会計ソフトをエクセルで自作する方法｜自作するデメリットも解説

エクセルを使えば、会計ソフト導入のコストをかけずに会計帳簿を自作できます。しかし、自作した帳簿でできる業務範囲は限られており、本格的に会計業務を行うには会計ソフトの導入が有効です。本記事では、会計ソフトをエクセルで自作する方法や自作のデメリットを解説します。

目次

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1. 会計ソフトをエクセル（Excel）で自作する方法
2. Excelで自作した帳簿で会計業務を行うメリット
3. Excelで自作した帳簿で会計業務を行うデメリット
4. Excelよりも会計ソフトがおすすめな理由
5. 会計ソフトを導入する際のポイント
6. まとめ

会計ソフトをエクセル（Excel）で自作する方法

Excelを利用して会計業務を行う方法は、特定のニーズや予算に合わせてカスタマイズしたいと考える方にとって有益な選択肢です。

Excelは柔軟性があり、基本的な会計処理を行うために必要な機能を備えています。ここでは、Excelを使った会計ソフトの作り方を解説します。

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フォーマットを作成する

会計ソフトをExcelで自作するには、まずは日々の取引を入力するための会計帳簿のフォーマットを作成することが重要です。帳簿には「総勘定元帳」「仕訳帳」「現金出納帳・売掛帳」などがあります。

それぞれの帳簿に応じたフォーマットを作成し、勘定科目名や取引日付、相手科目、借方・貸方の金額、残高、摘要などの項目を記入します。

会計帳簿の必須項目

会計帳簿とは、経済活動の取引を記録し、財務状態や経営成績を把握するための記録帳簿のことです。会計帳簿は、企業の経理や税務申告などの業務において重要な役割を果たします。以下は、会計帳簿の必要項目です。

【会計帳簿の必要項目】

1. 日付：取引が行われた日付
2. 取引内容：取引の内容や摘要
3. 勘定科目：取引が対象とする勘定科目
4. 借方金額：借方への金額
5. 貸方金額：貸方への金額
6. 残高：取引後の残高
7. 相手科目：相手方の勘定科目（売掛金や買掛金など）

数式を設定する

Excelで会計ソフトを自作すると、数式を使うことで効率的な会計処理が可能となり、正確性と効率性が向上します。例えば、差引残高のセルに「＝前回の残高＋今回の借方金額−今回の貸方金額」という数式を設定し、他の差引残高セルにコピーします。

各項目に値を入力すれば、自動的に残高が計算・更新される会計帳簿が完成します。それぞれのプロセスに合った数式や関数を設定することで正確な帳簿が維持され、手作業のミスを減らすことができます。

テンプレートを使うこともできる

インターネット上にはさまざまなExcelテンプレートが存在します。会計業務に使えるテンプレートも多数あり、それらを使えば自身で一から帳簿を作成する手間を省くことができます。

ダウンロードしたテンプレートにはカスタマイズを加えることもできます。無料テンプレートもあるので、使いやすいものを探してみるのがおすすめです。

Excelで自作した帳簿で会計業務を行うメリット

Excelで自作した帳簿を利用すれば、独自のフォーマットや数式を使い、企業のニーズに合わせたカスタマイズができます。また、導入コストが低い点も大きなメリットです。ここでは、Excelで自作した帳簿で会計業務を行うメリットについて解説します。

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カスタマイズがしやすい

Excelでは、ユーザーが自由にフォーマットや数式を設定できるため、企業の特定のニーズに合わせて帳簿をカスタマイズ可能です。具体的には、会計処理に必要な項目を追加したり、帳票のレイアウトを自由に変更したりできます。

また、帳簿の集計や分析に役立つ機能も自由に追加できます。このカスタマイズ性により、企業独自の業務フローにマッチした帳簿を作成できます。

データ移行が簡単にできる

Excelは、利用するパソコンの機種やOSなどによって仕様が変わることがありません。そのため、パソコンを買い換えたときや他の人とデータを共有したいときも比較的スムーズにデータ移行ができます。

そのため、過去の取引履歴や財務データを継続的に活用でき、業務をスムーズに継続できるのもメリットです。また、データ移行の際に発生するエラーや不整合も最小限に抑えることができます。

コストがかからない

Excelは多くの場合、既にパソコンにインストールされているため、追加のソフトウェア購入やライセンス費用が抑えられます。また、外部の会計ソフトウェアの導入やカスタマイズにかかるコストも削減できます。

