずに使用でき、法改正のたびにバージョンアップをしなくても、常に最新の状態で利用できます。

一方、オンプレミス型は、デバイスにソフトをインストールするタイプで、ネットワーク環境がなくても使用できますが、バージョンアップの際にはその都度ソフトをインストールする必要があります。

クラウド型には、トライアル期間として無料で試せるケースがあり、本格的な導入の前に機能や操作性の確認を行なえます。クラウド型の導入を検討しているなら、無料トライアルを利用するのがおすすめです。

まとめ

販売管理は、売上・請求・入金の管理など、お金に関わる管理をする必要もあるため、会計業務との連携が欠かせません。そこで有効なのが、販売管理システムと会計ソフトの連携です。

システム連携をすれば、販売データが自動的に会計データに反映されるため、販売管理業務・会計業務ともに迅速になり、人為的ミスを防止できるなどのメリットがあります。この記事を参考に、自社に合った会計ソフトを選びましょう。

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