なお、会計ソフト導入にかかる費用は、主流であるクラウド型の場合で月数千円〜数万円程度です。利用中はずっと支払い続けることが前提となるため、長期的に見たコスト削減効果は大きいと言えるでしょう。

オフラインでも操作ができる

Excelは、ローカルにデータが保存されるため、インターネット接続がなくても帳簿を操作できます。そのため、環境に左右されずに仕事ができ、外出先や通信環境の悪い場所でも確認や入力が可能です。

また、クラウドベースのソフトウェアと異なり、データのセキュリティリスクも低減されます。さらに、オフラインで作成した帳簿データは後でオンラインにアップロードすることで、バックアップや共有も簡単に行えます。

Excelで自作した帳簿で会計業務を行うデメリット

Excelで自作した帳簿にはメリットが多いですが、入力ミスが起こりやすい点や業務範囲が限られる点には注意が必要です。ここでは、Excelで自作した帳簿で会計業務を行うデメリットについて解説します。

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入力ミスが起こりやすい

Excelで自作した帳簿では、手作業による入力ミスが発生しやすいデメリットがあります。例えば、取引金額の誤入力、数式の間違い、勘定科目の選択ミスなどがよく見られます。これらの入力ミスがあると、帳簿のデータが正確でなくなります。

正確性の欠如は会計業務の信頼性に影響を与え、誤った判断や決定を招く可能性もあります。また、入力ミスの発見や修正に時間を要し、作業効率が低下することも懸念されます。Excelで帳簿を自作する際は、入力ミスの防止に特に注意が必要です。

対応できる業務には限界がある

Excelは汎用的なスプレッドシートソフトウェアであり、専用の会計ソフトと比べると複雑な機能の搭載や自動化が難しいことがあります。そのため、取引の増加や会社の成長に対応するのが困難になることもあるでしょう。

また、複数のファイルでデータを管理するため、データの整合性を保つことが難しくなります。さらに、専門的な帳簿作成に必要な機能や帳票が欠けることもあり、会計業務の効率性や正確性に影響を与える可能性もあります。

このように、Excelテンプレートは小規模なビジネスに適しているものの、企業の成長や複雑性に対応できないというデメリットがあります。

会計業務の知識が必要

Excelで会計業務を行う場合、前提として会計処理に必要な専門的な知識やスキルを持っていなければ正確な帳簿作成が難しいです。例えば、仕訳の記入方法や仕訳帳の作成、決算処理など、会計業務には独自のルールや手続きがあります。

間違った仕訳や計算ミスがあると、帳簿の整合性が損なわれ、正確な財務状況が把握できなくなる可能性があります。したがって、会計業務に関する十分な知識がないと、Excelで自作した帳簿が信頼性を欠いてしまう可能性があります。

法改正への対応に手間がかかる

会計や税務では法改正が頻繁に行われるため、法令に基づいた帳簿の記載内容や形式が変更されることがあります。その際、Excelで自作した帳簿では、法改正に対応するためにフォーマットの修正や機能の変更が必要になります。

これには、専門的な知識と時間が必要であり、修正が漏れると法令遵守に問題が生じるでしょう。また、法改正が行われるたびにフォーマットを更新する手間やコストもかかります。

一方、会計ソフトでは法改正に対応したアップデートが行われることが一般的であり、専門家によるサポートも受けられます。

Excelよりも会計ソフトがおすすめな理由

適切な会計業務を行うには、会計ソフトがおすすめです。会計ソフトは、Excelで自作した帳簿と比較して、正確性と効率性を高められます。ここでは、会計ソフトのメリットについて解説します。

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初心者でも使いやすい

会計ソフトは簿記や会計についての知識があまりなくても使いやすいように工夫されており、初心者でも簡単に使いこなすことができます。

Excelで会計帳簿を作成する場合は会計知識がないと難しいですが、会計ソフトであれば操作画面も使いやすいように設計されているため、簡単な操作で会計業務を行うことができるでしょう。

適切な会計業務が行える

会計ソフトは会計業務に特化した画面で誰でも理解しやすく、自動入力などの補助機能もあり、取引データの入力から帳簿の作成までを支援します。シンプルな操作で取引を登録でき、ソフトウェアが自動的に仕訳帳や総勘定元帳を更新してくれます。

また、財務諸表や税務申告書の作成も簡略化できます。そのため、専門的な知識を持たない担当者や個人事業主でも正確かつ効率的な会計業務を実行でき、他のより重要な業務に注力する時間が作れます。

法改正に素早く対応できる

会社法や税法などの規制は定期的に変更されますが、会計ソフトは通常、アップデートを通じて最新の法改正に対応しています。そのため、ユーザーは手動でフォーマットを修正する必要はなく、正確な会計情報を維持できます。

法改正に迅速に対応することで、適切な財務諸表や税務申告書を提出し、法令遵守を確保できます。また、法改正による影響を適切に把握できれば、ビジネス戦略の立案や資金計画にも役立ちます。

参考：日本の会計制度｜日本公認会計士協会

計算ミスや入力ミスを防ぐことができる

会計ソフトは自動的に計算を行うため、手作業に比べて正確で高精度な計算が可能です。例えば、取引の借方と貸方の金額を入力する際に、ソフトウェアは自動的に二重入力チェックを行い、入力ミスを検知して警告します。

また、自動的に集計や合計が行われるので、計算ミスを防ぐことができます。これにより、正確な帳簿が作成され、財務データの信頼性が向上します。さらに、自動的な計算や集計は時間の節約にも繋がり、従業員の負担を軽減できます。

サポート体制がある

会計ソフトは、一般的にソフトウェアベンダーがサポート体制を提供しています。そのため、ユーザーは問題や疑問が生じた際に専門のサポートスタッフに相談できます。

具体的なサポート内容は、電話やメールによる問い合わせ窓口、FAQやオンラインヘルプ、トレーニングセッションなどです。サポートスタッフは、ソフトウェアの使い方やトラブルシューティングに関するアドバイスを提供し、円滑なソフトウェア運用を支援します。

充実したサポート体制があることで、ユーザーは安心して会計ソフトを利用し、業務の品質と生産性を向上できるでしょう。

Excelと併用することもできる

ExcelファイルをCSV形式に変換し、会計ソフトにインポートすることもできます。この方法であれば、すでにExcelを使用している人でも簡単に移行することができます。

また、複数の拠点がある場合などで会計業務に携わる人数が多く、すべての人が会計ソフトを使えるようにするとコストがかさむ、といったケースでも、あえてエクセルと併用して利用するのがおすすめです。

それぞれがExcelで作業した後に、本部などで会計ソフトに読み込めば、コストを抑えつつもその後の業務は効率化できます。

会計ソフトを導入する際のポイント

上述ように、会計ソフトを使えばエクセルよりも正確かつ効率的に会計業務が行えます。ただし、会計ソフトは多数あるため、導入時は以下の点に注意して慎重に選びましょう。

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使いやすさを確認する

会計ソフトはエクセルと比べて会計業務が簡単にできるように設定されてはいますが、UIや操作感などはソフトによって様々です。無料トライアルやデモを活用し、自社の担当者が使いやすいかどうかを確認しましょう。

また、多くの会計ソフトは簡単に扱えるように設計されていますが、会計の知識がまったくない初心者には難しいものもあります。操作に困った時にすぐに電話で問い合わせできるかなど、サポート体制の充実度も確認し、スムーズに運用開始できるものを選びましょう。

顧問税理士が対応できるか確認する

企業の会計における決算・税務申告などは、顧問税理士に任せるケースも多いでしょう。顧問税理士が対応可能な会計ソフトを導入すれば、データを円滑に共有できます。また、税理士との連携も容易になり、会計業務をより効率的に進められます。

そのため、導入前に顧問税理士がどの会計ソフトを使っているか確認しましょう。相談の上、税理士が薦めるものを選ぶのも有効です。税理士がすでに使い方を熟知しているケースが多く、運用時に的確なアドバイスがもらえる可能性も高いでしょう。

まとめ

Excelで自作した帳簿のメリットは、カスタマイズやデータ移行が簡単でオフライン操作が可能ですが、入力ミスや法改正への対応に課題があります。一方、会計ソフトは専門知識が浅くても適切な会計業務を行え、法改正にも素早く対応できます。

計算ミスや入力ミスを防ぎ、豊富な機能とサポート体制で効率的かつ正確な会計業務が実現できる点が魅力です。自社のニーズや人的リソース、費用対効果も考慮しながら、自社に最適な会計ソフトを導入して、会計業務の効率化を図りましょう。